國(guó)考秘書(shū)三級(jí)工作實(shí)務(wù)題主要考點(diǎn)-

1、國(guó)考秘書(shū)三級(jí)工作實(shí)務(wù)題主要考點(diǎn)一、會(huì)議管理1、會(huì)議籌備方案的擬訂內(nèi)容包括:確定會(huì)議的主題和議題、名稱、議程、時(shí)間和地點(diǎn)、所需的設(shè)備和工具、會(huì)議文件的范圍以及文印或復(fù)制工作、與會(huì)代表的組成、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、住宿和餐飲安排、會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。作用有:確保會(huì)議的周密組織、服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。(1組建會(huì)議籌備委員會(huì)(2分成籌備小組(3形成籌備方案(4領(lǐng)導(dǎo)審核方案2、會(huì)務(wù)檢查工作程序內(nèi)容包括:會(huì)議準(zhǔn)備是否充分、會(huì)議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備、文件材料的準(zhǔn)備情況、會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查、會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。(1開(kāi)會(huì)檢查的程序1會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況

2、進(jìn)行自我檢查2會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知3召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)并在會(huì)上現(xiàn)場(chǎng)解決問(wèn)題4匯報(bào)會(huì)后對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題予以催辦和落實(shí)(2現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序1指定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)2制作檢查單,以便記錄和匯總3按照既定的檢查重點(diǎn)逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)并明確記錄4對(duì)未達(dá)到要求的整理出整改和修訂意見(jiàn)并予以糾正3、會(huì)議文件審核工作程序內(nèi)容包括:審核會(huì)議文件的準(zhǔn)確性和完整性,審核會(huì)議文件與會(huì)議主題的關(guān)系,審核會(huì)議文件是否存在與國(guó)家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容,審核會(huì)議內(nèi)容是否經(jīng)過(guò)調(diào)查研究、是否與實(shí)際相符,提交會(huì)議討論的文件是否進(jìn)行了會(huì)商,審核會(huì)議文件是否做到了中心突出、觀點(diǎn)明確、條理分明

3、、事實(shí)準(zhǔn)確。(1起草該文件的秘書(shū)就內(nèi)容進(jìn)行自審(2主觀秘書(shū)進(jìn)行初審(3如內(nèi)容涉及部門(mén)較多,要進(jìn)行會(huì)審(4審核修改后,主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審4、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案內(nèi)容包括:會(huì)議舉行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題(人員、場(chǎng)地、設(shè)備、資料、健康與安全、行為等問(wèn)題,出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員。(1預(yù)測(cè)不可預(yù)知的情況(2提前準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)的備選方案(3討論會(huì)議緊急情況(4確定會(huì)議應(yīng)急方案5、提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行是根據(jù)會(huì)議目標(biāo)的需要,在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中創(chuàng)造與會(huì)議目標(biāo)相適應(yīng)的環(huán)境氣氛,掌握會(huì)議議程,維護(hù)會(huì)間秩序,排除外界對(duì)會(huì)議的干擾,從而引導(dǎo)決定、決議、結(jié)論的形成。(1了解議題和議程(2準(zhǔn)時(shí)宣布開(kāi)會(huì)(3有效引導(dǎo)議題6

4、、處理會(huì)議突發(fā)事件的程序(1向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告(2啟動(dòng)會(huì)議應(yīng)急方案(3實(shí)施應(yīng)急方案(4必要時(shí)向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請(qǐng)求支援(5善后工作(向受害者及其家屬進(jìn)行安撫、與媒體溝通7、會(huì)議總結(jié)工作程序內(nèi)容包括:會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會(huì)代表人數(shù)、主要議題,參加會(huì)議的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人,會(huì)議的主持者,領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或講話的要點(diǎn),對(duì)會(huì)議的基本評(píng)價(jià)和貫徹要求,會(huì)議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。(1對(duì)會(huì)議征詢意見(jiàn),擬就工作總結(jié)稿(2向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會(huì)議結(jié)論(3總結(jié)定稿(4印發(fā)(5歸檔(6組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)二、事務(wù)管理1、禮賓次序確定步驟亦稱禮賓序列,是在商務(wù)交往中對(duì)參觀訪問(wèn)、出席活動(dòng)、參加儀式的來(lái)自不同國(guó)家、不同地區(qū)、不同團(tuán)體、

