正確標引公文主題詞

1、如何正確標引公文主題詞李步其浙江警官職業(yè)學(xué)院 浙江杭州 310018摘要 :目前公文 處理 中大量存在主題詞標引不規(guī)范的現(xiàn)象。正確標注公 文主題詞已成為公文處理過程中的一個難點。 本文就公文主題詞的涵義、 主題詞 表的體系結(jié)構(gòu)、 標引方法、 標引程序及標引主題詞應(yīng)注意的幾個問題提出粗淺的 看法。關(guān)鍵詞:公文 寫作 主題詞 標引為適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求 , 便于計算機檢索和公文管理的科學(xué)化 程度 , 提高辦公效率 , 國家行政機關(guān)公文處理辦法 (國發(fā) 200023號文件中明確規(guī)定:公文應(yīng)當標引主題詞。上行文按照上級機關(guān) 的要求標引主題詞。 同時, 中華人民共和國國家標準國家行政機關(guān) 行政公文格式

2、(GB/T9704-1999 ,進一步明確了制作公文主題詞標 識的要求。 因此, 主題詞也就成為各級行政機關(guān)公文中的重要組成部 分,其標引越來越受到文秘人員的重視。但是,從各級行政機關(guān)公文 主題詞標引的現(xiàn)狀來看, 普遍存在著標引質(zhì)量不高的問題, 存在著許 多不規(guī)范的現(xiàn)象,諸如主題詞缺標、錯標、漏標、超標、粗標、組配 不當、層次混亂、生造亂造主題詞等。鑒于此,筆者擬就主題詞的涵 義、主題詞表的體系結(jié)構(gòu)、 主題詞標引的方法、程序以及標引中應(yīng)注 意的幾個問題提出一些粗淺的看法。一、 公文主題詞的涵義所謂公文主題詞, 是一些以概念為基礎(chǔ)的、規(guī)范化的、具有組 配性能的、 能體現(xiàn)公文主題特征及其歸屬類別,

3、 并為計算機所識別的 名詞或名詞性詞組 ,是公文版記部分的構(gòu)成要素之一。主題詞既 要體現(xiàn)公文的主要內(nèi)容, 使每一個公文都能區(qū)別開來, 又要指明其歸 屬類別, 便于立卷歸檔。 標引主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接 的一項工作。二、 公文主題詞表的體系結(jié)構(gòu)目前各級行政機關(guān)使用的主題詞表共由 15類 1049個主題詞組 成,分為主表和附表兩大部分,主表有 13類 751個主題詞,附表有2類 298個主題詞。詞表分為三個層次。第一層次是對主題詞區(qū)域的 分類,如綜合經(jīng)濟 、 財政、金融類等。第二層是類別詞,即對 主題詞的具體分類,主要是以政府各部門職責(zé)范圍內(nèi)的工作內(nèi)容劃 分,其特點是內(nèi)涵大、覆蓋面廣,

4、具有確定性,如工交、能源、郵 電類中的工業(yè) 、 交通 、 能源和郵電等。第三層是類屬 詞,是反映公文具體內(nèi)容的詞,如體制 、 職能 、 編制等。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞,用于文件的標引。三、 公文主題詞標引的方法1、一份文件一般標三五個主題詞為宜,除類別詞外,最多不超 過五個。2、主題詞標在文件的抄送欄之上,頂格寫。詞目之間不加頓號, 而是空一字。3、標引順序是先標類別詞,再標類屬詞。在標類屬詞時,先標 反映文件內(nèi)容的詞,最后標反映文件形式的詞。如國務(wù)院關(guān)于加強 水土保持工作的通知 , 先標類別詞 農(nóng)業(yè) , 再標類屬詞 水土保持 , 最后標上文種通知 。4、一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容,先

