辦公使用技巧培訓(xùn)筆記

1、2021-06-09PPT辦公使用技巧培訓(xùn)筆記目錄制作一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的演示文稿4幻燈片縮略圖及大綱視圖幻燈片窗格備注窗格了解你的工作區(qū)前臺(tái)后臺(tái)可充分利用后臺(tái)來(lái)進(jìn)行動(dòng)畫效果設(shè)計(jì)，但是無(wú)法打印。5了解你的工作區(qū)6以“標(biāo)題和文字版式為例，在一個(gè)幻燈片頁(yè)面時(shí)，可以錄入文字的位置，只有在預(yù)設(shè)的文本框內(nèi)部，并且當(dāng)在內(nèi)容文本框中添加文字時(shí)，在每段文字前，會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)工程符號(hào)，如以下圖：幻燈片的文字分級(jí)處理對(duì)文本進(jìn)行升降級(jí)處理：1、開(kāi)始-段落-“降低/提高列表級(jí)別按鈕2、快捷鍵：ALT+Shift+ 升級(jí)ALT+Shift+ 降級(jí)或Shift+Tab 升級(jí)Tab 降級(jí)我是標(biāo)題7我是第一級(jí)文字我是第二級(jí)文字我是第三級(jí)文

2、字我是第四級(jí)文字o 我是第五級(jí)文字 我是第六級(jí)文字 我是第七級(jí)文字 我是第一級(jí)文字我是第二級(jí)文字我是第三級(jí)文字試試看 大綱視圖用于顯示PPT標(biāo)準(zhǔn)模版上的純文字內(nèi)容，前提是需要在標(biāo)準(zhǔn)版式內(nèi)輸入的內(nèi)容才可見(jiàn)。 使用大綱視圖輸入內(nèi)容，有利于思路的連貫性，可以進(jìn)行快速的文字錄入。 Enter分級(jí) Tab降級(jí) Shift + tab升級(jí)8使用大綱視圖使用大綱視圖快速生成目錄9使用大綱視圖雙擊大綱折疊復(fù)制至空白PPT頁(yè)形成目錄頁(yè)10Word標(biāo)題文字的快速導(dǎo)入制作PPT時(shí)，除了手工錄入文字外，還可以直接使用PPT的導(dǎo)入功能，自動(dòng)從word文檔中將需要的文字導(dǎo)入到PPT中。準(zhǔn)備工作1、將word文檔中，需要作

3、為幻燈片頁(yè)標(biāo)題的內(nèi)容設(shè)為“標(biāo)題12、將word文檔中，需要作為幻燈片頁(yè)內(nèi)容第一級(jí)的文字設(shè)為“標(biāo)題23、以此類推，設(shè)定所有需要導(dǎo)入PPT中的文字樣式方法一：4、將設(shè)定完成的word文檔保存并關(guān)閉5、在PPT中選擇“開(kāi)始選項(xiàng)卡的“幻燈片組中，點(diǎn)擊“新建幻燈片按鈕下三角，點(diǎn)擊“幻燈片從大綱，選擇設(shè)定好的word文檔，點(diǎn)擊“插入11Word標(biāo)題文字的快速導(dǎo)入制作PPT時(shí)，除了手工錄入文字外，還可以直接使用PPT的導(dǎo)入功能，自動(dòng)從word文檔中將需要的文字導(dǎo)入到PPT中。準(zhǔn)備工作1、將word文檔中，需要作為幻燈片頁(yè)標(biāo)題的內(nèi)容設(shè)為“標(biāo)題12、將word文檔中，需要作為幻燈片頁(yè)內(nèi)容第一級(jí)的文字設(shè)為“標(biāo)題2

