出納實(shí)務(wù)操作—出納憑證

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上出納實(shí)務(wù)操作出納憑證 會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、按一定格式編制的據(jù)以登記的書面證明。用來(lái)記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，作為記賬根據(jù)的書面證明。會(huì)計(jì)憑證一般分為原始憑證和。前者是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)最初發(fā)生之時(shí)即行填制的原始書面證明，如銷貨發(fā)票、款項(xiàng)收據(jù)等。后者是以原始憑證為依據(jù)，作為記入賬簿內(nèi)各個(gè)分類賬戶的書面證明，如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。(一)原始原始憑證又稱單據(jù)，是核算的原始資料和重要依據(jù)，在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，填制或取得并由相關(guān)經(jīng)辦人簽章，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的最初憑據(jù)。原始憑證可以根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類：1.原始憑

2、證按來(lái)源不同，可以分為外來(lái)原始憑證和自制原始憑證(1)外來(lái)原始憑證。外來(lái)原始憑證是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，從對(duì)方單位或者有業(yè)務(wù)往來(lái)的個(gè)人處直接取得的原始憑證。例如對(duì)外支付款項(xiàng)時(shí)取得的收據(jù)、增值稅專用發(fā)票、職工出差的汽車票和飛機(jī)票等，具體的收據(jù)樣本見表2-1。表2-1 統(tǒng)一收據(jù)(2)自制原始憑證。自制原始憑證是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，單位內(nèi)部自行填制的，僅供在單位內(nèi)部使用的原始憑據(jù)。例如入庫(kù)單、領(lǐng)料單(見表2-2)、出庫(kù)單、工資表等。表2-2 領(lǐng)料單2.原始憑證按填制方法可以分為一次憑證、累計(jì)憑證和匯總憑證(1)一次憑證。一次憑證是指一次填制完成，只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證，所需的外來(lái)原始

3、憑證和一部分自制原始憑證都屬于一次憑證。例如發(fā)票、收據(jù)、領(lǐng)料單等。(2)累計(jì)憑證。累計(jì)憑證是指在定時(shí)期內(nèi)可以記錄多筆同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證，是多次有效的。這類憑證的填制手續(xù)是多次進(jìn)行才能完成的，一般為自制原始憑證，最只代表性的累計(jì)憑證是“限額領(lǐng)料單”(見表2-3)。表2-3限額領(lǐng)料單(3)匯總憑證。匯總憑證也稱原始憑證匯總表，是對(duì)一定時(shí)期內(nèi)反映相同內(nèi)容的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的若干張?jiān)紤{證，按一定標(biāo)準(zhǔn)填制的原始憑證。它有效地合并了相同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，簡(jiǎn)化了記賬的工作量。在日常工作中，常用的匯總原始憑證有發(fā)出材料匯總表(見表2-4)、工資結(jié)算匯總表等。表2-4發(fā)出材料匯總3.原始憑證按格式不同，分為通用憑證和專

4、用憑證(l)通用憑證。通用憑證是指由相關(guān)部門統(tǒng)一印制，具有統(tǒng)一的格式和使用方法的原始憑證。它可以是某一地區(qū)、某一行業(yè)或是全國(guó)通用的。例如，省印制的發(fā)票、收據(jù)，是在山西省范圍內(nèi)通用的。(2)專用憑證。專用憑證是指單位自行印制的，僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證，如領(lǐng)料單等。要保證工作的質(zhì)量，必須確保原始憑證的正確填制，所以，原始憑證的填制應(yīng)當(dāng)符合以下幾點(diǎn)要求：(1)記錄要真實(shí)。在填制原始憑證的時(shí)候，必須實(shí)事求是，確保填寫內(nèi)容的真實(shí)可靠性。(2)內(nèi)容要完整。原始憑證填列的項(xiàng)目要齊全，填制日期要按照實(shí)際日期填寫，所填名稱要齊爭(zhēng)，還要保證有關(guān)人員的簽章齊全。(3)手續(xù)要完備。原始憑證除了有經(jīng)辦人員的簽章外

