內(nèi)部信息溝通管理辦法

1、AUTONET文件編號：*經(jīng)營管理部2013-01-17文件編號：版 本 號：V1.0內(nèi)部信息溝通管理辦法狀態(tài)：草稿頁次：第 - 2 - 頁 共 8頁版本修訂歷史記錄版本號修訂內(nèi)容修訂者修訂時間V1.0初稿2013-1-17擬制:部門主管：會簽：簽發(fā)核準：發(fā)布日期：文件編號：版 本 號：V1.0內(nèi)部信息溝通管理辦法狀態(tài)：草稿頁次：第 - 3 - 頁 共 8頁一總則（ 一）目的：為提高工作效率，建立公司內(nèi)部正常、順暢的溝通渠道，根據(jù)公司管理要求及公司實際工作的需要，特制定本辦法；（ 二）解釋：本辦法自發(fā)布日起開始執(zhí)行，由經(jīng)營管理部負責解釋修訂；二溝通渠道（ 一）會議溝通1. 會議種類及要求（ 1

2、） 例會A 部門例會：每周一各部門召開部門例會，由部門負責人召集，進行部門工作總結(jié)并確認本周工作計劃安排；B 公司例會：每周二9:30 召開公司例會，由經(jīng)營管理部召集，進行上周工作匯報及本周工作計劃溝通；（ 2） 臨時性會議：由總經(jīng)理或相關(guān)權(quán)責主管依需要臨時召集，包含經(jīng)營會議、工作匯報、項目會議、各評審會議、頭腦風(fēng)暴會議等；2. 會議管理（ 1） 例行性會議如有變更原則上應(yīng)提前半個工作日通知，如無變更則不另行通知；（ 2） 發(fā)起非常規(guī)臨時性會議原則上應(yīng)至少提前1 小時通知與會人員, 并且應(yīng)采用郵件及口頭并行方式通知（郵件中須明確會議時間、地點、與會人、會議主題及會議議程）；（ 3） 與會人員應(yīng)

3、依據(jù)本職工作做好各種準備（ 包括資料、數(shù)據(jù)），確保會議效果；在公司級會議中未按要求提交資料者，將依照規(guī)定通報并給予行政處罰；（ 4） 主持人及會議室管理人員應(yīng)提前進行會場布置（具體參照會議管理制度）；（ 5） 與會人員須準時出席并簽到，因故無法到會者, 須提前向主持人請假并取得許可，或派代理人出席 （ 代理人應(yīng)向主持人報備） ，遲到、早退者須向主持人報備, 取得諒解及同意；文件編號：版 本 號：V1.0內(nèi)部信息溝通管理辦法狀態(tài)：草稿頁次：第 - 4 - 頁 共 8 頁（ 6） 由會議主持人把控整體會議進度，討論范圍需緊扣主題，并盡量在規(guī)定的時間內(nèi)結(jié)束會議；（ 7） 各類會議由主持人指定人員做會

4、議記錄，（副）總經(jīng)理主持召集的會議原則上由總經(jīng)理秘書負責會議記錄；重要會議的會議記錄，經(jīng)主持人簽名確認后，由會議記錄者發(fā)放給與會人員及相關(guān)人員；（ 8） 會議決議及相關(guān)工作安排，應(yīng)由會議記錄者在會議結(jié)束一個工作日內(nèi)發(fā)布會議決議事項追蹤表，明確責任人及追蹤人，并及時將事項結(jié)果反饋給相關(guān)人員；（ 9） 會議決議的落實實施情況，應(yīng)作為下次會議議題之一。（ 二 ） 文件1. 規(guī)章、制度類（1） 此類文件包含紅頭文件、各種規(guī)章制度流程、規(guī)范、標準等，需統(tǒng)一使用公司模板及標準格式并嚴格按照文控制度完成會簽、審批流程；（2） 此類文件須在受控條件下通過郵件及OA兩種形式發(fā)布，并且僅限在受控級別內(nèi)流通，嚴禁外

5、泄；（3） 公司制定的制度規(guī)章等，由經(jīng)營管理部統(tǒng)一頒布、發(fā)放，相關(guān)人員需仔細學(xué)習(xí)閱讀，并嚴格遵守。2. 公告、聯(lián)絡(luò)、通知類（ 1） 此類文書包含各種公告、通知、聯(lián)絡(luò)函、指令、呈報等，需按其級別完成相應(yīng)的簽發(fā)流程，建議使用統(tǒng)一公司模板及格式；（ 2） 公司范圍的公告、通知類文書需同時通過公告欄、OA和郵件的方式通知到相關(guān)部門及個人，盡量覆蓋較為全面的范圍，避免信息遺漏；（ 3） 各部門之間、上下級之間的具體事務(wù)聯(lián)絡(luò)、指令傳達呈報等事宜建議使用電子文件進行溝通、傳遞。3. 簽（呈）、報告、報表類（ 1） 此類文件包含下級呈報上級，下屬部門呈報直接主管部門，各級主管向公司或總經(jīng)理的述職報告、專項工作

