檔案平凡中見實效- 檔案工作是簡單而平凡的但我校檔案利用服務的同志

1、檔案 平凡中見實效校檔案館2010年二季度服務簡報檔案工作是簡單而平凡的，但我校檔案利用服務室的同志在點點滴滴的工作實踐中無限放大了檔案工作的內(nèi)涵，無限擴大了檔案服務的外延，使檔案工作從后臺走向了前臺，從而升華了“檔案貴在于活、貴在于用”的服務理念。每年的二季度都是我校檔案利用工作面向社會服務的最繁忙時期。既要做好年度檔案的接收、編號、上架和統(tǒng)計工作，又要制作中英文學歷認證，以便他們海外攻讀學位之用。截止到6月30日，他們共接待了290人次的中英文學歷認證，加班加點地翻譯、校對了330份畢業(yè)文憑和學位證書的制作，復印了1142份相關證明，加蓋了2284個認證章。而在這些日常工作之外，檔案利用服

2、務更在一些重大事件和活動中體現(xiàn)了它的閃光點。* * * *一名師榜單的珍存我校歷史悠久，許多院系都有近百年的歷史，他們培養(yǎng)的人才散布在祖國各地，擔當了許多艱巨的建設任務。為了弘揚我校的校友風范，多年來我校一些重要院系和骨干專業(yè)，如：物理系、機械學院、電信學院自動化系等，為迎接系慶院慶等一系列活動，經(jīng)常專程派人來我館查閱歷屆學生名單。今年，我校船建學院則從教師入手，以弘揚我校優(yōu)秀的師德師風為己任，在院慶到來之前，趕來我館，力求從沉寂的檔案資料中搜索船建學院所屬各個專業(yè)的教授名單。由于我館的歷史檔案和文書檔案絕大部分已完成了全文數(shù)字化處理，所以他們在檔案信息管理系統(tǒng)中都可以順利的查到全文，而無須翻

3、閱檔案原件，這不僅大大提高了閱檔者的工作效率，而且還保護了原件。同時，為了提高查全率，方便船建學院來查檔的老師，我們還提供了一臺專門電腦供他們查詢、保存電子檔案，盡量幫助他們收集完整建校以來該院的教師名單，使他們滿意而歸。上圖為我館歷史檔案中收藏的部分土木工程系教授和導師的名單二組織任免的憑證中共上海市委最近正在籌劃撰寫地方組織史，并將此任務按條塊劃分到下屬各單位。我校作為教育部和上海市共建的高校，擁有大批部、局級干部，為此，學校決定由黨委組織部牽頭，由黨史校史研究室負責撰寫組織史資料。我館利用服務室配合查找，力圖反映從1987年至今我校副局級以上校級領導有關選舉、換屆、任命等情況。我館利用服

4、務室由于在平時即對某些重要的校級領導的任免信息做過整理和匯編，因此立刻駕輕就熟地尋找起來。由于當年組卷歸檔中的操作問題和任免程序問題，許多校級領導的任免文件并不是由所在負責部門簽發(fā)的，而夾雜在各種會議，如教代會、黨代會等重要會議的文件中。利用服務室的老師就專門調(diào)卷查閱，從會議文件材料中尋找領導任免的印跡，最終通過閱檔完成了收集領導任免材料的工作，為撰寫者提供了有力的檔案證據(jù)，使我校的組織史具備了良好的佐證。上圖為我校檔案中國家教委關于我校校級領導的任免文件三、工程排查的依據(jù)近年來，我校在教育部和上海市政府的支持下，加快建設閔行大學園區(qū)，興建了大批高標準的現(xiàn)代化校舍。為了進一步規(guī)范直屬高校工程建

5、設領域市場交易行為和領導干部從政行為，促進反腐倡廉建設，促進教育工程建設項目高效、安全、廉潔運行，教育部專項治理領導小組決定于5月對教育部直屬高校工程建設領域突出問題自查自糾情況開展實地檢查，進入全面鋪開階段。我校也位于其中，受到排查的建筑有船舶海洋樓群、空天科學大樓、系統(tǒng)生物研究中心、圖書信息樓體育館、行政大樓、研究生教學樓、八期學生公寓等12個由國家投資或者總投資3000萬元以上的項目。我?；ㄌ幗拥酵ㄖ螅沙鲆慌贻p干將，奔赴徐匯的校檔案館，參照教育部的檢查要求，對需排查治理的12個項目的檔案資料進行搜尋。因為時間緊任務重，他們還利用周末的休息時間繼續(xù)查檔。我校檔案服務利用的同志積極配

6、合他們的工作，特地派出兩位老師放棄休息時間全程參與，協(xié)助他們調(diào)閱了近四百多卷的基建圖紙和相關文件。同時，為了方便上級檢查翻閱，基建處同志還被特許外借了近200卷的基建檔案。由于工程建設的規(guī)范和準備工作的充分，教育部工作檢查組對我校12個項目的檢查進行得非常順利，對我校工程項目中存在的突出問題，提出有針對性的治理措施和要求，為開展好下一階段工作打下基礎。上圖為參加此次高校工程排查的我校新建的船舶海洋樓群、微電子樓和行政大樓四、校友緬懷的印記凌鴻勛校長，被譽為一代工程巨子，曾在二十年代被任命為交通部南洋大學校長。在他任校長期間(民國13-16年)，我校舉辦了工業(yè)展覽會、修訂了規(guī)章制度、恢復了每年一次的國文大會、創(chuàng)辦了工業(yè)研究所、確定了?；?、規(guī)模宏大的體育館也竣工落成，是我校歷史上功勛卓著的校長。改革開放后，凌鴻勛先生的兒子凌崇裕、凌崇邁夫婦出于對母校的關懷，多次遠道而來，并大力捐助，在我校設置了凌鴻勛紀念獎，后改為凌鴻勛優(yōu)秀教師獎，獎勵有突出貢獻的一線教師。今年6月，凌崇邁夫婦再次來訪交大，在我校校史辦的老師陪同來我館查閱其父親在校時的許多檔案，以及凌鴻勛優(yōu)秀教師獎的一些獲獎情況，特別是看到自己捐贈給檔案館的凌鴻勛老校長的文獻實物都得到了非常好的保管，感到非常的高興。上圖為凌鴻勛的兒子凌崇邁在我校檔案館看有關父親當年的檔案資料和凌家捐資助學的材