辦公室制度細(xì)則

1、精選資料辦公室制度1 、辦公室準(zhǔn)則1.1 、公司員工必須嚴(yán)格遵守各項(xiàng)公司規(guī)章制度。1.2 、上班期間公司員工儀態(tài)端正大方，服裝整齊清潔，語(yǔ)言規(guī)范，文明禮貌。1.3 、自覺維護(hù)辦公環(huán)境的整潔、美觀，不準(zhǔn)隨地亂扔紙屑雜物，桌面上物品擺放整齊。1.4 、節(jié)約使用耗材等辦公資源，愛護(hù)辦公設(shè)備，發(fā)現(xiàn)設(shè)備有問題應(yīng)及時(shí)向后勤部門反應(yīng)。1.5 、工作時(shí)間內(nèi)不允許長(zhǎng)時(shí)間占用公司電話，不允許用公司電話閑聊天。1.6 、工作時(shí)間內(nèi)不允許使用公司設(shè)備從事與本職工作無關(guān)的操作。2、工作禮儀2.1、 、員工儀態(tài)2.1.1 、員工在上班時(shí)間內(nèi)，要注意儀容儀表，穿著得體、大方、整潔，不可穿著奇裝異服。2.1.2 、男員工發(fā)型

2、應(yīng)以簡(jiǎn)潔為宜，不可太夸張另類，頭發(fā)梳理整齊，長(zhǎng)度以不蓋耳朵、不遮衣領(lǐng)為宜，不許染發(fā)、燙發(fā)。男員工著裝應(yīng)大方、得體、樸素。2.1.3 、 女員工頭發(fā)不許染搶眼的色彩和作怪異的發(fā)型，不許使用香味過濃的香水，可化適度、自然的淡妝，不可濃妝艷抹。女員工著裝應(yīng)大方、得體，不得過于裸露。2.2、 接打電話2.2.1 、電話鈐響三聲之內(nèi)接起電話，使用禮貌用語(yǔ)：“您好，謝謝，再見”。2.2.2 、當(dāng)接到不屬于自己職責(zé)范圍的電話時(shí)，應(yīng)詢問客戶咨詢事由后再將電話轉(zhuǎn)接給相關(guān)負(fù)責(zé)人員，如負(fù)責(zé)人員不在或未找到接洽該客戶的負(fù)責(zé)人員，應(yīng)記錄下客戶的姓名、聯(lián)系方式及詢問事由，告知客戶稍后回復(fù)電話，并及時(shí)轉(zhuǎn)告先關(guān)負(fù)責(zé)人。2.2

3、.4 、工作時(shí)間盡量減少私人電話。如需接聽私人電話，時(shí)間不宜過長(zhǎng)，聲音輕小，勿影響辦公區(qū)內(nèi)其他員工辦公。2.3、 工作稱呼2.3.1 、同事之間請(qǐng)直呼姓名或尊稱，上下級(jí)之間稱呼姓+職位稱呼。2.3.2 、對(duì)外介紹上級(jí)時(shí)，應(yīng)正式和禮貌，請(qǐng)稱呼“上級(jí)姓名+職位全稱”。2.4、 來賓接待2.4.1 、來賓到達(dá)后，由接待人員將來賓請(qǐng)至?xí)蛥^(qū)或會(huì)議室等候或會(huì)見，不得在辦公區(qū)內(nèi)走動(dòng)，以確保所有員工及公司的安全和機(jī)密，并避免妨礙他人工作。2.4.2 、來賓入座后，應(yīng)為來賓倒水后再進(jìn)入談話內(nèi)容。2.4.3 、來賓離開時(shí)，須親自送至公司門口，并說：“再見 ”等禮貌用語(yǔ)。2.5、 進(jìn)入他人辦公室2.5.1 、進(jìn)入

