如何做好會(huì)務(wù)的交通安排

1、如何做好會(huì)務(wù)的交通安排課程描述： 本課程講述的是企業(yè)級(jí)別的會(huì)議組織環(huán)節(jié)中，行政人員進(jìn)行會(huì)務(wù)交通安排時(shí)應(yīng)掌握的工作事項(xiàng)。企業(yè)是會(huì)務(wù)的主體，是組織會(huì)議的主辦方，行政人員的會(huì)務(wù)交通安排除了會(huì)對(duì)會(huì)議進(jìn)程產(chǎn)生影響外，還會(huì)影響到本企業(yè)在分公司、合作伙伴、客戶甚至公眾心中的形象。在本課程中，我們將通過實(shí)戰(zhàn)案例，為您指明會(huì)務(wù)具體安排的“雷區(qū)”，并提供會(huì)務(wù)交通安排的實(shí)用技巧。解決方案： 他山之石，可以攻玉。 雖然各行各業(yè)的會(huì)務(wù)交通安排方法各有不同，但萬變不離其宗。下面我們從實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)中給大家總結(jié)一些方法流程，以便大家參考，幫助我們少走彎路，直達(dá)成功。要做好會(huì)務(wù)交通安排，行政人員需從三個(gè)方面著手，做好相關(guān)的工作：

2、一是做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作； 二是做好交通安排方案； 三是做好會(huì)務(wù)交通實(shí)施。 在正式進(jìn)行會(huì)務(wù)交通安排前，我們往往要先了解相關(guān)的會(huì)務(wù)信息，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，以免交通安排不符合會(huì)務(wù)的實(shí)際需要。我們首先要明確會(huì)議的相關(guān)信息。根據(jù)規(guī)模，我們可將會(huì)議的規(guī)格分為大型會(huì)議、中型會(huì)議及小型會(huì)議；根據(jù)參會(huì)群體，則可劃分為均為本市人參加、外地人前來參會(huì)及本市外地都有的情況；根據(jù)會(huì)議范圍，可分為公司內(nèi)部的會(huì)議、集團(tuán)性質(zhì)的全國(guó)性會(huì)議及有外請(qǐng)嘉賓參加的會(huì)議；根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容，則可以分為純工作性的會(huì)議及帶有旅游性質(zhì)的會(huì)議。根據(jù)會(huì)議規(guī)格的不同，我們的交通安排情況也會(huì)有所不同。其次，我們要了解會(huì)議會(huì)場(chǎng)的相關(guān)情況。了解參會(huì)會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)的具

3、體位置，即距離機(jī)場(chǎng)及火車站的遠(yuǎn)近情況，以及會(huì)場(chǎng)周邊的交通情況，在我們安排人員做好交通接待時(shí)能有所參考。我們要注意的是，會(huì)議時(shí)，不少本地參會(huì)人員都會(huì)選擇自駕車前往，因此我們需要事先了解會(huì)場(chǎng)停車場(chǎng)的位置，是在會(huì)場(chǎng)門口、會(huì)場(chǎng)地下還是在周邊。同時(shí)，我們要確認(rèn)停車收費(fèi)的信息。如果是由會(huì)務(wù)組織者負(fù)擔(dān)，那么我們事先要明確是選擇直接與停車場(chǎng)結(jié)算，還是發(fā)放停車券結(jié)算；如果是參會(huì)者自費(fèi)，那么可以在會(huì)議通知中作為溫馨提示，告知收費(fèi)金額情況。接下來，我們要了解會(huì)議招待的相關(guān)信息。其中主要是住宿和就餐信息。住宿方面，我們需要了解酒店的地址，分析酒店與參會(huì)地的距離，判斷是否需要安排車輛接送。如果就餐地點(diǎn)與會(huì)議地點(diǎn)在同一處

4、，我們無需安排車輛；否則也需要安排車輛接送。 了解了會(huì)議的相關(guān)信息后，我們還需要了解參會(huì)人的信息。與交通安排有關(guān)的會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作主要就包括明確會(huì)議信息及了解參會(huì)人員信息兩方面。 在此之后，我們要安排好會(huì)前交通的具體方案，關(guān)于前期的溝通和具體的車輛安排技巧。 當(dāng)然，在具體的實(shí)施過程中，我們也要掌握相關(guān)的技巧和方法。 針對(duì)無需接待、自行前往的參會(huì)人員，我們一樣要做好對(duì)他們的接待工作。如果參會(huì)者乘坐出租車前往參會(huì)，在參會(huì)者自費(fèi)的情況下，我們只需告知地點(diǎn)，并做好會(huì)議地的接待工作；如果是我方付費(fèi)，通常會(huì)由我方統(tǒng)一在目的地結(jié)算，或由參會(huì)人先行墊付后，憑票據(jù)報(bào)銷即可。要特別注意的是，我們要告知參會(huì)人明確的地址

5、和緊急聯(lián)系人電話，并在目的地安排專人負(fù)責(zé)接待、引領(lǐng)。對(duì)于自駕車前往會(huì)議地點(diǎn)的參會(huì)人，我們要為他們發(fā)放交通路線圖，重點(diǎn)做好停車的服務(wù)安排。在酒店或會(huì)務(wù)中心舉辦會(huì)議時(shí)，我們要預(yù)先統(tǒng)計(jì)自駕前來的人數(shù)，并在會(huì)議簽到處安排行政人員等待；在公司舉辦會(huì)議時(shí)，我們要預(yù)先安排好停車場(chǎng)，預(yù)留相應(yīng)的停車位。在費(fèi)用結(jié)算上，我們可以選擇由公司直接支付；也可請(qǐng)參會(huì)人員墊付后，再憑票報(bào)銷；如果是免費(fèi)的酒店停車場(chǎng)等，則要聯(lián)系停車場(chǎng)制作并發(fā)放停車卷。無論參會(huì)人員選擇何種方式自行前往參會(huì)，我們都要與其保持電話暢通，隨時(shí)與之聯(lián)系，確保按時(shí)到達(dá)參會(huì)。 以上是會(huì)務(wù)交通實(shí)施的具體內(nèi)容，我們?cè)賮砘仡櫼幌略摬糠值乃季S導(dǎo)圖大框架。 最后，我們把這幾個(gè)步驟串起來，就形成了“會(huì)務(wù)交通安排”的完整流程。 或許文字的話大家并不是很清楚，我們可以看下面的思維導(dǎo)圖，能讓你更加形象的理解和明白該如何會(huì)務(wù)交通安排。相關(guān)課程： 如何