正大集團(tuán)飼料廠采購(gòu)管理制doc 87頁(yè)

1、 一. 采購(gòu)管理制度 1. 采購(gòu)委員會(huì)制度 采購(gòu)管理是任何一個(gè)企業(yè)都視之為經(jīng)營(yíng)是否能步入軌道的重要基礎(chǔ)之一。 特別在原材料成本占據(jù)銷售成本 75 85左右的行業(yè)，原材料采購(gòu)成本和儲(chǔ) 存成本的合理性，會(huì)對(duì)經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)產(chǎn)生很大的影響。因此，有效的采購(gòu)委員會(huì)制 度可以讓我們得以： (1). 奠定穩(wěn)定的采購(gòu)管理工作基礎(chǔ)； (2). 提高采購(gòu)管理水平； (3). 降低采購(gòu)成本和儲(chǔ)存費(fèi)用，合理使用資金。 1.1. 采購(gòu)工作基本原則 1.1.1. 采購(gòu)委員會(huì)是公司在原材料采購(gòu)過程中的最高決策機(jī)構(gòu)。 1.1.2. 公司的總經(jīng)理是采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議決議的最高執(zhí)行者。 1.1.3. 公司的財(cái)會(huì)部門必須對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)與采購(gòu)委員

2、會(huì)會(huì)議決議是否相符， 予以充分的反映和監(jiān)督。 1.1.4. 品管部門必須對(duì)購(gòu)入原材料的質(zhì)量予以全過程的監(jiān)控。 1.1.5. 采購(gòu)部門必須根據(jù)采購(gòu)委員會(huì)的會(huì)議精神，以最低之價(jià)格；最少之 損耗；最低之資金成本作為購(gòu)入原材料之準(zhǔn)則。 1.1.6. 采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議須定期與不定期的交叉召開。 例如，根據(jù)年、季、月的生產(chǎn)，銷售目標(biāo)應(yīng)定期舉行；根據(jù)原 材料的采購(gòu)特點(diǎn)及資金調(diào)度情況應(yīng)不定期的舉行。 1.1.7. 采購(gòu)部門必須定期作出市場(chǎng)、供貨、存貨、采購(gòu)等分析，并及時(shí)提 交采購(gòu)委員會(huì)。 采購(gòu)部應(yīng)對(duì)供貨市場(chǎng)；供應(yīng)商情況；需購(gòu)原材料質(zhì)量、價(jià)格、數(shù) 量、運(yùn)輸、氣象資料、原材料庫(kù)存、原材料耗用情況等作出定期分析。 1

3、.1.8. 原材料采購(gòu)須遵循“錢貨兩訖”的原則，嚴(yán)格控制原料預(yù)付貨款。 必要的原材料預(yù)付貨款應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)： (1). 必須是信用良好的固定供應(yīng)商。對(duì)貿(mào)易公司性質(zhì)的供應(yīng)商不得 采用預(yù)付貨款的結(jié)算形式。 (2). 信用良好的第三方為供應(yīng)商提供擔(dān)保，是采購(gòu)工作者必須努力 的工作任務(wù)之一。 (3). 必須事先派專人，如派采購(gòu)，品管人員一起去實(shí)地調(diào)查供應(yīng)商 的實(shí)物供應(yīng)，質(zhì)量保證情況，和目前的經(jīng)濟(jì)狀態(tài)等情況，并將 調(diào)查報(bào)告提交 采購(gòu)委員會(huì)。 (4). 必須有完整的正式合同，并經(jīng)國(guó)家認(rèn)可的公證機(jī)關(guān)予以公證。 在合同中必須有明確的交貨地點(diǎn)，交貨期限，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，和在 需方所在地的 人民法院管轄范圍內(nèi)履約。 (

