辦公室工作流程

1、.總經(jīng)辦工作流程三、后勤服務類1. 公務接待流程2. 辦公耗材/ 用具管理流程3. 公務車輛管理流程4. 公司福利管理流程5. 廣告活動管理流程二、人事管理類1. 招聘錄用流程2. 離崗辦理流程3. 考勤管理流程4. 例會管理流程5. 社保管理流程6. 探親出差流程7. 請假管理流程 一、行政類1. 發(fā)文審核流程2. 合約審核流程3. 文書檔案歸檔流程4. 檔案資料查閱流程5. 用印管理流程6. 文件資料發(fā)送流程7. 證件（原件）管理流程8. 資質(zhì)掛靠管理流程一、行政類1. 發(fā)文審核流程一般發(fā)文文 稿打印、簽章、存檔、發(fā)送總經(jīng)理審閱、簽發(fā)總經(jīng)辦文字審核起草人送達總經(jīng)辦重要發(fā)文文 稿打印、簽章、

2、存檔、發(fā)送董事長簽發(fā)總經(jīng)理審閱備注：1凡以公司名義、加蓋公司印章發(fā)出的各類文件資料，均須經(jīng)過總經(jīng)辦審核，公司領導審核和簽發(fā)。2“重要發(fā)文”包括：上報政府的文件、規(guī)章性文件、總體決策性文件、涉及財物處置的文件、重要對外合作事項文稿。3. 檢查方式：文件收發(fā)記錄表、檔案管理目錄、已發(fā)文件存檔2. 合約審核流程部門負責人審核、修正總經(jīng)理審閱、簽發(fā)總經(jīng)辦打印簽章存檔送法律顧問審核總經(jīng)辦文字審核起草人送達總經(jīng)辦相關部門存檔、發(fā)送備注：1“合約”是指公司與其他方簽訂的合同、協(xié)議、約定書和意向書以及這些文書的補充文書。2. 可以不經(jīng)法律顧問審核的合約包括：標準文本已經(jīng)法律顧問審核的合約、不具有法律約束力的意

3、向書、經(jīng)董事長同意免除法律顧問審核程序的合約。3合約必須由雙方簽約代表簽名，并標注簽約人身份證號碼(或簽約單位組織機構代碼)、第二聯(lián)系人聯(lián)系方式。4兩頁以上的合約必須加蓋騎縫章。5. 由本公司單方蓋章發(fā)出、等待對方蓋章回傳的合約，必須留1份復印件臨時存檔，待對方蓋章回傳后以原件替換復印件。6. 檢查方式：文件收發(fā)記錄表、檔案管理目錄、已發(fā)文件存檔。3. 文書檔案歸檔流程總經(jīng)辦接受來文總經(jīng)辦復印、分發(fā)年度內(nèi)分類存檔總經(jīng)理審閱、批示年度內(nèi)分類存檔有關部門審閱、存檔總經(jīng)辦填寫收發(fā)文件登記表總經(jīng)辦辦理發(fā)文分發(fā)相關部門留取復印件/原件存檔總經(jīng)辦立卷、歸檔備注：1. 總經(jīng)辦以年度為單元進行文件資料的立卷歸

4、檔。2. 為確保歸檔資料的完整，歸檔前要進行文檔資料收集，各部門配合。3. 檔案管路目錄、文件收發(fā)表4. 檔案資料查閱流程總經(jīng)辦監(jiān)督檔案復印申請人現(xiàn)場查閱公司領導批準保密文檔查閱總經(jīng)辦登記查閱人申請總經(jīng)辦收回存檔申請人查畢歸還備注：1. 公司檔案只能查閱，不能借閱。如確有特殊原因需要借閱，須由總經(jīng)辦登記，董事長簽字批準，限期交換。收回時須對案卷的完整性進行逐頁檢查。2. 如需要復印案卷資料，須在總經(jīng)辦人員監(jiān)督下進行。3. 檢查方式：借閱文件記錄5. 用印管理流程總經(jīng)辦用印登記總經(jīng)辦批準一般用印事項總經(jīng)理批準重要用印事項文件資料承辦人申請用印承辦人領取、發(fā)送總經(jīng)辦留存歸檔件備注：1. 須經(jīng)公司領

