檔案員培訓--歸檔文件整理細則

1、檔案員培訓班講義第一講：歸檔文件整理規(guī)則一、概述：歸檔案文件整理規(guī)則是經(jīng)全國檔案工作標準化技術委員會第八次年會審查通過，正式批準為國家檔案局推薦性行業(yè)標準。歸檔文件整理規(guī)則規(guī)定了以“件”為單位整理歸檔文件的方法。因此，實行了幾十年的案卷級整理方法， 完成了它的歷史使命。 歸檔文件的整理單位由“卷”改為“件”， 檔案界稱為“文書立卷改革”。下面，我們來了解一下幾個基本定義：二、基本定義：1、 歸檔文件 ：立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢的，應當作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。同學們要注意， 這個定義是由三個要素組成： （ 1）本單位職能活動中形成的； （ 2） 已辦理完畢的；（ 3 ）

2、應當作為文書檔案保存的。同時還要注意：是指紙質文件材料。2、 歸檔文件整理 ：將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。3、 件 ：歸檔文件的整理單位。一般以一份文件為一件。但是還要注意幾種情況：正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原稿與復制件為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；來文與復文可為一件。這幾種情況是由幾份文件組成，也是作為一件對待。三、整理原則 ： P1111、遵循文件的形成規(guī)律。2、保持文件之間的有機聯(lián)系。3、區(qū)分不同價值。4、便于保管利用。四、質量要求：1、歸檔文件應齊全完整。2、破損的文件應予以修整。3、字跡

3、模糊或易褪變的文件應予以復制。4、書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。前面的內容我們只要作個大概的了解一下就行了。 下面， 我們重點來學習“歸檔文件的整理方法”。五、整理方法、步驟：整理方法、步驟我們分10 步來講。1、分清文件材料的年度 （在幾個年度的文件材料一次整理的情況下才有的一步。按照檔案法的規(guī)定，檔案是一年一整理，但是在實際工作當中，）。2、清除不須歸檔的文件材料主要有以下四種情況：（ 1）上級機關文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄送件等（ 2）重份文件。是指同一字號、內容的雙份或多份文件。（ 3）同級機關文件材

4、料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送件（如：局與局之間的不需貫徹執(zhí)行、不需辦理文件材料），。（ 4）下級機關文件材料中，供參閱的簡報、情況反映、抄報件。3、裝訂（1）歸檔文件按件裝訂。一般以每份文件為一件。特殊情況按件的組合方法組合成一件。（2）件的組合：把應當作為一件的幾個材料裝訂在一起，編目時原則也只體現(xiàn)為一條條目。有以下幾種情況：正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原稿與復制件為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；報表、 名冊、圖冊等一冊（本）為一件；來文與復文可為一件。在具體做法上要注意以下幾點：P113文件正文與不同稿本。文件的正本與定稿為一件，但定稿過厚不易裝訂的，也可單獨作為一

5、件； 重要的文件（如法律、法規(guī)等）須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿各為一件。正文與附件。附件作為正文的補充說明或參考材料，一般來說，正文與附件為一件；如果附件數(shù) 量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件。正文與文件處理單等。文件處理單應當與文件作為一件，原件與復制件作為一件。此處復制件是指由于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件，以及使用中出現(xiàn)破損的文件，需復制后歸檔。這類 復制件應當與原件作為一件。批轉、轉發(fā)文件與被批轉、轉發(fā)文件。批轉、轉發(fā)文件與被批轉、轉發(fā)文件是一份文件的不同部 分，應當作為一件。報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應當按其本來 的

6、裝訂方式，一冊（本）作為一件。來文與復文。此處來文與復文包括請示與批復、報告與批示、問函與復函等。此類文件可以作為 一件，也可分別各作為一件，具體處理方式可以由單位視情況掌握。（3）去除金屬物：去除訂書針、回型針等金屬物。（4）分件裝訂：可用線裝、不銹鋼夾子裝訂。（當然還有一些其他的材料）。我們一般采用線裝比較 好（在實踐工作中，我們一般把薄“件”用縫紉機踩，厚“件”用“三孔一線”裝訂）。4、加蓋歸檔章（1）歸檔章設置項目：全宗號、年度、保管期限、件號（含室編件號和館編件號）、機構（問題）選擇項等。歸檔章規(guī)格為：長 45MM寬16MM分為均勻的6格。式樣如下：（實體的歸檔章為6個空格,刻章時可