4、5). 預(yù)付款的額度控制，須由采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議決定。對(duì)每一項(xiàng)預(yù)付 款都應(yīng)在會(huì)議上專題研究，予以額度上的限制，以及作出既要 保證生產(chǎn)的需要，又要保證貨款安全的相應(yīng)對(duì)策。 (6). 原材料預(yù)付貨款支付以后，采購(gòu)部和財(cái)會(huì)部必須同時(shí)派出專人 負(fù)責(zé)該項(xiàng)原材料和貨款的追蹤記錄，并根據(jù)實(shí)際情況按天，或 周，或旬將記錄提交給采購(gòu)委員會(huì)，直至該合同履行完畢。 1.1.9. 經(jīng)批準(zhǔn)購(gòu)入的新品種原材料，須遵循試產(chǎn)，試銷原則。 為降低產(chǎn)品成本，在征得集團(tuán)配方部門的同意后，所購(gòu)入的新 品種原料，在試產(chǎn)、試銷過程中，應(yīng)派專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)追蹤， 并將分析結(jié)果提交采購(gòu)委員會(huì)；采購(gòu)部應(yīng)進(jìn)一步收集該原料的供貨 渠道、供貨量及供

5、貨趨勢(shì)、品質(zhì)情況、保管要求、價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)等 資料，提交采購(gòu)委員會(huì)以供作出進(jìn)一步的決策。 1.1.10. 采購(gòu)部和財(cái)會(huì)部應(yīng)于每月末，與供應(yīng)商核對(duì)供貨數(shù)量，應(yīng)付貨款 等往來資料。. 采購(gòu)委員會(huì)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，以提高采購(gòu)人員的 業(yè)務(wù)能力和思想品德。 1.2. 采購(gòu)委員會(huì)的基本組成 ( 詳見圖表 1-A ) 采購(gòu) 委員會(huì)是由以下人員組成 : 1.2.1. 總經(jīng)理； 1.2.2. 財(cái)務(wù)長(zhǎng)； 1.2.3. 采購(gòu)負(fù)責(zé)人； 1.2.4. 品管負(fù)責(zé)人； 1.2.5. 生產(chǎn)負(fù)責(zé)人； 1.2.6. 其他與采購(gòu)業(yè)務(wù)有關(guān)人員 (列席人員) ； 1.2.7. 采購(gòu)委員會(huì)秘書 (兼任) 。 采購(gòu)委員會(huì)秘書，由

6、委員會(huì)指定專人兼任，無表決權(quán)。 1.3. 采購(gòu)委員會(huì)組織的運(yùn)行 ( 詳見圖表 1-B ) 1.3.1. 定期召開采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議 采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議是日常采購(gòu)管理工作之一，由會(huì)議討論決定采 購(gòu)委員會(huì)召開會(huì)議的固定時(shí)間，并相應(yīng)的要求有關(guān)部門定期提供分 析資料，以供會(huì)議討論和決策。 1.3.2. 不定期召開采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議 對(duì)采購(gòu)管理過程中的特殊事項(xiàng)，或經(jīng)采購(gòu)委員會(huì)成員的提議， 應(yīng)臨時(shí)召開采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議。 1.3.3. 采購(gòu)委員會(huì)的決議須由半數(shù)以上人員表決通過，方可執(zhí)行。出席采 購(gòu)委員會(huì)會(huì)議的列席人員和會(huì)議 秘書無表決權(quán)。 1.3.4. 采購(gòu)委員會(huì)召開會(huì)議時(shí)，采購(gòu)委員會(huì)成員若無法參會(huì)，應(yīng)授權(quán)代理 人員參會(huì)

