辦公自動化教案5

1、第第 5 章章 辦公中的演示文稿的制作【本章內容介紹】【本章內容介紹】l在辦公業(yè)務中，有時需要說明或解釋一些復雜的內容，如果覺得用文字描述已經比較困難，這時最好的辦法是事先準備一些帶有文字和圖表的幻燈片，用來闡明自已的主要論點，然后在面向觀眾播放這些幻燈片的同時，進行更詳細的講解。lOffice中的PowerPoint組件是一個功能強大、操作簡便的幻燈片制作和演示文稿設計軟件，它可以制作出適應不同需求的幻燈片，并可運用靈活多樣的方式進行放映。本章主要介紹如何利用PowerPoint制作和播放演示文稿。【本章主要知識點】【本章主要知識點】u演示文稿中的幾個術語u演示文稿的創(chuàng)建方法u演示文稿中文字

2、的編排u演示文稿中各種對象的添加u演示文稿的編輯與修飾u演示文稿的放映設置u演示文稿的打包操作u演示文稿的顯示與打印5.1 演示文稿簡介及本章實例說明演示文稿簡介及本章實例說明1演示文稿的適用場所演示文稿的適用場所當進行學術交流、產品展示、工作匯報等場合需要介紹一個計劃、一個觀點或做報告進行演講時，最好的辦法是事先準備一些帶有文字和圖表的幻燈片，用來闡明自已的主要論點，然后在面向觀眾播放這些幻燈片的同時，進行更詳細的講解。Office中的PowerPoint就是這樣一種工具，它可以制作內容豐富多采、效果生動活潑的的演示文稿。2PowerPoint制作幻燈片的功能特點制作幻燈片的功能特點（1）可

3、以作為屏幕演示（2）可以制作投影機幻燈片及35毫米專業(yè)幻燈片（3）可以同時制作講義、備注和大綱，并且可以在演示中作記號3PowerPoint制作演示文稿時的幾個術語制作演示文稿時的幾個術語（1）演示文稿：PowerPoint文件稱為演示文稿，默認擴展名為 .ppt。（2）對象：是PowerPoint幻燈片的組成元素。（3）版式：是幻燈片中對象的布局格式。（4）母版：母版包含著每個頁面上所需要顯示的對象。（5）配色方案：是一組可以用于演示文稿的預設顏色，也可用于表格和圖表 。（6）模板：是一個已經保存的演示文稿文件。4本章實例說明本章實例說明 貫穿本章的實例是制作一家名為“中原旅游集團公司”的公

4、司演示文稿，其目的是通過宣傳公司形象來擴大公司的知名度，讓消費者充分了解本公司。 5.2演示文稿的創(chuàng)建演示文稿的創(chuàng)建 PowerPoint 的啟動、退出與界面組合 快速創(chuàng)建演示文稿框架 幻燈片中文字的編排 幻燈片中多媒體對象的添加 幻燈片中旁白的錄制 幻燈片中表格與圖表的添加 幻燈片中組織結構及其他對象的添加PowerPoint 的啟動、退出與界面組合的啟動、退出與界面組合首先介紹PowerPoint的啟動、退出、窗口界面組成及各組成部分的主要作用。本章適用的軟件版本為PowerPoint 2000，以下都簡稱為PowerPoint，不再說明。同其他應用程序一樣，啟動PowerPoint有許多

5、方法，常用的有以下兩種：第一種：雙擊Windows桌面上的快捷方式“Microsoft PowerPoint”圖標。第二種：選擇單擊“開始”“程序”“Microsoft PowerPoint”命令。PowerPoint 的啟動界面組成的啟動界面組成快速創(chuàng)建演示文稿框架快速創(chuàng)建演示文稿框架快速創(chuàng)建演示文稿框架的方法有三種:第一種方法是利用“內容提示向導”創(chuàng)建，是初學者的最佳方法，它將創(chuàng)建演示文稿的過程及每步應該進行的操作步驟化，用戶只需根據提示進行操作即可；第二種方法是利用“空演示文稿”創(chuàng)建,“空演示文稿”沒有文字內容和背景顏色，只有框架，幻燈片的背景以及配色都要由用戶自己設計，此方法適合能夠熟

