內(nèi)勤工作職責(zé)

1、各部門內(nèi)勤工作職責(zé)一、協(xié)助各部門負(fù)責(zé)人開展工作。協(xié)助各部門負(fù)責(zé)人安排行政 會議，負(fù)責(zé)會議記錄，以及會議催辦。二、做好后勤日常事務(wù)工作，負(fù)責(zé)各部門公文的收發(fā)、送、催 辦、立卷、歸檔工作。三、負(fù)責(zé)部門信息的收集、整理、打印、分發(fā)工作。四、負(fù)責(zé)部門文件的管理和存檔工作。負(fù)責(zé)部門文件發(fā)放及會 議安排等工作。五、做好文件的收發(fā)傳遞，電話的接聽傳達(dá)工作。對文件的收 發(fā)、登記和傳遞要及時，領(lǐng)導(dǎo)有批示的根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽閱批辦的意見，及 時交有關(guān)部門辦理。接聽電話要禮貌大方，傳達(dá)電話內(nèi)容要準(zhǔn)確無誤， 回答咨詢要耐心和氣。重要電話內(nèi)容要有登記備忘錄。六、負(fù)責(zé)對外來人員的初步接待，對來訪者要熱情大方、彬彬 有禮。對不同目

2、的的來訪者要靈活處理。找領(lǐng)導(dǎo)的問有無預(yù)約，如無 預(yù)約可請示領(lǐng)導(dǎo)同意后，為其引見。領(lǐng)導(dǎo)正忙于開會或自理其它公務(wù) 又無預(yù)約的，可告知其改天聯(lián)系。對稍后可接待的，可請其在辦公室 暫時休息，重要客人可請示主任后安排在接待室休息。七、加強(qiáng)印章和介紹信的管理，不經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不 準(zhǔn)擅自在法律文書和公文以外的其他材料上用印。在法律文書和公文上用印，要認(rèn)真執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)簽批制度，開具介紹信要執(zhí)行介紹信的使用 管理規(guī)定。八、做好一般事務(wù)性的工作，上情下達(dá)，防止誤事。九、積極完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作，并及時向交辦領(lǐng)導(dǎo)匯報辦理情況。第一章基本禮貌規(guī)范一、自覺學(xué)習(xí)科學(xué)文化和禮儀知識，不斷提高文化修養(yǎng)。二、嚴(yán)于律已，養(yǎng)

3、成良好的個人品質(zhì)，在工作期間及公共場所不 講粗話，不講臟話，以禮待人，以理服人。三、對領(lǐng)導(dǎo)要尊重，對同事要友愛，對客戶要熱情，不以貌取人, 不盛氣凌人。四、下級進(jìn)上級辦公室，進(jìn)室之前要敲門，得到允許后再推門進(jìn) 入，領(lǐng)導(dǎo)示意坐下后再入座。匯報或請示工作要言簡意賅，主題明確; 領(lǐng)導(dǎo)說話時，要靜心聆聽，不要隨便插話。道別退出時要隨手關(guān)門。五、相互見面或見到客人，應(yīng)相互打招呼或問好。下級見到上級 時，應(yīng)主動向上級打招呼或問好。上級聽到下級的問好招呼后，應(yīng)立 即回禮問好或微笑、點頭、招手示意。六、與上級（客人、貴賓）同行時，遇到有掩門及難行的通道應(yīng) 主動上前推拉。七、在辦公場所及公共場合，說話不宜聲調(diào)過

4、高，以防影響他人。電話鈴響三聲，必有應(yīng)答，并首先使用文明用語您好”。八、與上級、貴賓、師傅交談，不要隨便打斷別人的講話，不要 當(dāng)面頂撞、爭辯。若遇是非問題，應(yīng)表明立場或闡釋清楚，并在事后 想辦法解決。九、說錯話做錯事，要誠實坦白，勇于承認(rèn)錯誤，承擔(dān)責(zé)任，不找借口，不文過飾非。切忌空談、自吹、過分夸耀等行為。十、 碰到難題不得不推辭或拒絕對方的要求時， 應(yīng)謹(jǐn)慎并恭敬地以禮貌用語委婉含蓄地謝絕對方， 不要因斷言拒絕而使人反感或造成氣氛緊張。十一、向人道謝時，眼睛要注視對方，態(tài)度真誠自然地說 “謝謝或 “謝謝各位 ”。第二章 接待禮儀規(guī)范一、在接待朋友或客人時，堅持尊重長者、尊重女士、尊重名人的基本

5、禮儀，先稱呼誰的名字，以示對誰的尊敬。男女之間，宜先把男士介紹給女士；同性別之間，宜先把年少者介紹給年長者；上下級之間，宜先把下級介紹給上級；主客之間，宜先把客人介紹給主人。二、向客人表示 “請進(jìn) ”時，應(yīng)將右手五指伸直并攏，手與地面呈45° ， 肘關(guān)節(jié)微屈， 腕關(guān)節(jié)要低于肘關(guān)節(jié)。 腳站成丁字步， 左手下垂，目視前方，面帶微笑。如客人需到某部門辦事，要熱情引領(lǐng)，并簡要介紹說明。三、接待人員給平級以上的人端茶、遞物，均用雙手；服務(wù)人員指人或指物，均用直掌式，即五指伸直并攏。四、接待客人把握六個環(huán)節(jié)：（ 1）面對來人先起立： “請問您是？ ”。（ 2）迎上前表示歡迎，主動伸手與之相握：