7、。 1.3.5. 采購(gòu)委員會(huì)各成員須有獨(dú)立的權(quán)責(zé)，其中財(cái)務(wù)長(zhǎng)與采購(gòu)部負(fù)責(zé)人不 得互相兼任。 1.3.6. 采購(gòu)委員會(huì)秘書必須將有關(guān)部門所送的分析資料，以及會(huì)議文件資 料分類整理后存檔。 1.4. 采購(gòu)委員會(huì)制度控制要點(diǎn) 1.4.1. 對(duì)采購(gòu)過程中發(fā)生的重大采購(gòu)事項(xiàng)，必須由采購(gòu)委員會(huì)討論決定。 1.4.2. 原材料價(jià)格應(yīng)在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較低的水平。 1.4.3. 原材料質(zhì)量必須在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較高的水準(zhǔn)。 1.4.4. 根據(jù)產(chǎn)銷實(shí)際情況，確定每月原材料的最低和最高庫(kù)存量。 1.4.5. 對(duì)有預(yù)付貨款的采購(gòu)，必須事先提交采購(gòu)委員會(huì)討論通過。 1.4.6. 采購(gòu)部必須有完整的采購(gòu)結(jié)算檔案

8、，并建立有效的采購(gòu)分析擋案。 對(duì)一年以上的各類檔案應(yīng)交公司檔案室保存。 2. 采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限 2.1. 采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限制定目的和實(shí)施條件 2.1.1. 有利于采購(gòu)管理工作的順利進(jìn)行。 2.1.2. 明確采購(gòu)權(quán)責(zé)關(guān)系。 2.1.3. 采購(gòu)委員會(huì)的會(huì)議決議和經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)申請(qǐng)是行使采購(gòu) 權(quán)的前提。 2.1.4. 采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限由采購(gòu)委員會(huì)按照集團(tuán)規(guī)定的制定原則，由各公司董 事會(huì)制定，并報(bào)集團(tuán)備案。 2.2. 采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限制定原則 2.2.1. 采購(gòu)批準(zhǔn)額度權(quán)限 采購(gòu)批準(zhǔn)額度權(quán)限的制定，須分采購(gòu)委員會(huì)批準(zhǔn)額度、總經(jīng)理 批準(zhǔn)額度、采購(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)額度。 2.2.2. 采購(gòu)批準(zhǔn)額度行使權(quán)受每一品種原材料

9、最高庫(kù)存量的限制。 即當(dāng)某一品種原材料庫(kù)存量已達(dá)最高庫(kù)存，或原庫(kù)存量加申請(qǐng) 購(gòu)買量超過最高庫(kù)存時(shí)，該品種原材料的采購(gòu)批準(zhǔn)額度權(quán)限隨之失 效。若因客觀實(shí)際情況需要購(gòu)買，須提交采購(gòu)委員會(huì)討論決定。 2.2.3. 原材料倉(cāng)庫(kù)每一品種原材料的最高和最低庫(kù)存量，由采購(gòu)委員會(huì)每月 根據(jù)生產(chǎn)和銷售的實(shí)際情況予以核定，對(duì)積壓原材料應(yīng)另行處理，不 包括在內(nèi)。 2.3. 采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限表 2.3.1. 采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限的范圍 (1). 大宗原料的采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限； (2). 超級(jí)混合料的采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限； (3). 包裝物的采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限； (4). 零星原材料的采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限； (5). 備品備件的采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限。 2.3.2.

10、原材料采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限表 采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限表由采購(gòu)委員會(huì)討論編制后，提交公司董事會(huì) 決定。原材料采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限表一式六聯(lián)，第一聯(lián)送集團(tuán)主管部門； 第二聯(lián)送總經(jīng)理；第三聯(lián)送財(cái)會(huì)部；第四聯(lián)送采購(gòu)部；第五聯(lián)送 品管部；第六聯(lián)作董事會(huì)文件存檔。 ( 詳見圖表 1-C ) 3. 原材料市場(chǎng)分析與采購(gòu)決策 3.1. 原材料市場(chǎng)分析制度 3.1.1. 原材料市場(chǎng)分析制度實(shí)施的意義 (1). 實(shí)施該制度，可以保證企業(yè)有長(zhǎng)期的市場(chǎng)供應(yīng)信息資料來源， 為分析市場(chǎng)供應(yīng)變動(dòng)狀況提供充分的依據(jù)。 (2). 堅(jiān)持長(zhǎng)期實(shí)行供貨市場(chǎng)分析制度，努力做好供貨市場(chǎng)分析工 作，是現(xiàn)代采購(gòu)管理工作的基本要求。 (3). 實(shí)施該制度可以提高采購(gòu)業(yè)

