淺談人力管理信息系統(tǒng)的項目實施

1、淺談人力資源管理信息系統(tǒng)的工程施行論文關(guān)鍵詞:人力資源管理信息系統(tǒng)工程施行薪資管理論文摘要:文章旨在通過介紹人力資源管理信息系統(tǒng)的施行過程及施行考前須知,為未進(jìn)展過這方面工作的人力資源從業(yè)者提供一些經(jīng)歷和幫助,從而可以有效進(jìn)步所上系統(tǒng)的效果,并且為企業(yè)的信息化選擇帶來效益。如今越來越多的企業(yè)在成功應(yīng)用了財務(wù)信息管理系統(tǒng)或者是供給鏈信息管理系統(tǒng)甚至是消費制造信息系統(tǒng)后,開場將信息化的應(yīng)用范圍擴大到了人力資源管理的領(lǐng)域,但這并不代表只有做好了財務(wù)、供給鏈或者是消費制造的信息系統(tǒng)后才可以進(jìn)展人力資源的信息系統(tǒng)工程施行,只不過說企業(yè)為了降低風(fēng)險愿意將企業(yè)的ERP信息管理分步進(jìn)展,確保工程的成功。在國外

2、,大多是人力資源信息系統(tǒng)的建立要先于其他系統(tǒng)。人力資源信息管理系統(tǒng)從理論上或是目前軟件的分類管理上來講其范圍還是很大的,這其中可能就會包括薪資管理、人事管理、人事合同管理、培訓(xùn)管理、招聘管理、考勤休假管理、保險福利管理、績效管理及員工或經(jīng)理自助管理等很多方面,任何一個商品軟件不會把這些東西集合在一起,他們大多是按其詳細(xì)功能分模塊來實現(xiàn)人力資源管理的需要,那么這么多模塊組成的人力資源管理信息系統(tǒng)工程如何來施行才能確保它的成功呢,我在這里簡單的做一個講述,希望它可以幫助企業(yè)成功地施行自己的信息工程。成功施行人力資源信息管理系統(tǒng)我覺得要從下面幾個方面進(jìn)展考慮及準(zhǔn)備：一、確定符合實際的企業(yè)需求管理目的

3、并選擇適宜的商品軟件有些企業(yè)在一談到進(jìn)展信息系統(tǒng)建立時或是施行時往往忽略了企業(yè)的現(xiàn)狀,無邊無際的要務(wù)實現(xiàn)著什么,不管這些要求是不是合理的、可行的、是否合適企業(yè)管理需要,這些事情或是想法是非常可怕的事情,目的明確并且合理是企業(yè)成功實現(xiàn)人力資源信息管理系統(tǒng)的根本前提。其實人力信息系統(tǒng)的應(yīng)用應(yīng)該是以目前實際管理的根底上,以標(biāo)準(zhǔn)其不合理的流程,建立可行性、合理性的管理制度或流程應(yīng)用為目的,借助于應(yīng)用軟件工具標(biāo)準(zhǔn)或進(jìn)步管理效率的一項工作。例如企業(yè)目前在員工考核、其他業(yè)務(wù)流程不標(biāo)準(zhǔn)的情況下只是希望將薪資管理實現(xiàn)信息化以摒棄原來手工處理工資的業(yè)務(wù),那么企業(yè)可以只選擇薪資管理模塊,像績效管理這些與企業(yè)非人事業(yè)

4、務(wù)相關(guān)的內(nèi)容最好目前不要選擇,除非企業(yè)有足夠的人力與時間來做業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)或是梳理,否那么很難保證工程在施行時不被拖延或出現(xiàn)失敗的場面。換句話說企業(yè)在選擇時要考慮企業(yè)的目前現(xiàn)狀是否允許低風(fēng)險地完成企業(yè)的目的,而不是拋開一切現(xiàn)實狀態(tài)意念上的高度追求。確定好企業(yè)人力資源要實現(xiàn)的目的后,下一步就是選擇適宜的軟件了。如今社會上光是國內(nèi)就有成幾百家軟件公司為企業(yè)提供人力資源管理的軟件,加上國外的恐怕就會有近千家這樣的規(guī)模。如何在這眾多的軟件供給商中選擇合適自己的軟件,其實是一件很不容易的事情。國內(nèi)知名品牌的軟件大多是經(jīng)過眾多企業(yè)應(yīng)用檢驗的,其功能比擬完善,會隨著國家政策的變化而調(diào)整軟件的構(gòu)造或是功能,其

