淺談電力基建檔案的管理-電力職稱論文發(fā)表

1、淺談電力基建檔案的管理-電力職稱論文發(fā)表    淺談電力基建檔案的管理-電力職稱論文發(fā)表2011-07-08 08:45 來源：未知 瀏覽次數(shù)： 關(guān)鍵字： 期刊發(fā)表,職稱論文發(fā)表,電力職稱論文發(fā)表淺談電力基建檔案的管理林衛(wèi)紅摘要：電力基建檔案是在電力基建過程中形成的真實(shí)記錄。它是鑒定基建工程質(zhì)量的一個(gè)重要依據(jù)。鑒于電力基建檔案管理的重要性，本文將針對(duì)電力基建檔案管理中主要存在的問題和控制電力基建檔案質(zhì)量的途徑和方法做簡(jiǎn)單的論述。關(guān)鍵詞：電力基建 檔案管理 途徑和方法所謂的電力基建檔案是指在電力基建過程中形成的真實(shí)記錄。它是鑒定基建工程質(zhì)量的一個(gè)重要依據(jù)。

2、國家明文規(guī)定：設(shè)計(jì)、施工及建設(shè)單位必須按照各自工作的職責(zé)和內(nèi)容，對(duì)電力工程竣工檔案資料進(jìn)行完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的收集和編制，并保證檔案能夠在項(xiàng)目建設(shè)、管理、維護(hù)、擴(kuò)建中充分發(fā)揮作用。本文將就如何收集和編制好電力工程竣工檔案資料做簡(jiǎn)單的闡述。一、電力基建檔案管理中主要存在的問題1、電力基建檔案管理意識(shí)淡薄在電力基建工程中普遍存在的一種現(xiàn)象就是重工程建設(shè)，輕檔案管理。檔案的管理意識(shí)淡薄主要體現(xiàn)在兩點(diǎn)上：1）在做工程的總體規(guī)劃和工作計(jì)劃時(shí)，并沒有將基建項(xiàng)目的檔案管理納入其中；2）在領(lǐng)導(dǎo)的議事日程中也并沒有涉及到電力基建檔案管理的問題。正是由于電力基建檔案管理意識(shí)淡薄，使其沒有得到應(yīng)有的重視，而給日后項(xiàng)目

3、檔案的管理工作帶來了較為嚴(yán)重的阻礙。2、基建項(xiàng)目的檔案沒有實(shí)現(xiàn)集中、統(tǒng)一的管理對(duì)基建項(xiàng)目的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，既是科技檔案工作自身發(fā)展的要求，也是國家檔案局驗(yàn)收檔案的要求。但是卻存在著某些部門和個(gè)人為了自身取用方便而不將檔案歸檔，進(jìn)而導(dǎo)致圖紙或資料的散落、丟失，這將對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性造成嚴(yán)重的影響。3、缺乏科學(xué)性和先進(jìn)性的管理思想科學(xué)性和先進(jìn)性的缺失主要體現(xiàn)在在項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備階段，沒能夠?qū)?xiàng)目管理方面的策劃工作有充分的認(rèn)識(shí)，只注重了結(jié)果，而真正的檔案管理制度是在工程開工之后才逐步確立的。例如，有些項(xiàng)目由于沒能在施工階段編制出竣工資料的管理程序，所以只能屈從于承包商的意見，這樣做所產(chǎn)生的一個(gè)

4、不良后果就是缺乏對(duì)檔案的控制力。4、檔案歸檔滯后，突擊整理和事后補(bǔ)充的現(xiàn)象比較普遍由于檔案管理意識(shí)淡薄，常常會(huì)有資料歸檔滯后的情況出現(xiàn)。更甚的是有些施工單位并沒有按照要求在工程的準(zhǔn)備階段和施工階段收集和整理資料，而是在工程竣工之后才開始突擊整理，資料后補(bǔ)的情況相當(dāng)嚴(yán)重。5、“四參加”并沒有真正落實(shí)到實(shí)處為了保證項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，國家檔案局制定了一系列的控制措施。這些措施是檔案部門落實(shí)職責(zé)，對(duì)文件材料的形成、積累和歸檔進(jìn)行監(jiān)督檢查的重要依據(jù)，同時(shí)也是促使歸檔資料完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的重要保證。在這些措施中較為突出的是“四參加”政策。所謂的“四參加”就是指檔案工作人員要參加本廠產(chǎn)品的定型會(huì)，要

5、參加科研成果鑒定會(huì)，要參加基建工程竣工驗(yàn)收會(huì)，要參加設(shè)備開箱驗(yàn)收會(huì)。這么做的目的就是對(duì)基建工程中所形成的資料進(jìn)行質(zhì)量控制。但是“四參加”政策在某些公司中并沒有真正落實(shí)到實(shí)處，這將嚴(yán)重影響到公司科技檔案的歸檔率、完整率和利用率。二、控制電力基建檔案質(zhì)量的途徑和方法1、提高電力基建檔案管理質(zhì)量的首要環(huán)節(jié)是前期控制1）在工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制中納入基建工程檔案這一項(xiàng)，并將對(duì)項(xiàng)目文件的收集、管理納入工程的總體規(guī)劃和工作計(jì)劃中。2）實(shí)行檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。配備專業(yè)的檔案人員，使其逐步建立和完善電力基建工程檔案管理中所涉及的各項(xiàng)規(guī)章制度、各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，最終使基建工程的檔案工作能夠有章可循。有理可依。3）建設(shè)單位

