辦公軟件培訓(xùn)資料

1、2010-8-6人事行政部2010-8-6人事行政部一、PPT的作用的作用二、二、PPT制作注意事項(xiàng)制作注意事項(xiàng)三、服務(wù)聽(tīng)眾、關(guān)注內(nèi)容三、服務(wù)聽(tīng)眾、關(guān)注內(nèi)容四、制作原則四、制作原則五、一個(gè)簡(jiǎn)易五、一個(gè)簡(jiǎn)易PPT的制作的制作2010-8-6人事行政部一、PPT的作用的作用(PowerPoint) PPTPPT文檔起到演示作用，將所表達(dá)的信息直接傳遞給對(duì)方。文檔起到演示作用，將所表達(dá)的信息直接傳遞給對(duì)方。二、PPT制作注意事項(xiàng)制作注意事項(xiàng) PPTPPT演示的目的在傳達(dá)信息，所以盡量避免以下幾種做法：演示的目的在傳達(dá)信息，所以盡量避免以下幾種做法： 1 1）有演講者將整頁(yè)的文字直接復(fù)制到幻燈片；）有

2、演講者將整頁(yè)的文字直接復(fù)制到幻燈片； 2 2）文本過(guò)多、不美觀、雜亂無(wú)章等；）文本過(guò)多、不美觀、雜亂無(wú)章等； 3 3）有些深怕遺漏重要信息，照著幻燈片的內(nèi)容逐字宣讀；）有些深怕遺漏重要信息，照著幻燈片的內(nèi)容逐字宣讀； 4 4）有些準(zhǔn)備的幻燈片花俏得令聽(tīng)眾覺(jué)得他好像是在教演示文稿軟件。）有些準(zhǔn)備的幻燈片花俏得令聽(tīng)眾覺(jué)得他好像是在教演示文稿軟件。 應(yīng)該是：讓你的客戶(hù)、觀眾很容易理解你所表達(dá)的思路。應(yīng)該是：讓你的客戶(hù)、觀眾很容易理解你所表達(dá)的思路。 2010-8-6人事行政部三、三、服務(wù)聽(tīng)眾、關(guān)注內(nèi)容服務(wù)聽(tīng)眾、關(guān)注內(nèi)容 1 1）正式商業(yè)場(chǎng)合，風(fēng)格一般傾向保守，如內(nèi)部使用，則可以輕松的風(fēng)格展現(xiàn)；）正式

3、商業(yè)場(chǎng)合，風(fēng)格一般傾向保守，如內(nèi)部使用，則可以輕松的風(fēng)格展現(xiàn)； 2 2）一個(gè)）一個(gè)PPTPPT只對(duì)一類(lèi)人；只對(duì)一類(lèi)人； 3 3）是一對(duì)一？或是一對(duì)多；）是一對(duì)一？或是一對(duì)多； 4 4）你的）你的PPTPPT永遠(yuǎn)為觀眾服務(wù)，千萬(wàn)不要以自我為中心；永遠(yuǎn)為觀眾服務(wù)，千萬(wàn)不要以自我為中心； 5 5）只講一個(gè)重點(diǎn)，不要試圖在一個(gè)）只講一個(gè)重點(diǎn)，不要試圖在一個(gè)PPTPPT中面面俱到。中面面俱到。2010-8-6人事行政部3色原則：“不要超過(guò)不要超過(guò)3種色系種色系”6字解碼：“大化小，小化圖大化小，小化圖” 提綱時(shí)，用邏輯樹(shù)盡量將大問(wèn)題分解成小問(wèn)題，小問(wèn)題用圖表現(xiàn)。 12字真言 “能用圖，不用表；能用表，不

4、用字能用圖，不用表；能用表，不用字”四、制作原則四、制作原則2010-8-6人事行政部五、一個(gè)簡(jiǎn)易五、一個(gè)簡(jiǎn)易PPT的制作（以演示為主）的制作（以演示為主） http:/ 1、常用的啟動(dòng)方法：、常用的啟動(dòng)方法： 用 Microsoft Office 2003快捷工具欄； 用“開(kāi)始”“程序”； 用資源管理器； 通過(guò)打開(kāi)一個(gè)PPT文稿來(lái)打開(kāi)PowerPoint程序。 2、 PowerPoint 常用的退出方法：常用的退出方法： 用“文件” “退出”； 單擊窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕； 雙擊PowerPoint窗口左上角的控制按鈕； ALT+F4 。 2010-8-6人事行政部3、PPT窗口的組成窗口

