教學評估對高校基層教務檔案工作的啟示

1、教學評估對高?；鶎咏虅諜n案工作的啟示        【摘要】加強高校基層教務檔案的建設,是提高服務質量和效率、適應教學改革和、迎接本科教學工作水平評估及創(chuàng)建高水平大學的需要。評估給基層教務檔案工作帶來的不僅是壓力,而且還有許多有益的啟示。例如:確定基層教務檔案的主要內容、明確基層教務檔案管理責任歸屬、建立檔案工作自評自建的長效機制、制定教務檔案管理制度、做好文件材料的收集、積累工作、建立教師業(yè)務檔案及材料的整理歸檔工作等。 【關鍵詞】教務檔案;教學評估;檔案管理 為促進學校及其主管部門進一步重視教學工作,加大對教學

2、工作的投入和資源配置的力度,改善教學條件,深化教學改革,強化教學管理,提高教學質量,教育部制定了普通高等學校評估制度,對全國所有普通高等學校進行教學工作水平評估。就本科教學評估結果來說,教務檔案既是基礎也是依據(jù),基層教務檔案作為整個學校教務檔案的重要組成部分,其管理水平的高低將直接影響教學評估的結論。評估過程在展現(xiàn)檔案建設成果的同時,也必然會顯露出平日不易被發(fā)現(xiàn)或容易被忽略的各種問題與不足,對這些問題與不足進行反思的結果,又必然會引發(fā)關于提升檔案工作水準、開創(chuàng)檔案工作新局面的新思考。教學評估給高校檔案工作帶來的不僅是壓力,而且還有許多有益的啟示。 1 高?；鶎咏虅諜n案的主要內容 院、系及教研室

3、的教務檔案是高?；鶎咏虅諜n案,根據(jù)其內容和載體,大致可以分為四大類:教學管理檔案、學籍管理檔案、教師業(yè)務檔案和聲像檔案。主要包括:上級有關教學的管理規(guī)定、辦法,教學計劃、教學大綱及執(zhí)行細則,教學進程表、教學任務分配表、教學日歷,聽課記錄,學術活動材料,教師工作量統(tǒng)計,使用教材情況,試題庫,考卷、安排、考場記錄、試卷分析表,實驗實習材料、畢業(yè)及答辯材料等等。學籍管理檔案主要包括學生名冊、入學登記表、學生成績單、學籍變動材料、學生獎懲材料等。教師業(yè)務檔案包括教師簡況、教學情況、科研成果、進修情況、獲獎情況等。聲像檔案包括照片、磁盤、光盤、碟片、錄像帶等載體形式,如開展教研活動的照片、教師制作的多媒

4、體課件、教案等等。 2 基層教務檔案管理責任歸屬 做好基層教學文件材料的整理歸檔工作是院、系教務秘書的工作職責之一。教務工作過程中形成的材料很多,有長期性材料、短期性材料、臨時性材料等。對這些材料的鑒別是教務檔案建檔工作的關鍵。對那些有保存價值的材料,按內容和時間分袋專柜保管,要做到完整、準確、系統(tǒng)。只有院系的基礎工作做扎實了,整個學校的工作才牢靠。教學工作水平評估,其中一個重要的環(huán)節(jié)是教育部委派一些專家到學校進行院、系實地考察,對照評估指標,查看原始材料。如果教務秘書在日常工作中,多一些檔案意識,多一些責任心,將這些原始材料及時整理歸檔,那么任憑專家組抽調什么材料,都可以及時提供。 3 高校