6、匯報、簽呈及各項業(yè)務(wù)報表等，分為定期及不定期的呈遞；2）須定期呈報有：文件編號：版 本 號：V1.0內(nèi)部信息溝通管理辦法狀態(tài)：草稿頁次：第 - 5 - 頁 共 8頁報告 /報表形式提報周期報告對象級別公司大事記周報報告次 /周公司管理層及各經(jīng)理人公司級部門周工作計劃及匯報報告次 /周總經(jīng)辦/經(jīng)管部收集公司級項目流轉(zhuǎn)報告/ 項目周報報告次 /周公司管理層及各經(jīng)理人公司級部門月度工作計劃匯報報告次 /月總經(jīng)辦/經(jīng)管部收集公司級業(yè)務(wù)體系數(shù)據(jù)報表報表次 / 月、年終經(jīng)管部收集公司級財務(wù)體系數(shù)據(jù)報表報表次 / 月、年終經(jīng)管部收集公司級供應(yīng)鏈體系數(shù)據(jù)報表報表次 / 月、年終經(jīng)管部收集公司級部門工作分析報告

7、報告次 / 季度、年終總經(jīng)辦/經(jīng)管部收集公司級個人周工作計劃匯報報告次 /周部門負責人部門級個人月度工作計劃報告次 /月部門負責人部門級（ 3） 不定期呈報：根據(jù)公司管理需要，臨時組織呈報的文件，包含專項工作報告、具體事項呈報核準、項目評審報告等。（ 三 ） 非正規(guī)場合、形式的溝通1. 交流溝通：除工作接觸外，各級主管應(yīng)定期或不定期與下屬進行交談溝通，以增進彼此了解，掌握各層次人員的動態(tài)信息，幫助決策層把握方向，適當準確地制定相關(guān)政策2. 溝通建議：（ 1） 總經(jīng)理同各中心負責人等直接部屬每個月應(yīng)有一次交談溝通，總經(jīng)理同下二級部屬，每季度應(yīng)有一次交談溝通；（ 2） 經(jīng)（副）理同直接部屬每周應(yīng)有

8、一次交談、溝通，同其他部屬每月應(yīng)有一次交談、溝通。3. 意見反饋：公司應(yīng)設(shè)置員工意見郵箱，指定專人負責管理，員工如有各類意見或建議可以通過實名或匿名郵件的方式進行投遞，由管理員定期整理并直接反饋給總經(jīng)理；如合理化建議經(jīng)員工實名提出一經(jīng)采納，公司將根據(jù)建議重要程度給予相應(yīng)獎勵。三 溝通工具使用要求及建議（ 一 ） 電子郵件（詳細參考電子郵件使用規(guī)范）公司內(nèi)部建議養(yǎng)成每日查收并處理郵件1. 非緊急事件或附加較多信息資料的事件建議使用郵件溝通，文件編號：版 本 號：V1.0內(nèi)部信息溝通管理辦法狀態(tài)：草稿頁次：第 - 6 - 頁 共 8頁的習(xí)慣，非業(yè)務(wù)體系人員應(yīng)盡量實時處理郵件；2. 使用電子郵件時需

9、附上電子簽名，明確個人信息（姓名、職位、部門、公司、聯(lián)系方式等），以便收件人隨時聯(lián)系；3. 發(fā)送郵件時需明確分清郵件主送人、抄送人、暗送人，并且要求郵件主題明確、內(nèi)容簡明扼要，并使用合適的拼寫、語法和標點符號，根據(jù)郵件需求選擇使用自動回復(fù)及閱讀收條功能；4. 建議在發(fā)送郵件前再次仔細檢查，確保郵件信息描述明確，盡量避免誤解及多次郵件反復(fù)溝通確認；5. 重要郵件發(fā)送后應(yīng)采取當面、電話或其他方式進行跟進確認，提醒收件人及時處理；6. 接收到重要郵件需即刻回復(fù)對方，告知發(fā)件人已知悉并正在處理；對于正常郵件可按緊急及重要程度依次處理，對于有回復(fù)時限要求的郵件需按時回復(fù)，如無法按時需盡快通知發(fā)件人，并告