5、集中對一個主題內(nèi)容 進行標引,再對第二個主題內(nèi)容進行標引。如關(guān)于要求落實杭州鋼 鐵廠二號焦爐精洗煤貨源及鐵路運輸列入國家計劃的函 ,先標反映 第一個主題內(nèi)容的類別詞能源 ,再標類屬詞煤炭 ;然后標反映 第二個主題內(nèi)容的類別詞 交通 , 再標類屬詞 運輸 , 最后標 函 。 5、根據(jù)需要,可將不同類的主題詞進行組配標引。也就是說, 不同類別的主題詞可互相借用標引。 如 國務(wù)院關(guān)于加強農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資 料價格管理以及對其主要品種實行最高限價的通知 ,主題詞標為:農(nóng)業(yè) 物資 物價 管理 通知。 類別詞農(nóng)業(yè)屬于 04A ,而 其后的三個類屬詞依次屬于 06A 、 01B 、 01B 。6、當詞表中找不出準確

6、反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時,可以在 類別詞中選擇適當?shù)脑~標引, 也就是說, 類屬詞的選擇不受類別區(qū)域 的限制。確定一個類別詞后,如還需要其他類別詞來反映公文內(nèi)容, 其他類別詞可充當類屬詞使用,需要注意的是在該詞的后面加 以便區(qū)別。如關(guān)于要求解決寧波北侖港區(qū)口岸查驗單位機構(gòu)設(shè)置、 人員編制和辦公生活設(shè)施的請示 ,可標交通 機構(gòu) 編制 設(shè) 施 請示 。四、 公文主題詞標引的程序公文主題詞的標引要求較高,難度較大,在標引過程中,不僅 要掌握正確的標引方法, 而且要遵循正確的標引程序, 才能提高主題 詞標引的質(zhì)量與水平。一般說來,公文主題詞標引的程序大致如下: 1、 閱讀公文, 提煉主題概念。 主題詞

7、是公文主旨的體現(xiàn)和表達, 它和公文的關(guān)系是反映與被反映的關(guān)系。 要使主題詞準確地體現(xiàn)和表 達公文的主旨,標引者一定要認真閱讀公文,了解主要內(nèi)容,吃透基 本精神,準確提煉主旨,并在此基礎(chǔ)上提煉公文的主題概念。 提煉 主題概念是將文獻主題中有機結(jié)合的概念或概念組合加以提取, 并用 精煉的自然語言表達的過程。 提煉主題概念要對公文主旨進行剖 析,分析出組成主題的主要成分和次要成分。遵循主要成分為主、次 要成分為輔的原則,按正確的概念邏輯關(guān)系,抽取那些最重要的、專 指性最強的主題概念, 并用科學(xué)精煉的語言加以表達, 以利于主題概 念的轉(zhuǎn)換。2、查表選詞,轉(zhuǎn)換主題概念。查閱主題詞表或范疇表、附表, 將主

8、題概念轉(zhuǎn)換為本表中的主題詞。 轉(zhuǎn)換主題概念, 就是將表達公文 主題概念的自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的主題詞語言的過程。 如果詞表中 的主題詞與公文主題概念字面或涵義一致時, 就可直接進行標引; 如 果選定的主題概念在詞表中沒有相應(yīng)的主題詞, 就可以通過概念組配 或概念相交組配的方法來解決。如關(guān)于經(jīng)濟技術(shù)協(xié)作的辦法 ,主 題概念為經(jīng)濟技術(shù)協(xié)作 ,它在詞表中無相應(yīng)的主題詞,但有經(jīng) 濟 、 技術(shù) 、 協(xié)作 這些相關(guān)的主題詞, 因而可將 經(jīng)濟技術(shù)協(xié)作 分解為技術(shù)協(xié)作 、 經(jīng)濟協(xié)作兩個概念成分,其中技術(shù)協(xié)作 這個概念可通過技術(shù)與協(xié)作這兩個主題詞去組配,而經(jīng)濟 協(xié)作這個概念可通過經(jīng)濟與協(xié)作這兩個主題詞去組配。當

9、 組配標引仍無法達到要求時, 可選定最直接的上位主題詞來標引。 如 將掃盲主題概念用主題詞教育標引。如上位主題詞仍不合用 時, 可臨時選擇一個適當?shù)淖杂稍~來標引。 總之, 選定的詞要直接地、 客觀地反映出公文所論述的主旨, 并根據(jù)公文所表述的主題內(nèi)容依次 標引,同時要注意體現(xiàn)公文的思想性。3、著錄標引,審核校驗。主題概念轉(zhuǎn)換后,要將轉(zhuǎn)換的主題詞 按照規(guī)定的形式標引于公文主題詞標識區(qū)域內(nèi)。 主題詞的用詞不考 慮語法上的結(jié)構(gòu), 不考慮詞與詞之間的搭配連接, 僅將各個詞依次羅列出來。 為保證標引質(zhì)量,在結(jié)束主題詞標引之前,要進一步審核 主題概念提煉是否準確、 全面, 主題概念的轉(zhuǎn)換是否符合標引規(guī)則和