4、3、以此類推，設(shè)定所有需要導(dǎo)入PPT中的文字樣式方法二：4、選擇“發(fā)送到Mircosoft office Powerpoint命令如果沒(méi)有，那么點(diǎn)擊下三角在列表中找到此命令轉(zhuǎn)成ppt后，每頁(yè)幻燈片上內(nèi)容太多怎么辦？怎么快速分成幾頁(yè)？1、分頁(yè)方法1、每一頁(yè)都有大標(biāo)題點(diǎn)到文本框后會(huì)出現(xiàn)智能標(biāo)記，在超過(guò)幻燈片規(guī)定的模式長(zhǎng)度后會(huì)出現(xiàn)，如果在規(guī)定長(zhǎng)度里那么不會(huì)出現(xiàn)如右圖方法2、大綱視圖中，選擇子標(biāo)題進(jìn)行升級(jí)處理即可每個(gè)子標(biāo)題都生成一張幻燈片2、合并大綱視圖中tab降級(jí)處理12Word標(biāo)題文字的快速導(dǎo)入文字導(dǎo)入后，需要去除外來(lái)格式，變成默認(rèn)模版形式，這樣才可以通過(guò)模版的修改來(lái)完成整個(gè)報(bào)告的統(tǒng)一修改：開(kāi)始字

5、體去除格式命令13Word標(biāo)題文字的快速導(dǎo)入主題是應(yīng)用于一張幻燈片、假設(shè)干張幻燈片或整個(gè)演示文稿的主題顏色，主題字體，主題效果及背景的組合。14利用主題創(chuàng)立一致而專業(yè)的幻燈片外觀可以自己設(shè)計(jì)主題另存為新主題文件：設(shè)計(jì)-主題-保存當(dāng)前主題，那么可在下次單擊“自定義下的主題時(shí)反復(fù)使用你所設(shè)計(jì)的主題。15幻燈片母版視圖幻燈片母版縮略圖版式縮略圖主幻燈片區(qū)域中的幻燈片母版幻燈片幻燈片母版視圖，可以查看和更改版式，可以進(jìn)行全局更改，如在所有幻燈片中添加公司logo。16幻燈片版式使用標(biāo)準(zhǔn)的版式，有助于簡(jiǎn)化和加速對(duì)文字的修改。利用母版對(duì)文字進(jìn)行修改后，所有相應(yīng)的頁(yè)面都會(huì)進(jìn)行修改，因此，在合作制作ppt時(shí)，

6、建議統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)的版式，那么匯總形成的ppt可減少調(diào)整格式的時(shí)間。17幻燈片版式使用“標(biāo)題幻燈片、“僅標(biāo)題、“節(jié)標(biāo)題版式，能夠使ppt的邏輯看起來(lái)更加清晰和明了標(biāo)題幻燈片僅標(biāo)題節(jié)標(biāo)題圖形和媒體對(duì)象的操作19使用SmartArt圖形獲得視覺(jué)效果第一局部 公司的經(jīng)營(yíng)理念第二局部 人事政策第三局部 考勤制度第四局部 薪資及福利第五局部 差旅報(bào)銷方法第一部分 公司的經(jīng)營(yíng)理念第二部分 人事政策第三部分 考勤制度第四部分 薪資及福利第五部分 差旅報(bào)銷辦法注意：文字轉(zhuǎn)換為圖形文字后文字就沒(méi)有了，無(wú)法雙向轉(zhuǎn)換，因此，先處理好文字，再進(jìn)行美化20使用SmartArt圖形獲得視覺(jué)效果可以通過(guò) 對(duì)圖形進(jìn)行設(shè)計(jì)、修飾

