檔案管理在新時期面臨的挑戰(zhàn)及其對策分析-論文

1、管理與實踐經(jīng)緯辦公室業(yè)務(wù)office operations 5辦公室業(yè)務(wù)文/黔西南州農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所魏欣欣檔案管理在新時期面臨的挑戰(zhàn)及其對策分析【摘要】檔案管理在單位管理中具有重要意義,隨著新時期人們檔案利用意識的逐漸提高,對檔案管理越來越重視。就目前來說檔案管理中還面臨這一系列的挑戰(zhàn),下面本文就對檔案管理在新時期面臨的挑戰(zhàn)及其對策進行分析。【關(guān)鍵詞】檔案管理;新時期;挑戰(zhàn);對策檔案管理其實并不像普通人認識的就是對現(xiàn)有的檔案進行歸類,存放在專門的檔案柜中,它是單位各項工作能夠順利進行的基本前提支撐,只有高質(zhì)量、有效的對檔案進行綜合的管理,并進一步的對其利用,才能使得單位在進行各項工作有著更高的效

2、率和質(zhì)量,才能夠為整個單位的現(xiàn)代化不斷發(fā)展,提供有益的資料支持。然而總管檔案管理現(xiàn)狀,粗放型、簡單性的管理模式已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了單位的長期發(fā)展,本文通過對檔案管理過程中所面臨的挑戰(zhàn)及其存在的問題,有針對性的提出相應(yīng)的改革措施。一、新時期檔案管理面臨的挑戰(zhàn)隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進步,人類社會已經(jīng)逐步的邁入到信息化時代。信息技術(shù)成為人們工作和學(xué)習(xí)中的重要組成部分。傳統(tǒng)的檔案管理也逐漸的向信息化方面轉(zhuǎn)變,電子技術(shù)作為一種新的管理方法有效的提高了檔案管理的質(zhì)量和效率。和傳統(tǒng)的檔案管理方式相比,電子檔案能夠?qū)⑺械馁Y料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù),通過信息技術(shù)存儲在電子計算機中,而且不會占用比較大的空間,這為檔案管

3、理提供了足夠的便利。通過對傳統(tǒng)的檔案資料建立電子檔案,可以實現(xiàn)電子檔案的一體化管理工作。所有的檔案資料在轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)之后就可以直接存儲到檔案數(shù)據(jù)庫中。工作人員再按照一定的要求對這些電子資料進行整理和分類,完成資料的歸檔,從而使檔案管理工作實現(xiàn)一體化。能夠不斷的提高檔案管理的利用效率。通過信息技術(shù)建立相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng),可以對所有的檔案資料進行管理。所有的資料都包含在檔案管理系統(tǒng)中,這些信息可以按照一定的使用權(quán)限向不同的部門進行開發(fā),能夠達到資源和信息的共同分享。想要使用檔案的部門或者個人,可以不必要親自到檔案局去查詢檔案資料,只需要借助計算機網(wǎng)絡(luò)就能夠進行查閱。這種使用方式可以不受時間和

4、空間的限制,有力的提高了檔案的利用效率。檔案管理涉及到多個工作部門,在干部檔案管理中通過使用現(xiàn)代信息技術(shù),完成對信息的采集、使用和維護等方面的工作,使檔案管理工作能夠科學(xué)、規(guī)范、有序的進行具有重要的意義。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及,信息技術(shù)在檔案管理部門的使用已經(jīng)成為了不可逆的潮流。在信息化時代,檔案管理部門必須要加大投入,緊緊跟隨時代發(fā)展的要求,建立相應(yīng)的現(xiàn)代信息檔案管理隊伍,提高檔案管理水平和效率。二、檔案管理中存在的問題(一管理程序并不完善具體來說,分為以下三種表現(xiàn)形式。首先就是對檔案整理工作的隨意化。隨著我國經(jīng)濟水平的不斷發(fā)展,單位的規(guī)模也有著明顯的擴大,單位人員增加的同時,負責(zé)檔案