5、不同單位、不同部門(mén)、不同身份的組織或個(gè)人的尊卑、先后的順序和位次,所進(jìn)行的合乎禮儀慣例的具體排列。(1確定禮賓次序方案(2提前通知有關(guān)各方(3按禮賓次序排列座次、名次、出場(chǎng)次序2、安排涉外迎送工作程序(1確定迎候人員(2準(zhǔn)備迎賓的物品(3見(jiàn)面講究禮節(jié)(4送行前的拜訪(5安排送行儀式3、會(huì)見(jiàn)會(huì)談工作程序會(huì)見(jiàn)也叫禮節(jié)性會(huì)晤,通常是半小時(shí)左右,屬于禮貌性的應(yīng)酬。會(huì)談也叫談判,是雙方或多方為各自利益,就某些實(shí)質(zhì)性問(wèn)題交流情況、交換意見(jiàn)、達(dá)成協(xié)議等,專題性較強(qiáng)。(1約定(2通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)(3準(zhǔn)備工作:背景資料、會(huì)見(jiàn)場(chǎng)所布置、人員安排(4迎接客人(5會(huì)見(jiàn)、會(huì)談(6送別客人4、西餐禮儀(1赴宴前的準(zhǔn)備1接

6、到邀請(qǐng)后,要看清請(qǐng)柬的各項(xiàng)內(nèi)容2如果決定接受邀請(qǐng)并已答復(fù)主人,就不要輕易改變3到別人家赴宴需要帶禮物4要根據(jù)請(qǐng)柬上的要求選擇赴宴的服裝5要準(zhǔn)時(shí)赴宴(2西餐的座次安排主客間隔而坐,男女間隔而坐,夫妻分開(kāi)而坐(3入席、退席禮節(jié)1客人要在主人的帶領(lǐng)下順序入席2入座后,腰挺直,背部微靠在椅背上,雙手放在膝蓋3暫時(shí)離開(kāi)應(yīng)該把餐巾放在自己的椅子上4主人把餐巾放在盤(pán)子旁邊,意味著結(jié)束進(jìn)餐,其他人應(yīng)該也把餐巾放在桌子上,隨女主人退席(4餐具的使用方法與席間禮節(jié)1左手持叉,后手持刀,胳膊肘不要上桌2吃雞、蝦、魚(yú)的方法3吃面包時(shí)要掰下一小塊,涂上黃油,放入口中4吃意大利面條的方法5吃水果的方法6喝咖啡或茶的方法7

7、每道菜吃完,要把刀叉并排放在盤(pán)內(nèi)8進(jìn)餐速度應(yīng)該與大家一致9談話聲音一定要輕(5西餐的飲酒禮儀1上菜次序:湯或冷食、魚(yú)、主菜、色拉、甜食、咖啡2上酒次序:宴會(huì)開(kāi)始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚(yú)、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上5、招待會(huì)的禮儀(1招待會(huì)的請(qǐng)柬:表明時(shí)段、不需要客人回復(fù)(2冷餐會(huì)的禮節(jié):按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益(3酒會(huì)的禮節(jié):要以恰放的方式把自己介紹給陌生人,要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中,聊天時(shí)要照顧到所有在場(chǎng)者,不要大聲喧嘩6、不同辦公模式的特點(diǎn)(1在家辦公。優(yōu)點(diǎn):節(jié)省辦公室空間和資金,節(jié)省花費(fèi)的時(shí)間,更靈活的管理自己的時(shí)間,減少交通的擁擠、污染和費(fèi)用。缺點(diǎn):需計(jì)

8、算機(jī)和電話以保持聯(lián)系,有的缺乏適宜的辦公環(huán)境,增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度,同事之間交流減少,減少了與專業(yè)人員及社會(huì)的聯(lián)系。(2彈性時(shí)間。優(yōu)點(diǎn):時(shí)間靈活,更好的安排工作時(shí)間,提高效率。缺點(diǎn):難以監(jiān)督員工(3遠(yuǎn)程工作。優(yōu)點(diǎn):減少總部辦公空間的開(kāi)銷,工作時(shí)間更靈活。缺點(diǎn):加大了對(duì)員工監(jiān)督和控制的難度。(4虛擬辦公。優(yōu)點(diǎn):減少工作空間和辦公用品的耗費(fèi),信息能夠存儲(chǔ)、歸檔和通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。缺點(diǎn):難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量,難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保密。(5兼職工作。優(yōu)點(diǎn):兼職人員可控制自己的工作時(shí)間和多份工作,充分發(fā)揮自己的專長(zhǎng)。缺點(diǎn):控制和監(jiān)督員工較難,難以控制工作量及報(bào)酬。(6