11、務(wù)人員的工作水平，是降低采購(gòu) 成本的根本途徑。 3.1.2. 建立、取得原材料市場(chǎng)的分析資料 原材料供應(yīng)市場(chǎng)的資料收集主要包括以下內(nèi)容： (1). 有交易供應(yīng)商的供貨資料； (2). 無交易供應(yīng)商的供貨資料； (3). 國(guó)際市場(chǎng)的價(jià)格水平資料和近期價(jià)格變動(dòng)預(yù)測(cè)資料； (4). 國(guó)內(nèi)異地市場(chǎng)的價(jià)格水平資料和近期價(jià)格變動(dòng)預(yù)測(cè)資料； (5). 本地市場(chǎng)的價(jià)格水平資料和近期價(jià)格變動(dòng)預(yù)測(cè)資料； (6). 原料質(zhì)量結(jié)構(gòu)對(duì)比資料； 由于同一品種原料因供貨渠道不同，其原料的品質(zhì)亦有所 不同，從而引起價(jià)格水平的不一。在保證到貨原料質(zhì)量的前提 下，應(yīng)以成本最低為準(zhǔn)則，選購(gòu)最合適的原料。 (7). 本公司與同行業(yè)的

12、原材料存貨資料； (8). 付款方式變動(dòng)分析資料和資金需求量、資金需求時(shí)間變動(dòng)分析資料。 (9). 供應(yīng)商的信用分析資料； (10). 供應(yīng)商及公司的運(yùn)輸損耗資料； (11). 歷年來的氣象資料，以及近期的氣象預(yù)測(cè)資料，包括原材料采 購(gòu)地點(diǎn)和運(yùn)輸路線地區(qū)，原材料庫(kù)存地點(diǎn)的歷史氣象資料和氣 象預(yù)測(cè)資料； (12). 與兄弟公司、同行業(yè)公司在采購(gòu)管理水平、采購(gòu)數(shù)量、質(zhì)量、 價(jià)格、存貨上的比較分析資料。 3.1.3. 原材料市場(chǎng)分析報(bào)告的完成與通過 (1). 原材料采購(gòu)市場(chǎng)分析是以采購(gòu)部為主，財(cái)會(huì)部、品管部為輔的， 對(duì)生產(chǎn)原料、超級(jí)混合料、燃料、包裝物等的目前供應(yīng)狀態(tài)，以及變 動(dòng)趨勢(shì)情況的分析和預(yù)測(cè)

13、，它是公司領(lǐng)導(dǎo)人制定采購(gòu)決策的主要 依據(jù)之一。 (2). 原材料市場(chǎng)分析報(bào)告的主要內(nèi)容分為五個(gè)部分，第一部分是公 司原材料 ( 原料、超級(jí)混合料等 ) 的庫(kù)存數(shù)量及金額；第二部分是 當(dāng)前可供貨情況和當(dāng)前市場(chǎng)價(jià)格的資料搜集對(duì)比情況；第三部 分是市場(chǎng)價(jià)格、供貨量、需求量的變動(dòng)預(yù)測(cè)，主要依據(jù)于所搜 集的市場(chǎng)動(dòng)態(tài)信息分析填制；第四部分是氣象變化預(yù)測(cè)和運(yùn)輸 狀況的預(yù)測(cè)，主要依據(jù)于歷年的經(jīng)驗(yàn)和所取得的氣象分析資料、 運(yùn)輸單位實(shí)際運(yùn)輸變動(dòng)狀況而填制；第五部分為訂購(gòu)點(diǎn)的初步 確定，它根據(jù)以上分析結(jié)果填制，并供采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議分析和 討論，以作最后的確定。 (3). 原材料市場(chǎng)分析報(bào)告一式五聯(lián)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)編制，