5、導批準的“重要用印事項”2. 總經(jīng)辦在用印環(huán)節(jié)留取原件存檔。3. 除證件蓋章等一般用印事項外，凡具有事后查考、利用價值的用印資料均須存檔。 4. 檢查方式：印章使用登記表。6. 文件資料發(fā)送流程總經(jīng)辦辦理發(fā)文總經(jīng)理 審核、簽發(fā)總經(jīng)辦整理、打印、蓋章總經(jīng)理 閱示部門領導審閱、修改總經(jīng)辦發(fā)文總經(jīng)辦填文件收發(fā)記錄歸檔總經(jīng)辦匯報領導發(fā)送部門送達文件資料接收部門簽收（接受簽字）備注：1. “發(fā)送部門”是指總經(jīng)辦或承辦發(fā)文事項的其他部門。2. 文件資料發(fā)送實行“誰發(fā)送、誰登記”。公司其他部門發(fā)送表單、資料，參照本流程執(zhí)行，不得進行信譽交接。3. 對外發(fā)送的文件資料如無直接簽收人，須留有快遞回單等依據(jù)，并記

6、入文件資料發(fā)送記錄。4. 對外發(fā)送重要電子文檔，需進行專項登記。5. 檢查方式：文件收發(fā)記錄表、文件收發(fā)記錄表、檔案管理目錄、已發(fā)文件存檔7. 證件（原件）管理流程總經(jīng)辦建立公司證件信息登記簿注明證件存放地、年審/變更/換證/繳費時間總經(jīng)辦掃描留存證件電子版總經(jīng)辦按期提醒或安排年審/變更/換證/繳費總經(jīng)辦電子版、復印件年末歸檔總經(jīng)辦更新掃描電子版總經(jīng)辦注銷登記證件使用人歸還總經(jīng)辦借出公司領導批準證件使用人簽字總經(jīng)辦進行專項登記證件使用人申請借用證件原件備注：1. “公司證件”包括各種資質(zhì)類、權屬類和榮譽類證書。2. 證書原件不歸檔，歸檔采用紙質(zhì)復印件和電子版。3. 證件借出必須經(jīng)董事長批準。4

7、. 檢查方式：文件收發(fā)記錄表、檔案管理目錄、已發(fā)文件存檔8. 資質(zhì)掛靠管理流程總經(jīng)辦發(fā)放相關證件備案申請公司簽字備案總經(jīng)辦準備相關資料上報董事長審批申請公司登記備案備注：1. 所有資質(zhì)借用必須經(jīng)董事長同意許可后放可發(fā)放。2. 掛靠公司需將簽訂合同，遞交我司存檔備案。3. 檢查方式：掛靠公司登記表、文件資料出入登記表、相關合同二、人事管理類1. 招聘錄用流程總經(jīng)辦初試篩選用人部門負責人面試部門負責人部門領導統(tǒng)一應聘人員面試總經(jīng)辦應聘人信息驗證總經(jīng)辦統(tǒng)計整理發(fā)布招聘部門報崗位需求財務部工資等相關錄入總經(jīng)辦入職人員資料存檔總經(jīng)辦錄入指紋、安排工位、配發(fā)文具公司領導特殊（高級）崗位由領導直接面試用人部

8、門（業(yè)務培訓）安排實習、技能培訓總經(jīng)辦（基本培訓）培訓企業(yè)情況和規(guī)章用人部門負責人簽署轉正意見實習部門負責人簽署實習期評價總經(jīng)辦辦理轉正財務部辦理社會保險總經(jīng)辦辦理勞動合同備注：1“采集人才信息”包括：總經(jīng)辦通過人才市場招聘、網(wǎng)絡招聘等渠道收集人才信息，以及其他部門、人員推薦人才。2. 員工入職需在上崗前提交身份、學歷學位、職稱、執(zhí)業(yè)資格等證件復印件、第二和第三聯(lián)系人及電話，總經(jīng)辦負責有關信息驗證。3. 檢查方式：新員工入職登記表、員工檔案表2. 離崗辦理流程本人申請辭職總經(jīng)理傳簽離崗傳批表用人部門負責人傳簽離職申請書用人部門與離崗人員辦理離崗交接離崗人員填寫離職申請書公司通知辭退財務部辦理離

9、崗結算總經(jīng)辦登記、存檔備注：1 辦理離崗交接的內(nèi)容包括：工作資料交接、業(yè)務信息資源交接、辦公用品交接、電腦密碼等辦公信息交接。2. “關聯(lián)崗位”包括：物資管理部門、與離崗人員有直接業(yè)務往來的部門。3駕駛員離崗須由總經(jīng)辦進行違章查詢。4離崗傳批未完，財務部門不予辦理離崗結算。5. 檢查方式：員工離職統(tǒng)計表3. 績效考核流程公司領導審核批準總經(jīng)辦（績效管理部門）匯總意見并修正方案財務部成本核算審核部門擬定年度（或周期性）績效考核方案本人提交月度績效完成表本部門負責人審核簽字財務部審核簽字董事長審閱批準總經(jīng)辦印發(fā)績效考核方案財務部兌現(xiàn)工資和提獎 備注：1. 檢查方式：由各部門負責人提供2. 非營銷人

