項目文檔資料管理規(guī)范

1、一、目的為了規(guī)范項目文檔資料的管理工作，確保項目文檔資料的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性，充分發(fā)揮文檔資料管理在項目中的作用，特制定本規(guī)定。二、范圍本規(guī)定適用于項目開始直到項目結(jié)束的內(nèi)外來往信函、會議紀(jì)要、備忘錄、技術(shù)文件、管理文件、質(zhì)量記錄等所有與項目有關(guān)文件和資料的管理。三、職責(zé)3.1 項目經(jīng)理a）負(fù)責(zé)組織制定項目文件的相關(guān)規(guī)定，對項目文件的控制負(fù)全責(zé);b）負(fù)責(zé)為項目文件和資料管理創(chuàng)造必要的條件。3.2 綜合管理經(jīng)理a）負(fù)責(zé)項目文檔資料相關(guān)規(guī)定的編制和監(jiān)督檢查；b）負(fù)責(zé)編制項目文件和資料的編碼規(guī)定；c）負(fù)責(zé)組織項目結(jié)束后文檔資料立卷、移交歸檔。3.3 分項經(jīng)理a）負(fù)責(zé)本部門的文檔資料的管理;b）負(fù)

2、責(zé)本部門項目結(jié)束后文檔資料的移交。34文控管理工程師a）配合綜合管理經(jīng)理制定項目文檔資料管理規(guī)定并監(jiān)督檢查；b）負(fù)責(zé)項目文件和資料的接收、分類、登記、傳遞、發(fā)放等；c）負(fù)責(zé)項目實施階段文檔資料收集、整理、編目及歸檔工作；d）負(fù)責(zé)項目結(jié)束后項目文檔資料立卷、移交。4管理要求和方法4一般規(guī)定項目文檔資料的管理應(yīng)從項目申請立項到竣工驗收的全過程，項目經(jīng)理部各分項經(jīng)理應(yīng)在職責(zé)范圍內(nèi)對項目實施過程中所形成的文件、圖紙、資料，隨時進行積累整理、立檔和保管，并采取必要措施，防止檔案資料的損毀和遺失以及有關(guān)保密檔案資料的泄密。4.2文檔分類及編號4.2.1 項目文件分類4.2.1.1 項目信息文件項目信息文件

3、指項目實施過程中傳遞的任何書面信息文件。a）來往信件、傳真；b）備忘錄；c）會議紀(jì)要；d）文件傳送單。421.2項目管理文件項目管理文件指項目運行過程中必須編寫的管理文件。d）項目協(xié)調(diào)程序；b）項目進度與費用控制程序；0項目質(zhì)量保證手冊；d）項目資源配置手冊等。4.2.1.3項目技術(shù)文件項目技術(shù)文件指按照合同要求，項目技術(shù)人員完成的各種設(shè)計文件及圖紙等。421.4項目其它文件項目其它文件除上述幾種文件外，項目實施過程中產(chǎn)生的其它文件。a）進度報表；b）績效報告；c）工作總結(jié)報告；d）質(zhì)量記錄。422文檔資料編號管理為了便于文件資料管理，文控管理工程師要根據(jù)項目的特點及分子公司相關(guān)規(guī)定制定項目經(jīng)

4、理部文件編號原則，編號原則經(jīng)綜合管理經(jīng)理審核，項目經(jīng)理批準(zhǔn)后文控管理工程師組織執(zhí)行。4.3項目文檔資料管理4.3.1項目文檔資料管理流程圖ZH.O4,oi項目文檔資料管理流程432項目文檔資料管理要求4.3.2.1 項目文檔的收集切項目文檔的收集貫穿于項目建設(shè)的整個生命周期，隨項目的發(fā)展及時收集、完善；b）分項經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門所涉及檔案資料的組織管理工作，并對本部門所形成的相關(guān)文檔資料進行收集、分類、整理、保存；C）文控管理工程師在項目經(jīng)理的統(tǒng)一督導(dǎo)下，按分子公司的相關(guān)規(guī)定進行編號。4.3.2.2 項目文檔的移交分項經(jīng)理或指派兼職文控管理工程師負(fù)責(zé)對本部門涉及的文檔進行收集、整理，并在該過程完成

5、后將相關(guān)資料移交給項目文檔管理工程師歸檔；項目收尾結(jié)束后項目文檔管理工程負(fù)責(zé)將項目文檔資料移交分子公司檔案室。4.3.2.3 項目文檔的驗收項目階段成果評審驗收、工程項目竣工驗收、重要設(shè)備開箱驗收等由分項經(jīng)理安排專人對其文檔材料（含圖紙）的完整性、系統(tǒng)性進行鑒定驗收，否則不予通過。切項目階段文檔驗收：依據(jù)所規(guī)定階段節(jié)點，由分項經(jīng)理組織，文控管理工程師對所歸類整理的文檔進行驗收，確保階段文檔有效、完整地移交；b）項目竣工文檔驗收：綜合管理經(jīng)理負(fù)責(zé)對項目竣工文檔資料的完整性、有效性、標(biāo)準(zhǔn)化及編號的有效性等進行驗收。4.3.2.4 項目文檔的歸檔a）歸檔文檔必須完整、成套、系統(tǒng)；必須記述和反映建設(shè)項

