10采購控制程序

1、采購控制程序1 目的 對采購過程進行控制和對供方進行評定控制,以確保采購的物資符合規(guī)定要求。2 適用范圍 本程序適用于本公司生產(chǎn)所需原輔材料、外購件、外協(xié)件及生產(chǎn)設備的采購。3 職責 3.1采購部是原輔材料、外購件、外協(xié)件采購的歸口負責部門；負責產(chǎn)品的采購，對采購產(chǎn)品的質量負責。3.2品質部負責確定原輔材料采購的技術要求；3.3品質部負責對原輔材料進行檢驗和試驗,并對其質量具有否決權；3.4采購部負責所有供方的評定考核。4 工作程序4.1 采購產(chǎn)品的分類采購部根據(jù)特殊特性重要度分級表及采購產(chǎn)品對產(chǎn)品質量的影響程度，將采購產(chǎn)品分為A（構成總成產(chǎn)品實體的采購產(chǎn)品）、B（其它采購物資）兩類，編制采購

2、產(chǎn)品分類明細表提供給采購部，對不同級別的采購產(chǎn)品實施不同的控制。4.2 對供方的選擇和評價供方（A類產(chǎn)品）應具備的基本條件a) 提供的產(chǎn)品符合適用的法律法規(guī)、質量標準和規(guī)定的要求；b) 應能遵守合同，信譽可靠，保證百分之百交付合格產(chǎn)品；c) 已建立有效的質量管理體系，并通過ISO9001:2008標準的第三方認證要優(yōu)先考慮；d) 供方價格合理，有完善的技術服務體系，能及時提供優(yōu)質服務；e) 有較強可靠性試驗能力。由采購部負責組織供方填寫供方能力調查表，并提供資質證明及相應資料，如：企業(yè)簡介、營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品檢測報告及產(chǎn)品測試鑒定資料、質量管理體系認證證書等復印件。對B類采購產(chǎn)品新供方，

3、由采購部選擇，品質部認可產(chǎn)品，采購部對其供貨資格予以確認。 對A類供方的生產(chǎn)件批準經(jīng)采購部初選的新供方需經(jīng)樣品及小批試制合格后才能正式批量供貨。a)樣品試制由技術部與供方簽訂外購件技術協(xié)議，對樣品進行檢驗/驗證，出具相應的檢驗/驗證報告，并填寫供方評定表中相關欄目；b)樣品試制通過，由采購部與新供方簽訂采購協(xié)議。c)新供方應按規(guī)定向采購部提交PPAP文件和試制產(chǎn)品；采購部收到PPAP文件及試制產(chǎn)品后，負責傳遞給以下部門進行批準：提供的資料審批部門審批時間保存部門產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)品標準技術部2個工作日內采購部產(chǎn)品更改文件（如果有）顧客工程批準（如果被要求）具有資格的實驗室文件過程流程圖 檢查輔具（放

4、置在使用場所）產(chǎn)品質量證明書品質部2個工作日內采購部全尺寸檢驗報告試制件樣品外觀批準報告（如果適用）材料、性能試驗報告文件批準后由采購部負責通知供方，納入供方管理檔案中保存。d)小批試制產(chǎn)品通過后，采購部負責組織相關部門會簽供方評定表，并經(jīng)管理者代表批準后，將其列入合格供方名單，采購部負責通知供方批量供貨。小批試制產(chǎn)品經(jīng)驗證不合格，則取消其供貨資格。如果合同（如顧客工程圖樣、規(guī)范等）中有規(guī)定，采購部應從顧客批準的供貨來源采購產(chǎn)品。采用顧客指定的供方，包括工具和量具的供方，不能免除本公司確保采購的產(chǎn)品質量的責任。對供方的生產(chǎn)件批準也應符合顧客的要求。 對現(xiàn)有供方的評價和重新評價a)評價現(xiàn)有供方采