6、練地使用PowerPoint的用戶；第三種方法，也是用戶使用較多的方法是利用“設計模板”創(chuàng)建演示文稿，設計模板包含了一個預定義好格式和配色方案的演示文稿，一旦選擇了一個符合設計的演示風格的設計模板后，只要根據自己的演示主題，選擇版式，加入相應的文字即可，操作非常方便、快捷。幻燈片中文字的編排幻燈片中文字的編排演示文稿通常是由一系列具有主題的幻燈片組成，演示文稿能否充分反映主題，說明問題，文本是最基本的手段，創(chuàng)建好演示文稿框架后，接著就要向幻燈片中輸入文本。1. 在演示文稿中直接輸入文字在演示文稿中直接輸入文字幻燈片一般分為兩個部分：標題區(qū)和主體區(qū)，標題區(qū)用于輸入每張幻燈片的標題，主體區(qū)用于輸入

7、幻燈片要展示的文字信息。2. 主體區(qū)中文本的輸入主體區(qū)中文本的輸入單擊幻燈片的主體區(qū)，在光標處輸入文本，當輸入的文本超過文本框的長度且文本為一個段落時，不要按Enter鍵，讓文本自動換行，輸入完一個段落的文字時再按Enter鍵?；脽羝卸嗝襟w對象的添加幻燈片中多媒體對象的添加在幻燈片中加入圖片、聲音、影片、自己繪制圖形、藝術字等多媒體對象，對于增強幻燈片的可視性和生動性有很大的好處。下面介紹在幻燈片中添加各種對象的方法。1添加圖片添加圖片可以在已經輸入過文字后的幻燈片中加入圖片。2添加圖形添加圖形如果想在已有的幻燈片中加入自己繪制的圖形，與插入圖形類似。操作時，首先在幻燈片視圖中打開所要加入圖

8、形的幻燈片，然后利用“繪圖工具欄”上的各種繪圖工具和自選圖形在幻燈片上繪圖；或者選擇“插入”“圖片”“自選圖形”命令。3添加藝術字添加藝術字可以在已有的幻燈片中加入藝術字。說明幻燈片中添加藝術字的方法。 4添加聲音和影片添加聲音和影片為了增加幻燈片的播放效果，烘托幻燈片的場景，還可以把聲音或影片添加到幻燈片中，在放映幻燈片時，這些多媒體對象會自動播放。 幻燈片中旁白的錄制幻燈片中旁白的錄制旁白是演示文稿設計者用話筒錄制的講解聲音。錄制旁白的操作步驟如下：1選擇要添加旁白的幻燈片，選擇單擊“幻燈片放映”/“錄制旁白”命令中的“錄制旁白”對話框。2單擊“設置話筒級別”，在彈出“話筒檢查”對話框中，

9、檢查話筒的錄音效果，然后單擊“確定”按鈕。3在“錄制旁白”對話框中，單擊“更改質量”按鈕，彈出“選擇聲音”對話框，從中設置聲音的各項指標，單擊“確定”按鈕。4單擊“錄制旁白”對話框中的“確定”按鈕，開始在放映幻燈片的過程中錄制旁白。錄制完一張幻燈片的旁白后，單擊鼠標左鍵，接著錄制下一張。5全部錄制完畢，彈出消息框，詢問是否將幻燈片的排練時間保存，可單擊“保存”或“不保存”按鈕?；脽羝斜砀衽c圖表的添加幻燈片中表格與圖表的添加1添加表格添加表格如果是新增幻燈片，就在打開的“新幻燈片”對話框中，選擇帶有“表格”的版式；然后雙擊“表格”占位符，即可根據需要進行表格設置，從而添加表格。如果想在已有的幻