5、管理工作的人員也相應(yīng)地會有所增加,然而由于不重視培訓(xùn),檔案管理人員的素質(zhì)并沒有隨之上升,個別業(yè)務(wù)能力不過關(guān)、不熟練的工作人員進行檔案整理時,擺放文件不規(guī)范、缺失的情況屢見不鮮,這造成檔案不齊全的同時,也為相關(guān)人員查找檔案帶來了不必要的麻煩。第二,檔案收集工作并沒有嚴(yán)格執(zhí)行。在檔案管理過程中,很多單位只是將檔案管理作為一項形式化的工作來做,搜集檔案只是例行的公事,并沒有對其投以應(yīng)有的關(guān)注度。第三,檔案利用不合理,在單位內(nèi)部人員借閱檔案的時候,檔案管理人員往往十分隨意就將檔案外借,簡單登記之后,并不催什么時候還檔案,以至于需要的人很難在短期之內(nèi)就找到需要的資源,檔案管理工作無序化。(二規(guī)劃性不強,

6、檔案管理工作落后很多單位管理層會認為,檔案管理部門在單位中屬于一個“錦上添花”的部門,自身并沒有太大的用途,因此在檔案管理工作中,并不對其有太高的要求,檔案管理工作長期處于一種可有可無的狀態(tài),正是這種心態(tài),助長了檔案管理人員的散漫心理,辦公室檔案管理工作的全面開展,只會在上級領(lǐng)導(dǎo)檢查的時候才會出現(xiàn)曇花一現(xiàn)的井井有條,特殊時期一過,所有的工作邊又恢復(fù)到無序化狀態(tài),并沒有一個很完整的管理規(guī)劃。除此之外,絕大多數(shù)單位,在檔案管理中,所使用的都是過時的軟件與設(shè)備,這已經(jīng)不符合當(dāng)今信息化時代的發(fā)展要求,檔案管理工作難2012720141office operations辦公室業(yè)務(wù)管理與實踐經(jīng)緯6辦公室業(yè)

7、務(wù)以現(xiàn)代化,進一步打擊了檔案管理人員的工作積極性,又反過來導(dǎo)致檔案管理工作的低效率推行。三、新時期檔案管理中存在問題的解決對策(一從思想上意識到檔案管理工作的重要性一個單位的檔案,不僅僅包含著一般的人事檔案信息,還忠誠的記錄著單位發(fā)展壯大過程中的點滴光輝歷程,查閱這些檔案可以讓職工更加全面的了解單位發(fā)展中的光輝歲月,從而在內(nèi)心油然而生一種驕傲感和自豪感,加大單位的凝聚力與向心力。舉例說明,一個單位在發(fā)展過程中不可避免的會遇到危機、選擇,會對生產(chǎn)的產(chǎn)品進行研發(fā),這些渡過困難時期的單位決策以及新產(chǎn)品開發(fā)過程中凝結(jié)的人員智慧,對于單位來說都是一種無形的財富。對于保證單位能夠面臨風(fēng)云變幻市場時,能夠有

8、更加積極向上的態(tài)度是不可或缺的。領(lǐng)導(dǎo)階層必須對此高度重視,不僅僅應(yīng)當(dāng)在新員工入職的時候,使他們接觸、了解到這些檔案,還可以定期的舉辦一些檔案知識競答活動,提高員工對單位檔案的認知程度,讓每一個人都能從思想上意識到檔案的重要性,從而提升檔案管理人員的責(zé)任心,提高檔案管理工作質(zhì)量。(二提高檔案管理合理化最大化的提高檔案管理的合理化以及規(guī)范化,通常檔案的不同,是采用不同方式進行管理的。但是在信息化背景下,一些不法分子就會借助于現(xiàn)今技術(shù)手段,對信息進行盜取,這樣也就對單位安全發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。因此在信息化背景下,檔案系統(tǒng)必須要具有一個有效的管理手段,以確保其信息安全。其中所謂信息化就是加大計算機和

9、網(wǎng)絡(luò)在檔案工作中的利用率,比如可以利用計算機計算速度快、儲存信息準(zhǔn)確的特點利用它起草、發(fā)送、修改、歸還文檔,還可以利用計算機的檢索功能及時查找出過期文檔、機密文檔進行分類處理。網(wǎng)絡(luò)方面,要建立計算機網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫,提高計算機網(wǎng)絡(luò)在各檔案管理中的應(yīng)用程度,建設(shè)和完善局域網(wǎng),從而逐步實現(xiàn)各項工作的網(wǎng)絡(luò)化。(三提升檔案管理人員的工作技能檔案管理工作的重要性在得到單位員工普遍認可之后,最需要做的一件事就是檔案管理工作如何能夠科學(xué)、高效率的推行。單位管理階層應(yīng)當(dāng)意識到,檔案管理工作除了要求簡單的操作之外,還需要管理人員過硬的職業(yè)能力。面對激烈的市場競爭,檔案管理人員必須不斷的提升自己的管理能力,才可以保證檔