9、定期合同制。優(yōu)點(diǎn):能靈活聘到優(yōu)秀人員,這些人工作有動(dòng)力,效率高。缺點(diǎn):難以控制員工對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng),缺乏工作保障。(7交替工作。優(yōu)點(diǎn):能激勵(lì)工作人員。缺點(diǎn):交接不當(dāng),會(huì)出現(xiàn)工作混亂。(8臨時(shí)辦公桌。優(yōu)點(diǎn):節(jié)省資金也節(jié)省了員工的時(shí)間。缺點(diǎn):員工缺乏歸屬感,不能得到充足的信息,降低工作效率,也難于被管理。7、選擇辦公模式的工作程序(1深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問(wèn)題(2根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式(3根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分配制度(4先在部分部門(mén)實(shí)行取得經(jīng)驗(yàn),逐步推廣新模式(5不斷根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)完善新模式,評(píng)估啟用新模式的得失8、設(shè)計(jì)辦公室的工作程序(1分析不同部門(mén)業(yè)

10、務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的要求(2設(shè)計(jì)平面圖(3選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾(4采光、溫度和通風(fēng)9、改進(jìn)辦公事務(wù)工作程序(1定義一個(gè)需要加以分析和改進(jìn)的流程(2確定衡量流程的關(guān)鍵指標(biāo)并對(duì)該流程進(jìn)行評(píng)價(jià)(3尋找所存在問(wèn)題和差距的原因(4根據(jù)以上分析提出可行的改進(jìn)方案(5實(shí)施改進(jìn)方案10、改進(jìn)辦公事務(wù)的流程(1確定問(wèn)題(2分析有關(guān)資料(3確定造成問(wèn)題的可能的原因(4提出可能的解決方案11、突發(fā)事件的預(yù)防措施發(fā)生的事情是不可預(yù)見(jiàn)的或突然發(fā)生的,并帶來(lái)危險(xiǎn),需要立即采取應(yīng)對(duì)措施,盡力控制。主要有火災(zāi)、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。(1以書(shū)面形式確定緊急情況處理程序(2根據(jù)書(shū)面程序,對(duì)所有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)(3讓所有

11、人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名(4實(shí)行緊急情況模擬演練(5明確各級(jí)管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé)(6保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況(7保證定期檢查和更新設(shè)備12、突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施(1準(zhǔn)備清楚的書(shū)面緊急情況處理程序(2用這些程序培訓(xùn)所有人員(3在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序(4實(shí)行緊急情況模擬演練來(lái)測(cè)試編寫(xiě)的程序(5明確員工在緊急情況下的職責(zé)(6保證工作場(chǎng)所有受過(guò)緊急情況處理培訓(xùn)的人員(7保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況(8保證定期檢查和更新設(shè)備13、處理突發(fā)事件的流程(1及早發(fā)現(xiàn),馬上報(bào)告,并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)(2查找問(wèn)題的原因(3成立臨時(shí)指揮中心(4控

12、制源頭,釜底抽薪(5召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)14、上司交辦事項(xiàng)督查的程序直接為上司服務(wù)、為實(shí)施上司的決策和實(shí)現(xiàn)上司決策的目標(biāo)而進(jìn)行的一項(xiàng)工作(1上司向有關(guān)督查人員授權(quán)轉(zhuǎn)承催辦(2很大一部分轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員具體承辦(3有些又上司指導(dǎo)督查人員親自承辦(4轉(zhuǎn)交辦的事項(xiàng)要及時(shí)催辦(5督辦人員要對(duì)轉(zhuǎn)交辦事項(xiàng)深入的檢查(6上司交辦事項(xiàng)辦理完畢(7辦結(jié)回告(8對(duì)辦結(jié)回告進(jìn)行審查評(píng)估(9立卷和歸檔15、制定工作計(jì)劃的方法(1根據(jù)要求列出本團(tuán)隊(duì)要完成的所有任務(wù)(2區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)(3按照輕重緩急和邏輯順序標(biāo)記出任務(wù)完成的先后順序(4列出完成每項(xiàng)任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息（5）明確完成各項(xiàng)任務(wù)的每個(gè)階段指標(biāo)和估算的時(shí)