10、燈片中加入表格，可以單擊工具欄上的“插入表格”按鈕或選擇單擊“插入”“表格”命令項。2 2添加圖表添加圖表如果是新增幻燈片，就在打開的“新幻燈片”對話框中，選擇帶“圖表”的版式；然后雙擊“圖表”占位符，即可根據需要進行圖表數據輸入，從而添加相應圖表。如果想在已有的幻燈片中加入圖表，可以單擊工具欄上的“插入圖表”按鈕或選擇單擊“插入”“圖表”命令項。 幻燈片中組織結構及其他對象的添加幻燈片中組織結構及其他對象的添加1. 添加組織結構圖添加組織結構圖組織結構圖是用來反映組織內部人員結構和組織層次的圖示。利用組織結構圖可以清晰地描述組織內部的各種關系，使復雜的信息簡單化 2. 添加其他對象添加其他對

11、象為了讓演示文稿更具說服力，有時候還需要加入一些公式、Excel圖表、Word文檔、AutoCAD圖形、Flash動畫等。 5.3 演示文稿的修飾與編輯演示文稿的修飾與編輯l幻燈片中對象的編輯l幻燈片的復制、移動和刪除l演示文稿模板的設計和更換l幻燈片版式的更新l幻燈片背景的修改l幻燈片配色方案的修改l演示文稿母版的設計l頁眉頁腳的添加幻燈片中對象的編輯幻燈片中對象的編輯前面已經介紹過，PowerPoint幻燈片實際上包含的是各個對象，如文字、圖形、圖表、表格等，這些對象的縮放、復制、移動、刪除操作基本上相同。1縮放選擇所要縮放的對象，這時對象周圍會出現(xiàn)控制點；將鼠標移動到控制點上，會變成雙向

12、箭頭狀，這時拖曳鼠標可以進行縮放操作。2復制(1)工具欄方法：選擇所要復制的對象，單擊常用工具欄“復制”鈕；然后將光標置于目的位置，單擊常用工具欄“粘貼”鈕，對象被粘貼到目的位置，完成操作。(2)菜單的方法：首先選擇所要復制的對象，單擊“編輯”菜單中的“復制”項；然后將光標置于目的位置；在單擊選擇“編輯”菜單中的“粘貼”項，完成操作。(3)鼠標拖曳的方法：首先選擇要復制的對象；然后按下Ctrl鍵的同時，拖曳鼠標到目的位置，最后松開鼠標，完成操作。3移動與復制操作相似，都是用工具欄按鈕的方法和菜單的方法。菜單法：選擇“編輯”菜單中的“剪切”項；鼠標拖曳的方法：直接拖曳對象到目的位置。4刪除選取對

13、象，按Del鍵，或選擇“編輯”菜單中的“清除”項。演示文稿模板的設計和更換演示文稿模板的設計和更換幻燈片制作過程中，有時往往需要重新編排幻燈片的順序，進行復制、移動、刪除幻燈片的操作，這時最好的方法是在“幻燈片瀏覽視圖”中進行操作。即先選擇“視圖”菜單中的“幻燈片瀏覽”項，或單擊屏幕下方左側第4個按鈕，切換為幻燈片瀏覽視圖。1復制操作(1)工具欄按鈕的方法：單擊工具欄“復制”鈕，將光標置于目的位置，單擊工具欄“粘貼”鈕。(2)菜單的方法：選擇“編輯”菜單中的“復制”項，將光標置于目的位置，選擇“編輯”菜單中的“粘貼”項(3)鼠標拖曳的方法：按下Ctrl鍵同時，拖曳鼠標到目的位置，拖動時幻燈片旁

14、邊出現(xiàn)的豎線指示的就是放置的位置。2移動操作與復制操作相似，都是用工具欄按鈕的方法和菜單的方法。菜單法：選擇“編輯”菜單中的“剪切”項；鼠標拖曳的方法：直接拖曳鼠標到目的位置。3刪除操作 選定需要刪除的幻燈片，按Del鍵即可。幻燈片版式的更新幻燈片版式的更新在幻燈片制作過程中，可以修改演示文稿的風格，更換或者自己設計模板。要自己設計演示文稿模板，建立演示文稿時，選擇“空的演示文稿”；然后，自己就可以在空的幻燈片上自由設計。更換演示文稿模板的視圖窗格，可以單擊格式工具欄的“幻燈片設計”按鈕；也可以選擇單擊“格式”“幻燈片設計”命令。以上兩種方法都可以打開“幻燈片設計” 視圖窗格，從模板文件列表中