5、基層教務檔案管理存在的問題 高校評估中的考察專家不僅依重于校級檔案資料,而且要走訪院、系等基層教學單位,隨時調閱材料。由于許多基層單位檔案意識不強,經常會看到平日檔案管理運行機制中存在的薄弱環(huán)節(jié)和各種缺失,其中最主要的是: 3.1 檔案材料不齊全:教學檔案是在教學活動及其教務管理過程中形成,由教學及其管理中直接使用的各種文件材料轉化而來,其信息數(shù)據(jù)豐富全面,是一系列教學及其管理活動的真實軌跡。它不同于時事文章可以摻雜主觀評價;不同于一般可以事后編撰;更不同于文學作品允許虛構。它被史學界稱為“沒有摻過水的材料”,相對于其它來源的信息,它具有權威性和可靠性。 而有些基層單位在規(guī)劃和工作制度中很少涉

6、及檔案的收集、管理工作,因而造成檔案收集難、收集不全的問題。例如許多當時應該形成的材料沒有形成;應該及時收集保管的材料,還散失在個人手中;許多重大活動,當時是熱熱鬧鬧,過后卻沒有留下任何文字聲像材料,無檔案材料體現(xiàn)曾經開展過此次活動。某些方面的檔案資料殘缺或單薄,缺乏對陳述材料的支撐力;有些原始資料雖然齊全,但看上去是嶄新的“原始檔案”,紙張大小、紙質、字號、排版整齊劃一,有根據(jù)回憶再造之嫌。這些都意味著檔案收集工作環(huán)節(jié)的缺陷。 3.2 檔案工作不規(guī)范:檔案資料整理無統(tǒng)一的分類標準,多按習慣存放,各行其是,重復歸檔或“檔案死角”現(xiàn)象普遍存在。比如,需要提供給評估專家的檔案資料并非多多益善,如果

7、有的卷宗資料龐雜而體系凌亂,有的資料沒有什么價值,就說明著檔案的整理與鑒定存在著薄弱環(huán)節(jié)。又如,有些數(shù)據(jù)在前后左右的資料關系中存在著不吻合的矛盾現(xiàn)象,這又意味著在內部各單位之間檔案的服務機制和利用關系存在著不順、不通和缺位的問題。另外,有的檔案查詢不便,調用遲緩,這便顯示出檔案的編目檢索不盡合理和管理手段的滯后。 1         4 評估對基層教務檔案工作的啟示 評估給教務檔案工作帶來的不僅是壓力,而且還有許多有益的啟示。評估工作促進了高校辦學水平的提高,也給教務檔案工作帶來了的機遇,要抓住有利時機,改進薄弱環(huán)

8、節(jié),結合評估工作出現(xiàn)的問題,進一步加強基層教務檔案規(guī)范管理應做好以下幾方面的工作: 4.1 建立督促基層檔案工作自評自建的長效機制:檔案工作要以評估所帶來的強有力的推力,來促進整頓、改革和建設,提高管理效能。高校本科教學工作在接受評估之前有一個自查自評的過程,檔案工作也應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運行機制提供質量上的監(jiān)控與保證。這種周期性的自評機制能夠成為檔案工作自我驅動的動力,推動檔案工作在反思、揚長補短的過程中,構筑扎實基礎,與時俱進,持續(xù)發(fā)展。而自評自建長效機制的建立是通過建章立制,監(jiān)督與促進基層教學單位做好教務檔案建設與管理工作。 4.2 制

9、定基層教務檔案管理制度:高校制定的教務檔案管理制度中,學校主管領導是檔案管理一級責任人,教務處和各教學單位負責人是二級責任人;教務秘書是一級執(zhí)行人,各科室及教研室主管人員是二級執(zhí)行人的制度。實施定期檢查驗收公示制度和獎懲制度,已把檔案的管理和建設納入各級領導目標責任管理之中?；鶎咏虒W單位也應該制定基層教務檔案管理制度,要建立起相關的考核措施、評價措施、激勵措施,形成制度保證。院、系及教研室是教務檔案信息的源頭,從教務檔案形成之始就直接影響著整個教務檔案信息的質量。要根據(jù)基層教務檔案的特點,制定院、系及教研室相應的歸檔范圍,并將各條款分別落實到人,納入個人的崗位職責,使相關人員明確自己應該收集什

