財務(wù)檔案管理制度

1、文件編號：版本：A/08文件編號：版本：A/08財務(wù)檔案治理制度標(biāo)題發(fā)文日期：2022-09-01目的 統(tǒng)一會計檔案治理制度，現(xiàn)依據(jù)中華人民共和國會計法和中華人民共和國檔案法的規(guī)定，制定本 方法。范圍本規(guī)定適用于公司及分子公司會計檔案的定義和分類會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案分為以下幾類：會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證，涉及對外對私改造資料，銀行存款借款對賬單及余額調(diào)整表等。會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、各種關(guān)心登記簿等。財務(wù)報告：月、季、年度會計報表，報表附注及財

2、務(wù)狀況說明書。上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計的審計報告。發(fā)票：增值稅專用發(fā)票和一般發(fā)票，收款收據(jù)。其他會計資料：銀行存款余額調(diào)整表，銀行對帳單，物資盤存表，領(lǐng)料單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，補助工程申報資料，工商年檢資料等。會計檔案的整理會計憑證： 2.0cm厚左右。會計憑證裝訂封面的全部內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證起止號、憑證冊數(shù)、裝訂人簽章等。會計賬簿： 各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥當(dāng)保管。會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，于次年3-4 月份打印，分類裝訂存放檔案室。會計賬簿的裝訂挨次：會計賬簿裝訂封面-按本賬簿頁數(shù)挨次

3、裝訂賬頁-會計賬簿裝訂封底。裝訂后的會計賬簿應(yīng)結(jié)實、平坦、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。會計賬簿裝訂封面的全部內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、賬簿名稱、加蓋裝訂人印章等。會計報表：會計報表編制完成并按時報送后，按月留存報表，會計報表、稅務(wù)報表申報完成后于次年2 月前按年裝訂成冊，統(tǒng)一歸檔保管。統(tǒng)計報表申報完成后于次年3 月按年裝訂成冊，統(tǒng)一歸檔保管。裝訂封面的全部內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、報表名稱、加蓋裝訂人印章等。XXXXXXXX-流水號XX,工程審計報告按補助工程申報資料整理。發(fā)票：出口發(fā)票存根聯(lián)：每本開完后加封面裝訂成冊，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、發(fā)票起止號、開票起止日、開票

4、人、裝訂人簽章。25 日前每 100 份裝訂一冊，統(tǒng)一歸檔保管。按開票日期先后挨次裝訂，裝訂挨次：封面認(rèn)證結(jié)果通知認(rèn)證清單發(fā)票封底，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、發(fā)票認(rèn)證所屬年月、份數(shù)、匯總金額按同類稅率分類匯總、冊數(shù)、裝訂人簽 章。收款收據(jù)、作廢、紅沖發(fā)票：按年整理，于次年2 月裝訂成冊，統(tǒng)一歸檔保管。按開票日期先后挨次裝訂，裝訂挨次：封面名目發(fā)票收據(jù)封底，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、年份、份數(shù)、裝訂人簽章。其它會計資料：銀行存款余額調(diào)整表、銀行對帳單：按年整理，年度對帳完畢后，按月挨次整理裝訂成冊歸檔保 資料名稱、裝訂人簽章。出口備案資料：正式申報后，按憑證多少裝訂成冊，每本憑證3cm 厚左

5、右，統(tǒng)一歸檔保管。裝訂物資盤點表：按月裝訂整理，封面內(nèi)容填寫齊全：單位名稱、年月、資料名稱、裝訂人簽章。領(lǐng)料單：每月封箱存放檔案室。補助工程申報資料：按工程分類整理歸檔保管。工商年檢資料：按年整理歸檔保管。會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進展整理。會計檔案的歸檔保管財務(wù)部設(shè)專人保管會計檔案，出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案治理人員負責(zé)全部會計檔案的整理、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。移交至財務(wù)部會計檔案治理人員。153標(biāo)識：年份、起止月份、檔案名稱，3年滿后放入紙箱封存保管，封箱標(biāo)識：年份、起止月份、檔案名稱。會計檔案治理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原治理人員編制文件記錄移交銷毀申請

6、單 將全部案卷逐一點交，接收人員逐一接收。各種會計檔案的保管期限會計檔案保管期限：參見附表會計檔案保管期限表會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。會計檔案的具體名稱如有同本制度附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。會計檔案的借閱使用涉及司法案件需查閱、復(fù)印會計資料時，應(yīng)事前由公司財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，如有特別需要，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。借閱會計檔案人員，不得在檔案中標(biāo)畫，不得拆卸，更不得抽換，歸還時保證檔案資料完整無損。歸還檔案時需經(jīng)會計檔案治理人員審核無誤后才可入檔，并填寫歸還時間，保存?zhèn)洳?。會計檔案的銷毀每年 9 月份，會計檔案保管人

7、員對保管期滿會計檔案進展整理，提出提出文件記錄移交銷毀申請單報經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出， 另行立檔，由檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。正在工程建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管 期滿的會計檔案不得銷毀。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)依據(jù)文件記錄移交銷毀申請單所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由行政部和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在文件記錄移交銷毀記錄移交銷毀申請單永久保存。附則2022111本制度未盡事宜，按公司有關(guān)制度執(zhí)行。本制度由公司財務(wù)部負責(zé)解釋和修改。相關(guān)記錄檔案治理臺帳文件借閱、復(fù)制記錄文件記錄移交銷毀申請單附表：會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注一會計憑證類1原始憑證年2記賬憑證年3匯總憑證年二會計賬簿類4總賬年包括日記賬5明細賬年6日記賬年25年7固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管 5 年8關(guān)心賬簿年三財務(wù)報告類包括各級主管部門匯總財務(wù)報告9財務(wù)報表、報告年包括文字分析10(決算)永久包括文字分析11審計報告年12主管單位批復(fù)文件年四其他類13會計移交清冊年14會計檔案保管清冊永久15會計檔案銷毀清冊永久16銀行余額調(diào)整表5年17銀行對賬單5年18出口備案資料519核銷單存根1520出口收匯1521工商年檢資料522統(tǒng)計申報資料15擬 稿審 核擬 稿