人力資源聲像檔案

1、PAGE PAGE 9聲像檔案聲像檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及個(gè)人在各種社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有查考價(jià)值的并以磁性材料、感光材料為主要載體和以影像、聲音為主要反映方式的歷史記錄。聲像檔案代號(hào)：機(jī)關(guān)用“G”企業(yè)用“7”一、聲像檔案的歸檔1、歸檔范圍及保管限：序號(hào)類別名稱保管期限1反映單位建設(shè)面貌的聲像材料永久2歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員、勞模等照片永久3重要會(huì)議的聲像材料永久4上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或社會(huì)知名人士視察參觀的聲像材料永久5生產(chǎn)技術(shù)和職能活動(dòng)的聲像材料長期6榮譽(yù)實(shí)物拍成的照片長期7文娛體育活動(dòng)的聲像材料長期凡是本單位在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有憑證和參考價(jià)值的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等材料，應(yīng)當(dāng)作為聲像檔案

2、歸檔保存。2、歸檔時(shí)間：一般在形成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。對(duì)一些比較重要聲像材料，歸檔時(shí)間要靈活掌握，要做到及時(shí)跟蹤、盡快收集。3、歸檔要求：歸檔的材料必須是原版、原件、圖像清晰、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，重點(diǎn)突出，具有代表性，并附有文字說明。明確承擔(dān)聲像形成、整理的部門和人員，聲像材料的歸檔應(yīng)實(shí)行“誰主辦，誰負(fù)責(zé)”收集整理的原則。二、聲像檔案分類G1照片檔案G1.1底片G1.2正片G1.2.1單位建設(shè)面貌類G1.2.2人物類G1.2.3會(huì)議類G1.2.4類G2錄音帶G3錄像帶G4磁帶（光盤）三、底片的整理（G1.1）1、整理要求：底片不分屬類，按形成時(shí)間先后順序編號(hào)入底片冊，裝滿一冊為一卷，一卷底片編一個(gè)流水張?zhí)?/p>

3、。底片不需制作目錄。對(duì)無法裝入冊的大底片，要單獨(dú)存放，并在底片冊內(nèi)編一個(gè)底片號(hào)，說明存放點(diǎn)。2、編底片張?zhí)?G 1 .1-1（1）張?zhí)?一本底片冊內(nèi)編一個(gè)流水號(hào)，從1起編) 第一卷（底片冊號(hào)，從1起編）二級(jí)屬類（底片類代號(hào)） 一級(jí)屬類（照片類代號(hào)）大類代號(hào)（聲像檔案） 底片張?zhí)柕木幹剖堑灼碇械囊粋€(gè)重要環(huán)節(jié)，在整理時(shí)，第一張底裝入冊時(shí)就應(yīng)及時(shí)編一個(gè)底片號(hào)，同時(shí)，將底片號(hào)完整的寫在底片冊對(duì)應(yīng)的位置及底片袋上。3、編底片冊編號(hào)（案卷號(hào)）： G 1. 1-1第一卷（底片冊號(hào)，從1起編）二級(jí)屬類（底片類代號(hào)）一級(jí)屬類（照片類代號(hào)）大類代號(hào)（聲像檔案）4、填寫底片冊封面、背脊：全宗號(hào)10目錄號(hào)年度19

4、95類別底片案卷號(hào)G1.1-1正面格式：脊背格式：四、照片正片整理（G1.2） 1、照片分類：按問題分類，每類設(shè)一本或若干冊，按時(shí)間先后順序，裝滿一冊為一卷。例：G1.2.1 單位建設(shè)面貌（建設(shè)面貌類） G1.2.2歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員、勞模（人物類)全宗名稱廣州市檔案局題名底片全 宗 號(hào)10案卷號(hào)G1.1-1目 錄 號(hào)起止張?zhí)枺?）年 度1995保管期限長期G1.2.3重要會(huì)議（會(huì)議類） G1.2.4生產(chǎn)技術(shù)和職能活動(dòng)（業(yè)務(wù)工作類）G1.2.5 視察參觀交流（參觀視察類）G1.2.6榮譽(yù)實(shí)物拍成的照片（榮譽(yù)類）G1.2.7文娛體育活動(dòng)（文體類）2、照片篩選：各類照片按事件分組，同一件事或問題的不