10、么,何時上交。教務檔案收集工作是整個教務檔案工作的起點和基礎。收集工作的好壞,直接影響著教務檔案的齊全、完整程度。應建立嚴格的檢查監(jiān)督機制,保證基層教務檔案管理質量。 4.3 做好文件材料的收集、積累工作:做好文件材料的收集和積累工作,是檔案管理的基礎和前提。作為一個學院、系或教研室,其文件材料主要來源于三方面:一是校院頒發(fā)的一些管理性、指導性文件;二是院、系教研室正常開展教學活動形成的大量教學文件資料,三是學院、系或教研室的“特色材料”,需要教務秘書具備較強的檔案意識和責任心,才會形成和具備。 “特色材料”主要包括院、系或教研室會議記錄、大事記、聲像資料、宣傳報道材料、校外專家講座摘要等。第

11、一,院、系或教研室要建立會議記錄、大事記錄制度。會議記錄反映了部門各項工作的布置落實情況,學科建設的開展情況;教務秘書對本單位教學方面發(fā)生的大事要事都很清楚,可以利用這一條件,建立大事記錄制度。大事記錄貴在堅持,經過一段時間的積累,你會發(fā)現(xiàn),大事記就是一部院、系及教研室發(fā)展的,記載了部門曾經的輝煌及發(fā)展壯大的過程。第二,要重視聲像資料的收集工作。聲像資料也是檔案材料的一部分,與文字材料同樣重要,而且比文字材料更具有直觀性,更易引起人們的興趣和注意力。第三,對院、系及教研室開展的一些重大活動,如專家來院、系講座活動、外事活動、學生開展的一些大型活動都要做好相關宣傳報道材料的收集工作;同時,對于各

12、媒體有關本單位的報道材料,要注意收集。第四,對于校外專家學者來院系講學,教務秘書除積極做好聯(lián)系接待等工作外,還要及時索要和收集專家學者講座講學的提綱,對他們所提建議作好記錄。 4.4 建立教師業(yè)務檔案:要建立教師業(yè)務檔案。建立一支結構合理、素質優(yōu)良的高校教師隊伍,是教學建設和改革的關鍵。而教師業(yè)務檔案是反映每位教師業(yè)務能力、學術水平、工作實績的真憑實據(jù),為師資隊伍的建設與管理提供了有力的依據(jù)。因此,教務秘書可對本院所有教師都建立業(yè)務檔案,并不斷補充新材料,內容涉及:每位教師承擔與參加的各級教學改革項目、各類教學成果獎的申報與獲獎、年度教師教學學生評教與學校督導團評教等。檔案管理的最終目的是為了

13、更好地利用,如借助于教師業(yè)務檔案,教務秘書可以對每位教師的基本情況和整體師資隊伍狀況進行統(tǒng)計分析,為領導確定引進師資和選派教師進修人選等,提供依據(jù)。 4.5 做好文件材料的整理歸檔工作:文件材料收集齊全以后,還要將這些處于零散狀態(tài)的文件材料進行整理,對其進行分類、組合、排列和編目,利用檔案盒(袋)、卷皮等保管工具,進行整理裝訂,使之井井有條,便于查閱利用。對文件材料進行整理的方法多種多樣,可以從文件的載體、內容、時間、來源等方面進行考慮,具體情況具體對待,但必須堅持一個指導思想,即檔案的整理必須最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系,便于保管和利用。 5 結語 教學是學校的中心工作,教務檔案是學校開展教學及教學管理活動的產物,是教學及教學管理活動情況的直接體現(xiàn)和反映。教務檔案的規(guī)范和完善程度,也是學校管理水平高低的體現(xiàn),規(guī)范完善的教務檔案能夠促進教學及教學管理水平的提高。 教務檔案管理工作在評估中的全面亮相,有助于檢閱教務檔案工作的成就,及時總結經驗,更重要的意義在于,有助于發(fā)現(xiàn)教