5、，還必須加蓋單位的公章。如果是從個(gè)人處取得的原始憑證，要有個(gè)人的簽章?？傊?，必須手續(xù)完備，這樣就可以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，確保憑證的合法性。(4)書寫要清楚、規(guī)范。原始憑證要按規(guī)定填寫，文字要簡(jiǎn)要，字跡要清晰，大小寫金額必須相符，在小寫金額前必須填寫人民幣符號(hào)“￥”，金額無(wú)角分的，必須寫“00”或“一”。例如：“貳佰零捌元整”的小寫應(yīng)為“￥208.00”或者“￥208 -”;“叁佰貳拾陸元叁角”小寫應(yīng)為“￥326.30”。大寫金額沒有“分”的在最后要寫“整”或“正”，有“分”的不用寫。例如：“￥314.32”的大寫應(yīng)為“叁佰壹拾肆元叁角貳分;“￥225.50”的大寫應(yīng)為“貳佰貳拾伍元伍角整”。(5)編

6、號(hào)要連續(xù)。同類憑證編號(hào)要連續(xù)。如支票、發(fā)票。如果發(fā)生填寫錯(cuò)誤，則必須加蓋“作廢”戳記，并妥善保管。(6)不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。原始憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)重新開具，不得在原憑證上涂改。(7)填制要及時(shí)。原始憑證要及時(shí)填寫，不得提前或逾期。 是人員根據(jù)原始憑證及其所涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，確定會(huì)計(jì)分錄之后所填制的會(huì)計(jì)憑證，是賬簿登記的直接依據(jù)。l.憑證的種類根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容不同，可以分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。(1)收款憑證。收款憑證是專門用于記錄現(xiàn)金和銀行存款收款業(yè)務(wù)的憑證。一般是由出納人員登記的，用以作為現(xiàn)金和銀行存款賬簿的登記依據(jù)。其格式見表2-5。表2-5收款憑證(2)付款憑證。付款憑證號(hào)收款

7、憑證相對(duì)而言，是用來(lái)記錄現(xiàn)金和銀行存款付款業(yè)務(wù)的憑證。一般也是由出納人員填寫，作為登記現(xiàn)金和銀行存款賬簿的依據(jù)。其格式見表2-6。表2-6付款憑證(3)轉(zhuǎn)賬憑證。轉(zhuǎn)賬憑證記錄的是不涉及現(xiàn)金和銀行存款的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，也就是指經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不涉及現(xiàn)金和銀行存款的收付。其格式見表2-7。表2-7轉(zhuǎn)賬憑證2.記賬憑證的基本編制要求(1)各項(xiàng)內(nèi)容必須完整。(2)編號(hào)應(yīng)連續(xù)。如果一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需填制兩張及兩張以上的記賬憑證，則可編號(hào)為“l(fā)/2,2/2”或“l(fā),m,2/m,3/m.m/m”。例如：某筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填制5張轉(zhuǎn)賬憑證，該轉(zhuǎn)賬憑證的編號(hào)為第9號(hào)，則可編制的編號(hào)應(yīng)為：轉(zhuǎn)字第。每月最后一張記賬憑證后面應(yīng)加注“全”

8、字，表示該月的記賬憑證編制完畢。(3)記賬憑證的書寫與原始憑證相同，應(yīng)清楚、規(guī)范。(4)記賬憑證要根據(jù)原始憑證填制，可以根據(jù)一張?jiān)紤{證填制，也可以根據(jù)同類型的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的若干張同類原始憑證填制，但不可將不同類型的原始憑證匯總在一起填制。(5)除了更正錯(cuò)誤和結(jié)賬的記賬憑證外，其他的記賬憑證必須附有原始憑證。(6)填制記賬憑證過程中如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)重新填制。以下幾種情況應(yīng)當(dāng)予以注意：1)如果是已經(jīng)登記的記賬憑證，在本會(huì)計(jì)年度內(nèi)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，可以用紅字填制一張與原始憑證內(nèi)容相同的記賬憑證，在摘要欄內(nèi)注明“注銷×年×月×日×號(hào)憑證”，同時(shí)再用藍(lán)字填寫一張正確的

