項(xiàng)目預(yù)算管理制度

1、項(xiàng)目管理執(zhí)行細(xì)則一 目的：為完善公司對(duì)項(xiàng)目管理工作以符合總公司之要求，特制訂此細(xì)則。二 依據(jù)：總公司PROJECT文件1. Cost Estimation, Proposal Preparation, Quo Approval & Cost Ctrl Procedure2. Excess Consumables Parts Handling Procedure3. Post Project Evaluation Procedure4. Project Status Reporting Procedures5. Variation Order Management Procedure三

2、權(quán)限：1 制訂：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)此細(xì)則初稿制訂。2 修訂：為使此細(xì)則具備可行性，工程部門負(fù)責(zé)修訂。3 核決：修訂后之細(xì)則經(jīng)中國(guó)區(qū)經(jīng)理核可后頒布執(zhí)行。四 適用范圍： 。五 流程圖圖一：成本預(yù)估、報(bào)價(jià)及預(yù)算編列流程圖商務(wù)設(shè)計(jì)工程采購(gòu)RFQ成立提案團(tuán)隊(duì)提案及成本預(yù)估成本審核報(bào)價(jià)單客戶議價(jià)簽訂合同審核開立PRPURCHASE REQUIRE詢議價(jià)審核開立POPURCHASE ORDER編列預(yù)算&執(zhí)行計(jì)劃YESNONOYESNONOYESYES圖二：預(yù)算變更流程圖商務(wù)工程審核報(bào)價(jià)單客戶議價(jià)簽訂合同NOYES1.預(yù)算變更申請(qǐng)書2.成本核算表變更預(yù)算NOYESRMB400,000以內(nèi)YES另立新預(yù)算NO

3、客戶變更通知書六 制度內(nèi)容：(一) 預(yù)估成本及報(bào)價(jià)1. 成立提案團(tuán)隊(duì)（PROPOSAL TEAM）：業(yè)務(wù)自客戶取得標(biāo)單后，設(shè)計(jì)部門主管應(yīng)立即會(huì)同工程部門、采購(gòu)部門成立提案團(tuán)隊(duì)（PROPOSAL TEAM：設(shè)計(jì)、繪圖、PM、采購(gòu)）。2. 提案團(tuán)隊(duì)（PROPOSAL TEAM）依據(jù)客戶需求及技術(shù)要求進(jìn)行設(shè)計(jì)與技術(shù)提案（PROPOSAL），并依據(jù)提案內(nèi)容及設(shè)計(jì)圖紙預(yù)估成本并填入【成本預(yù)估表THE COST ESTIMATION SHEET】（附件：CES1）3. 提案團(tuán)隊(duì)（PROPOSAL TEAM）完成成本預(yù)估后，會(huì)同業(yè)務(wù)、商務(wù)經(jīng)理、營(yíng)運(yùn)經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行成本審核后，業(yè)務(wù)人員依據(jù)預(yù)估成本制作報(bào)價(jià)單

4、，經(jīng)中國(guó)區(qū)經(jīng)理或GM(GENERAL MANAGER)核準(zhǔn)后向客戶進(jìn)行提案及報(bào)價(jià)。(二) 立項(xiàng)及預(yù)算編列1. 業(yè)務(wù)與客戶后簽訂合同（采購(gòu)單）后，商務(wù)部門保留復(fù)印件并通知工程部編列項(xiàng)目預(yù)算，正本交由財(cái)務(wù)歸檔保存。2. 項(xiàng)目經(jīng)理（PM）依據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行之需求編列項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃【項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)程表THE PROJECT SCHEDULE SHEET】及項(xiàng)目預(yù)算明細(xì)（材料、設(shè)備、人工、交通/住宿、現(xiàn)場(chǎng)管理。等各項(xiàng)費(fèi)用）并填入【項(xiàng)目預(yù)算表THE PROJECT BUDGET SHEET】（附件：PBF1）。3. 項(xiàng)目預(yù)算經(jīng)中國(guó)區(qū)經(jīng)理或GM核準(zhǔn)后，工程部及采購(gòu)保留復(fù)印件，正本交由財(cái)務(wù)建立【預(yù)算管制表 BUDGET

