公司采購流程管理制度

1、.公司采購流程管理制度為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購本錢，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)X物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制定本制度。一、 材料需求方案及其規(guī)定1. 材料需求方案材料需求方案是指工程部或維保部根據(jù)工程需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過程。2. 材料需求方案單的要素3. 完整的材料需求方案單應(yīng)包括以下要素：1 材料需求的部門；2 需求物品所屬工程；3 需求的用途；4 需求的物品名；5 需求的物品數(shù)量；6 需求的物品規(guī)格；7 需求物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；(非常規(guī)材料)8 需求的物品的要求時(shí)間；9 需求如有

2、特殊需要請備注；10 材料需求方案單工程負(fù)責(zé)人,填寫人簽名；11 材料需求方案部門經(jīng)理簽名；12 材料需求方案單最終審核人簽名；13 材料方案每周最多申報(bào)二次,特殊情況除外；14 流程:制訂出總的材料方案工程部根據(jù)工程進(jìn)度方案施工班組根據(jù)每月的產(chǎn)值做出材料方案工程材料存檔工程部審核片區(qū)工程經(jīng)理審核工程部經(jīng)理審核分管領(lǐng)導(dǎo)審核財(cái)務(wù)部監(jiān)視采購部詢價(jià)采購總經(jīng)理審批3. 材料需求方案單及其提報(bào)規(guī)定 材料需求方案單應(yīng)按照要素填完整、清晰,由公司領(lǐng)導(dǎo)審核后交采購部門采購； 請購部門在提報(bào)方案單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份； 涉及到方案數(shù)量過多時(shí)可以清單的形式進(jìn)展提交，為提高效率該清單的單子文 檔也需

3、一并提交； 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以或其他形式請示，征得同意后提報(bào)采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。； 方案單的更改應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部。4. 公司物資材料需求方案單的提報(bào)部門 公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。 二. 材料方案單的接收及分發(fā)規(guī)定1. 材料方案的接收要點(diǎn) 采購部在接收方案單時(shí)應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批； 接收方案單時(shí)應(yīng)遵循無方案不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存足夠的物資不采購的原那么； 應(yīng)有物資管理人員核查請購物資是否有庫存的簽核； 對于不符合規(guī)定和撤銷

4、的方案物資應(yīng)及時(shí)通知請購部門。2. 方案單的分發(fā)規(guī)定 對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)展分工處理； 對于緊急請購工程應(yīng)優(yōu)先處理； 無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門； 重要的工程采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3. 采購周期的規(guī)定 1.泵和控制柜：生產(chǎn)周期是45天2.風(fēng)機(jī)控制柜雙電源：生產(chǎn)周期10天，及控制柜電纜10天3.氣體滅火氣溶膠：圖紙確認(rèn)OK后10天： 長*寬*高*0.14*1.1：例：保護(hù)面積長12.78米*寬4.28米*高4.3米*0.14*1.1=36KG 4.防火卷簾：現(xiàn)場通知量尺寸供給商最晚第三天到場，量好尺寸后生產(chǎn)周期是25天。5.報(bào)警主機(jī)：25個(gè)工作日6

5、.防火門：安裝工量好尺寸：木質(zhì)門20天，鋼質(zhì)門25天7.常規(guī)線3天，定制品牌線10天8.元安消火栓箱子生產(chǎn)周期10天，XX本地生產(chǎn)周期5天9.指定防排煙設(shè)備外省供給周期是35天，本地防排煙供給周期為15天10.屋頂水箱：根底制作好后，生產(chǎn)周期10天到工地11.訂制200以上溝槽件/鍍鋅管供給周期10天12.常規(guī)材料時(shí)間提前1-2天13.報(bào)警設(shè)備廠家 下午及雙休日都不發(fā)貨請購部門應(yīng)按照以上規(guī)定的時(shí)間提前提報(bào)請購單采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明原因；但遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略。三. 詢價(jià)及其規(guī)定1. 詢價(jià)前應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技

6、術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請購部門溝通；2. 屬于一樣類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；3. 對于緊急請購工程應(yīng)優(yōu)先處理；4. 所有采購工程上必須向生產(chǎn)廠家或效勞商直接詢價(jià)，原那么能不通過其代理或各種中介構(gòu)造詢價(jià)；5. 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有本錢較低的替代品可以推薦采購替代品；6. 詢價(jià)時(shí)對于一樣規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)展詢價(jià)；7. 在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。四. 比價(jià)、議價(jià)1. 對廠商的供給能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或效勞質(zhì)量進(jìn)展確認(rèn)；2. 對于合格供給商的價(jià)格水平進(jìn)展市場分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；3. 收到供給單位第一次

7、報(bào)價(jià)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格。4. 重要工程應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)展驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)展實(shí)地考察了解供給商的各方面的實(shí)力等；5. 參考目標(biāo)價(jià)格與擬合作單位進(jìn)展價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。 五. 比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總1. 比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意前方可匯總；2. 比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照比價(jià)單的格式完整列出報(bào)價(jià)、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；3. 如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)展修改或重新處理。 六. 合同的簽訂及其規(guī)定1. 合同：是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。

8、依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。 合同正文應(yīng)包含的要素1) 合同名稱、編號、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；2) 采購物品/工程的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是不可分割的局部；3) 包裝要求；4) 合同總額應(yīng)含稅，特殊情況應(yīng)注明；5) 付款方式；6) 工期；7) 質(zhì)量保證期；8) 質(zhì)量要求及規(guī)X；9) 違約責(zé)任和解決糾紛的方法；10) 雙方的公司信息；11) 其他約定。 合同簽訂及其規(guī)定1) 如涉及到技術(shù)問題及公司XX的，注意XX責(zé)任；2) 擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；3) 為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打

9、包采購時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；4) 遇貨物訂購數(shù)量較大且價(jià)格較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點(diǎn)；5) 質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開場并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品保質(zhì)期；6) 詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；7) 與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；8) 違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；9) 比價(jià)匯總表巡簽完畢前方可進(jìn)展合同的簽訂工作；10) 合同簽訂審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；11) 簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。七. 付款及合同執(zhí)行1. 付款規(guī)定 按照進(jìn)度付款的采購工程必須確保質(zhì)檢合格方可付款； 按照貴公司規(guī)定和合同約定到達(dá)付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫付款申請單，經(jīng)審批后提交財(cái)務(wù)部付款； 財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)按合同規(guī)定付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況延期付款的應(yīng)及時(shí)通知采購部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2. 合同執(zhí)行 已簽訂合同由采購部工程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)展監(jiān)視，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)； 已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并催促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約； 合同在履行期間應(yīng)按照上方