5、應(yīng)拆開。每組再篩選出46，以說明問題為基準(zhǔn)進(jìn)行歸檔。3、照片編號(hào)：正片每一張要編號(hào)，并寫在正片背面。其模式：G 1 . 2 . 3 1（1）張?zhí)?一本正片冊內(nèi)編一個(gè)流水號(hào)，從1起編)第一卷（正片冊號(hào)，從1起編）正片分類代號(hào)（重要會(huì)議類）二級(jí)屬類（正片類代號(hào)）一級(jí)屬類（照片類代號(hào)）大類代號(hào)（聲像檔案）4、編制總說明：每一組照片（即同一時(shí)間拍攝的同一事物的照片），都要編寫總說明?？傉f明應(yīng)將本組照片反映的時(shí)間，地點(diǎn)、事由、參加的主要領(lǐng)導(dǎo)、本組照片起止張?zhí)柕刃纬梢粋€(gè)簡介，一般不超過200字。例： 廣州市檔案局1996年5月10日在廣州市政府禮堂召開“一九九五年度全市檔案工作先代會(huì)”。本組照片共7張起止

6、張?zhí)枺篏1.2.3-1(5)G1.2.3-1(11)攝影者：張三總說明要打印后放入照片冊內(nèi)本組照片的前面，占一張照片位置。單張照片不用寫總說明。5、編制分說明由于總說明已對(duì)一組照片的主要內(nèi)容作了提示，分說明只需將單張照片各自的主題進(jìn)行說明。如果照片中人物眾多時(shí)則注明照片中主要人物的具體位置。如：“左三”、“右起”等。例：照片號(hào)G1.2.3-1(1)底片號(hào)G1.1-1(1)參見號(hào)攝影者說明：大會(huì)主席臺(tái)（左起）市檔案局韓益杰局長、市政府陳紀(jì)萱秘書長“參見號(hào)”是指與本張照片有聯(lián)系的其它檔案的檔號(hào)。6、擬寫案卷題名： 照片的案卷題名，指簡明概括同一個(gè)案卷內(nèi)全部照片的基本主題，主要標(biāo)出卷內(nèi)照片的形成年度

7、和反映的問題。如：廣州市檔案局一九XX年至一九XX年各種會(huì)議照片7、填寫照片檔案卷內(nèi)目錄。照片以自然張逐張?zhí)顚?，每一組照片應(yīng)在目錄上有一個(gè)通欄題，通欄標(biāo)題一般不超過50字例：照 片 檔 案 卷 內(nèi) 目 錄8、照片檔案冊正面與脊背填寫方法全 宗 號(hào)10目 錄 號(hào)G-1年 度1995類 別會(huì)議類案 卷 號(hào)G1.2-.3-1正面格式：脊背格式：全宗名稱廣州市檔案局題 名廣州市檔案局會(huì)議照片（1995年）全 宗 號(hào)10案卷號(hào)G1.2.3-1目 錄 號(hào)G1起止張?zhí)?1)年 度1995保管期限永久9、填寫照片檔案案卷目錄聲 像 檔 案 案 卷 目 錄類別：照片類（錄像帶類）10、大張照片的整理：大張照片不

8、能裝入普通的照片檔案冊，應(yīng)單獨(dú)保存。但在整理時(shí)，應(yīng)按所屬類別與其他照片一起分類、組卷、編目，每一張大照片仍在照片冊中占一張照片位置，以便編號(hào)、填寫說明、注明存放地點(diǎn)。在填寫卷內(nèi)目錄時(shí)，要在“備注”欄內(nèi)注明“大張”，便于查找。五、錄音、錄像帶及光盤的整理：1、整理與編號(hào)：歸檔的錄音或錄像帶、光盤必須將本卷的題名、目錄號(hào)和案卷號(hào)形成標(biāo)簽貼在錄音或錄像帶、光盤上。一盤（張）為一卷，同類若干年編一個(gè)流水號(hào)。如： G21第一盒(卷) 錄音帶類聲像檔案G35 第五盒(卷) 錄像帶類聲像檔案 G41第一張(卷)光盤類聲像檔案錄音帶、錄像帶脊背標(biāo)簽格式：1994年廣東檔案周活動(dòng)全宗號(hào)55目錄號(hào)G1案卷號(hào)G341六、裝訂聲像檔案目錄全宗號(hào)55目錄號(hào)G-1年 度2004類 別G1.G2.G3.G4保管期限永、長“聲像檔案目錄”是指由照片、錄音帶、錄像帶、光盤的“案卷目錄”和照片的“卷內(nèi)目錄”組成的一種聲像檔案檢索目錄。聲像檔案目錄封面標(biāo)簽： 脊背標(biāo)簽：全宗名稱荔灣區(qū)檔案局全宗號(hào)55目錄號(hào)G-1年 度2004類 別照片.錄音.錄像.光盤保管期限永久、長期七、照片檔案歸檔程序：1、設(shè)定類目，如：建設(shè)面貌類、人物類、會(huì)議類等；2、照片分類；3、照片篩選，每組約46張，底片也要對(duì)應(yīng)歸檔；4、組內(nèi)照片整理，每組照片寫一個(gè)總說明，每張照片寫分說明；5、照片編號(hào)，同類目下各組照片按形