7、和更新注意：smartart圖形在07以前版本無(wú)法進(jìn)行編輯，因此，在內(nèi)容和美化完成后，建議選中所有圖形，將其剪切出，形成各自獨(dú)立的圖形，這樣，就可以保持在07以前版本上進(jìn)行編輯，并能制作動(dòng)畫效果。第一部分 公司的經(jīng)營(yíng)理念第二部分 人事政策第三部分 考勤制度第四部分 薪資及福利第五部分 差旅報(bào)銷辦法第一部分 公司的經(jīng)營(yíng)理念第二部分 人事政策第三部分 考勤制度第四部分 薪資及福利第五部分 差旅報(bào)銷辦法21繪制自選圖形自選圖形的繪制方式，都是在“插入選項(xiàng)卡下的“插圖組中的“形狀中，選擇需要的圖形，然后使用鼠標(biāo)左鍵在頁(yè)面上拖拽即可。小技巧：1、繪制正圓或正方形或正方體選擇相應(yīng)的圖形后，按住shift繪

8、制圖形，即可得到2、圖片復(fù)制快捷按鈕選中需要復(fù)制的圖片，使用Ctrl+D即可進(jìn)行復(fù)制相當(dāng)于Ctrl+C和Ctrl+V的組合效果使用Ctrl+D復(fù)制后，使用鍵盤方向鍵進(jìn)行移動(dòng)，再使用Ctrl+D，那么可進(jìn)行位移復(fù)制，如下頁(yè)例子所示22繪制自選圖形選擇形狀中“立方體圖形，按住shift繪制正方體使用Ctrl+D復(fù)制一個(gè)正方體使用鍵盤方向鍵移動(dòng)正方體到適當(dāng)位置此刻不要使用鼠標(biāo)進(jìn)行移動(dòng)使用Ctrl+D快速進(jìn)行位移復(fù)制使用Ctrl+D快速進(jìn)行位移復(fù)制使用Ctrl+D快速進(jìn)行位移復(fù)制23試一試?yán)L制以下圖形24圖片處理雙擊圖片后，在格式選項(xiàng)卡的“調(diào)整組中，可以調(diào)整圖片的亮度、壓縮圖片、調(diào)整比照度、更改圖片、

9、重新著色、重設(shè)圖片。雙擊圖片后，在格式選項(xiàng)卡中的“圖片樣式可以調(diào)整圖片的樣式及效果25試一試制作如下效果格式-形狀填充-圖片格式-圖片樣式26試一試制作如下效果答案27試一試制作如下效果答案28對(duì)齊與分布試一下圖層合并，防止他人對(duì)圖片進(jìn)行修改1、選擇要合并的圖片2、開(kāi)始-粘貼-選擇性粘貼-圖片jpeg29圖層合并組合的效果可以通過(guò)“取消組合進(jìn)行圖片修改圖層合并效果無(wú)法使用簡(jiǎn)單的方式修改圖片裁剪后，點(diǎn)擊壓縮圖片，可以對(duì)圖片進(jìn)行壓縮，減小文件大小30圖片壓縮裁剪后未壓縮圖片可以通過(guò)裁剪按鈕回復(fù)原來(lái)的圖片，且大小與裁剪前圖片一樣裁剪后壓縮圖片通過(guò)裁剪按鈕無(wú)法回復(fù)原來(lái)的圖片，切大小小于裁剪前圖片31剪

10、貼畫的應(yīng)用32剪貼畫的應(yīng)用通過(guò)取消組合的操作，可以對(duì)剪切畫進(jìn)行美化應(yīng)用PPT中數(shù)據(jù)的使用原那么：只放匯總數(shù)據(jù)，不放明細(xì)數(shù)據(jù)，明細(xì)數(shù)據(jù)可以作為鏈接進(jìn)行跳轉(zhuǎn)呈現(xiàn)。33用表格和圖標(biāo)來(lái)表達(dá)觀點(diǎn)方式1：粘貼為EXCEL表格完整工作簿將EXCEL表格和圖表以完整工作簿的方式復(fù)制到PPT中，雙擊可對(duì)表格進(jìn)行修改1、復(fù)制數(shù)據(jù)2、選擇“粘貼“選擇性粘貼“Microsoft Office Excel 工作簿對(duì)象雙擊我看看效果吧34方式2：以對(duì)象方式插入如果表格較大，直接復(fù)制粘貼到PPT顯示不完整，那么可以以圖表的形式進(jìn)行鏈接1、選擇“插入“對(duì)象 由文件創(chuàng)立“瀏覽翻開(kāi)文件勾選“顯示為圖標(biāo)2、點(diǎn)擊“更改圖標(biāo)按鈕修改圖