7、不把字刻出來。）歸檔章樣式：全宗號年度室編件號機構（問題）保管期限館編件號（2）加蓋歸檔章的位置：歸檔章一般應當加蓋在歸檔文件首頁上端居中或居右的空白位置。如果領導批示占用了上述位置，也可加蓋在首頁其他空白處，但以上端為宜。5、歸檔文件的分類歸檔文件的分類，是指全宗內歸檔文件的實體分類，包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等工作。下面，我們首先來了解一下幾種分類方法：P114（1）按年度分類：就是根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進行分類。第份文件都有形成時間，有的文件還有針對時間，如“2008年度工作總結、2009年度工作計劃”，這份文件既有形成（落款）年度，又有針對年度時，分年度時，就

8、以文件的成文日期（落款或簽發(fā)日期）確定所屬年度。所以，文書立卷改革取消了按針對年度歸類的做法。下面還有幾種情況，按 以下方式確定所屬年度歸檔：計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按成文（落款）日期為準。電報則以發(fā)出的日期，判定文件所屬年度歸檔。 跨年度召開的會議，分類時統(tǒng)一歸入會議閉幕年度整理歸檔（ 2008 年 12 月 29 日召開， 2009 年 1 月 3 日結束的會議，材料放 2009 年歸檔）。 查處案件中形成的文件材料，分類時統(tǒng)一歸入辦結年度歸檔（不管案子辦了幾年，哪怕辦了 10 年 長的時間，一律都統(tǒng)一歸入辦結年度歸檔）。 幾份文件作為

9、一件時，分類時統(tǒng)一以裝訂在前面文件的年度進行歸檔。 沒有落款日期的文件材料， 應當通過對照等手段考證文件的準確日期或推定近似日期， 據(jù)以按年度 歸檔。 對在有專門年度中形成的文件材料，如教學年度，應當按照專門年度歸檔。 臨時性機構，存在時間長（ 2 年以內），文件材料較少，形成的文件可以不分年，放在工作結束年度歸檔；如果每年文件數(shù)量較多，也可以分散在各個年度內歸檔。（ 2 ）按機構分類：就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的的承辦單位對歸檔文件進行分類。原則上一個機構設置一個類，機構名稱就是類名（如業(yè)務股、辦公室、庫房管理股等）。各類的次序可按照立檔單位機構序列表的規(guī)定或習慣上的順序來排列。采用

10、機構分類法， 原則上以發(fā)文機構的名稱歸入該機構的類中。 但是， 下列 4 種情況的文件材料的處置方法是：業(yè)務部門起草，以機關或辦公廳（室）名義發(fā)文的，如果內容屬該部門職責或業(yè)務范圍，則應當歸入負責起草文件的機構類中，否則歸入負責發(fā)文的綜合機構。由幾個機構共同承辦處理的文件一般歸入主辦機構。立檔單位內設的臨時機構，應和其他機構同樣設類，形成的歸檔文件歸入該類保存。立檔單位職能機構下，又設機構的，一般按上一級職能機構進行分類；業(yè)務獨立性強、職能重要的，也可選擇職能機構下設機構進行分類（如“辦公室下又設秘書科”）。（ 3）按問題分類按問題分類，就是按照文件內容所說明的問題對歸檔文件分類。采用按問題分

11、類，只有在不適合按機構分類時，才采用。不能同時采用機構分類法。問題類別與類名，應當根據(jù)內部機構的職能來設置，不能按文種設“材料類”、“文件類”、“電報類”、“通知類”等。而應當按具體職能設類，如“黨群類”、“業(yè)務類“等。（ 4）按保管期限分類按保管期限分類，就是根據(jù)國家檔案局規(guī)定的文書檔案保管期限對歸檔文件進行分類。對在2006年以前形成的文書檔案就按1987 年 12 月 4 日國家檔案局發(fā)布的機關檔案保管期限的規(guī)定，把它分為永久、長期、短期；對 2006 年以后形成的文書檔案則按國家檔案局2006 年 12 月 18 日頒發(fā)的機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，把它分為永久和定期，

