公司行政部管理制度工作流程

1、PAGE 10PAGE 行政部管理制度工作流程辦公用品采購及領(lǐng)用流程一、資產(chǎn)申購流程（1000元以上）1、填寫申購審批單。由申購部門或申請人填寫；2、申購部門確認(rèn)。由申購部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；4、行政部報批。由行政部負(fù)責(zé)審批流程的人員進行報批流程：行政報批人員財務(wù)總經(jīng)理5、審批通過后，復(fù)印件由申購部門存檔，原件由行政部存檔；6、購買落實。由行政部落實申購事宜；7、資產(chǎn)驗收。由行政部與申購部門共同驗收貨品。二、辦公用品領(lǐng)用流程1、各部門提交領(lǐng)用計劃。填寫辦公用品申領(lǐng)計劃表，由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；每月15號之前遞交行政部；2、行政部匯總各部門領(lǐng)用計劃。行政部編制辦公用品申領(lǐng)計劃匯總表，并由行政部負(fù)責(zé)

2、人簽字確認(rèn)后報領(lǐng)導(dǎo)審批；3、領(lǐng)用計劃審批單處理。原件領(lǐng)用部門留檔，復(fù)印件行政部存檔，行政部負(fù)責(zé)采購；5、辦公用品入庫。集中采購辦公用品后，行政部辦公用品管理員進行入庫登記；6、辦公用品發(fā)放。行政部通知各部門按計劃領(lǐng)取，并進行簽收。日常零散辦公用品統(tǒng)一于每周四上午9:0011:00領(lǐng)取。三、檔案收取流程1、檔案收取。各版塊及部門對存檔資料進行初步整理后，行政部派機要員于每周四到各版塊收?。?、檔案移交。由移交人和接收人雙方清點并簽字確認(rèn)，由移交方負(fù)責(zé)人進行監(jiān)交并簽字確認(rèn)；3、檔案審閱。交接完成后，機要員將檔案資料分別報送給部門領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)審閱復(fù)核；4、蓋章。經(jīng)各位領(lǐng)導(dǎo)審閱后，加蓋入檔案專用章“

3、已校對”5、檔案進入行政檔案管理部，待整理。四、檔案歸檔流程1、按公司、年份、檔案類別歸類；2、按照年限、序列號、機構(gòu)、類別的方式編號入檔；3、掃描檔案文件；4、備份電子檔。五、檔案借閱流程申請人填寫檔案借閱申請表領(lǐng)導(dǎo)簽字（部門負(fù)責(zé)人、板塊總經(jīng)理）遞交行政部檔案管理員借出檔案（復(fù)印件直接交付、管理員跟蹤協(xié)辦）；六、檔案室例行工作流程1、檔案收?。好恐芩牡叫姓諜n案；2、檔案整理：本周整理上周收回的檔案，星期一、二、三掃描檔案，星期四、五整理客戶資料；3、檔案借閱：按照規(guī)定流程，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，協(xié)助各部門和各塊板查詢、借閱；4、檔案跟蹤：對當(dāng)天借出的檔案原件進行跟蹤，并及時歸還檔案室；5、檔案

4、催還：對長期借出的檔案及時催還，對未按時歸還的，要問清楚原因；6、檔案室防火、防潮等安全工作。七、費用報銷流程1、報銷人填寫報銷單據(jù)，本部門故責(zé)任簽字確認(rèn)；2、行政部流程人員報審；3、行政部根據(jù)費用走向，確定報銷歸屬公司，進行分流將單據(jù)移交公司財務(wù)；4、財務(wù)部通知報銷人領(lǐng)款。八、文件用印流程1、用印準(zhǔn)備。由用印部門或用印人準(zhǔn)備好用印文件，并由本部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，將文件遞交行政部進行用印審批流程；2、行政部審批。由行政分管領(lǐng)導(dǎo)審批（簽字/簽章）；3、公司領(lǐng)導(dǎo)審批。由總經(jīng)理審批（簽字/簽章），如總經(jīng)理不在，特別重要的緊急文件需電話或短信報告總經(jīng)理同意后方可用印；4、用印。由印章保管人蓋章；5、

5、返還文件。將用印后的文件返還給用印部門或用印人。流程：用印部門用印部門負(fù)責(zé)人行政部行政分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理印章保管人用印部門。九、車輛/公交卡申請使用流程1、用車部門/人填寫用車申請單（電子文檔）；2、由申請部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后發(fā)至微信或辦公QQ群；3、由行政部車輛負(fù)責(zé)人審核；4、由行政部車輛管理員調(diào)配車輛并做好記錄；5、一般事務(wù)使用公交卡，緊急重要事務(wù)調(diào)派車輛。本部門負(fù)責(zé)人申請部門/人車輛負(fù)責(zé)人車輛調(diào)度人員本部門負(fù)責(zé)人申請部門/人車輛負(fù)責(zé)人車輛調(diào)度人員十、文件審批流程1、報審申請。報審部門或報審人填寫相關(guān)文件的審批單（公司發(fā)文稿紙/公文處理單/合同審批簽）；2、報審確認(rèn)。報審部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；3