4、他人辦公室前，須先敲門，得到允許后方可進(jìn)入；進(jìn)入后如對(duì)方有其他客人應(yīng)退出等候；對(duì)方表示先處理您的事情時(shí)再行辦理。2.5.2 、不得當(dāng)著公司之外或公司內(nèi)無關(guān)人員請(qǐng)示公司內(nèi)部問題。2.5.3 、退出他人辦公室時(shí)應(yīng)輕聲關(guān)門。3、辦公環(huán)境衛(wèi)生及秩序3.1 、公共環(huán)境3.1.1 、公共辦公區(qū)域、庫(kù)房、資料室等區(qū)域禁止吸煙，如需吸煙請(qǐng)到辦公室外走廊盡頭吸煙。3.1.2 、在公共辦公區(qū)域內(nèi)禁止大聲交談，不得影響其他同事辦公。可修改編輯精選資料3.1.3 、公司內(nèi)勤人員統(tǒng)一編排值日表，輪流值日，負(fù)責(zé)公共區(qū)域及總經(jīng)理辦公室的衛(wèi)生清潔。3.2 、個(gè)人環(huán)境3.2.1 、保持個(gè)人辦公位整潔，辦公桌椅、計(jì)算機(jī)表面不要有

5、灰塵；物品要擺放整齊。3.2.2 、如長(zhǎng)時(shí)間外出或下班，應(yīng)在離開個(gè)人辦公位前，收好所有資料和文件，關(guān)閉電腦及顯示器，并將辦公桌整理干凈，文件資料擺放整齊，不得留有公司機(jī)密文件防止泄露及丟失。3.2.3 、未經(jīng)他人允許，不得擅自動(dòng)用他人桌面上的物品及文件，使用他人物品后應(yīng)及時(shí)歸還。4、公司財(cái)物的使用及管理4.1、 、照明設(shè)施的使用及管理白天室內(nèi)光線夠用時(shí)，盡可能不開燈而使用天然采光，員工離開或下班時(shí)應(yīng)自覺關(guān)閉電燈，做到隨手關(guān)燈，人走燈滅。4.2、 空調(diào)的使用及管理4.2.1 、空調(diào)作為辦公設(shè)施，僅于辦公期間使用，辦公人員長(zhǎng)時(shí)間離開或房間無人的情況下應(yīng)關(guān)閉空調(diào)，嚴(yán)禁室內(nèi)無人空調(diào)照常開機(jī)。下班后，最

6、后一個(gè)離開的員工，應(yīng)自覺關(guān)閉空調(diào)，杜絕浪費(fèi)。4.2.2 、使用空調(diào)，應(yīng)注意節(jié)約，夏天在28 度以上方可開啟空調(diào)制冷，制冷溫度設(shè)置盡量不低于25 度，冬天在 12 度一下方可開始空調(diào)制熱，制熱溫度設(shè)置盡量不高于30 度。4.2.3 、 使用空調(diào)期間，要將辦公室的門窗關(guān)閉，確?？照{(diào)的使用效果，不得隨意打開空調(diào)外殼或拆卸機(jī)件，要注意對(duì)空調(diào)的合理使用和維護(hù)，空調(diào)有異常應(yīng)及時(shí)報(bào)告后勤部門，由專業(yè)人士進(jìn)行維修。4.3、 打印機(jī)的使用及管理打印時(shí)應(yīng)本著節(jié)約原則，非重要文件應(yīng)考慮使用環(huán)保紙打印或雙面打印。除個(gè)人證件。畢業(yè)證、身份證、學(xué)歷證等個(gè)人資料需要打印復(fù)印外，禁止打印復(fù)印其他私人資料。褶皺的紙勿放進(jìn)送紙盒