5、的組成 工作區(qū)、返回、目錄繪圖工具欄返回、常用工具欄、菜單欄返回、標(biāo)題欄標(biāo)題欄、菜單欄、常用菜單、格式菜單、繪圖工具欄、滾動(dòng)條、狀態(tài)欄、2010-8-6人事行政部4、 建立演示文稿建立演示文稿操作方法： 單擊“文件”“新建”（1） 利用利用“內(nèi)容提示向?qū)?nèi)容提示向?qū)А眲?chuàng)建；創(chuàng)建；（2） 利用利用“設(shè)計(jì)模板設(shè)計(jì)模板”創(chuàng)建；創(chuàng)建；（3） 創(chuàng)建空白演示文稿；創(chuàng)建空白演示文稿；（4） 根據(jù)已有的演示文稿根據(jù)已有的演示文稿2010-8-6人事行政部5、 版式設(shè)置和設(shè)計(jì)模板的操作版式設(shè)置和設(shè)計(jì)模板的操作 版式設(shè)置版式設(shè)置 操作方法一：創(chuàng)建新幻燈片時(shí)，可以從28張預(yù) 先設(shè)計(jì)好的幻燈片版式中進(jìn)行選擇。 操作方

6、法二：?jiǎn)螕簟案袷健辈藛巍盎脽羝媸健?010-8-6人事行政部 設(shè)計(jì)模板設(shè)計(jì)模板 設(shè)計(jì)模板包含：配色方案、自定義格式的幻燈片 和標(biāo)題母版以及字體樣式等。 Powerpoint提供兩種類(lèi)型的模板：設(shè)計(jì)模板設(shè)計(jì)模板和內(nèi)容模板內(nèi)容模板。 設(shè)計(jì)模板的應(yīng)用： 操作方法一： 單擊“文件”菜單“新建”命令； 單擊“設(shè)計(jì)模板”選項(xiàng)卡，進(jìn)行選擇。 操作方法二： “格式”菜單“幻燈片設(shè)計(jì)”2010-8-6人事行政部 內(nèi)容模板的創(chuàng)建與應(yīng)用：內(nèi)容模板的創(chuàng)建與應(yīng)用： A創(chuàng)建內(nèi)容模板操作方法： 打開(kāi)已有的演示文稿或模板，作為新模板的基礎(chǔ) 進(jìn)行修改直到符合要求為止； 單擊“文件”菜單 “另存為”命令； 保存類(lèi)型選擇為：“演

7、示文稿設(shè)計(jì)模板”； 選擇需要保存到的位置； 在“文件名”框中輸入新模板的名稱(chēng)，單擊“保存”。 B. 內(nèi)容模板的應(yīng)用： 方法同設(shè)計(jì)模板的應(yīng)用2010-8-6人事行政部6、 Powerpoint的視圖的視圖 幻燈片放映視圖 幻燈片瀏覽視圖 幻燈片視圖 幻燈片大綱視圖 普通視圖（1）普通視圖：普通視圖：由大綱窗格、幻燈片窗格、備注窗格組成；（2）大綱視圖：大綱視圖：由大綱窗格、幻燈片窗格、備注窗格組成，僅顯示幻燈片的標(biāo)題 和主要文本信息，適合組織和創(chuàng)建文稿內(nèi)容，顯示層次關(guān)系； （3）幻燈片視圖：幻燈片視圖：在該視圖中一次只能編輯一張幻燈片，整個(gè)窗格被幻燈片的編 輯窗格占據(jù)，適合仔細(xì)觀察和設(shè)計(jì)幻燈片；

8、（4）幻燈片瀏覽視圖幻燈片瀏覽視圖：可以看到多張幻燈片，適合做幻燈片間的刪除、移動(dòng)、復(fù) 制、排序、切換、隱藏、排練計(jì)時(shí)等編輯操作；（5）幻燈片放映視圖幻燈片放映視圖：演示文稿全屏幕放映模式。2010-8-6人事行政部7、 文字、圖片、繪圖、聲音、影片等元素的基本操作文字、圖片、繪圖、聲音、影片等元素的基本操作(1) 文字 操作方法：?jiǎn)螕簟案袷健辈藛巍白煮w”(2) 段落 段落的對(duì)齊方式:左對(duì)齊、居中對(duì)齊、右對(duì)齊、分散對(duì)齊 操作方法：?jiǎn)螕簦骸案袷健薄皩?duì)齊方式” 段落的行距和間距 操作方法：“格式”“行距/間距” 項(xiàng)目符號(hào)設(shè)置 操作方法：“格式” “項(xiàng)目符號(hào)”2010-8-6人事行政部(3) 圖片