5、價格略微要高一些,但是較國外的要廉價;小規(guī)模沒有名氣的軟件大多是根據(jù)某個企業(yè)定制開發(fā)的,其檢驗程度僅限于一家或是幾家,但是軟件的價格會占有極大的優(yōu)勢;國外的軟件一般來講拿過來不能馬上適用于中國的企業(yè),大多需要定制開發(fā),其施行周期長,產(chǎn)品價格高,其日后維護(hù)的本錢也相對較高。假如企業(yè)較小,需求不高,可以選擇國內(nèi)的小軟件,假如企業(yè)要求信息化的集成程度很高,其應(yīng)用范圍很廣,并且有一定的經(jīng)濟根底,可以選擇國內(nèi)知名的品牌;但根本上不建議外鄉(xiāng)公司選擇國外的人力資源軟件,實在是擔(dān)憂水土不服。國內(nèi)的軟件有品牌優(yōu)勢的主要是用友、金蝶等這些大的管理軟件公司,他們有不同的產(chǎn)品系統(tǒng),例如用友公司有E-HR軟件,適用于集

6、團(tuán)型企業(yè)進(jìn)展人力資源的管理,還有U8人力資源,合適于中型企業(yè)管理,金蝶也是這樣。我們是去年(2022)上的人力資源系統(tǒng)的,當(dāng)時已經(jīng)執(zhí)行了新的勞動合同,在軟件選型時我們注意到有的軟件公司在系統(tǒng)中就按最新的政策設(shè)計了軟件,有的軟件公司沒有做出調(diào)整,結(jié)果我們選擇了及時根據(jù)政策進(jìn)展調(diào)整的軟件公司的產(chǎn)品。這家公司的軟件在考勤方面還有一個亮點打動了選型組的成員,他們的軟件可以支持按不定時工作制進(jìn)展考勤,其他軟件商一般是沒有這樣的功能。產(chǎn)品很微小的功能可能對我們的工作效率就有很大的影響,所以讓軟件供給商進(jìn)展產(chǎn)品介紹時一定要聽他們的亮點,通過幾家的比擬,我們根本上可以選到認(rèn)為合適我們的產(chǎn)品。選型時我們要注意一

7、點,一定要選擇具有長期開展的企業(yè),否那么幾年內(nèi),軟件供給商不存在了,我們的軟件也就沒有了使用保障。二、要系統(tǒng)地規(guī)劃工程施行過程,確定可行的施行方案其實在購置了軟件商品后,我們大多是需要軟件公司與我們一起來進(jìn)展工程的施行,很少有企業(yè)只買軟件產(chǎn)品不買施行的,一個龐大的人力資源管理系統(tǒng)是不能靠員工自己摸透的,這樣就會涉及施行費用與合作,如何保證在雙方約定的條件下成功地將軟件應(yīng)用起來,這就是需要我們在工程施行前進(jìn)展合理的規(guī)劃。其實規(guī)劃可以包括以下幾個方面內(nèi)容:一個是工程施行的周期;一個是工程施行的人員及工程最終實現(xiàn)的詳細(xì)目的(不同于上面第一條的目的,那是一個泛式的管理目的,而這里是一個詳細(xì)的目的)。工

8、程施行的周期大多是由軟件公司與企業(yè)雙方協(xié)商而定,但這個周期要符合工程自身的需要,不宜過短也不宜過長。過短可使企業(yè)不能很好地掌握軟件功能及建立起標(biāo)準(zhǔn)的流程,過長會浪費施行費用而且容易引起員工的不滿;另一點就是要明確這個工程由哪些成員組成,而不能讓涉及的人員都跟進(jìn)工程,否那么企業(yè)的正常工作一定會受到影響。所以在人員選擇上要慎重,一般情況下要把企業(yè)的高層吸引進(jìn)工程中來,雖然人力資源管理的工程大多是人力部門獨立使用,與其他部門關(guān)系不是很大,但是人力資源管理系統(tǒng)需要的根底檔案可能需要其他部門協(xié)同完成。這樣企業(yè)的高管就可以協(xié)調(diào)這些非人力部門來完成這項龐大的數(shù)據(jù)工程。在部門間出現(xiàn)的“爭論可以進(jìn)展“點頭性強迫