15、選擇一個模板，從其快捷菜單中選擇“應用于所有幻燈片”或“應用于選定幻燈片”選項；即可完成模板的局部或者全部更換?；脽羝尘暗男薷幕脽羝尘暗男薷哪０逅?guī)定的背景是可以修改的，包括背景顏色和背景圖案。操作步驟如下：選擇“格式”菜單中的“背景”項，打開“背景”對話框，在背景填充下面的背景顏色列表中，選擇顏色塊，可以修改背景顏色；如果選擇“填充效果”，將打開“填充效果”對話框，此時： 選擇“過渡” 、“紋理” 、“圖案” 、“圖片”標簽，可以分別制作逐漸變色、背景紋理、背景圖案、背景圖片的效果?；脽羝渖桨傅男薷幕脽羝渖桨傅男薷呐渖桨甘怯晌谋绢伾?、背景顏色等八種顏色組成的一組用于演示文稿的預

16、設顏色方案。每一個模板都有一個標準的配色方案，一個配色方案可應用于一個或多個幻燈片，在設計幻燈片時可以改變其標準配色方案，操作步驟如下：1單擊任務窗格標題欄右側的“”按鈕，在下拉菜單中選擇“幻燈片設計配色方案”，任務窗格變?yōu)椤盎脽羝O計”，“配色方案”為其主要顯示內容.2在“應用配色方案”列表中選擇一種方案并單擊，幻燈片的配色方案將被新的配色方案取代；單擊該方案右側的“”，在彈出的快捷菜單中單擊“應用于所選幻燈片”命令，被選中的幻燈片配色方案改變，其他的不改變。3可以改變幻燈片中某一部分的配色方案。操作方法如下：(1)單擊“幻燈片設計”任務窗格下部的“編輯配色方案”，彈出“編輯配色方案”對話框

17、。(2)在“編輯配色方案”對話框中選擇要改變顏色的部分，單擊“更改顏色”按鈕。(3)在彈出的“顏色”對話框中設置顏色，可在標準選項卡或自定義選項卡中設置，然后單擊“確定”。(4)若要繼續(xù)更改其他部分的顏色，重復(2)(3)步驟的操作。(5)單擊圖對話框中的“應用”按鈕，返回“幻燈片” 演示文稿母版的設計演示文稿母版的設計當每一個幻燈片中都出現(xiàn)相同內容（如企業(yè)標志、CI形象、產品商標以及有關背景設置等）時，這個內容就應該放置到母版中，它可以使演示文稿風格一致。母版是用來定義演示文稿格式的，它可以使一個演示文稿中每張幻燈片都包含某些相同的文本特征、背景顏色、項目符號、圖片、文本占位符和頁腳占位符等

18、。每一份演示文稿都有四種母版：幻燈片母版、講義母版、備注母版和標題母版。常用的有幻燈片母版和標題母版。下面說明二者的使用和修改方法： 1幻燈片母版幻燈片母版主要用來控制除標題幻燈片以外的幻燈片的標題、文本等外觀樣式。本章實例中的幻燈片母板中添加了一個公司圖標，并且字體格式也進行了統(tǒng)一設置。2利用標題母版要讓標題幻燈片與演示文稿中其他幻燈片的外觀有所區(qū)別，通過“標題母版”可以完成，標題幻燈片即幻燈片版式中的第一張幻燈片。在本章實例中，標題幻燈片上公司標志較大，并且位置與其他幻燈片不一樣；上面也沒有導航按鈕，這是因為標題幻燈片與其他幻燈片有不同的樣式。頁眉頁腳的添加頁眉頁腳的添加頁眉、頁腳的內容往