9、操作方法:“插入” “圖片”(4) 繪圖 操作方法一:“插入” “圖片”“自選圖形” 操作方法二: 在繪圖工具欄上選“自選圖形”(5) 插入聲音和影片 操作方法:“插入” “影片和聲音”(6) 插入圖表和表格2010-8-6人事行政部8、 幻燈片放映操作幻燈片放映操作 將演示文稿以放映方式打開(kāi)（保存就是以放映方式保存的） 在Powerpoint中啟動(dòng)幻燈片放映 方法一：?jiǎn)螕粞菔疚母宕翱谧笙陆堑摹盎脽羝庞场卑粹o； 方法二：?jiǎn)螕簟盎脽羝庞场辈藛巍盎脽羝庞场泵睿?方法三：?jiǎn)螕簟耙晥D”菜單“幻燈片放映”命令； 方法四：按F5鍵； 在桌面上激活幻燈片放映 啟動(dòng)自定義放映2010-8-6人事行政部

10、9、背景設(shè)置的操作、背景設(shè)置的操作 為演示文稿選擇簡(jiǎn)單的背景 操作方法： 單擊“格式”菜單“背景”命令； 選擇“自定義； 選擇“填充效果”：過(guò)渡、紋理、圖案、圖片等選項(xiàng) 定義演示文稿的配色方案 操作方法： 單擊“格式”菜單“幻燈片配色方案”命令，選擇自己需 要的配色方案選擇“自定義”選項(xiàng)卡進(jìn)行自己配色。2010-8-6人事行政部10、幻燈片間效果設(shè)置的操作、幻燈片間效果設(shè)置的操作 操作方法： 單擊“幻燈片放映”菜單“幻燈片切換”命令 選擇設(shè)置：效果、換頁(yè)方式、全部應(yīng)用、應(yīng)用等設(shè)置項(xiàng)2010-8-6人事行政部11、 幻燈片母版的設(shè)置幻燈片母版的設(shè)置 母版分為：幻燈片母版、標(biāo)題幻燈片母版、講義母版

11、、備注母版 操作方法：?jiǎn)螕簟耙晥D”菜單“母版”“幻燈片母”命令2010-8-6人事行政部 12、 PowerpointPowerpoint自定義動(dòng)畫(huà)操作自定義動(dòng)畫(huà)操作 1） 幻燈片自定義動(dòng)畫(huà)和效果的基本操作 操作方法： l 單擊需要設(shè)置動(dòng)畫(huà)的某個(gè)對(duì)象； l 單擊“幻燈片放映”“自定義動(dòng)畫(huà)”命令； l 在“順序和時(shí)間”、效果、啟動(dòng)動(dòng)畫(huà)等選項(xiàng)中進(jìn)行設(shè)置； l 單擊“確定”按鈕。2010-8-6人事行政部 2 2） 幻燈片剪輯與隱藏的基本操作幻燈片剪輯與隱藏的基本操作 插入幻燈片 刪除幻燈片 移動(dòng)幻燈片 復(fù)制幻燈片 隱藏幻燈片 2010-8-6人事行政部3 3） 動(dòng)作設(shè)置的基本操作動(dòng)作設(shè)置的基本操作 使用“預(yù)設(shè)動(dòng)畫(huà)”設(shè)置動(dòng)畫(huà) 使用“自定義動(dòng)畫(huà)”設(shè)置動(dòng)畫(huà)2010-8-6人事行政部 4 4） 超級(jí)鏈接的基本操作超級(jí)鏈接的基本操作 操作方法: l 單擊“插入”菜單“超級(jí)鏈接”； l 選擇要鏈接到某個(gè)文件或者某個(gè)網(wǎng)頁(yè)或者電子郵件地址或者某個(gè)文件中的位置； l 單擊“確定”。 2010-8-6人事行政部1313、演示文稿的打印、演示文稿的打