9、記賬憑證，在摘要欄注明“訂正×年×月×日×號(hào)憑證”。2)可將正確金額與錯(cuò)誤金額之間的差額編制另一張記賬憑證。如果正確金額減錯(cuò)誤金額為正數(shù)，則用藍(lán)字補(bǔ)充填寫另一張憑證;如果正確金額減錯(cuò)誤金額為負(fù)數(shù)，則用紅字沖減多記的金額。3)發(fā)現(xiàn)以前會(huì)計(jì)年度記賬憑證錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證。(7)記賬憑證填制完畢，應(yīng)在金額欄最后一筆金額的數(shù)字下把空格畫線注銷。3.方法(1)收款憑證的填制要求。例如：某公司2009年9月10日收到上月××公司歸還的欠款40000元，存入銀行。應(yīng)填制的收款憑證見表2-8。表2-8收款憑證以上就是填制的樣表，

10、需要注意的是最后一欄“記賬”是要在登記好賬簿之后再畫上“”，這樣可以避免重復(fù)記賬，便于查賬。收款憑證的借方科目只可以填寫“現(xiàn)金”和“銀行存款”，右邊的“附件×張”是指該收款憑證后面所附原始憑證的張數(shù)。最下面的簽章處，相關(guān)人員必須簽名或蓋章，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。(2)付款憑證的填制要求。例如：2009年9月12日，企、片j現(xiàn)金購(gòu)人一批A材料，價(jià)值10000元。應(yīng)編制付款憑證見表2-9。表2-9付款憑證付款憑證的填制與收款憑證相同，只是借貸方互換了位置。但是，需要特別說明的是，如果同時(shí)涉及“現(xiàn)金”和“銀行存款”時(shí)，一般只填制付款憑證，而不填收款憑證，這樣可以有效地避免重復(fù)記賬。例如：企業(yè)從銀

11、行提取現(xiàn)金，則只編制銀行付款憑證。企業(yè)把現(xiàn)金存入銀行，則只編制現(xiàn)金付款憑證。(3)轉(zhuǎn)賬憑證的填制要求。例如：2009年9月30日，計(jì)提本月的固定資產(chǎn)折舊20000元，其中生產(chǎn)部門15000元，管理部門5000元。應(yīng)編制轉(zhuǎn)賬憑證見表2-10。轉(zhuǎn)賬憑證的借貸雙方都列入憑證內(nèi)，并按借貸方填入“借方金額”和“貸方金額”的相應(yīng)欄內(nèi)，其他的填制與收、付款憑證相同。當(dāng)一項(xiàng)終濟(jì)業(yè)務(wù)既涉及“現(xiàn)金”和“銀行存款”，又涉及轉(zhuǎn)賬時(shí)，需要分別填制記賬憑證。表2-10轉(zhuǎn)賬憑證例如：2009年9月30日，企業(yè)購(gòu)入一臺(tái)生產(chǎn)設(shè)備，價(jià)值70000元，付給對(duì)方單位銀行匯票一張，面值50000元，余款用銀行存款支付，應(yīng)編制的憑證見表