19、往也是每一個幻燈片所要表現(xiàn)的內容。根據演示文稿的類型，可以分為幻燈片的頁眉、頁腳和備注、講義的頁眉、頁腳。 1選擇“視圖”/“頁眉和頁腳”命令，打開“頁眉和頁腳”對話框。2選擇“幻燈片”標簽，將設置幻燈片的頁眉、頁腳（注意它們的位置都是在幻燈片的底部）；選擇“備注和講義”標簽，將設置備注與講義的頁眉、頁腳。3在頁眉、頁腳中一般可以設置：時間和日期、幻燈片的頁號，或者備注頁的頁碼以及其他一些固定的內容。 5.4 演示文稿的放映設置演示文稿的放映設置l放映方式的設置l切換效果的設置l動畫效果的設置l超級連接的設置l自定義放映的設置放映方式的設置放映方式的設置設置放映方式包括：放映類型的選擇，放映內

20、容的選取，換片方式的選用、以及放映選項的設置。其中，幻燈片的放映方式有三種：演計者放映（全屏幕）、觀眾自行瀏覽（窗口）、在展臺瀏覽（全屏幕）。設置放映方式的操作步驟如下： 1選擇單擊“幻燈片放映”/“設置放映方式”命令，彈出“設置放映方式”對話框。2根據下面介紹的特點，在“放映類型”的以下三種類型中選擇一種：(1)演講者放映（全屏幕）：全屏顯示演示文稿，適用于演講者播放演示文稿，演講者完整的控制播放過程，可采用自動或人工方式放映，需要將幻燈片放映投射到大屏幕上時也采用此方式。(2)觀眾自行瀏覽（窗口）：在小型窗口顯示演示文稿，適用小規(guī)模的演示，觀眾自行觀看幻燈片放映。使用滾動條從一張幻燈片移到

21、下一張幻燈片，在放映時可以移動、編輯、復制和打印幻燈片。(3)在展臺瀏覽（全屏幕）：全屏自動顯示演示文稿，結束放映用Esc鍵。 3在“放映幻燈片”、“放映選項”和“換片方式”區(qū)進行相應的選擇設置。4全部設置完成后，單擊“確定”按鈕即可。切換效果的設置切換效果的設置幻燈片切換即一張幻燈片放映完畢后，放映下一張幻燈片時出現(xiàn)的方式。設置切換方法有：利用“幻燈片切換”命令設置，根據排練計時設置，利用動作按鈕設置。1利用“幻燈片切換”命令切換2排練計時切換 3利用“動作按鈕”切換動畫效果的設置動畫效果的設置動畫效果設置是指對幻燈片中的標題、文本、多媒體對象等設置放映時出現(xiàn)的動畫方式，可以通過“預設動畫”

22、和“自定義動畫”兩種方式進行設置。1利用預設動畫設置動畫首先選中要設置動畫的對象，然后單擊“幻燈片放映”/“預設動畫”命令，選擇對象出現(xiàn)的方式即可。2自定義動畫自定義動畫是用戶自己對幻燈片中的各個部分設置不同的動畫方案，各部分按所設置的順序進行演示。操作步驟如下：（1）單擊“幻燈片放映”“自定義動畫”命令，彈出“自定義動畫”任務窗口。（2）在幻燈片中單擊要設置動畫的部分（標題、文本、多媒體對象等），然后單擊“添加效果”右側的“”，彈出動畫類型列表，每一種類型下都有若干動畫方案 超級連接的設置超級連接的設置超級鏈接是將文本、字符、圖形等對象與一個幻燈片、一個演示文稿、一個文檔等之間建立一種鏈接，

23、在放映時單擊被鏈接的對象，則對應的鏈接內容將顯示出來。自定義放映的設置自定義放映的設置自定義放映是用戶將已有演示文稿中的幻燈片分組，創(chuàng)建多個不完全相同的演示文稿，放映時根據觀眾的不同，放映演示文稿中的特定部分。操作步驟如下：1.選擇單擊“幻燈片放映”/“自定義放映”命令，彈出“自定義放映”對話框。2.單擊“新建”按鈕，彈出“定義自定義放映”對話框。3.在“定義自定義放映”對話框中的“幻燈片放映名稱”文本框中輸入名稱；在“在演示文稿的幻燈片”列表框中選擇幻燈片；單擊“添加”按鈕，被選中的幻燈片自動添加到右側列表框中，單擊“刪除”按鈕，還可以對右側列表框中的幻燈片撤銷選取。4單擊“確定”按鈕，返回

