ERP系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度

1、ERP系統(tǒng)運(yùn)行管理制度 第一階段職務(wù)/姓名簽字日期批準(zhǔn)審核編制管理：綜合管理部文件號(hào)版本號(hào)：A0此文件屬于無(wú)事先授權(quán)不得使用、復(fù)制、傳播和泄日期：密。綜合管理部2015年 11月 08日更改記錄序號(hào)變更描述編制審核批準(zhǔn)更改日期目錄1 前言目的為保證 ERP系統(tǒng)第一階段的穩(wěn)定正常運(yùn)行，規(guī)范系統(tǒng)的使用和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整，達(dá)到資源有效共享，結(jié)合公司的實(shí)際，特制定本制度。范圍本制度對(duì)以下運(yùn)行管理方面加以明確：（ 1） 各部門(mén)（崗位） ERP職責(zé)及要求（ 2） 系統(tǒng)管理（ 3） 權(quán)限管理（ 4） 檢查與考核（ 5） 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司內(nèi)部ERP系統(tǒng)使用。解釋權(quán)與生效時(shí)間本制度

2、的解釋權(quán)屬公司綜合管理部。本制度自發(fā)布之日起生效，各相關(guān)部門(mén)按本制度的執(zhí)行。2 各部門(mén)（崗位）ERP職責(zé)及要求綜合管理部ERP職責(zé)及要求崗位職責(zé)描述負(fù)責(zé) ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理工作。公司 ERP系統(tǒng)參數(shù)、單據(jù)性質(zhì)及部分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)置及維護(hù)。負(fù)責(zé)組織制定 ERP穩(wěn)定運(yùn)行所需要的相關(guān)制度、文件及工作標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督指導(dǎo)執(zhí)行。負(fù)責(zé)平衡、協(xié)調(diào)解決 ERP運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并針對(duì)ERP系統(tǒng)提出管理建議。ERP專(zhuān)員負(fù)責(zé)各部門(mén) ERP權(quán)限設(shè)定、維護(hù)及管理。負(fù)責(zé) ERP系統(tǒng)內(nèi)報(bào)表的開(kāi)發(fā)和修改工作。負(fù)責(zé) ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理、后臺(tái)維護(hù)等。作為公司對(duì)外接口，與 ERP及接口提供商進(jìn)行協(xié)議并及時(shí)解決系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的問(wèn)

3、題。向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào) ERP運(yùn)行情況，協(xié)助組織召開(kāi)系統(tǒng)運(yùn)行情況的總結(jié)、分析及問(wèn)題討論會(huì)議。網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé) ERP系統(tǒng)硬件設(shè)備和軟件的安裝、維護(hù)。銷(xiāo)售部 ERP職責(zé)及要求崗職責(zé)描述對(duì)應(yīng) ERP工作位及要求主安排并檢查本部門(mén)ERP工作。管審批銷(xiāo)售相關(guān)單據(jù)。內(nèi)銷(xiāo)售部 ERP的整體管理工作，ERP項(xiàng)目接口人。勤管理客戶(hù)信息。客戶(hù)信息給客戶(hù)報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)單料件、工具等借予客戶(hù)使用，錄入借出單。借出單借出歸還，錄入借出歸還單。借出歸還單業(yè)根據(jù)銷(xiāo)售合同，錄入銷(xiāo)售訂單?？蛻?hù)訂單務(wù)銷(xiāo)售接單后對(duì)原訂單物料或單價(jià)、交期或數(shù)量的變更。客戶(hù)訂單變更單員根據(jù)發(fā)貨計(jì)劃，且生產(chǎn)部已生產(chǎn)入庫(kù)，按客戶(hù)的要求發(fā)貨。銷(xiāo)貨單客戶(hù)退貨。銷(xiāo)退單

4、錄入銷(xiāo)售發(fā)票銷(xiāo)售發(fā)票錄入預(yù)收款單、收款單。預(yù)收款單、收款單采購(gòu)部 ERP職責(zé)及要求崗職責(zé)描述位安排并檢查本部門(mén)ERP工作。主審批采購(gòu)相關(guān)單據(jù)。管工藝與采購(gòu)共同制定BOM損耗率。采購(gòu)部ERP的整體管理工作，ERP項(xiàng)目接口人。內(nèi)管理供應(yīng)商信息。勤接受發(fā)票，整理發(fā)票交財(cái)務(wù)掛賬，為會(huì)計(jì)審核采購(gòu)發(fā)票做準(zhǔn)備。計(jì)劃接收客戶(hù)訂單等編制生產(chǎn)或采購(gòu)計(jì)劃。員對(duì)各種研發(fā)類(lèi)、新產(chǎn)品的零件進(jìn)行詢(xún)價(jià)，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)定出價(jià)格。對(duì)批量生產(chǎn)需要的各種零件進(jìn)行比議價(jià)，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)定出價(jià)格。錄入對(duì)各種情況下產(chǎn)生的請(qǐng)購(gòu)單，對(duì)采購(gòu)供應(yīng)商、數(shù)量、單價(jià)、交期等采信息進(jìn)行維護(hù)，經(jīng)主管審批完發(fā)放。購(gòu)采購(gòu)單管理及跟蹤執(zhí)行情況。員對(duì)已經(jīng)有入庫(kù)的采購(gòu)訂