9、執(zhí)行。另一個是要求人力部門的經(jīng)理進(jìn)入工程,并充當(dāng)工程經(jīng)理一職,以組織本部門內(nèi)各分科室或職能部門的工作銜接,并直接向工程監(jiān)理進(jìn)展進(jìn)度匯報;再有就是需要假設(shè)干名對人力業(yè)務(wù)熟知、有學(xué)習(xí)才能的人員進(jìn)展工程,充當(dāng)關(guān)鍵用戶的角色。當(dāng)然這些是針對稍等規(guī)模企業(yè)的,假如一個企業(yè)里人力部門總共就有35個員工就可不必這樣挑選人員。在有了一個時間周期與參與者之后,就要根據(jù)企業(yè)的情況制定合理可行的施行方案,把要到達(dá)的目的按天與人進(jìn)展分解,明確每個人在每一個時間段要完成什么工作,以確保工程的最后成功。這里要著重談一下,企業(yè)提供了相應(yīng)的團(tuán)隊的同時也需要軟件方提供穩(wěn)定的施行團(tuán)隊以確保工程的質(zhì)量。有些軟件廠商不確定自己的團(tuán)隊,

10、而是采用抓人的政策,今天是甲來,明天是乙來,還都有理由說甲是薪資的專家,乙是績效的專家。一定要他們進(jìn)廠前也提供人員名單,并明確工程施行過程中不可以輕易換人,這樣是對雙方負(fù)責(zé)。(一)要詳細(xì)描繪企業(yè)的如今流程,讓軟件方幫助企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)流程,并表達(dá)在施行方案中在工程施行中這是非常關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié),有些軟件公司會把這個階段稱為“藍(lán)圖設(shè)計,可以想象這個階段在整個工程過程中的地位了。只有在這個階段把工作落實到最詳細(xì)處,后面的工作根本上都會迎刃而解。這個過程大體上可以分為企業(yè)現(xiàn)狀調(diào)查、企業(yè)需求分析、產(chǎn)品培訓(xùn)、工程解決方案等四個過程。在企業(yè)現(xiàn)狀調(diào)查中主要是軟件公司采用訪談式、問卷式或其他方式理解企業(yè)人力資源管理的現(xiàn)

11、狀及需要通過軟件解決什么樣的問題,企業(yè)在答復(fù)時需要實事求是地講述,也可以向軟件公司理解其他企業(yè)在人力資源管理中有哪些好的管理方式與方法,將這些管理引進(jìn)到企業(yè)管理中來。企業(yè)需求分析是軟件公司根據(jù)理解到的企業(yè)現(xiàn)狀及將來需求做出的一份分析報告,他們會在報告中指出哪些是企業(yè)要在管理方面進(jìn)展變革的,哪些是可以通過軟件來約束的,也就是說他們會使企業(yè)的需求合理化,因為軟件只能是一個工具,是一個管理上的標(biāo)準(zhǔn),在這個方面企業(yè)要有充足的承受準(zhǔn)備,很有可能軟件公司的指出會讓企業(yè)很多人覺得不舒適。軟件應(yīng)用培訓(xùn)應(yīng)該是很重要的一個環(huán)節(jié)。軟件公司會把合適企業(yè)人力資源管理需要的軟件產(chǎn)品功能講述給企業(yè)的員工(確切地講是傳授給企

12、業(yè)的關(guān)鍵用戶),他們在做培訓(xùn)時已經(jīng)結(jié)合了以后企業(yè)運作時的業(yè)務(wù)流程及操作,在這里希望企業(yè)的員工不是呆板地承受,更重要是學(xué)習(xí)為什么這樣做,這對以后企業(yè)自身業(yè)務(wù)的開展會很有幫助。在這里軟件方也會將企業(yè)員工培訓(xùn)時反響的一些需求重新考慮,他們最終會在工程解決方案中全面地表達(dá)企業(yè)在人力資源方面的所有合理需求。在做軟件培訓(xùn)時,一定要要求軟件方在培訓(xùn)前給出詳細(xì)的培訓(xùn)方案,并做好培訓(xùn)講義,以保證員工在承受培訓(xùn)時可以有參考的教材。(二)要準(zhǔn)備準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),并在此根底上對工程解決方案進(jìn)展測試,確保無誤后上線在工程解決方案出來后,軟件公司通常會讓企業(yè)按他們提供的數(shù)據(jù)格式準(zhǔn)備企業(yè)如今的數(shù)據(jù),這里可能會包括人員檔案、部門檔