10、員的總體業(yè)績提獎由財務部計算。3. 檢查方4. 考勤管理流程總經(jīng)辦月末考勤數(shù)據(jù)下載被考勤人按規(guī)定打卡總經(jīng)理審核簽字總經(jīng)辦送達財務部各部門負責人審核簽字各部門匯總統(tǒng)計被考勤人因公誤打卡報備被考勤人因私辦理請假財務部考勤計薪總經(jīng)辦考勤資料存檔備注： 1檢查方式：每月考勤記錄資料、請假、出差單據(jù)5. 會議管理流程總經(jīng)辦通知開會（例會不通知）總經(jīng)辦記錄到會情況、進行會議記錄參會人員到會、簽到主持人安排發(fā)言參會人員發(fā)言、討論總經(jīng)辦整理會議紀要總經(jīng)辦存檔、分發(fā)總經(jīng)理會議紀要審核主持人形成決議 備注： 1.檢查方式：會議記錄檔案表5. 社保流程新買社?？偨?jīng)理審批簽字財務部審核簽字總經(jīng)辦整理歸類各部門提交核實

11、符合要求人員名單轉入社保財務部后續(xù)購買財務部去社保中心繳納或網(wǎng)上辦理董事長審核簽字備注：1. 檢查方式：相關資料檔案、財務部交房名單6. 探親出差流程出差出差人報銷總經(jīng)辦備案、納入考勤記錄總經(jīng)理匯報審批向部門領導匯報審核探親財務部財務部核定發(fā)放董事長審核簽字總經(jīng)理審核簽字部門負責人審核簽字備注：1. 檢查方式：相關票據(jù)、領導簽字單據(jù)6. 請假管理流程總經(jīng)理審核簽字部門經(jīng)理審核簽字請假人填寫、提供相關證明總經(jīng)辦領取、填寫請假條財務部工資發(fā)放依據(jù)總經(jīng)辦月底整理納入考勤總經(jīng)辦收取假條、備案存檔備注：1. 請假人必須提前交接好，手頭相關工作。2. 檢查方式：領導簽字的假條、病例單等 三、后勤服務類1.

12、 公務接待流程總經(jīng)辦(或承辦人)安排食宿、行程和參觀考察董事長批準接待方案總經(jīng)辦(或承辦人)細化接待方案董事長下達接待任務，或批準接待事項總經(jīng)辦(或承辦人)向公司領導反饋完成情況有關部門配合接待備注：1. 檢查方式：相關票據(jù)2. 辦公耗材和辦公用具管理流程使用人（部門）申請領用總經(jīng)辦已購物品登記存放總經(jīng)辦匯總需求，集中采購需求部門填寫物資申購單總經(jīng)辦物品發(fā)放使用人填寫辦公耗材領用登記表總經(jīng)辦批準辦公耗材領用使用人按規(guī)定交還總經(jīng)辦總經(jīng)辦物品發(fā)放使用人填寫辦公用具領用登記表總經(jīng)辦批準辦公用具領用備注： 1檢查方式：物資申購單、入口臺賬、出庫臺賬、物資領取表3. 公務車輛管理流程總經(jīng)辦協(xié)調(diào)落實費用事宜總經(jīng)辦按期提醒或安排 年審 / 投保 / 繳費總經(jīng)辦建立公務車輛信息登記簿注明證件存放地、年審/投保/繳費時間總經(jīng)辦批準用車公司領導批準特殊用車總經(jīng)辦安排車、司機、派車單用車人（部門）申請用車總經(jīng)辦建立派車單記錄總經(jīng)辦進行審驗前、離崗前違章查詢總經(jīng)辦按年度查詢違章情況總經(jīng)辦派車單存檔歸類用車人（部門）用車完畢填寫派車單財務部執(zhí)行扣款總經(jīng)辦簽發(fā)違章扣款通知總經(jīng)辦界定違章責任備注： 1檢查方式：用車申請單、保險單據(jù)、交通處理單4. 公司福利管理流程節(jié)假福利總經(jīng)理審批總經(jīng)辦人員統(tǒng)計、方案整理各部門上報人員名