12、定期又分為 30 年和 10 年。（ 5）復式分類法我們整理歸檔文件時， 不能單獨采用任何一種分類方法， 都必須由兩種以上分類法組成一種復式分類方法進行整理歸檔文件。下面介紹幾種復式分類法：年度機構保管期限分類法。就是將歸檔文件按年度分類，每個年度下按機構分類，再在組織機構下面按保管期限分類。此分類方案為：2007年：辦公室永久、 30年、10年業(yè)務股永久、30年、10年人事股永久、30年、10年2008年：辦公室永久、30年、10年業(yè)務股永久、30年、10年人事股永久、 30年、10年2009 年：保管期限年度機構分類法。就是先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下面

13、按機構分類。此分類方案為：永久：2007年辦公室業(yè)務股人事股2008年辦公室業(yè)務股人事股2009年30年：2007年辦公室業(yè)務股人事股2008年辦公室業(yè)務股人事股2009年10年：2007年辦公室業(yè)務股人事股2008年辦公室業(yè)務股人事股2009年年度問題保管期限分類法就是先將歸檔案文件按年度分類，每個年度下按問題分類，再在問題下面按保管期限分類。此分類方案為：2007年：黨群類永久、 30年、10年 業(yè)務類永久、30年、10年 行政類永久、30年、10年2008年：黨群類永久、 30年、10年業(yè)務類永久、30年、10年 行政類永久、30年、10年2009 年：保管期限年度問題分類法就是將歸檔文

14、件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下面按問題分類。此分類方案為：永久：2007年黨群類、業(yè)務類、行政類2008年黨群類、業(yè)務類、行政類2009 年30年：2007年黨群類、業(yè)務類、行政類 2008年黨群類、業(yè)務類、行政類2009 年10年：2007年黨群類、業(yè)務類、行政類 2008年黨群類、業(yè)務類、行政類2009 年除以上 4 種方法外， 我向大家推薦一種比較好或者說比較適合在座的各位各自單位歸檔文件歸檔的分類方法（因為你們所在的機關都是縣級以下的機關）：保管期限年度分類法這種方法就是在保管期限下面，按年度分類。這種方法適用于縣、市（區(qū)）以下內部機構設置簡單或每年形成文件材料

15、數(shù)量少的機關。操作起來簡便易行。此分類方案為：永久：2007年、2008年、2009年30年：2007年、2008年、2009年10年：2007年、2008年、2009年這里要注意幾點： 本單位歸檔文件的分類方法應當保持相對穩(wěn)定， 使分類體系具有連續(xù)性， 便于查找利用。也就是說分類方法一旦確定，一般不要隨便改變，確需要調整時，最好從一個新的階段開始，不要將已歸檔的文件打亂重整。調整的情況要在全宗介紹中說明。6、歸檔文件的排序（“件”的排列）件的排列是指在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。這里的強調的“事由原則”，即同一事由的相關

16、文件應當排列在一起。如一件具體的事，或一個具體的問題，或一段緊密性的工作過程等。下面，我們來分別加以說明：（ 1）同一事由的排列（如都干部任免的文件）：按文件形成時間的先后順序，成文日期在前的文件排列在前，在后的排列在后；或按文件的重要程度排列，相對重要的放在前面，其他的放在后面。（ 2）不同事由的排列：按是時間、重要程度等多種方法。具體可按以下幾種方法處理：按不同事由形成時間的先后順序排列； 按事由的重要程度排列， 主要職能文件或重要活動文件排在前，其他工作形成的文件材料排在后，或將綜合性的排在前，具體業(yè)務工作排在后；按事由具有的共同屬性分別集中排列，即按責任者或承辦部門分別集中排列、按不同