12、2-11、表2-12。表2-11轉(zhuǎn)賬憑證表2-12付款憑證(四)現(xiàn)金出納出納員編制填寫的通常有兩類：一類是通用憑證，即不分收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證。只用統(tǒng)一格式的“記賬憑證”來(lái)處理所有的業(yè)務(wù);另一類是分錄憑證，即由收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證共同組成一套記賬憑證，分別處理貨幣資金收付業(yè)務(wù)與轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)。其中收款憑證與付款憑證是出納使片的專用憑證。以分錄憑證為例，出納員在編制記賬憑證時(shí)，應(yīng)在以下三個(gè)方面特別注意：(1)應(yīng)當(dāng)明確“收款憑證”和“付款憑證”的使用范圍。所謂收款和付款，是指單位收進(jìn)的貨幣資金，包括現(xiàn)金和銀行存款，絕不是單指現(xiàn)金的收付。某些單位在自行設(shè)計(jì)印制的記賬憑證中，將收款憑證印制成

13、“現(xiàn)金收入憑證”，將付款憑證印制成“現(xiàn)金付出憑證”，用來(lái)專門處理現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)，而把銀行存款的收付業(yè)務(wù)用“轉(zhuǎn)賬憑證”處理，這就不規(guī)范了。(2)要正確填寫有關(guān)內(nèi)容。記賬憑證一般有七個(gè)要素，應(yīng)按順序填寫有關(guān)欄目。1)要按記賬日期填寫年、月、日，且年份要寫全稱。2)按貨幣資金的收付事項(xiàng)分別編制“字號(hào)”，“總字號(hào)”一般留給會(huì)計(jì)員填寫。3)按業(yè)務(wù)內(nèi)容簡(jiǎn)潔而清楚地填寫摘要，不僅自己能看清發(fā)生了什么業(yè)務(wù)，讓會(huì)計(jì)員也能從記賬憑證上看清發(fā)生了什么業(yè)務(wù)。4)依據(jù)收付款憑證分別填寫有關(guān)貨幣資金科目，以及與之相聯(lián)系的對(duì)應(yīng)科目。一般來(lái)講，收款憑證上“借方科目”在憑證上方，可按業(yè)務(wù)內(nèi)容分別填寫“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目名稱

14、，其對(duì)應(yīng)科目位置在憑證欄日內(nèi);反之，付款憑證上“貸方科日”印制在憑證上方，可按業(yè)務(wù)內(nèi)容分別填寫“現(xiàn)金”或“銀行存款”科日名稱，其對(duì)應(yīng)科目位置在憑證欄目?jī)?nèi)。5)將發(fā)生額清晰地填入同行對(duì)應(yīng)科目的金額欄。6)按原始憑證的自然張數(shù)填寫附件張數(shù)。注意：a用膠水粘附件，不要用大頭針別上。b粘貼附件時(shí)留下憑證裝訂線，以供日后翻閱。c附件粘貼要整齊，一般是將上邊對(duì)齊。大于記賬憑證的原始憑證要正確折疊，不能裝訂后打不開。7)在憑證下方的“出納”或“制單”處簽章。 (3)注意事項(xiàng)。1)書寫要認(rèn)真，字跡要清晰，數(shù)碼要規(guī)范。2)按規(guī)定使用筆墨，不能隨便使用紅筆，不準(zhǔn)用圓珠筆、鉛筆填寫。3)正確改錯(cuò)，不要隨意涂抹。4)提現(xiàn)業(yè)務(wù)與存現(xiàn)業(yè)務(wù)統(tǒng)用“付款憑證”，提現(xiàn)時(shí)以“銀行存款”科目減少為主，對(duì)應(yīng)科目即是“現(xiàn)金”;存現(xiàn)時(shí)反之，以“現(xiàn)金”科目減少為主，對(duì)應(yīng)科目即是“銀行存款”。通用憑證的使用方法與分錄憑證使用小異，只是在編寫字號(hào)時(shí)注意不要混淆，因?yàn)閼{證格式一樣，顏色一樣，容易出錯(cuò)。出納常用的記賬符號(hào)有：表示已記完賬或已核對(duì)。填在金額右邊或賬頁(yè)余額右邊的格子內(nèi)。￥表示人民幣