14、交采購(gòu)委 員會(huì)會(huì)議秘書；由采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議秘書編號(hào)后，分送以下人員： (a). 第一聯(lián)地區(qū)副總裁； (b). 第二聯(lián)總經(jīng)理； (c). 第三聯(lián)財(cái)務(wù)長(zhǎng) ； (d). 第四聯(lián)品管部負(fù)責(zé)人； (e). 第五聯(lián)采購(gòu)部。 (4). 采購(gòu)委員會(huì)成員收到原材料市場(chǎng)分析報(bào)告后，應(yīng)對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行 核實(shí)和作出分析意見，并在定期召開的采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議上發(fā)表 意見進(jìn)行討論，以確定原材料的訂購(gòu)點(diǎn)及各項(xiàng)采購(gòu)決策，或者 視情況緊急而召開臨時(shí)采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議，以及時(shí)作出供貨過程 中的各項(xiàng)決策。 3.2. 采購(gòu)決策 采購(gòu)決策是采購(gòu)委員會(huì)在定期和不定期召開的會(huì)議上，在統(tǒng)一認(rèn)識(shí)了 目前的供貨狀態(tài)、供貨形勢(shì)后，所制定的各項(xiàng)采購(gòu)策略；及針對(duì)供

15、貨過程 所發(fā)生的各種問題所決定的將采取的各種措施。( 詳見圖表 1-D ) 3.2.1.實(shí)施采購(gòu)委員會(huì)制度后采購(gòu)決策的意義 (1). 通過集體決策，可以保持采購(gòu)管理水平的穩(wěn)定性。 (2). 采購(gòu)決策的實(shí)際效應(yīng)，體現(xiàn)在采購(gòu)成本的合理性和保持在較低 水平上，以增加公司產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)能力。 (3). 鍛練和提高了公司中上層管理人員的素質(zhì)和工作責(zé)任。 3.2.2. 采購(gòu)決策的主要依據(jù) (1). 原材料市場(chǎng)分析報(bào)告 (2). 原材料庫(kù)存日?qǐng)?bào)表 (3). 原材料安全庫(kù)存分析表 (4). 原材料采購(gòu)計(jì)劃 (5). 原材料采購(gòu)資金分析 (6). 其他各種采購(gòu)資料 3.2.3. 采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議內(nèi)容和決議的執(zhí)行 (1

16、). 會(huì)議內(nèi)容 (a). 當(dāng)期采購(gòu)決策。 (b). 上期采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議決議的 執(zhí)行檢查 上期會(huì)議決議的執(zhí)行檢查，主要是針對(duì)采購(gòu)過程的組 織工作、費(fèi)用控制、損耗控制情況的檢查。 (c). 趨勢(shì)分析和相應(yīng)對(duì)策 主要是對(duì)下一階段的原材料供應(yīng)量、價(jià)格、供應(yīng)商等變 化情況的預(yù)策分析及對(duì)策。 (2). 當(dāng)期采購(gòu)決策與會(huì)議決議的執(zhí)行 (a). 對(duì)目前供貨市場(chǎng)作進(jìn)一步的討論分析，以確定各品種原料的 需求量及儲(chǔ)存量，并結(jié)合價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)預(yù)測(cè)供貨變動(dòng)情況。 (b). 分析因季節(jié)性變動(dòng)所需變動(dòng)的原料品種或數(shù)量，并測(cè)算因此 而產(chǎn)生產(chǎn)品成本結(jié)構(gòu)變動(dòng)所帶來的影響。 (c). 根據(jù)原材料庫(kù)存和安全庫(kù)存分析及產(chǎn)銷實(shí)際情況，調(diào)整