13、間要求 （6）指明每項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門(mén)或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人 （7）推算各階段工作完成時(shí)間并填入計(jì)劃表 （8）確保計(jì)劃順利實(shí)施 （9）明確工作進(jìn)展的情況和質(zhì)量如何監(jiān)督和管理 16、制定工作計(jì)劃的程序 （1）估量機(jī)會(huì) （2）確定計(jì)劃工作的目標(biāo) （3）確定計(jì)劃工作的前提條件 （4）擬訂可供選擇的行動(dòng)方案 （5）評(píng)價(jià)各種備選方案 （6）選擇方案 （7）擬訂分計(jì)劃 （8）編制預(yù)算 17、制定承辦期限規(guī)定的程序 企業(yè)接到客戶或詢問(wèn)者的問(wèn)題后處理并回復(fù)的時(shí)間規(guī)定 （1）調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時(shí)間期限的規(guī)定 （2）時(shí)間期限適宜標(biāo)準(zhǔn) （3）確定同一任務(wù)的不同承辦周期 （4）確定同一任務(wù)

14、緊急情況不同的承辦周期 18、辦公室工作評(píng)估的程序 實(shí)質(zhì)上就是對(duì)辦公室工作進(jìn)行目標(biāo)管理。它提高了管理工作效率，明確了組織機(jī)構(gòu)的建制， 促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任，有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。 （1）建立一套完整的目標(biāo)體系 （2）制定目標(biāo) （3）組織實(shí)施 （4）檢查和評(píng)估 19、辦公用品與設(shè)備的采購(gòu)程序 （1）提出購(gòu)買申請(qǐng) （2）審批，落實(shí)經(jīng)費(fèi) （3）招標(biāo)，選擇供應(yīng)商 （4）簽訂供貨合同 （5）貨物入庫(kù) （6）支付貨款 20、制定采購(gòu)預(yù)算方案程序 （1）確定預(yù)算的核算基數(shù) （2）進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研 （3）確定采購(gòu)產(chǎn)品的種類及型號(hào)價(jià)格 （4）編寫(xiě)預(yù)算方案 （5）征求意見(jiàn)，完善方案 21、辦公資源管理程序 包括各類

15、辦公設(shè)備、辦公家具、車輛、會(huì)議室、日常用品、圖書(shū)等。辦公資源管理就是實(shí)行 辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費(fèi)，合理的調(diào)配與利用辦公資源，提高辦公資源的使用 效率。 （1）了解本單位所有辦公資源的基本情況 （2）對(duì)本單位所有辦公資源進(jìn)行分類管理 （3）對(duì)辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況 （4）定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析 22、信息開(kāi)發(fā)的主要形式 對(duì)信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過(guò)程。 （1）剪報(bào) （2）索引 （3）目錄編制 （4）文摘 （5）信息資料冊(cè) （6）簡(jiǎn)訊 （7）調(diào)查報(bào)告 23、信息開(kāi)發(fā)的程序 （1）確定主題 （2）分析信息材料 （3）選擇信息開(kāi)發(fā)方法 （4）選擇開(kāi)發(fā)信息的形式

16、 （5）形成信息產(chǎn)品 24、信息利用的工作程序 通過(guò)有效的方式將信息提供給利用者，實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，具有周期性、經(jīng)常性、廣泛性和實(shí) 效性特點(diǎn)。 （1）熟悉信息的內(nèi)容 （2）確定利用需求 （3）確定信息利用服務(wù)的途徑 （4）獲取信息 （5）提供信息 25、信息反饋的工作程序 將信息使用過(guò)程中產(chǎn)生的效應(yīng)及活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的信息進(jìn)行再收集、 再處理、 再傳遞的過(guò)程。 目的是檢查輸出信息的真實(shí)性；對(duì)信息傳遞進(jìn)行檢驗(yàn)與調(diào)整；為決策提供依據(jù)。 （1）明確目標(biāo) （2）選擇信息反饋的方法 （3）獲取反饋信息 （4）加工分析反饋信息 （5）傳遞反饋信息 （6）利用反饋信息 三、文書(shū)處理與擬寫(xiě) 1、文書(shū)審核的工作程序 對(duì)文件草稿從內(nèi)容到形式所做的全面檢查和修正工作。 （1）明確審核范圍 （2）確定是否需要行文 （3）審核文書(shū)內(nèi)容 （4）檢查文字表達(dá) （5）檢查文件體式 （6）檢查文書(shū)在處理