24、“自定義放映”對話框，再單擊“關閉”按鈕。5單擊“幻燈片放映”/“設置放映方式”命令，在出現(xiàn)的對話框中選中“自定義放映”項，單擊“確定”按鈕，然后單擊“”按鈕將能夠放映自己定義的演示文稿。 5.5 演示文稿的打包操作演示文稿的打包操作演示文稿制作完畢后，如果將其復制到另一臺計算機上，并不能保證能夠正常播放。假如另一臺計算機沒有安裝PowerPoint程序（或PowerPoint播放器），或者演示文稿中所鏈接的文件以及所采用的TrueType字體在那臺計算機上不存在，都會影響演示文稿的播放。因此，最好的方法是將演示文稿打包處理，也就是將演示文稿所涉及到的有關文件或程序連同演示文稿一起打成包，存放

25、到U盤中再拿到另一臺計算機上進行解包。1將演示文稿打包2在PowerPoint環(huán)境外放映打包文件5.6 演示文稿的的顯示與打印本節(jié)介紹PowerPoint視圖顯示方式的特點、操作，另外介紹如何對演示文稿進行頁面設置和打印操作。1屏幕視圖方式的作用和特點PowerPoint中提供5種視圖方式：幻燈片視圖、大綱視圖、幻燈片瀏覽視圖、備注頁視圖和幻燈片放映視圖。在一份演示文稿文件打開后，屏幕處于五種不同視圖方式中的某一種模式下。切換到某一種需要的視圖模式，可以有兩種方式：一種方式是直接用鼠標單擊PowerPoint的“視圖欄切換按鈕”中視圖方式的按鈕；另一種方式是從“視圖”菜單中選擇視圖方式選項。對

26、于演示文稿的編排，每一種視圖方式在演示文稿的制作和顯示中有不同的作用和優(yōu)勢，用戶應該根據實際的工作需要靈活應用。(1)幻燈片視圖編排演示文稿時，幻燈片視圖是最常用的模式也是最直觀的視圖模式。當注意力集中在對某一張幻燈片中的文本和其他對象的處理時，應當使用“幻燈片視圖”；在幻燈片視圖中，可以逐張?zhí)砑游谋竞蛨D形、表格、剪貼畫以及其他對象，并且可以很方便地對它們進行編輯和排版。在幻燈片視圖模式中還可以看到整張幻燈片，或改變顯示比例，放大幻燈片的一部分做細致的修改。(2)大綱視圖在大綱視圖中，演示文稿會以大綱形式顯示，每張幻燈片中的標題和正文組成了大綱的內容?？梢詮囊粋€屏幕上看到更多的幻燈片標題和正文

27、信息，因而編排文稿也就更方便些?？梢哉J為大綱視圖是最適合組織演示文稿思路的。在大綱視圖中，每張幻燈片的標題都會出現(xiàn)在編號和圖標的旁邊，正文在每個標題的下面；正文的縮進可以多達五層。 (3)幻燈片瀏覽視圖在幻燈片瀏覽視圖中，可以看到所有幻燈片的縮略圖，完整地顯示所有文本和圖片。在幻燈片瀏覽視圖中，可以重新為幻燈片排列順序，輕松地添加、刪除和移動幻燈片。可以使用“幻燈片瀏覽”工具欄中的按鈕，來設置幻燈片放映的時間，并選擇幻燈片的動畫、切換方式。(4)幻燈片放映視圖觀看最終的實際顯示效果，要選擇“幻燈片放映視圖”。(5)備注頁視圖在備注頁視圖中，編輯區(qū)上半部分顯示的是幻燈片的縮略圖，下半部分是備注頁編輯區(qū)，可以在該區(qū)域中輸入演講者備注和一些注釋信息，以便在演示過程