10、 組配規(guī)則, 同類型公文所選用的主題詞是否一致, 著錄標引有無遺漏 等,如發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)及時加以補救。要建立崗位責(zé)任制,實行目標管 理, 把標引質(zhì)量作為考核的主要內(nèi)容, 以充分調(diào)動文秘人員的工作積 極性。五、 公文主題詞標引應(yīng)注意的幾個問題1、公文主題詞與標題不能等同。二者都用極精煉的語言概括公 文的主旨, 但二者的作用不相同:公文標題是為了便于讀者概括地了 解公文的性質(zhì)和要求, 便于根據(jù)公文所反映的問題進行公文處理 (如 登記、分送、閱讀、批辦等 ;主題詞不僅要能準確反映公文的主題, 更重要的是根據(jù)公文的類別、內(nèi)容和表現(xiàn)形式為檢索查詢提供方便。 公文標題一般寫成以文種為中心詞、 以發(fā)文機關(guān)和事

11、由作為限制詞 的偏正詞組的形式,重在以內(nèi)容反映問題,以文種標明性質(zhì),充分發(fā) 揮公文的現(xiàn)實效用; 主題詞則先要依內(nèi)容區(qū)分類別, 以文種來反映文 件形式,以便于日后查找利用,重在發(fā)揮公文的歷史效用。 有些公 文撰制者對主題詞停留在表面理解,把主題詞和標題簡單等同起來, 往往認為主題詞就是對文件標題主要詞素的簡單切分和照搬引用。 這 種只看標題不看內(nèi)容的做法是非常片面的, 不可能準確的掌握公文的 基本觀點和基本思想,無法正確地提煉出公文的主旨。2、注意主題詞排列的順序。前面提及,主題詞的排列應(yīng)按照從 類別詞到類屬詞、從內(nèi)容到形式的順序排列,換句話說,也就是按范 圍、內(nèi)容、文種的次序排列。如關(guān)于煤炭價

12、格調(diào)整的通知 ,主題 詞可標為:能源 煤炭 價格調(diào)整 通知。 這里需要注意的是,對 反映文種以外的主題詞, 則應(yīng)按其涵義由大到小進行排列。 如果揭示 文件主題的主題詞能夠井然有序地排列出來, 就會使人一看就明白文 件的主要內(nèi)容和中心思想, 而如果雜亂無章地隨意處置, 就使人難以 看懂,也不利于電子計算機的存儲和檢索。3、正確進行概念組配。行政機關(guān)豐富的職能活動僅靠上千條正 式主題詞來涵蓋是不大可能的, 這就導(dǎo)致了公文主題概念找不到相對 應(yīng)的專指主題詞。 因而, 可考慮利用詞表中最直接相關(guān)的兩個或兩個 以上的主題詞組配成新的主題詞進行標引。 尤其要注意的是不能越級 組配,在滿足專指性規(guī)則的條件下

13、,優(yōu)先考慮交叉組配,然后再考慮非交叉組配。如關(guān)于加強黃河水利工程管理的通知中的黃河水 利工程 ,如組配標引為黃河水利 、 工程就不能準確地表達主 題概念,應(yīng)用黃河水利 、 水利工程才對。為保證主題詞的專指 度,必須選用與公文主題關(guān)系最密切、最相近的詞進行組配,不能采 用太泛指的主題詞組配。4、標引用詞要規(guī)范。在公文處理過程中,不少文秘人員缺乏主 題詞標引方面的知識,沒有認真研讀過國務(wù)院公文主題詞表 ,往 往只靠自己的理解,摻雜個人的觀點,隨意用自然語言(非正式主題 詞標引代替主題詞,用詞不規(guī)范或自覺不自覺受方言口語的影響。 如浙江省教育廳廳高等學(xué)校精品課程申報評審辦法的通知 (浙教 高教 20

