企業(yè)檔案微觀管理體制的管理學(xué)思考

1、企業(yè)檔案微觀管理體制的管理學(xué)思考    摘要：在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)對(duì)檔案信息的需求，決定了企業(yè)檔案工作在企業(yè)管理中的特殊作用。檔案工作不再像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代那樣按固定不變的體制進(jìn)行管理，而必須與企業(yè)目標(biāo)相一致，與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。如何建立、健全與之相適應(yīng)的國(guó)有企業(yè)檔案管理體制，并在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中不斷完善自我，也是值得我們進(jìn)一步深入研究的。為建立適應(yīng)我國(guó)國(guó)情、適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制、適應(yīng)檔案事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要的新的企業(yè)檔案管理體制，進(jìn)行了初步探討。關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；體制改革；現(xiàn)代企業(yè)制度中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3198(2009)

2、04-0041-021企業(yè)檔案管理體制的初步形成時(shí)期在19491953年國(guó)民經(jīng)濟(jì)恢復(fù)任務(wù)完成后，我國(guó)進(jìn)入了第一個(gè)五年計(jì)劃、大發(fā)展及國(guó)民經(jīng)濟(jì)調(diào)整時(shí)期。隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)恢復(fù)任務(wù)的完成，黨中央提出了把工作中心轉(zhuǎn)移到有計(jì)劃的大規(guī)模的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和技術(shù)革命上來。這期間形成了大量的科技檔案資料需要收集、整理及提供利用，因此就提出了建立企業(yè)技術(shù)檔案管理體制問題。自19541965年國(guó)務(wù)院或國(guó)家檔案局發(fā)布了一系列有關(guān)建立與加強(qiáng)企業(yè)技術(shù)檔案資料管理體制的文件，根據(jù)這些文件和企業(yè)技術(shù)檔案資料管理的實(shí)際情況，可以看出這一時(shí)期企業(yè)檔案管理體制的初步形成過程。(1)企業(yè)技術(shù)檔案資料工作的內(nèi)部管理體制問題：1954年原中央人民政

3、府政務(wù)院頒布了關(guān)于國(guó)外技術(shù)資料圖紙的申請(qǐng)和管理暫行辦法，1955年又作了補(bǔ)充規(guī)定。其中指出“中央各委、部、局所屬各公司、廠、礦的技術(shù)檔案資料管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)由各該部門行政首長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)”。(2)明確了企業(yè)技術(shù)檔案資料工作的外部管理體制：1960年2月29日國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)頒布的技術(shù)檔案室工作暫行通則(以下簡(jiǎn)稱通則)和1964年3月3日中共中央、國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)的國(guó)家檔案局關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)技術(shù)檔案工作的報(bào)告，都對(duì)企業(yè)內(nèi)部技術(shù)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)、隸屬關(guān)系和管理形式，以及企業(yè)外部對(duì)技術(shù)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)關(guān)系，作了更具體更明確的規(guī)定。這一時(shí)期，企業(yè)檔案工作在黨委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，一般在行政管理上由行政負(fù)責(zé)人，如辦公室主任直接領(lǐng)導(dǎo)

4、。而業(yè)務(wù)上歸技術(shù)副廠長(zhǎng)或總工程師主管，但也有一些企業(yè)由某一科(室)，如技術(shù)科或設(shè)計(jì)科領(lǐng)導(dǎo)。企業(yè)檔案管理的組織形式主要有兩種機(jī)構(gòu)類型三種管理形式。兩種機(jī)構(gòu)類型為單獨(dú)管理技術(shù)檔案的獨(dú)立的技術(shù)檔案室和統(tǒng)一管理黨、政、工、團(tuán)文書檔案和技術(shù)檔案的聯(lián)合檔案室。三種管理形式為：集中型，即由技術(shù)檔案室或聯(lián)合檔案室集中保管本企業(yè)的技術(shù)檔案或全部檔案；集中與分級(jí)結(jié)合型，即由技術(shù)檔案室或聯(lián)合檔案室集中保管本企業(yè)全局性的機(jī)密性的重要技術(shù)檔案，并負(fù)責(zé)制定本企業(yè)技術(shù)文件、檔案的管理制度及監(jiān)督其貫徹執(zhí)行，而一般性技術(shù)檔案則由有關(guān)的業(yè)務(wù)技術(shù)科(室)按統(tǒng)一要求分別保管；分散型，即企業(yè)的技術(shù)檔案或全部檔案由各部門或個(gè)人自行管理。