10、知可完成時限；7. 接收到有工作任務(wù)的郵件，回復(fù)時需在原郵件上回復(fù)，以便增強事件處理的連貫性；接收到群發(fā)郵件，除非必要，盡量避免回復(fù)所有人，以免給他人帶來郵件困擾；（ 二 ） 電話溝通（詳細可參考電話商務(wù)禮儀）1. 無法當面溝通的緊急事件或日常信息傳達提醒，建議使用電話溝通；2. 電話溝通前建議組織語言，明確主題，盡量將所述信息準確清楚的傳達給對方，并注意使用禮貌電話用語；3. 電話溝通切忌長篇大論或參雜過多個人情緒，建議在溝通結(jié)束時與對方確認是否已清晰接收相關(guān)信息，如需回復(fù)，則雙方確認回復(fù)方式及時間；4. 如條件允許的情況下，建議在電話溝通時在手邊準備紙筆，以便隨時記錄相關(guān)信息；（ 三 ）

11、QQ、 MSN溝通1. 日常非機密事件可采取QQ、 MSN 等聊天工具進行溝通；2. QQ、 MSN 等軟件可作為溝通的輔助工具，跟進工作事項階段，加強員工實時互動；3. 在此類溝通工具中，嚴禁上傳公司機密文件、透露內(nèi)部核心數(shù)據(jù)等保密信息；（ 四 ） 公司網(wǎng)絡(luò)平臺/OA（詳細可參見公司OA使用管理制度）1. 公司網(wǎng)站主要發(fā)布公司重要事件、最新行業(yè)資訊、產(chǎn)品項目等信息，員工可以通過網(wǎng)站了解行業(yè)及公司的最新動態(tài)；2. 公司 OA 主要通過內(nèi)部流程的執(zhí)行、文件制度的發(fā)布和公司網(wǎng)上信息的傳遞達到溝通的目的，各部文件編號：版 本 號：V1.0內(nèi)部信息溝通管理辦法狀態(tài)：草稿頁次：第 - 7 - 頁 共 8

12、頁門需加強OA使用率，充分利用公司提供的溝通平臺；3. 各部門業(yè)務(wù)流程需按規(guī)定在OA上完成相應(yīng)審批流程，并在要求時間內(nèi)提交所需資料單據(jù)，以利下一步工作的開展；如某節(jié)點未及時審批，可通過郵件、電話、短信等方式進行催辦；4. 公司內(nèi)部各文件制度需根據(jù)受控范圍設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，并上傳OA，以供員工隨時查看調(diào)用；5. 公司范圍內(nèi)公告、新聞、人事變動、知識共享等信息需按OA使用規(guī)定在相應(yīng)版塊發(fā)布更新，并使用郵件進行提醒；同時員工可以在論壇里進行互相交流。（ 五 ） 公告欄：公司的重要事件和最新決策除在網(wǎng)站上公布外，還要及時在公告欄上發(fā)布，以便員工隨時了解公司動態(tài)。四 信息溝通反饋機制（ 一 ） 溝通反饋：指

13、對領(lǐng)導(dǎo)安排給自己的工作或業(yè)務(wù)伙伴相互協(xié)作的承諾，在限定時間內(nèi)必須完成并及時反饋的一個結(jié)果；（ 二 ） 信息傳達：按照發(fā)布信息 - 傳遞信息- 接收信息- 處理信息- 反饋信息的幾個步驟，從而能更好地下達指令、執(zhí)行指令，做好領(lǐng)導(dǎo)與部門之間、部門之間、個人與部門之間、個人之間的溝通；（ 三 ） 信息處理分析：接收到信息后通?？梢圆捎梦鍌€“W”來對信息進行分析處理：What，什么工作任務(wù)；When，什么時間完成；Where，什么地點完成；Who，找什么人或需要什么人完成；how，怎樣去完成 ?（ 四 ） 信息處理過程中應(yīng)注意四個要點：1. 接收信息：接收到信息后首先要回復(fù)，證明自己已正常接收到對方的信息；2. 處理信息：在處理過程中，對出現(xiàn)的問題要及時提出并通報給信息傳達方，以便其提前做出準備；3. 處理時限：如信息傳達方對信息處理有時限要求，則應(yīng)嚴格遵照時限處理信息，如不能按時完成，需盡早告知傳達方并反饋可以完成的時間點。4. 信息結(jié)果：完成信息處理后應(yīng)及時將結(jié)果反饋給相關(guān)