5、用會簽方式，由采購部組織相關部門對供方的質量管理、技術能力、供貨質量進行綜合評價確認，明確對供方實施控制的方式和程度，在供方評定表上填寫評審意見，并由管理者代表批準。b)采購部每年12月份對合格供方進行一次復評，依據(jù)供方提供物資的使用情況、供貨及時性、供貨質量、售后用戶意見等方面的表現(xiàn)，填寫供方年度業(yè)績評價表對供方進行年度綜合評價。評價結果分為A（良好）B（合格）C（需整頓）D（不合格）四級。對被評為C級的調整下半年供貨份額，要求其限期整改，否則取消供貨資格；對被評為D級的供方取消其合格供方資格。由采購部下發(fā)通知，停止供貨。c)供方產(chǎn)品出現(xiàn)顧客嚴重投訴或出現(xiàn)批量性質量問題時，引進新供方或供方提

6、供了新產(chǎn)品，公司管理層認為有審核必要時，由技術部組織質量管理人員按ISO/ISO16949:2009標準對供方進行審核，并出具供方審核報告。對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，由品質部通知供方限期整改或暫停供貨，待整改結果符合要求后，方可繼續(xù)供貨。如經(jīng)整改，供方不能滿足本公司的要求時，取消其合格供方資格。4.3供方質量管理體系開發(fā)采購部負責制定并實施供方質量管理體系開發(fā)計劃, 以供方符合ISO/TS16949：2009標準為目標,以供方符合ISO9001：2008作為達到這一目標的第一步；除非顧客另有規(guī)定，所有供方必須通過ISO9001：2008第三方認證。質量管理體系開發(fā)的優(yōu)先順序按照供方的質量業(yè)績和所提供

7、產(chǎn)品的重要程度來決定。4.4采購文件采購資料的收集采購部采購產(chǎn)品前須收集產(chǎn)品圖紙、顧客要求、技術協(xié)議、技術標準、工藝文件等。4.4.2采購計劃a) 采購部依據(jù)生產(chǎn)部下發(fā)的生產(chǎn)作業(yè)計劃編制采購計劃；b) 采購計劃至少應包括:采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、需求量、交付日期、保險儲備量和當期供貨數(shù)量；c) 采購計劃分為年度計劃、月度計劃和臨時計劃；d) 采購部在收到生產(chǎn)作業(yè)計劃或臨時生產(chǎn)需求申請后兩日內完成采購計劃編制工作；e) 年度采購計劃由采購部經(jīng)理審核報主管副總經(jīng)理批準，其它采購計劃由采購部經(jīng)理批準。年度采購合同/訂單的簽訂a) 采購合同由采購部依據(jù)會簽后的條款，使用公司規(guī)定的合同/訂單范本，與合格供

8、方簽訂；b) 采購合同/訂單的簽訂、執(zhí)行須經(jīng)財務部門審核認可并接受其檢查監(jiān)督；c) 采購合同簽訂后業(yè)務員應建立合同臺帳，合同文本（原件）統(tǒng)一集中保存。技術協(xié)議和質量保證協(xié)議 必要時，樣品試制由技術部與供方簽訂外購件技術協(xié)議，小批試制由采購部與供方簽訂采購協(xié)議，批量供貨由品質部與供方簽訂質量保證協(xié)議。 采購文件內容采購文件應清楚地說明訂購產(chǎn)品的要求，包括：a)產(chǎn)品名稱、材料牌號、規(guī)格、執(zhí)行標準；b)單臺套定額數(shù)量、重要度；c)對非標產(chǎn)品或特殊材料應標明相關的技術要求和資料；d)對供應商質量管理體系的要求；e)對供方生產(chǎn)件批準的要求，包括對過程的批準等。采購文件在發(fā)放前必須經(jīng)過批準。4.5 采購的

9、實施采購部授權分管的采購人員依據(jù)月度或臨時采購計劃編制月采購計劃，經(jīng)部門負責人批準后傳真至供方。采購部授權分管的采購人員應隨時與供方進行信息交流，掌握供方的生產(chǎn)信息，督促供方按要求交付。因特殊原因（合格供方無法正常供貨、新產(chǎn)品試制所需少量零部件等）臨時采購物資由采購部填寫臨時采購審批表，并經(jīng)采購部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準。采購產(chǎn)品必須滿足國家安全和環(huán)保等法規(guī)的規(guī)定，并考慮最終產(chǎn)品銷售、使用等國家法規(guī)的規(guī)定。4.6 采購進度的追蹤監(jiān)視采購部必須要求供方具有對提交給公司的采購產(chǎn)品100%的按時交付能力，并建立供應商產(chǎn)品交付監(jiān)控管理體系；公司在要求供方提交采購產(chǎn)品時，采購部必須及時將公司相關的采購策劃資