5、CONTROL SHEET】以利后續(xù)項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)預(yù)算與實(shí)際成本管控。4. 項(xiàng)目經(jīng)理（PM）依據(jù)設(shè)計(jì)圖面及客戶要求并清查庫(kù)存品后，開立采購(gòu)需求單（PR，PURCHASE REQUIRE ）/ 委外發(fā)包申請(qǐng)單，經(jīng)工程部經(jīng)理審核，交由采購(gòu)進(jìn)行詢議價(jià)及采購(gòu)/委外發(fā)包作業(yè)。5. 采購(gòu)將議價(jià)結(jié)果呈采購(gòu)經(jīng)理、中國(guó)區(qū)經(jīng)理核準(zhǔn)后，外發(fā)訂購(gòu)單（PO，PURCHASE ORDER）或委外發(fā)包合同向供應(yīng)商采購(gòu)設(shè)備、材料或發(fā)包。并將訂購(gòu)單、委外發(fā)包單復(fù)印件交財(cái)務(wù)登錄【預(yù)算管制表 BUDGET CONTROL SHEET】。6. 編碼原則：項(xiàng)目預(yù)算編號(hào)： (年)-（月英文簡(jiǎn)稱）-（END USER公司英文簡(jiǎn)稱）PR編號(hào)：P

6、R-項(xiàng)目預(yù)算編號(hào)-(序號(hào))PO編號(hào)：PO-項(xiàng)目預(yù)算編號(hào)-(序號(hào))7. 無(wú)法明定施工范圍可以與承包商簽訂計(jì)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議，完工后依據(jù)計(jì)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)際工作量再補(bǔ)發(fā)委外發(fā)包合約書。 8. 需承包商緊急進(jìn)場(chǎng)施工時(shí)，承包商進(jìn)場(chǎng)施工后三天內(nèi)提出報(bào)價(jià)單給采購(gòu)進(jìn)行發(fā)包作業(yè)。(三) 項(xiàng)目預(yù)算成本及執(zhí)行進(jìn)度管控1. 項(xiàng)目預(yù)算成本管控1.1 財(cái)務(wù)建立【預(yù)算管制表 BUDGET CONTROL SHEET】后，需MAIL給該項(xiàng)目經(jīng)理、采購(gòu)及各部門經(jīng)理留存?zhèn)洳椤?.2 現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)費(fèi)用單據(jù)統(tǒng)一由項(xiàng)目經(jīng)理于每月25日匯總申請(qǐng)，查核【預(yù)算管制表 BUDGET CONTROL SHEET】確認(rèn)費(fèi)用金額在預(yù)算內(nèi)，填寫【費(fèi)用報(bào)銷單】經(jīng)工程

7、部經(jīng)理審核，中國(guó)區(qū)經(jīng)理核準(zhǔn)后，交由財(cái)務(wù)登錄【預(yù)算管制表 BUDGET CONTROL SHEET】。 1.3 人事于每月三日前將前一個(gè)月各項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)之人事費(fèi)用提供財(cái)務(wù)登錄【預(yù)算管制表 BUDGET CONTROL SHEET】。1.4 【預(yù)算管制表 BUDGET CONTROL SHEET】發(fā)生任何異動(dòng)時(shí)，由財(cái)務(wù)MAIL 給該項(xiàng)目經(jīng)理、采購(gòu)及各部門經(jīng)理留存?zhèn)洳椤?.5 項(xiàng)目經(jīng)理需對(duì)【預(yù)算管制表 BUDGET CONTROL SHEET】中發(fā)生異常（超支）的ITEM做詳細(xì)說(shuō)明，并申請(qǐng)調(diào)整或追加。2. 項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度管控2.1 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)每周一以前將【施工現(xiàn)場(chǎng)每周報(bào)告SITE WEEKLY REPOR