5、單的采購(gòu)合同變更時(shí)，對(duì)采購(gòu)訂單也做相應(yīng)的變更。對(duì)應(yīng) ERP工作及要求供應(yīng)商信息采購(gòu) / 外協(xié)、生產(chǎn)計(jì)劃詢(xún)價(jià)單核價(jià)單維護(hù)請(qǐng)購(gòu)信息，從請(qǐng)購(gòu)單生成采購(gòu)單采購(gòu)單采購(gòu)變更單對(duì)下發(fā)的采購(gòu)訂單進(jìn)行跟蹤催貨，到貨送檢，及時(shí)取得入庫(kù)單，質(zhì)檢單，錄入進(jìn)貨單。進(jìn)貨單已經(jīng)進(jìn)入庫(kù)房，在生產(chǎn)使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)不良，退貨的處理。退貨單錄入采購(gòu)發(fā)票采購(gòu)發(fā)票車(chē)間生產(chǎn)需原材料委外加工，錄入委外領(lǐng)料單。委外領(lǐng)料單委外加工超定額領(lǐng)料，錄入委外超領(lǐng)單。委外超領(lǐng)單委外領(lǐng)料后退回。委外退料單外協(xié)加工付款必須按合同申請(qǐng)，以便財(cái)務(wù)付款單指定到對(duì)應(yīng)合同委外發(fā)票中，錄入委外發(fā)票。錄入預(yù)付款單、付款單。預(yù)付款單、付款單庫(kù)房 ERP職責(zé)及要求崗職責(zé)描述對(duì)

6、應(yīng) ERP工作位及要求主安排并檢查本部門(mén)ERP工作。管書(shū)面審批異常數(shù)量調(diào)整單、報(bào)廢領(lǐng)料單。料件倉(cāng)庫(kù)間的調(diào)撥。調(diào)撥單從庫(kù)房借出料件；從供應(yīng)商或者客戶(hù)處借入料件。審核借出 / 入單借出的料件歸還給倉(cāng)庫(kù)；借入的料件歸還給供應(yīng)商或者客戶(hù)。審核借出 / 入歸還單審核廠內(nèi)發(fā)退料單、委外退料單。審核廠內(nèi)發(fā)料單、廠內(nèi)超領(lǐng)單、委外領(lǐng)料單、委外超領(lǐng)單。庫(kù)質(zhì)檢員檢驗(yàn)完到貨的物料后，通知庫(kù)管員點(diǎn)數(shù)并入庫(kù)，審核進(jìn)貨單。審核進(jìn)貨單管員在生產(chǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)物料不良，車(chē)間將物料退回不合格品庫(kù)房，審核退貨單由采購(gòu)員錄入退貨單，庫(kù)管員點(diǎn)退貨數(shù)量，審核退貨單。根據(jù)質(zhì)檢工程師對(duì)客戶(hù)退給銷(xiāo)售的物料判定結(jié)果，點(diǎn)數(shù)入庫(kù)。審核銷(xiāo)退單對(duì)公司需報(bào)廢

7、的物料的賬務(wù)處理。報(bào)廢單生產(chǎn)成品后入庫(kù)。審核成品入庫(kù)單發(fā)貨給客戶(hù)。審核銷(xiāo)貨單研發(fā)部 ERP職責(zé)及要求崗職責(zé)描述對(duì)應(yīng) ERP工作位及要求主安排并檢查本部門(mén)ERP工作。管審核 BOM相關(guān)單據(jù)。標(biāo)根據(jù)設(shè)計(jì)師新加材料的需求，本著公司優(yōu)化資源，方便維修、采購(gòu)的方向，綜合平衡是否新增品號(hào)，如需，則必須按新品號(hào)申請(qǐng)流程申請(qǐng)，確保品號(hào)相關(guān)屬準(zhǔn)申請(qǐng)完后方可新增品號(hào)，并保證數(shù)據(jù)庫(kù)材料編號(hào)、名稱(chēng)、規(guī)格等相關(guān)性的規(guī)范化屬性的標(biāo)準(zhǔn)化。生產(chǎn)部 ERP職責(zé)及要求崗職責(zé)描述位安排并檢查本部門(mén)ERP工作。審核生產(chǎn)相關(guān)單據(jù)。主錄入產(chǎn)品BOM清單。管BOM變更，有以下幾種情況：BOM與生產(chǎn)實(shí)際不符、 工藝路線從外購(gòu)改自制、 工藝路