10、料（如：采購計劃、后續(xù)預計采購數(shù)量等）提供給供方，以便讓供方提前準備公司所要采購的產(chǎn)品和/或材料，使供方能滿足公司對采購產(chǎn)品的要求。 供方產(chǎn)品交付監(jiān)控管理的內容包括： a)每批產(chǎn)品交付時，產(chǎn)品從供應商處發(fā)出運抵公司內預計所需要的時間、運輸路線、運輸方式、包裝方式等；b)產(chǎn)品在交付過程中如發(fā)生突發(fā)性事件時的應急計劃；c)供方未能100%按時交付對顧客所造成的干擾和影響；d)供方交付的狀況和績效統(tǒng)計（包括：100%按時交付的統(tǒng)計狀況和未能100%按時交付的統(tǒng)計狀況以及發(fā)生附加運費的統(tǒng)計狀況等）。 如因供方提供產(chǎn)品的交付進度等特殊狀況使本公司無法向顧客按時交付時，生產(chǎn)部應及時通知業(yè)務部，由業(yè)務部通知

11、顧客，并與顧客進行溝通取得顧客的理解。 供方產(chǎn)品交付監(jiān)控管理由采購部進行統(tǒng)計監(jiān)控。依顧客對產(chǎn)品交付的需求狀況和公司生產(chǎn)作業(yè)計劃的安排，采購部主管應隨時對所采購的產(chǎn)品進行供應商交付時間的進度追蹤，并將追蹤的結果和狀況記錄，對供方逾期未按時交付的采購產(chǎn)品，由采購部主管按糾正和預防措施及持續(xù)改進程序填寫糾正/預防措施處理單，經(jīng)采購部經(jīng)理審查后以傳真方式通知供方，要求其提出糾正與預防措施。 4.7 產(chǎn)品的驗收4.7.1采購產(chǎn)品到貨后由采購部采購員負責報檢。4.7.2 公司或顧客如要求到供方處進行采購產(chǎn)品驗證時，采購部應在采購合同上明確規(guī)定驗證的安排和產(chǎn)品放行的方式，并在采購產(chǎn)品交付前由采購人員提出申請

12、，經(jīng)采購部經(jīng)理批準后，派人前往供方進行采購產(chǎn)品驗證。驗證人員應攜帶相關檢驗標準和相關進貨檢驗表單前往供方進行產(chǎn)品驗證，并將驗證的結果和數(shù)據(jù)記錄于進貨檢驗記錄中。4.8 采購產(chǎn)品入庫、標識、貯存、發(fā)放按庫房管理制度執(zhí)行。4.9 采購部采購員把采購產(chǎn)品的發(fā)票及時報財務部，財務部可適時監(jiān)控。4.10 統(tǒng)計監(jiān)控 對采購全過程及采購產(chǎn)生的有效數(shù)據(jù)，由采購部利用統(tǒng)計報表進行統(tǒng)計監(jiān)控。4.10.2 品質部每月提供供貨質量統(tǒng)計表，對供方的供貨質量業(yè)績進行監(jiān)控。4.10.3 采購部經(jīng)理對采購活動實施監(jiān)督，對業(yè)務人員提供的報表進行審查。 采購部對供方監(jiān)視的指標包括:a) 采購產(chǎn)品合格率； b) 采購產(chǎn)品準時交貨率； c) 交付表現(xiàn)，包括供方附加運費情況；d) 對顧客造成的中斷干擾，包括市場退貨；e) 與質量和交付問題有關的顧客通知。4.11 采購過程產(chǎn)生的記錄，包括供方評價結果及評價所引起的任何措施的記錄由采購部負責保存。5 相關/支