14、03186號 , 其主題詞標為: 高等教育 精品課程 申報 辦 法 通知。 其中,類別詞高等教育和類屬詞精品課程 、 申 報便不夠規(guī)范。更有甚者,一些基層文秘人員常常撇開國務(wù)院公 文主題詞表而自行生造亂造主題詞 ,如浙江省教育廳關(guān)于印 發(fā)浙江省教育系統(tǒng)預(yù)防與控制傳染性非典型肺炎應(yīng)急預(yù)案的通知 (浙教體 2003222號將防控當作主題詞, 浙江省教育廳關(guān) 于調(diào)整非典型肺炎防治工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員的通知 (浙教體 2003221號將非常設(shè)機構(gòu)作為主題詞等,這就難免形成各行其是,標準 不一,質(zhì)量不一的局面,不能正確地反映出公文的內(nèi)容和主題,失去 了主題詞標引的實際意義和作用。5、適當增加部分主題詞。國務(wù)

15、院辦公廳為了規(guī)范公文主題詞標 引,特制定了國務(wù)院公文主題詞表 ,收錄國家級主題詞,上報國 家的各類公文只允許使用國家級主題詞標引; 省級人民政府也編制有 公文主題詞, 作為省政府下發(fā)文件以及省內(nèi)各機關(guān)上報各類公文的標 引依據(jù)。如浙江省人民政府公文主題詞表中,根據(jù)浙江省實際情 況, 增加了 109個省級主題詞, 如 聯(lián)營 、 評估 、 公交 、 防臺 、 集團購賣 、 來料加工 、 職業(yè)病等。不少文秘人員參照國務(wù) 院公文主題詞表 、地方政府公文主題詞表標引公文主題詞時,總覺 得主題詞數(shù)量太少,不能滿足需要。因而,該單位可根據(jù)資料管理方 面的特殊需要,在國務(wù)院公文主題詞表 、地方政府公文主題詞表

16、的基礎(chǔ)上, 適當增加一些類別詞或類屬詞, 以滿足本單位公文管理的 需要。 如 浙江省監(jiān)獄管理局公文處理暫行辦法 根據(jù)監(jiān)獄工作特點, 在下行文中增加獄政 、 教育改造 、 生活衛(wèi)生 、 創(chuàng)建工作等類屬詞。 6、正確標引印（轉(zhuǎn)）發(fā)公文的主題詞。印發(fā)的公文，一般都是 規(guī)范類或指令類文書，如規(guī)定、條例、意見、辦法等,其正文一般是 闡述印發(fā)的緣由和提出一兩句指示性意見或要求， 其目的是為了貫徹 執(zhí)行“附件”的內(nèi)容。對印發(fā)文件的公文進行標引，要以附件內(nèi)容為 主要依據(jù)，先標類別詞，再標類屬詞，只不過反映文件形式的詞由兩 個文種名稱構(gòu)成而已。如關(guān)于印發(fā)浙江省罪犯獎懲考核辦法的 通知 （浙司200361 號）

17、其主題詞可標為： ， “司法 監(jiān)獄 罪犯 考 核 辦法 通知。 ”但轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知就沒有這么簡單，這是因為被 轉(zhuǎn)發(fā)的文件不是本機關(guān)的文件，或者被轉(zhuǎn)發(fā)的文件很多時候也是通 知。 “對于這樣的文件來說，如果簡單地按印發(fā)文件的通知那樣標引 主題詞（不標出轉(zhuǎn)發(fā)一詞） ，則很容易與本單位直接制發(fā)的關(guān)于 某一事項的通知混同。 .因此，標引轉(zhuǎn)發(fā)公文主題詞的時候，如果 ” 被轉(zhuǎn)發(fā)的公文屬非法規(guī)性文件，則其文種可不作為主題詞標引，但要 注意將“轉(zhuǎn)發(fā)”作為主題詞標引于“通知”之前，而不應(yīng)將“轉(zhuǎn)發(fā)” 置于類別詞的位置。如關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)浙江省委組織部、浙江省人事廳 關(guān)于進一步完善黨政機關(guān)年度考核辦法加大考核工作力度的意見 的 通知