5、2企業(yè)檔案管理體制的恢復(fù)時(shí)期1980年12月9日國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)國(guó)家經(jīng)委、建委、科委和國(guó)家檔案局發(fā)布實(shí)施科學(xué)技術(shù)檔案工作條例(以下簡(jiǎn)稱條例)。該條例專門設(shè)“科技檔案工作管理體制”一章，其中除規(guī)定企業(yè)應(yīng)接受“條塊”的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查外，還對(duì)不同類型企業(yè)的科技檔案管理機(jī)構(gòu)形式，科技檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系作了比通則更明確更全面的規(guī)定。在專業(yè)主管機(jī)關(guān)對(duì)本系統(tǒng)企業(yè)科技檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置形式及其領(lǐng)導(dǎo)和隸屬關(guān)系等方面也作了具體規(guī)定。3企業(yè)檔案管理體制的發(fā)展和探索時(shí)期1984年中共中央在關(guān)于經(jīng)濟(jì)體制改革的決定中提出增強(qiáng)企業(yè)活力是經(jīng)濟(jì)體制改革的中心環(huán)節(jié)。改革的重點(diǎn)是增強(qiáng)國(guó)有大中型企業(yè)的生機(jī)和活力。1986年國(guó)務(wù)院又

6、發(fā)布了關(guān)于加強(qiáng)工業(yè)企業(yè)管理若干問題的決定，1987年國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)委和科委根據(jù)國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)管理的要求，為使企業(yè)檔案工作適應(yīng)企業(yè)“抓管理、上等級(jí)、全面提高素質(zhì)”的需要，制發(fā)了國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定(以下簡(jiǎn)稱規(guī)定)。這一文件的發(fā)布和實(shí)施標(biāo)志著我國(guó)企業(yè)檔案統(tǒng)一管理的內(nèi)部管理體制的確立。這一時(shí)期，企業(yè)檔案工作的外部管理體制出現(xiàn)了“條塊”結(jié)合，以“塊”為主的趨向。國(guó)家各個(gè)專業(yè)主管機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)立的檔案部門，對(duì)部、直屬企業(yè)的檔案工作，實(shí)行按專業(yè)集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的體制；對(duì)已經(jīng)下放地方的企業(yè)檔案工作。則由直接管理轉(zhuǎn)變?yōu)楹暧^調(diào)控。地方各級(jí)檔案行政管理部門也實(shí)行局、館合一的組織形式。履行行政和事業(yè)雙重職能。相應(yīng)

7、地，企業(yè)檔案工作由領(lǐng)導(dǎo)生產(chǎn)、科研的負(fù)責(zé)人或總工程師負(fù)責(zé)，到明確由一位副廠長(zhǎng)(副經(jīng)理)來直接領(lǐng)導(dǎo)。由此，說明了企業(yè)統(tǒng)一管理的領(lǐng)導(dǎo)體制的確立。企業(yè)檔案管理的組織形式主要有兩種機(jī)構(gòu)類型；各類檔案的綜合性管理機(jī)構(gòu)和檔案與書刊資料的綜合性管理機(jī)構(gòu)；三種管理形式；集中型、集中與分級(jí)結(jié)合型、分散型。4結(jié)語我國(guó)企業(yè)檔案工作一直是實(shí)行國(guó)家檔案局統(tǒng)一掌管下，按專業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理的體制。它的基本特征是，在行政隸屬關(guān)系的基礎(chǔ)上，普遍采用行政手段實(shí)現(xiàn)宏觀管理的目的。它是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)檔案工作貫徹國(guó)家的統(tǒng)一規(guī)劃、計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)國(guó)家宏觀管理目標(biāo)的客觀要求。改革企業(yè)檔案工作管理體制，關(guān)鍵是要轉(zhuǎn)變檔案行政管理機(jī)關(guān)以及各專業(yè)主管