8、線從自制改外購(gòu)、材料定額增加、材料定額減少。生產(chǎn)計(jì)劃內(nèi)的領(lǐng)料，書(shū)面審核廠內(nèi)發(fā)料單。生產(chǎn)計(jì)劃內(nèi)領(lǐng)料的退回。廠內(nèi)加工超定額領(lǐng)料，錄入廠內(nèi)超領(lǐng)單。班組庫(kù)管員各項(xiàng)目計(jì)劃的物資配料、發(fā)料車(chē)間后，書(shū)面審核廠內(nèi)發(fā)料單長(zhǎng)生產(chǎn)輔料、消耗性工具的領(lǐng)料。生產(chǎn)輔料、消耗性工具領(lǐng)料的退回。成品入庫(kù)，錄入成品入庫(kù)單。對(duì)應(yīng) ERP工作及要求錄入 BOMBOM變更生產(chǎn)退料單廠內(nèi)超領(lǐng)單審核廠內(nèi)發(fā)料單費(fèi)用領(lǐng)料單費(fèi)用退料單成品入庫(kù)單3. 系統(tǒng)管理用戶(hù)端不得私自修改ERP軟件系統(tǒng)配置參數(shù)或相關(guān)計(jì)算機(jī)程序ERP專(zhuān)員負(fù)責(zé)按照系統(tǒng)安全規(guī)定定期對(duì)ERP 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)和系統(tǒng)應(yīng)用程序進(jìn)行備份，并對(duì)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，保證系統(tǒng)安全運(yùn)行和

9、數(shù)據(jù)傳遞通暢。網(wǎng)絡(luò)管理員定期對(duì)ERP服務(wù)器及各終端設(shè)備進(jìn)行防毒、殺毒處理。各用戶(hù)對(duì)自己錄入的單據(jù)負(fù)責(zé)，對(duì)需要用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)，如有問(wèn)題及時(shí)通知ERP專(zhuān)員，同時(shí)各相關(guān)部門(mén)指定專(zhuān)人對(duì)本部門(mén)的數(shù)據(jù)工作進(jìn)行檢查。ERP 系統(tǒng)用戶(hù)在休假或因公外出時(shí)，必須將相關(guān)的工作內(nèi)容授權(quán)給其他用戶(hù)負(fù)責(zé)完成，并給相應(yīng)人員申請(qǐng)臨時(shí)權(quán)限，不得延誤工作。做單必須要有依據(jù)，嚴(yán)禁在ERP系統(tǒng)中隨意更改各種數(shù)據(jù)。對(duì)錄入超過(guò)半小時(shí)的單據(jù)，需要在不超過(guò)半個(gè)小時(shí)保存，以免單據(jù)丟失。為提高ERP系統(tǒng)資源利用率，用戶(hù)在完成操作后，應(yīng)及時(shí)退出ERP避免其他用戶(hù)無(wú)法使用系統(tǒng)。為提高系統(tǒng)運(yùn)行效率，各部門(mén)必須密切配合，錄入單據(jù)人員、各級(jí)審核人員

10、應(yīng)履行本崗位職責(zé)，單據(jù)錄入、審核在 1 個(gè)工作日內(nèi)辦理完，特殊情況在 2 個(gè)工作日內(nèi)辦理完。各種單據(jù)審批流見(jiàn)附表。4. 權(quán)限管理ERP 專(zhuān)員必須遵守保密制度，嚴(yán)禁把自己的密碼轉(zhuǎn)告他人；不得泄露其他用戶(hù)的密碼，不得在 ERP系統(tǒng)上操作超越自己權(quán)限的信息；不得用不正當(dāng)手段、方法對(duì)模塊進(jìn)行修改。公司需要數(shù)據(jù)修改時(shí)必須按規(guī)定程序執(zhí)行并及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份。各部門(mén)新增用戶(hù)權(quán)限、用戶(hù)權(quán)限的變更，應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，報(bào)ERP專(zhuān)員進(jìn)行設(shè)置。用戶(hù)必須更改個(gè)人初始密碼，不得把用戶(hù)名和密碼借給他人使用。5. 檢查與考核說(shuō)明ERP系統(tǒng)運(yùn)行檢查采用在系統(tǒng)上日常檢查和月度考評(píng)相結(jié)合的方式。每周對(duì)各部門(mén)實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)情況與進(jìn)入系統(tǒng)業(yè)務(wù)的差異等進(jìn)行小結(jié)。根據(jù) ERP運(yùn)行的實(shí)際情況，組織召開(kāi)ERP系統(tǒng)各部門(mén)運(yùn)行檢查總結(jié)會(huì)，對(duì)一些文件進(jìn)行分析，并提出解決方案，以保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。6. 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰. 處罰條例提供數(shù)據(jù)不及時(shí)、一月內(nèi)出現(xiàn)三次以上錯(cuò)誤；錄入數(shù)據(jù)不及時(shí)、一月內(nèi)出現(xiàn)三次以上錯(cuò)誤；各級(jí)審核人員未認(rèn)真履行職責(zé)，審核單據(jù)不及