17、修改 采購(gòu)計(jì)劃。 (d). 對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行測(cè)算，并分析資金占用情況和計(jì)入資金占用利息. (e). 分析采購(gòu)成本變動(dòng)對(duì)銷售價(jià)格的影響。 (f). 分析公司資金的流入、流出情況，確定資金實(shí)際需求量。 (g). 依據(jù)各供應(yīng)商的情況，如價(jià)格、數(shù)量、品質(zhì)、質(zhì)量、運(yùn)輸、 信用、結(jié)算方式、交貨地點(diǎn)等，分析并確定供應(yīng)商選擇范圍 和作出選擇方案。 (h). 對(duì)會(huì)議討論、修改的采購(gòu)計(jì)劃和各項(xiàng)措施進(jìn)行討論通過。 (i). 根據(jù)會(huì)議決議授權(quán)采購(gòu)部簽定采購(gòu)合同。 3.3. 原材料市場(chǎng)分析制度控制要點(diǎn) 3.3.1. 定期提供 撛牧鮮諧治霰鏀。 3.3.2. 每項(xiàng)采購(gòu)業(yè)務(wù)須有財(cái)會(huì)部的會(huì)簽意見。 3.3.3. 原材料采購(gòu)檔案

18、建立的完整性與應(yīng)用水平的提高。 3.3.4. 定期評(píng)估采購(gòu)工作。 4. 采購(gòu)業(yè)務(wù)的管理與控制 ( 詳見圖表 1-E, 1-F, 1-G ) 4.1.采購(gòu)業(yè)務(wù)的確定 采購(gòu)業(yè)務(wù)首先依據(jù)與產(chǎn)銷狀況而予以確定，因此年度、季度、月度的 生產(chǎn)計(jì)劃 ( 包括內(nèi)部調(diào)撥量和庫(kù)存量 ) ，銷售計(jì)劃，是編制年、季、月采 購(gòu)計(jì)劃的基礎(chǔ)。 4.1.1. 原材料需用量計(jì)劃和原材料需用款計(jì)劃 (1). 原材料需用量報(bào)告。 (a). 品管部根據(jù)月度生產(chǎn)量計(jì)劃，并與銷售計(jì)劃、內(nèi)部調(diào)撥用 量計(jì)劃、產(chǎn)成品庫(kù)存量計(jì)劃核對(duì)后，編制“原材料需用量 測(cè)算表”。 (b).“原材料需用量測(cè)算表”是根據(jù)各品種產(chǎn)品的數(shù)量， 按配 方計(jì)算成各品種原

19、料、超級(jí)混合料的報(bào)表，該表由品管部自用。 (c). 品管部根據(jù)“原材料需用量測(cè)算表”編制“原材料需用量 報(bào)告”，并在報(bào)告中提出有關(guān)采購(gòu)原料的分析意見和建議， 該報(bào)告一式四聯(lián)，第一聯(lián)交總經(jīng)理；第二聯(lián)交財(cái)會(huì)部；第 三聯(lián)交采購(gòu)部；第四聯(lián)由品管部留存。 (2). 原材料采購(gòu)資金分析周報(bào) (a). 財(cái)會(huì)部每周應(yīng)編制“原材料采購(gòu)資金分析周報(bào)”，并作為 采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議制定采購(gòu)決策的分析依據(jù)。 (b).“原材料采購(gòu)資金分析周報(bào)”也是財(cái)會(huì)部安排付款的依據(jù) 之一，它包括有已訂購(gòu)、在途、已人庫(kù)原材料的付款狀況。 (c).“原材料采購(gòu)資金分析周報(bào)”，一式二聯(lián)，第一聯(lián)交總經(jīng) 理，第二聯(lián)由財(cái)務(wù)長(zhǎng)留存。 4.1.2. 年度