6、要制定出符合電力工程建設(shè)實(shí)際的工程竣工檔案資料編制要求及驗(yàn)收規(guī)定。當(dāng)然這一規(guī)定不是隨便制定的，它要以國家檔案局、國家電力公司以及地方檔案行政管理部門所制定的關(guān)于竣工檔案管理的若干規(guī)定為依據(jù)的。4）建設(shè)單位還應(yīng)該以電力企業(yè)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，同時(shí)以施工安裝大類的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)為參照，制定出工程竣工檔案資料組卷分類大綱。在分類大綱中，將就檔案的表示方法以及類目的設(shè)置等做出較為詳細(xì)的說明。分類大綱的制定不是隨便的、憑空的，而是要遵照工程建設(shè)的實(shí)際，以完整、準(zhǔn)確及系統(tǒng)為原則設(shè)置類目。一般情況下，在分類簡(jiǎn)表中僅需存在能夠反映檔案資料的三級(jí)類目就可以了；但在分類住表上則要求至少有四級(jí)類目。5）在項(xiàng)目的招投

7、標(biāo)書和合同書中附加上關(guān)于基建工程檔案管理的專門條款，使參見單位的責(zé)任和項(xiàng)目文件的編制標(biāo)準(zhǔn)更為明確，進(jìn)而能很好的保證基建工程檔案的完整性。6）監(jiān)理單位要切實(shí)履行自己的監(jiān)理職責(zé)，不僅要對(duì)基建工程進(jìn)行監(jiān)督，還要對(duì)項(xiàng)目文件的編制和檔案整理工作進(jìn)行監(jiān)督。（二）提高電力基建檔案管理質(zhì)量另一重要環(huán)節(jié)是過程控制1、對(duì)于工程建設(shè)檔案人員要爭(zhēng)取做到全程參加（1）在基建工程前期，檔案人員要做好信息和資料的收集和整理。這些資料主要包括：工程計(jì)劃、合同、立項(xiàng)、可行性研究、環(huán)保材料、地質(zhì)勘查、開工前的國家各個(gè)部門的許可和批復(fù)。它們都是基建工程之所以能夠開展的重要依據(jù)。（2）在工程建設(shè)的中期，檔案人員要加強(qiáng)對(duì)建設(shè)檔案資料的

8、管理。工程建設(shè)檔案的最終形成要嚴(yán)把“五道關(guān)”。第一道是形成關(guān)，即要對(duì)工程中所形成的資料進(jìn)行及時(shí)的整理歸檔，來確保其完整性。第二道關(guān)是歸檔關(guān)，即在工程交工時(shí)對(duì)工程建設(shè)資料進(jìn)行及時(shí)的歸檔處理。第三道關(guān)是整理關(guān)，即檔案人員要根據(jù)檔案的歸檔原則整理工程中的零散文件。第四道關(guān)是質(zhì)量關(guān)，即監(jiān)理單位要對(duì)施工單位檔案人員整理好的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，并核對(duì)資料情況是否與工程現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況相符。第五道關(guān)是審核關(guān)，即建設(shè)單位要從完整、規(guī)范的角度對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核。（3）建設(shè)單位要和上級(jí)檔案管理部門保持聯(lián)系，經(jīng)常請(qǐng)他們進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（4）建設(shè)單位要在工程建設(shè)中起帶頭作用，在設(shè)計(jì)、施工、安裝、監(jiān)理、調(diào)

9、試各個(gè)部門中進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通，檢查、敦促檔案管理工作的落實(shí)情況，通過溝通也使各個(gè)部門能夠通力合作，確保工程建設(shè)、檔案管理工作的順利進(jìn)行。另外，建設(shè)單位最好要成立一個(gè)工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。小組的主要職責(zé)就是發(fā)現(xiàn)、解決檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，檢查、監(jiān)督檔案資料的編制、整理進(jìn)度等。（三）提高電力基建檔案管理質(zhì)量的必要環(huán)節(jié)還包括后期控制1、做好后期控制。所謂的“后期”是指工程已經(jīng)竣工，且進(jìn)去驗(yàn)收階段。對(duì)“后期”主要做好兩方面的控制。第一：交工驗(yàn)收環(huán)節(jié)。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，建設(shè)單位要保證檔案資料和工程建設(shè)同步，保證紙質(zhì)檔案和電子檔案同步。第二：正式竣工驗(yàn)收前的整改期。隨著我國基建工程的快速發(fā)展，國家對(duì)其質(zhì)量、安全和環(huán)保也提出了更高的要求，而整改期間基建工程的變更記錄對(duì)工程竣工后的驗(yàn)收工作的重要性也就越來越被凸現(xiàn)出來。因此，我們常說工程竣工并不意味著檔案工作也結(jié)束了。2、要保質(zhì)保量地做好工程竣工后的驗(yàn)收工作。一般來說，在進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，我們必須按照國家檔案局在建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法的規(guī)定，組織各個(gè)單位、部門和相關(guān)人員對(duì)檔案的質(zhì)量進(jìn)行自檢，將檔案中存在的問題扼殺在正式驗(yàn)收之前，可以說這種方法是保證檔案質(zhì)量的最為有效的措施。3、將檔案工作與工程建設(shè)工作同步管理。所謂的同步管理就是項(xiàng)目文件的收集、整理等要與項(xiàng)目的工程進(jìn)度保持同步進(jìn)行。也就是說，檔案的形成、收集和整理都必須要跟上工程建設(shè)的各個(gè)階