7、內(nèi)，防止因卡紙而損壞打印機(jī)。打印機(jī)有異常應(yīng)及時(shí)報(bào)告后勤部門，由專業(yè)人士進(jìn)行維修。4.4、 碎紙機(jī)的使用及管理碎紙機(jī)用于粉碎印有公司機(jī)密信息及不可外泄信息的廢棄紙張。使用粉碎機(jī)時(shí)應(yīng)逐張進(jìn)行粉碎，不可一次性將所有紙張放入碎紙機(jī)，避免因機(jī)器卡紙而損壞機(jī)器，并及時(shí)清理碎紙箱內(nèi)的碎紙。使用完畢后，關(guān)掉碎紙機(jī)電源，并拔掉插座。4.5、 飲水機(jī)的使用及管理公司的每個(gè)員工都有義務(wù)注意飲水機(jī)上桶裝水的盈虧情況，桶內(nèi)無水應(yīng)及時(shí)自覺的更換桶裝水。及時(shí)將接水槽內(nèi)廢水倒掉。飲水機(jī)應(yīng)定期消毒清洗，防止滋生大量細(xì)菌。4.6、 會(huì)議室的使用及管理會(huì)議室是接洽客戶、集體會(huì)議、面試交談之所，會(huì)議室應(yīng)保持整潔干凈，設(shè)施完好，不得擺

8、放雜物。使用后將會(huì)議室椅子擺放整齊、臺(tái)面收拾干凈，不得留有文件、紙杯等物品，離開前關(guān)閉會(huì)議室照明設(shè)施、換氣系統(tǒng)燈電器，離開后隨手關(guān)門。4.7、 電腦的使用及管理4.7.1 、公司電腦不得隨意拆卸，如需維修需通知相關(guān)人員。4.7.2 、任何涉及到公司保密的信息、文件不得隨意拷貝。4.7.3 、員工應(yīng)愛護(hù)自己所使用的公司電腦，電腦內(nèi)文件應(yīng)歸類整齊，不得存儲(chǔ)私人文件，如存儲(chǔ)有公司保密文件可設(shè)置電腦密碼或?qū)ξ募用?。不得安裝與工作無關(guān)或?qū)ぷ鳠o幫助的軟件或程序。4.7.4 、如員工因某些原因不再使用本電腦，應(yīng)整理好電腦內(nèi)存儲(chǔ)的所有文件，刪除所有重復(fù)、作廢及與工作無關(guān)的所有文件、程序等，機(jī)密及重要文件轉(zhuǎn)

9、入其他電腦或由其他負(fù)責(zé)人保管后刪除，消除所有密碼及自動(dòng)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)后交由公司相關(guān)負(fù)責(zé)人重新分配電腦使用。4.8、 辦公文具的使用及管理節(jié)約使用耗材類辦公用品，不可亂扔亂放，不可帶家私用，員工領(lǐng)取文具應(yīng)填寫“辦公用品領(lǐng)取登記表”方便統(tǒng)計(jì)文具使用情況并及時(shí)儲(chǔ)備辦公文具。后勤部門應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)各部門所需辦公文具，并集中采購(gòu)。4.9、 文件管理4.9.1 、紙質(zhì)文件的管理紙質(zhì)文件資料應(yīng)分門別類存檔管理，為每類文件建立專門的檔案盒或檔案柜，機(jī)密文件及重要文件應(yīng)妥善保管并復(fù)印備份，重復(fù)使用且不可收回文件應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況復(fù)印多份備份使用，常用且未涉及機(jī)密重要信息文件應(yīng)放在顯眼位置，方便他人使用時(shí)易取易放，必要時(shí)也可復(fù)

10、印備份。應(yīng)定期整理文件，剔除過期、作廢的文件，涉及公司重要信息且不可外泄的廢文件應(yīng)及時(shí)碎紙銷毀，其他廢文件可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理，單面紙可回收再利用，雙面紙可收集起來進(jìn)行廢品回收。文件已過期且還需使用的應(yīng)及時(shí)更新。4.9.2 、電子文件的管理各個(gè)辦公電腦內(nèi)的資料文件也應(yīng)分門別類，重要文件應(yīng)電子備份及打印備份，防止因電子文件損壞而無法使用。定期整理電子文件，刪除過期、作廢、重復(fù)文件，清理磁盤，方便存放更多的電子文件。4.9.3 、收發(fā)郵件的管理各人因工作與外界來往的重要快遞文件應(yīng)做好記錄，方便有據(jù)可尋。涉及公司及工作的與外界往來的電子郵件應(yīng)使用各部門公用郵箱，如因特殊原因使用私人郵箱收發(fā)與公司和