6、“您好！請進(jìn)！ ” 。（ 3）引座遞上一杯茶： “請坐，請喝茶” 。（ 4）詢問事由聽真情： “您有什么事？ ” 。（ 5）認(rèn)真處理不怠慢： “你放心，我盡力協(xié)調(diào) ”。（ 6）客人走時送出門： “請慢走，再見。 ”五、接待參觀者堅持六項要求：（ 1）安排參觀項目質(zhì)量要優(yōu)（工藝先進(jìn)、廠區(qū)整潔） 。（ 2）安排講解員口才要好（知識豐富，能言善道） 。（ 3）引領(lǐng)參觀時姿態(tài)要美（運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)走姿、站姿、手勢語） 。（ 4）解答問題時熱情要高。（ 5）參觀過程中要井然有序（提醒參觀者注意安全，不影響正在作業(yè)） 。（ 6）參觀結(jié)束時要送客出門。六、用車接送客人要掌握六個注意：（ 1） 預(yù)約接送時間和地點 （

7、如果是上級、 尊者， 應(yīng)讓對方選擇） 。（ 2）提前到達(dá)以示恭候（提前 10 分鐘為宜） 。（ 3）為客人開車門引座位（從車后繞行開右邊車門，請客人坐于后排右手位，然后關(guān)門） 。（ 4）下車時為客人開車門（用左手掌扶于車門上端，為客人護(hù)住頭部免遭碰撞） 。（ 5）引領(lǐng)客人至?xí)h室，引領(lǐng)時與客人同行，用手為之指路，提示 “小心” ；進(jìn)室后請坐、遞茶。（ 6）請示領(lǐng)導(dǎo)做好引見人（領(lǐng)導(dǎo)同意見面，再為雙方作介紹）七、 秘書或服務(wù)人員記錄來電來訪內(nèi)容要準(zhǔn)確到位， 向領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)要及時；按領(lǐng)導(dǎo)指示落實來訪事宜要細(xì)致、認(rèn)真、有頭有尾。八、接待客人餐飲，要選擇雅致、大方、衛(wèi)生的餐飲館，事先安排好賓主座位，安排好陪

8、同人員。席間熱情待客，營造歡快、融洽的就餐氛圍，切忌只顧個人 “狼吞虎咽 ”或咀嚼食物時發(fā)出較大聲音。敬酒適度文雅，不要強(qiáng)人所難。第三章 通訊行為規(guī)范1、 公司各部門人員上班時間必須保持電話、 夢龍等通訊聯(lián)絡(luò)暢通， 高中級管理人員應(yīng) 24 小時手機(jī)開機(jī)， 以保障在發(fā)生突發(fā)事件時、節(jié)假日和夜間的信息傳遞。2、 堅持辦公通訊工具辦公用， 不得在上班時間利用辦公通訊工具聊天。三、愛護(hù)通訊設(shè)備，規(guī)范操作，安全使用，輸入信息數(shù)據(jù)完整真實，發(fā)生故障應(yīng)及告知維護(hù)人員。四、接應(yīng)電話使用如下規(guī)范用語：1、接應(yīng)一般電話：（ 1）喂，您好，我是XX障位）（ 2）請問您找誰/ 請問您有什么事？（ 3）請稍等，我?guī)湍?/p>

9、去。（ 4）對不起，您找的人現(xiàn)在不在。（ 5）有事需要轉(zhuǎn)告嗎？（ 6）道別：由來電方先說 “再見” ，自己再說“再見 ”，并在來電方放下話筒后，自己再放下話筒。2、接應(yīng)上級電話：（ 1）問候：您好！我是X"部門）XXX”（ 2）詢問來電之意：“請問您有什么指示？ ”（ 3）積極應(yīng)和：“我做一下筆記，請講” （備有記事本） 。（ 4）答復(fù)：“我一定把您的指示及時轉(zhuǎn)告” 。（ 5）道別：由領(lǐng)導(dǎo)先說再見，自己再說“再見” ，并在領(lǐng)導(dǎo)放下話筒后，自己再放下話筒。3、向外打電話：（ 1）自我介紹：您好！我是中鐵科工軌道公司，請問這里是XX單位（部門）嗎？ ”（ 2）提出請求：麻煩您幫我找一下X

10、先生（女士）”或要詢問的工作事宜。（ 3）表示感謝：“麻煩您了，謝謝 ” 。（ 4）主動道別：“再見！ ”（ 5）向外打電話要言簡意賅，堅持3-5 分鐘原則。第四章 環(huán)境管理規(guī)范一、 總體環(huán)境規(guī)范： 公司各部門環(huán)境要莊重、 嚴(yán)肅、 整齊、 清潔、美觀，達(dá)到有利工作和彰顯文化的和諧統(tǒng)一。二、室內(nèi)擺放規(guī)范：各部門的辦公桌、椅、柜、報夾、器具等物品，要定置擺放，整齊規(guī)范、物以類聚。不同大小的辦公室，要按公司統(tǒng)一規(guī)定的定置要求規(guī)范擺放辦公用具文件柜頂不準(zhǔn)擺放任何物品，辦公桌玻璃板下，要美觀整齊。禁止放置臥具、灶具、魚缸等與工作無關(guān)的物品。三、自覺維護(hù)本部門工作環(huán)境的公共衛(wèi)生、公共秩序等，自覺搞 好個人衛(wèi)生、工作崗位衛(wèi)生。離開辦