13、案、工資檔案等很多,檔案數(shù)量會根據(jù)企業(yè)所選的應(yīng)用模塊而不同,但我們要切記準(zhǔn)備這些數(shù)據(jù)時一定要仔細(xì),不能抱以“糊弄的態(tài)度來做這個事情,因為我們以后的所有工作都將信賴這些數(shù)據(jù),你如今不好好準(zhǔn)備,在后來你只能重新補做,你會更痛苦。在準(zhǔn)備出這些數(shù)據(jù)后你可以試著要求軟件公司幫你把這些數(shù)據(jù)導(dǎo)入到系統(tǒng)中(我們就可以不用手工錄入了,減輕很多工作),可能有些數(shù)據(jù)是不能導(dǎo)入那我們需要小心地錄入,在所有的數(shù)據(jù)進(jìn)展系統(tǒng)后千萬不要以為這就可以了,我們一定要在這些數(shù)據(jù)的根底上對軟件公司提供的解決方案進(jìn)展驗證,不是我們不相信他們提供的方案,一是通過這些實際的數(shù)據(jù)我們可以熟悉軟件的操作性應(yīng)用,二是也可以研究一下流程設(shè)計的思路

14、,以后在企業(yè)流程變化的情況下我們就可以自己搞定了。在各種有可能發(fā)生的業(yè)務(wù)得到充分測試后,我們才可以相信這個解決方案,這時我們才可以真正地進(jìn)展系統(tǒng)切換,但這里有一個小竅門,我們在這個階段可以自己編制一份操作手冊,以確保我們真正的流程,還可編制滿足自己崗位的操作手冊,萬一我們不在這個崗位時后來的人也可以很順利地接手這個工作,或者是我們調(diào)到其他崗位時也可以快速入門。注意一點,在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備好之后測試之前,我們需要讓軟件公司為我們進(jìn)展數(shù)據(jù)備份,并在測試過程中發(fā)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)問題都一一在備份數(shù)據(jù)中進(jìn)展修正,以方便正式上線使用。(三)在工程施行過程中一定要按方案進(jìn)展,做好每個階段的總結(jié)與問題的跟蹤其實在做IT工程

15、施行時最重要的就是保證工程在可控的范圍內(nèi),不要超期,這一點我們在前面提到過工程的施行方案時要特別注意的。其實在施行過程中我們也要注意,要按周編制可行的施行周方案,這樣才能有保證工程按預(yù)期的方案向前開展,而且可以根據(jù)實際情況做些相應(yīng)的調(diào)整,防止工程偏向太多,保證主體按方案進(jìn)展。最好在每周進(jìn)展一下工程的總結(jié)工作,把方案要完成的與實際未完成的做一個比擬,分析一下為什么沒有完成,把問題跟蹤下來。對于需要部門協(xié)調(diào)的可以通過我們的工程總監(jiān)進(jìn)展協(xié)調(diào),需要點頭也找他定奪。這樣我們才能確保工程始終在向前推進(jìn),不要死撐著。其實人力資源信息管理系統(tǒng)的施行過程中也會有很多的沖突,例如與企業(yè)早期應(yīng)用的財務(wù)系統(tǒng)、消費制造系統(tǒng)在人事信息、部門檔案可能就會有沖突,當(dāng)時可能就是解決財務(wù)核算問題或是消費中心的問題,沒有充足考慮后期上人力資源信息系統(tǒng)的可能性,對于這些問題一定要與原系統(tǒng)的應(yīng)用部門進(jìn)展充分的溝通、論證,尋求一個各方可接收的方案,妥善處理這些事情。筆者曾遇到過這樣的一個案例,企業(yè)早期上了財務(wù)、供給鏈、消費制造等系統(tǒng),在做人力資源管理系統(tǒng)施行時,發(fā)現(xiàn)財務(wù)核算的部門是組,消費制造控制的部門是組的上一級“車間,但是人力資源的績效要到組,與財務(wù)一致,最后協(xié)調(diào)的結(jié)果是消費制造調(diào)整原有的應(yīng)用形式,也控制到組,保證財務(wù)、人力、消費信息一致。其實正規(guī)的、有才能保障的軟件供給商