11、工作有關(guān)的郵件，應(yīng)轉(zhuǎn)發(fā)至公司各部門公用的郵箱進(jìn)行保存。各部門應(yīng)建立自己部門共同使用的公共郵箱，方便存儲(chǔ)涉及各個(gè)部門的工作郵件。4.10、 印信的使用及管理4.10.1 、印信包括公司向相關(guān)機(jī)關(guān)登記的公司印章、刻有總經(jīng)理職銜及簽名的職銜簽字印章、刻有公司部 門名稱的部門印章。4.10.2 、公司公章、職銜簽字印章由總經(jīng)理保管，部門印章由各部門經(jīng)理或主管保管。4.10.3 、文件蓋印時(shí)，應(yīng)持所需蓋印文件由印信保管者確認(rèn)后方可蓋印。如急需使用印章并且印信保管者需要外出，短時(shí)間不能回時(shí)，應(yīng)提前告知印信保管者并領(lǐng)取印信，由部門主管暫時(shí)保管并監(jiān)督印信的使用情況，用完后由部門主管暫為保管，待印信保管者回來后

12、及時(shí)歸還印信。4.10.4 、 原則上公司不允許開具空白信函，如因工作需要或其它特殊情況確需開具時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在信函角落處寫明“僅供 XXX 之用，其他用途無效”字樣，并加蓋印信。未使用的空白信函必須交回，并 銷毀。4.11、 、庫(kù)房得使用及管理4.11.1 、庫(kù)房遵循先進(jìn)先出原則4.11.2 、庫(kù)房?jī)?nèi)貨物按品相擺放整齊，保持產(chǎn)品的原貌。4.11.3 、庫(kù)房物資的存放應(yīng)按分類、品種、規(guī)格、型號(hào)分別建立帳卡。4.11.4 、采購(gòu)人員購(gòu)入的物品必須附有合格證及入庫(kù)單，收票時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包清點(diǎn)數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實(shí)物與入庫(kù)單數(shù)量、規(guī)格不符時(shí)，庫(kù)房保管

13、員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負(fù)責(zé)人。4.11.5 、物資入庫(kù)后，應(yīng)當(dāng)日填寫帳卡，物資出庫(kù)應(yīng)填寫出庫(kù)單。4.11.6 、嚴(yán)格管理帳單資料，所有帳冊(cè)、帳單要填寫整潔、清楚、計(jì)算準(zhǔn)確，不得隨意涂改。4.11.7 、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁止無關(guān)工作人員入內(nèi)，庫(kù)內(nèi)必須配備消防設(shè)施，做到防火、防盜、防潮。4.11.8 、庫(kù)房管理員必須做到貨物心中有數(shù)，提醒銷售人員貨物的數(shù)量及生產(chǎn)時(shí)間。4.12、 門鎖鑰匙的管理各部門主管或負(fù)責(zé)人統(tǒng)計(jì)好該部門員工所持各房間、倉(cāng)庫(kù)、儲(chǔ)物柜的門鎖鑰匙情況，所持鑰匙如有丟失、損壞應(yīng)及時(shí)上報(bào)，主管或負(fù)責(zé)人可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行門鎖更換或重新配發(fā)鑰匙。門鎖鑰匙持有者如長(zhǎng)時(shí)間不使用或離職應(yīng)上交所持有的門鎖鑰匙，主管或負(fù)責(zé)人收回核對(duì)無誤后，重新分配使用。工作制度1 、工作準(zhǔn)則1.1 員工應(yīng)嚴(yán)格遵守各個(gè)崗位職責(zé)，熱愛本職工作，對(duì)工作盡職盡責(zé)，1.2 員工對(duì)本職工作爭(zhēng)取時(shí)效，不拖延，不積壓；努力提高自己的工作技能，提高工作效率；1.3 員工之間應(yīng)通力合作，互相配合，不得相互拆臺(tái)或搬弄事非；1.4 待人接物態(tài)度謙和，以爭(zhēng)取公司同仁與客戶的合作；1.5 服從上級(jí)的工作安排，一經(jīng)上級(jí)主管決定，應(yīng)嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行；2、工作紀(jì)律2.1