8、機(jī)關(guān)檔案管理部門的職能，讓企業(yè)擁有決定其檔案工作發(fā)展的切實(shí)權(quán)力。為了更好地進(jìn)行宏觀調(diào)控，建立以行業(yè)協(xié)調(diào)為主要工作內(nèi)容的企業(yè)檔案工作協(xié)會(huì)，以取代“條塊”結(jié)合的管理體制，是企業(yè)檔案工作改革的必由之路。這項(xiàng)改革應(yīng)與政府的機(jī)構(gòu)調(diào)整、職能轉(zhuǎn)變同步進(jìn)行。一方面政府調(diào)整機(jī)構(gòu)、轉(zhuǎn)變職能，行政手段的直接管理將更多地為經(jīng)濟(jì)手段、法律手段的間接管理方式所取代。另一方面，企業(yè)的改革也在不斷深化，正處于積極探索和嘗試現(xiàn)代企業(yè)制度的過程中。這兩個(gè)方面都提出了改革企業(yè)檔案工作的管理體制，即檔案行政管理機(jī)關(guān)減少對(duì)企業(yè)檔案工作的直接行政干預(yù)，向以協(xié)調(diào)檔案協(xié)會(huì)為主要工作內(nèi)容的方向轉(zhuǎn)變；各級(jí)各類專業(yè)主管機(jī)關(guān)的檔案管理部門，也要減少

9、對(duì)企業(yè)檔案工作的直接干預(yù)，順應(yīng)由專業(yè)管理向行業(yè)管理發(fā)展的趨勢(shì)，向建立行業(yè)企業(yè)檔案管理機(jī)制的方向發(fā)展。都將促使企業(yè)檔案工作舊的管理體制的解體和新的管理體制的建立，這是符合上述兩個(gè)方面改革的客觀要求的。為實(shí)現(xiàn)這種變革，應(yīng)該充分利用各專業(yè)主管機(jī)關(guān)在各自系統(tǒng)企業(yè)檔案工作中的行政權(quán)威和業(yè)已存在的企業(yè)檔案部門之間的密切聯(lián)系，采取自愿參加、自愿結(jié)合的形式，盡快建立起不同層次的企業(yè)檔案工作協(xié)會(huì)，形成行業(yè)性的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、管理行為的協(xié)調(diào)中心和信息交流中心。在各級(jí)行政區(qū)內(nèi)，也應(yīng)積極組織打破行業(yè)界線的地方性的企業(yè)檔案工作協(xié)會(huì)，形成不同規(guī)模、范圍的地方性企業(yè)檔案管理的協(xié)調(diào)中心和信息交流中心。行業(yè)性的和地方性的企業(yè)檔案

10、工作協(xié)會(huì)，應(yīng)繼承原有企業(yè)檔案管理模式中宏觀協(xié)調(diào)、法規(guī)監(jiān)督和經(jīng)驗(yàn)交流的工作職能，但它是以自愿參加、自愿結(jié)合方式組成。并在自愿承擔(dān)相關(guān)的責(zé)任和義務(wù)的基礎(chǔ)上，享有協(xié)會(huì)帶來的權(quán)益；它匯集企業(yè)檔案工作信息，形成和推廣科學(xué)的管理準(zhǔn)則、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，協(xié)調(diào)各成員單位的管理行為，協(xié)助解決有關(guān)問題，并作為代表機(jī)構(gòu)向有關(guān)方面反映建議和意見，保護(hù)各成員單位的利益。這樣，企業(yè)檔案工作協(xié)會(huì)一方面可以部分替代檔案行政管理機(jī)關(guān)和專業(yè)主管機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)的職能，發(fā)揮傳統(tǒng)體制的長(zhǎng)處，另一方面又符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下宏觀調(diào)控的一般運(yùn)作規(guī)律，因而，它將是今后企業(yè)檔案工作管理體制的發(fā)展方向。    相關(guān)論文    · 基于工作過程