6、目的全過程；必須真實記錄和準(zhǔn)確反映項目建設(shè)過程和竣工時的實際情況，圖像相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備；b）分項經(jīng)理完成本業(yè)務(wù)范圍內(nèi)資料的收集、整理，移交文控管理工程師進行分類、編號、整理、立卷、編目，經(jīng)項目經(jīng)理審核簽字后，移交分子公司檔案室存檔；C）對于電子文檔，分項經(jīng)理應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文檔移交給文控管理工程師，并按相應(yīng)管理規(guī)定的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。4.3.2.5 項目文檔的借閱對所有接收和發(fā)出的文檔，文控管理工程師要建立嚴(yán)格的登記制度和借閱制度，項目成員借閱文控管理工程師保管的文檔時，應(yīng)填寫項目文檔借閱單，由分項經(jīng)理簽字批準(zhǔn)方可借閱。4.3.3項目

7、文檔控制要點及要求4.3.3.1 項目文檔控制要點a）合同簽訂前的項目管理文檔控制要點項目建議書及其批復(fù)；可行性研究報告及其批復(fù);環(huán)境影響報告及其批復(fù)；詢價文檔；報價文檔；合同評審及談判記錄、協(xié)議；信函。b）項目管理文檔和資料控制要點合同、協(xié)議類；項目基礎(chǔ)資料類；管理文檔類（如項目計劃、項目協(xié)調(diào)程序等）；進度控制類；費用控制類；材料控制類；質(zhì)量管理類；HSE管理類;項目財務(wù)類;報告和總結(jié)類；信函類。C）設(shè)計文檔和資料控制要點總體（規(guī)劃）設(shè)計；工藝設(shè)計；初步設(shè)計（基礎(chǔ)工程設(shè)計）；技術(shù)設(shè)計（若有）；施工圖設(shè)計（詳細(xì)工程設(shè)計）；設(shè)計計算書；設(shè)計計劃（設(shè)計開工報告）；項目設(shè)計數(shù)據(jù)（設(shè)計統(tǒng)一規(guī)定）；設(shè)計

8、評審。d）采購文檔和資料文檔和資料控制要點采購文檔；請購單;詢價文檔；報價文檔；報價評審；采購合同（訂單）；檢驗；催交；運輸。e）施工文檔和資料控制要點管理性文檔和資料：施工計劃、施工招標(biāo)文檔、施工投標(biāo)文檔、施工評標(biāo)文檔、施工合同協(xié)議、施工組織設(shè)計、施工安全技術(shù)資料等；工程交工技術(shù)資料：按單項或單位工程立卷；按土建，設(shè)備安裝，管道安裝、電氣、儀表等專業(yè)分類（包括施工記錄、檢驗記錄、交工驗收記錄等）；竣工圖按設(shè)計文檔分類、立卷。f）試運行文檔和資料控制要點試運行計劃;試車方案；操作手冊；培訓(xùn)計劃;生產(chǎn)考核；驗收報告。g）涉外文檔和資料控制要點合同、合同附件；協(xié)議、談判記錄；設(shè)計文檔和資料；標(biāo)準(zhǔn)、

9、規(guī)范；信函。4.3.32項目文檔控制要求a）文控管理工程師根據(jù)公司QHSE關(guān)于文檔和資料控制要素的要求，建立并保持項目文檔和資料控制的程序，包括項目文檔和資料的接受、評審、傳遞、發(fā)布、更改、有效版本的控制、失效和/或作廢文檔的控制、有效標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的控制等；b）文控管理工程師負(fù)責(zé)項目文檔資料管理相關(guān)規(guī)定的編制和監(jiān)督檢查，負(fù)責(zé)編制項目文檔和資料的編碼規(guī)定，負(fù)責(zé)接受項目文檔和資料的歸檔、入庫、保管；。項目文控管理工程師負(fù)責(zé)日常的項目文檔和資料的接收、分類、登記、傳遞、發(fā)放、保管工作；項目結(jié)束后負(fù)責(zé)立卷、移交歸檔；d）項目文檔和資料的管理和控制，涉及到項目實施過程中的每一個崗位和每一個成員，參與項目實施的每一個成員，均應(yīng)按照分子公司和項目的有關(guān)規(guī)定管理和控制本人接收、產(chǎn)生和發(fā)放的文檔和資料；e）各供方負(fù)責(zé)收集、整理本單位范圍內(nèi)的檔案資料，按分包合同約定移交文控管理工程師，由文控管理工程師匯總、整理?？⒐r由項目經(jīng)理部根據(jù)相關(guān)規(guī)定向分子公司相關(guān)部門提交完整、準(zhǔn)確的項目檔案資料。4.4電子版文檔的管理電子版文檔的管理和使用，由文控管理工程師采用和文本資料一樣的管理方式進行嚴(yán)格的管控，項目成員需要使用文控管理工程