10、案管理工作的順利進行。在提升檔案管理人員素質(zhì)這一方面,單位應(yīng)當(dāng)鼓勵檔案管理工作者積極自學(xué),提升業(yè)務(wù)能力之外,還應(yīng)當(dāng)定期對在職人員進行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn),提高他們對我國檔案法的認知水平以及學(xué)會必要的操作技能,通過定期的業(yè)務(wù)能力考核,確保單位檔案管理者能夠在積極向上、勇于提升技能的思想認知下,平穩(wěn)、順利的達到現(xiàn)代化的檔案管理要求。(四推進檔案管理的信息化建設(shè)當(dāng)今社會是一個信息化社會,高新技術(shù)手段的出現(xiàn)為檔案管理工作自動化提供了十分有效的技術(shù)保證,為提高檔案管理工作的總體水平,單位應(yīng)當(dāng)加大對電子化檔案管理工作的推行力度,積極建立起以數(shù)碼技術(shù)為支撐的無紙化管理模式,同時需要加大對檔案管理中網(wǎng)絡(luò)化的推行方式,

11、尤其是對每一份檔案進行條形碼處理,這樣的處理方法為保證檔案資料管理過程中的外借以及歸還信息能夠迅速、準(zhǔn)確的登記,避免了傳統(tǒng)檔案管理過程中油墨打印,會出現(xiàn)檔案號難以辨認的情況,提升檔案管理工作的有效性。檔案資源是信息化的前提和目的,這方面要做到兩點。一是實現(xiàn)檔案電子化。將單位原有的紙質(zhì)文獻、檔案等經(jīng)過收集、篩選后利用掃描儀、計算機等把紙質(zhì)數(shù)據(jù)輸入到數(shù)字化檔案中,在這個過程中一定要注意檔案信息的準(zhǔn)確性和對單位的實用性。對于現(xiàn)有紙質(zhì)檔案中沒有但單位十分需要的資料,可以采取問卷調(diào)查、實地采訪、翻看資料等形式總結(jié)出來并輸入到計算機內(nèi)。二是建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫。檔案電子化只是信息化的初級階段,檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)和

12、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)需要達到共享性、開發(fā)性、服務(wù)性,才能稱得上實現(xiàn)了信息化。但是當(dāng)前大部分單位都把這兩者割裂開來,因此需要加快數(shù)據(jù)庫的建設(shè),實現(xiàn)同其他管理及建設(shè)項目如文書處理、生產(chǎn)活動等的鏈接,真正成立一體化、全網(wǎng)絡(luò)的檔案管理系統(tǒng)。同時在對信息化建設(shè)加強的同時,還需要科學(xué)規(guī)劃,加大資金投入力度。從短期來看,投入大量的人力、物力去建設(shè)檔案管理看不到任何利益,因而部分單位更愿意把精力投入到銷售、市場等收效快的部門,取得立竿見影的效果。但是從長遠來看,檔案管理其實是對單位運作、發(fā)展、內(nèi)部情況等最具有說服力的資料,將這些運用到單位管理中會有很大的實際效用。比如員工資料橫向縱向的比較可以看出員工業(yè)績、部門發(fā)展?fàn)顩r、

13、可能出現(xiàn)的問題,比如單位的季度銷售額可以看出市場對于產(chǎn)品的接受度等以便單位來年可以對市場有更好的把控。因此單位領(lǐng)導(dǎo)必須從思想上重視檔案信息化工作將其納入到單位的日常建設(shè)中,并盡可能的給予資金支持。在建設(shè)中也要避免盲目規(guī)劃,需要提前做好規(guī)劃和組織建設(shè),建立健全相關(guān)的規(guī)章制度,對于項目參與人員要責(zé)任到人,對于部門設(shè)置、與其他部門的聯(lián)系、準(zhǔn)備投入的資金、每一階段要達到的目標(biāo)等都要提前統(tǒng)籌好。四、結(jié)語檔案管理工作在單位現(xiàn)代化改革過程中,依然面臨著許多不足與缺陷,這是我們無法否認的現(xiàn)實,然而,只要找到了癥結(jié)所在,迅速、有效地采用有力的措施對其進行積極改進,那么檔案管理工作必將會沿著高效、健康的道路不斷向前發(fā)展,為提升整個單位的綜合實力作出應(yīng)有的貢獻。參考文獻:1李國蘭.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇J .山東社會科學(xué),2011(1:248-249.2張長河.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析J .