8、T】以e-mail或傳真方式向公司報(bào)告項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)上周施工狀況及完工進(jìn)度。2.2 現(xiàn)場(chǎng)施工周報(bào)應(yīng)包含下列內(nèi)容2.2.1 施工計(jì)劃及完工進(jìn)度2.2.2 工安及環(huán)安事項(xiàng)2.2.3 施工問(wèn)題及解決方式2.2.4 客戶抱怨、處理結(jié)果及預(yù)防方法2.2.5 下周施工計(jì)劃2.3 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)每月將實(shí)際完工進(jìn)度標(biāo)示在【項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)程表THE PROJECT SCHEDULE SHEET】上，比較計(jì)劃與實(shí)際之差異并說(shuō)明原因。于每月5日前MAIL給工程部經(jīng)理。2.4 項(xiàng)目經(jīng)理在完成客戶估驗(yàn)作業(yè)后，應(yīng)立即通知商務(wù)進(jìn)行向客戶請(qǐng)款程序。2.5 工程部經(jīng)理應(yīng)于每月10日前匯總各項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃【項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)程表THE PROJECT

9、SCHEDULE SHEET】之實(shí)際狀況，制作【項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度月報(bào)】MAIL給商務(wù)部、財(cái)務(wù)部及中國(guó)區(qū)經(jīng)理。2.6 【項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度月報(bào)】應(yīng)包含下列內(nèi)容2.6.1 完工進(jìn)度2.6.2 客戶估驗(yàn)進(jìn)度（我司可請(qǐng)款金額）2.6.3 預(yù)計(jì)次月可估驗(yàn)（請(qǐng)款）進(jìn)度2.6.4 各項(xiàng)目異常狀況說(shuō)明（特別是對(duì)財(cái)務(wù)方面產(chǎn)生影響的事件）(四) 訂單或預(yù)算變更1. 若非客戶因素，不得申請(qǐng)變更預(yù)算。因特殊事件必需調(diào)整預(yù)算時(shí)，由項(xiàng)目經(jīng)理填寫【預(yù)算變更申請(qǐng)書】詳細(xì)說(shuō)明預(yù)算變更之理由、對(duì)利潤(rùn)產(chǎn)生之影響經(jīng)工程部經(jīng)理審核后，向中國(guó)區(qū)經(jīng)理及GM申請(qǐng)。2. 因客戶施工范圍變更時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理填寫【預(yù)算變更申請(qǐng)書】附上客戶書面通知及施工圖面，預(yù)

10、估成本及施工期，會(huì)同工程部經(jīng)理、商務(wù)部經(jīng)理、中國(guó)區(qū)經(jīng)理召開審核成本會(huì)議，確認(rèn)追加（減）報(bào)價(jià)后，由業(yè)務(wù)人員與客戶議價(jià)取得訂單變更合同。3. 預(yù)算變更后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)立即修改【項(xiàng)目預(yù)算表THE PROJECT BUDGET SHEET】及【項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)程表THE PROJECT SCHEDULE SHEET】將修正后之預(yù)算送交財(cái)務(wù)，以利財(cái)務(wù)修改【預(yù)算管制表 BUDGET CONTROL SHEET】。(五) 項(xiàng)目完工結(jié)案1. 項(xiàng)目完工（客戶已接受我司送交之竣工報(bào)告）時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理匯總整個(gè)項(xiàng)目施工期間之資料完成【項(xiàng)目成果評(píng)價(jià)表PROJECT PERFORMANCE EVALUATION FORM】，同時(shí)通知財(cái)務(wù)人員進(jìn)行項(xiàng)目利潤(rùn)結(jié)算。2. 項(xiàng)目完工后項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)匯整設(shè)備及剩余物料、現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用（包含但不限于宿舍設(shè)備工具租賃、備用金等），制作明細(xì)清單交回