17、問題分別集中排列、按文件的“成套性”排列等。7、編件號（含填寫歸檔章）編件號： 就是歸檔文件應當依分類方案和排列的順序逐件編號， 是將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號。并同時填寫歸檔章的其他項目。填寫的具體項目及要求如下：（ 1）編件號。分為室編件號和館編件號。室編件號是將歸檔文件在分類方案的最低一級類目內的排列順序號。 就是在不同的保管期限內， 按文件排列的順序從“ 1 ”開始標注流水號。流水號要注意一年一斷號，即第二年的歸檔文件的流水號要重新從“ 1 ” 開始編寫。館編件號館編件號，在整理歸檔文件時一般不要編寫，只是預留一個位置而已。那么，為什么要設置這一項呢？這是專為檔案館設置的。因為檔

18、案在移交檔案館后，檔案館要對移交進館的檔案進行監(jiān)定、整理。如將部分檔案抽出、補入等，使目錄中的件號出現(xiàn)斷號現(xiàn)象，從而增加了檔案館管理工作的難度，有必要重新編制件號。這樣便于檔案的查找利用。（ 2）全宗號全宗號是檔案館給立檔單位的代號。（ 3）年度年度指歸檔文件的形成年度。 填寫時， 采用公元紀年，以 4 位阿拉伯數(shù)字表示， 不能簡化。 如 2009 年，不能寫成09 年，應當寫為“ 2009 ”。（ 4）保管期限按歸檔鑒定時劃分的保管期限填寫。永久或30 年、 10 年。（ 5）件號件號是按排列的件號順序依次填入室編件號欄。 在檔案移交進館時， 再要按檔案館的有關規(guī)定填寫?zhàn)^編件號。無進館任務的

19、單位（就是該單位的檔案不要移交進館保存）或進館范圍外的檔案（如 10 年的檔 案）可空出此項不填寫。（ 6）機構（問題）此項為選擇項?？h以下的機關一般文件數(shù)量少， 只采用年度、保管期限兩種分類法即可滿足整理工 作的需要，無須再分機構（問題）?？梢圆惶顚懘隧?。若選擇了機構（問題）分類法，才需要填寫。填寫歸檔章項目的書寫材料要求：應當使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素黑水等，也可用打號機打號。禁止用圓珠筆、鉛筆、純藍黑水等不耐久的書寫材料進行填寫。8、編寫歸檔文件目錄以“件”為單位整理的歸檔文件，其目錄反映了全宗內歸檔文件的體系結構，并是檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計等工作的依據(jù)與基礎。歸檔文件

20、目錄包括件號、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項目歸檔文件目錄式樣:件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注1縣檔案局東檔發(fā)20092關于舉辦檔案員崗位培訓班 的通知20090422223（1）歸檔文件目錄的填寫說明及要求件號。填寫室編件號。責任者。指制發(fā)文件的組織或個人， 即文件的發(fā)文機關或署名者。填寫時一般應使用全稱或通用簡稱，注意不能使用“本局”、“本公司”等。文號。填寫歸檔文件上的發(fā)文字號。題名。即填寫歸檔文件上的標題。一般情況下，文件只有一個題名（正題名），填寫時照實錄入; 有的文件還有副題名，當正題名能夠反映文件內容時，副題名無須錄入；當文件沒有題名，或以文種作為題名時（如：通知），應當根據(jù)文

21、件內容重新擬寫或補充標題，并在新擬標題之外加上“”號；會議記錄須重擬題名時，應當寫明會議的時間和主要內容；會議記錄要以一次會議的記錄作為一件，并擬寫題名（實踐中我們一般以一個年度一本為一件）。有些歸檔文件的附件獨立性強，或者附件是正文的重要補充和說明，在正件與附件作為一件時，可在正件題名后抄錄附件題名，外加“（）”號。日期。填寫歸檔文件的形成時間，即發(fā)文時間（落款時間）。填寫時以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如2009年4月22日，標注為20090422。也可做兩行填寫。頁數(shù)。填寫歸檔文件的總頁數(shù)。以有圖文的頁面為一頁，空白頁不計。大和折疊頁面按折疊前頁面數(shù)計算頁面數(shù)。來文與復文、正本與定稿等作為一件時，統(tǒng)計頁數(shù)時，將構成該件的各文件頁數(shù)相加伯為該件的頁數(shù)。如關于 +問題的請示和批復分別為 3頁和2頁，作為一件時，該件頁數(shù)應為 5頁。備注。填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。（