20、、季度、月度采購(gòu)計(jì)劃 (1). 原材料采購(gòu)年度計(jì)劃 (a). 采購(gòu)部依據(jù)年度目標(biāo)生產(chǎn)量和原材料安全庫(kù)存編制原材料 采購(gòu)年度計(jì)劃。 (b). 原材料采購(gòu)年度計(jì)劃一式三聯(lián)，由采購(gòu)部編制后，將第一 聯(lián)交總經(jīng)理，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)長(zhǎng)，第三聯(lián)由采購(gòu)部留存。 (2). 原材料采購(gòu)季度計(jì)劃 (a). 采購(gòu)部根據(jù)調(diào)整后的季度目標(biāo)生產(chǎn)量，和原材料安全庫(kù)存， 修改原材料采購(gòu)年度計(jì)劃中的本季度采購(gòu)計(jì)劃。 (b). 該表一式三聯(lián)，第一聯(lián)交總經(jīng)理，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)長(zhǎng)，第三聯(lián) 由采購(gòu)部留存。 (3). 月度原材料采購(gòu)計(jì)劃 (a). 采購(gòu)部根據(jù)調(diào)整后的本月目標(biāo)生產(chǎn)量，和品管部提供的“原 材料需用量報(bào)告”，確定本月計(jì)劃采購(gòu)量。 (b)

21、. 采購(gòu)部根據(jù)當(dāng)前原料市場(chǎng)實(shí)際價(jià)格測(cè)算出資金需用量。 (c). 原材料采購(gòu)計(jì)劃一式三聯(lián)，第一聯(lián)交總經(jīng)理，第二聯(lián)交財(cái)務(wù) 長(zhǎng)，第三聯(lián)留存采購(gòu)部。 (d). 采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議上，根據(jù)會(huì)議決議修改原材料采購(gòu)計(jì)劃， 并作為采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生的依據(jù)。 4.2. 采購(gòu)申請(qǐng) 4.2.1. 采購(gòu)申請(qǐng)依據(jù) 采購(gòu)業(yè)務(wù)每次發(fā)生時(shí)，包括向供應(yīng)商采購(gòu)原料、包裝物；向集 團(tuán)內(nèi)兄弟公司采購(gòu)的超級(jí)混合料，都必須填寫“原材料采購(gòu)申請(qǐng)” 采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)依據(jù)采購(gòu)委員會(huì)會(huì)議確定的供應(yīng)商或供應(yīng)商選擇范圍， 以及采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行編制。 4.2.2. 采購(gòu)申請(qǐng)的填制及采購(gòu)部門領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn) (1). 采購(gòu)部根據(jù)供應(yīng)商提供的原材料樣品品質(zhì)情況和品管部的化驗(yàn)結(jié) 果填

22、列在采購(gòu)申請(qǐng)上。 (2). 采購(gòu)申請(qǐng)根據(jù)本月批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃填列所需購(gòu)買的原材料品種和 數(shù)量；在采購(gòu)申請(qǐng)中分供應(yīng)商情況和采購(gòu)部申請(qǐng)意見兩大部份， 應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和具體分析填列。 (3). 采購(gòu)部負(fù)責(zé)人根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)的內(nèi)容核對(duì)有關(guān)資料后，簽字核準(zhǔn)。 并將原材料樣品化驗(yàn)資料存檔備查。 4.2.3. 樣品化驗(yàn)及品管部、財(cái)會(huì)部的會(huì)簽 (1). 品管部將樣品分析結(jié)果和分析建議意見會(huì)簽在采購(gòu)申請(qǐng)單上，供 采購(gòu)部參考。對(duì)提貨形式的原材料采購(gòu)，品管部必須派專人前往 供應(yīng)商倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行100%的實(shí)地抽樣檢查。 (2). 財(cái)務(wù)長(zhǎng)檢查采購(gòu)申請(qǐng)是否符合采購(gòu)委員會(huì)的決議，以及檢查最高 庫(kù)存情況。( 詳見圖表 2-A , 4-A