11、標(biāo)及名稱3、如果想在放映幻燈片是能點(diǎn)擊查看表格，需點(diǎn)擊“插入“動(dòng)作 “動(dòng)作設(shè)置“對(duì)象動(dòng)作雙擊我看看效果吧用表格和圖標(biāo)來(lái)表達(dá)觀點(diǎn)幻燈片動(dòng)畫的制作36自定義動(dòng)畫動(dòng)畫效果有助于提升PPT的呈現(xiàn)效果，使PPT演示時(shí)更加生動(dòng)和吸引。動(dòng)畫在選擇上要依據(jù)場(chǎng)合，選擇適當(dāng)?shù)男Ч?7人事財(cái)務(wù)生產(chǎn)試一試制作這些動(dòng)畫效果1、單擊后轉(zhuǎn)動(dòng)的齒輪下面是答案，想想再看唄382、閃動(dòng)倒計(jì)時(shí)試一試制作這些動(dòng)畫效果39試一試制作這些動(dòng)畫效果3、一點(diǎn)一點(diǎn)出現(xiàn)的浪漫40試一試制作這些動(dòng)畫效果4、旋轉(zhuǎn)的半圓41數(shù)據(jù)圖表的動(dòng)畫設(shè)置選中數(shù)據(jù)圖表幻燈片播放、保存及打印43在幻燈片之間添加切換效果在“幻燈片放映視圖中從一個(gè)幻燈片移到下一個(gè)幻燈

12、片時(shí)出現(xiàn)的類似動(dòng)畫的效果?？梢钥刂泼總€(gè)幻燈片切換效果的速度，還可以添加聲音。1、選擇某張幻燈片，在動(dòng)畫選項(xiàng)卡上的切換到此幻燈片組中，單擊一個(gè)幻燈片切換效果2、假設(shè)要設(shè)置幻燈片切換速度和聲音，可在“切換到此幻燈片組中，單擊“切換速度或“切換聲音旁邊的箭頭，然后選擇所需的速度和聲音44控制幻燈片放映的快捷鍵快捷鍵功能F5從頭播放演講稿Ctrl+P放映狀態(tài)下調(diào)用畫筆E放映狀態(tài)下清除筆跡Ctrl+A放映狀態(tài)下調(diào)用箭頭數(shù)字鍵+Enter放映狀態(tài)下快速跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的頁(yè)面W放映狀態(tài)下白屏B放映狀態(tài)下黑屏ESC退出播放開(kāi)始-控制面板-鼠標(biāo)和打印機(jī)-鼠標(biāo)-指針選項(xiàng)-演示過(guò)程中按下Ctrl鍵可以使聽(tīng)眾聚焦到你所指的焦點(diǎn)45一個(gè)小軟件n Ctrl+1 放大整個(gè)屏幕n 鼠標(biāo) 在放大屏幕狀態(tài)下使用鼠標(biāo)可以充當(dāng)畫筆：g綠色，b藍(lán)色，o橘色，y黃色n Ctrl+Z 消除上一個(gè)字跡n E 消除所有字跡n W白屏n B黑屏n Esc或者鼠標(biāo)右鍵 退出n Ctrl+2 在自然狀態(tài)下鼠標(biāo)可以充當(dāng)畫筆n Ctrl+3 倒計(jì)時(shí)器46操作步驟：1、接上投影儀2、在電腦筆記本上進(jìn)行 顯示 屬性設(shè)置，在設(shè)置選項(xiàng)卡下，可以看到2個(gè)監(jiān)視器，選中標(biāo)示為2的監(jiān)視器圖標(biāo)，