6、、報審流程。行政辦公室進行報審流程；（1）、合同類：擬辦部門負(fù)責(zé)人合同部負(fù)責(zé)人行政經(jīng)理合同？；（2）、工程類：各版塊總經(jīng)理將審批內(nèi)容抄告給申報部門或申報人；（3）、人事類：人資部行政領(lǐng)導(dǎo)人資部；（4）、發(fā)文類：擬辦部門負(fù)責(zé)人行政經(jīng)理總經(jīng)理發(fā)文（原件存檔，復(fù)印件給擬稿部門，用電子檔形式抄送給領(lǐng)導(dǎo)）；十一、后勤服務(wù)工作基本后勤服務(wù)工作：出行安排、機票預(yù)定、酒店預(yù)定、各類信息收集。票務(wù)、住宿事宜安排以及出行過程中突發(fā)事件處理與應(yīng)對協(xié)調(diào)出行車輛接送安排、制定帶隊隊長，并通知出行人員相關(guān)信息。落實出行相關(guān)信息：時間、地點、人物、事宜，所需安排出行安排：票務(wù)、住宿事宜安排以及出行過程中突發(fā)事件處理與應(yīng)對協(xié)

7、調(diào)出行車輛接送安排、制定帶隊隊長，并通知出行人員相關(guān)信息。落實出行相關(guān)信息：時間、地點、人物、事宜，所需安排由訂票中心短信告知當(dāng)事人航班信息聯(lián)系訂票中心并查詢班次、并預(yù)定。電話實當(dāng)事人姓名、身份證號碼。出行時間、地點。機票預(yù)定：由訂票中心短信告知當(dāng)事人航班信息聯(lián)系訂票中心并查詢班次、并預(yù)定。電話實當(dāng)事人姓名、身份證號碼。出行時間、地點。機票費用報銷訂票中心送達的電子機票與當(dāng)事人核實訂票事宜機票費用報銷訂票中心送達的電子機票與當(dāng)事人核實訂票事宜按領(lǐng)導(dǎo)要求預(yù)定查詢所需場電話。并預(yù)定，留下聯(lián)系姓氏、電話核實需要時間、地點酒店預(yù)定：按領(lǐng)導(dǎo)要求預(yù)定查詢

8、所需場電話。并預(yù)定，留下聯(lián)系姓氏、電話核實需要時間、地點常使用的酒店及場所可簽訂合作協(xié)議短信通知領(lǐng)導(dǎo)預(yù)定的詳細(xì)信息：時間、地點、我方預(yù)留的電話將新信息補充至對外聯(lián)系表中常使用的酒店及場所可簽訂合作協(xié)議短信通知領(lǐng)導(dǎo)預(yù)定的詳細(xì)信息：時間、地點、我方預(yù)留的電話將新信息補充至對外聯(lián)系表中十六、行政費用報銷1、負(fù)責(zé)公司相關(guān)行政固定費用的繳納，公司電話費當(dāng)月繳納進行相應(yīng)的請款和報銷流程，物管費當(dāng)月支付進行相應(yīng)的報銷流程，其它固定費用走報銷流程和支付繳納流程；2、根據(jù)公司相關(guān)情況進行流動費用的請款和支付；3、統(tǒng)計每月所產(chǎn)生的固定費用以及登記行政費用、領(lǐng)導(dǎo)費用；4、查詢落實每筆款項。固定費用當(dāng)月結(jié)清，借款當(dāng)月

9、結(jié)清固定費用先進行報銷流程，報銷后進行支付；流動費用需請款則預(yù)先進行請款流程，支付后進行行報銷固定費用當(dāng)月結(jié)清，借款當(dāng)月結(jié)清固定費用先進行報銷流程，報銷后進行支付；流動費用需請款則預(yù)先進行請款流程，支付后進行行報銷十七、前臺接待流程：1、有來訪人員，熱情接待，并做好登記；2、安排來訪人員在茶歇區(qū)就座等候；3、通知相關(guān)部門到茶歇區(qū)進行接待；4、若來訪人員需進入辦公區(qū)域，由訪問部門安排人員前來引領(lǐng)；5、若來訪人員需進入高管辦公室，由行政辦公室派專人負(fù)責(zé)引領(lǐng)，并提供茶水服務(wù)；6、如遇陌生人擅自闖入辦公區(qū)域，應(yīng)及時阻止，保障辦公區(qū)域安全。安排就坐安排就坐來訪人員登記通知相關(guān)部門接待如需進入辦公區(qū)須帶進

10、提供茶水十八、行政司機出車流程1、接受出車任務(wù)。接收車輛管理人員派遣指令，按要求出車。2、服務(wù)、保障工作。為領(lǐng)導(dǎo)做好私人助理工作；為同事做好服務(wù)以及安全保障工作；3、信息收集。陪同出行各類餐飲、娛樂場合時記錄相關(guān)信息，每月交由專人統(tǒng)計；全方位收集、熟悉重慶各方面路況、旅游、飲食類信息；十九、接待流程（一）信息收集1、接待部門落實清楚接待信息，包括來訪單位名稱、領(lǐng)導(dǎo)姓名、職務(wù)、來訪具體時間、人數(shù)、來訪的目的和要求；是否安排往返機票、餐飲、住宿等；2、行政部門與接待部門充分溝通，明確主要接待部門，相關(guān)配合部門，接待人員分工及職責(zé)，出面接待的領(lǐng)導(dǎo)和陪同人員等；3、行政部門與公司領(lǐng)導(dǎo)充分溝通，是否安排禮儀、是否需要準(zhǔn)備公司宣傳資料、是否需要贈送禮品、是否需要邀請新聞媒體和草擬新聞通稿等；4、行政部門擬定接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務(wù)，提供后勤保障；5、根據(jù)接待費用預(yù)算，申請接待費用。（