23、 ) 4.2.4. 總經(jīng)理核準(zhǔn)后的建檔追蹤與合同的簽定 (1). 總經(jīng)理根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)的內(nèi)容，進(jìn)行修改與核定，并建立追蹤檔案， 以保證按期完成采購(gòu)任務(wù)。 (2). 采購(gòu)部根據(jù)總經(jīng)理核準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)，與供應(yīng)商簽定合同，并經(jīng)總 經(jīng)理、財(cái)務(wù)長(zhǎng)審核無誤后，蓋章生效。 (3). 采購(gòu)申請(qǐng)一式四聯(lián)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，第一聯(lián)留于總經(jīng)理，第 二聯(lián)交財(cái)務(wù)長(zhǎng)，第三聯(lián)交品管部，第四聯(lián)留存采購(gòu)部。 (4). 采購(gòu)合同的正本一式四聯(lián)。其中，第一聯(lián)供應(yīng)商，第二聯(lián)財(cái)會(huì) 部，第三聯(lián)總經(jīng)理，第四聯(lián)采購(gòu)部。 (5). 采購(gòu)合同控制要點(diǎn) (a). 在合同簽發(fā)之前，財(cái)會(huì)部必須審核合同是否與批準(zhǔn)后的采 購(gòu)申請(qǐng)一致。 (b). 應(yīng)采用經(jīng)集團(tuán)總

24、部認(rèn)可的本公司的采購(gòu)合同。 (c). 在合同中必須注明合同的履約地在公司所屬地，即由公司所 屬的人民法院管轄處理。 (d). 必須有供應(yīng)商單位的法定代表人簽字；若供應(yīng)商單位法定代 表人授權(quán)代理人在合同上簽字，采購(gòu)部必須向供應(yīng)商索取授 權(quán)書，經(jīng)審核后交公司檔案室存檔。 ( 詳見圖表 2-B , 4-B ) (e). 采購(gòu)合同生效后，采購(gòu)申請(qǐng)單才相應(yīng)生效。原材料收貨時(shí)的 收貨報(bào)告的開立，須以生效后的采購(gòu)申請(qǐng)單作為原材料收貨 報(bào)告開立的依據(jù)。 4.3. 原材料交貨地點(diǎn)的確定與控制 4.3.1. 控制原則 (1). 損耗最小原則 即應(yīng)采用送貨制，并以公司計(jì)量設(shè)備計(jì)量為準(zhǔn) (過公司地磅)。 (2). 運(yùn)

25、輸成本最低原則 原材料在提貨制的情況下，應(yīng)盡量了解各種運(yùn)輸方案以降 低運(yùn)輸成本，如利用回程車降低運(yùn)輸成本。 (3). 風(fēng)險(xiǎn)最低原則 大宗原料的異地采購(gòu)應(yīng)以送貨制為宜，因其價(jià)值大，路程 遠(yuǎn)，運(yùn)輸情況復(fù)雜，雖有保險(xiǎn)可降低其風(fēng)險(xiǎn)，但若發(fā)生供貨 時(shí)間的貽誤、成本的增加等情況，對(duì)生產(chǎn)和銷售都會(huì)帶來很 大影響。 (4). 綜合分析原則 除考慮以上三項(xiàng)原則外，還須考慮結(jié)算方式、運(yùn)輸條件、 包裝情況、裝卸情況、采購(gòu)數(shù)量、品種等諸多因素而定。 4.3.2. 運(yùn)輸方式的確定 (1). 按承運(yùn)對(duì)象分類 (a). 公司自運(yùn) (提貨) (b). 供應(yīng)商自運(yùn) (送貨) (c). 供應(yīng)商委托代運(yùn) (送貨) (d). 公司委托代運(yùn) (提貨) (2). 按運(yùn)輸工具不同分類 (a). 鐵路運(yùn)輸 (b). 公路運(yùn)輸