公司文書檔案管理辦法

1、文書檔案管理辦法（試行） 檔案人員崗位職責(zé) （一）負(fù)責(zé)本單位文件資料的接收、整理、鑒定、保管、利用。做到歸檔材料完整、齊全、登記清楚、利用方便。 （二）負(fù)責(zé)檔案的借閱和利用，根據(jù)需要編制必要的檢索工具，為企業(yè)管理和經(jīng)營業(yè)務(wù)工作服務(wù)。 （三）做好檔案庫房的管理，落實(shí)防盜、防火、防曬、防塵、防潮、防蛀等六防措施。對(duì)損壞變質(zhì)的檔案及時(shí)采取措施和復(fù)制。 （四）負(fù)責(zé)對(duì)需要銷毀的檔案材料提出銷毀意見，附上銷毀目錄，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，送往指定單位監(jiān)銷。 （五）熱愛本職工作，嚴(yán)守機(jī)密，參與檔案有關(guān)會(huì)議和活動(dòng)。 （六）做好文件、材料發(fā)出校對(duì)工作。 （七）檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。二、歸

2、檔立卷 （一）歸檔立卷的文件必須是辦結(jié)或暫時(shí)辦理完畢的文件。文件材料種類、份數(shù)以及備份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 （二）凡是圍繞某一份文件辦理過程中形成的有價(jià)值的材料與該文件一同立卷。 （三）歸檔的文件應(yīng)按照文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，正確分類和劃定保管期限，便于工作保管和利用。 （四）歸檔的文件，一律用鋼筆或毛筆書寫，嚴(yán)禁用圓珠筆、鉛筆、水彩筆等不便于長期保存的書寫工具制作文件材料。 （五）由檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。 凡按規(guī)定需要存檔的文件、資料，均需指定專人按要求整理、裝訂，及時(shí)歸檔。凡不符合要求的，檔案管理人員應(yīng)通知文件移交部門補(bǔ)齊材料或退回移交部

3、門重新收集、整理。 （六）卷內(nèi)文件加工整理： 1、卷內(nèi)文件應(yīng)在去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱。 2、卷內(nèi)文件紙張過大的，要在不超過裝訂線的篇幅內(nèi)逐張拆疊齊邊，或以每頁A4紙大小剪切，裝訂線的位置不得少于1公分，如邊沿過窄，紙張?zhí)。瑧?yīng)加邊托裱。 3、卷內(nèi)文件應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號(hào)或件號(hào)，裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面在左上角填寫頁號(hào)；不裝訂的案卷，就在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號(hào)章，在用逐一件編寫件號(hào)；圖表和聲像材料等也在在裝具上或聲像材料的背面逐件編號(hào)。 4、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容、責(zé)任者和攝制人。 5、卷內(nèi)

4、文件目錄逐項(xiàng)填寫放置卷首，有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明都應(yīng)填寫備考表內(nèi)，若無情況說明也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)，備考表應(yīng)置尾。 6、案卷封面標(biāo)題，應(yīng)體式一致。文字簡稱，使用簡稱應(yīng)通俗易懂，并用毛筆或鋼筆（碳色黑墨水）書寫，字跡要工整、清楚，亦可用電腦打印封面。 7、字跡已擴(kuò)散或用鉛筆、圓珠筆、紅墨水書寫或簽發(fā)的文件，應(yīng)全部復(fù)制并與原件一起立卷。 8、案卷用三孔一線的方針裝訂，一般不超過二百頁為宜；孔間相距公分左右，用蠟繩線裝訂，結(jié)頭打在案卷的背面。 9、裝訂的材料，如證書、圖紙、圖表、照片等特殊文件材料可以不裝訂，采用卷裝或盒裝存放。 10、交必須隨同檔案裝具、檔案全宗介紹、檔

5、案目錄等一同移交給接收方，為接收方所有，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。 檔案庫房管理 （一）檔案室是企業(yè)機(jī)要重要，檔案工作人員應(yīng)具有高度的警惕性，堵塞一切失竊漏洞。非工作人員一律不準(zhǔn)隨便出入，如工作需要經(jīng)工作人員同意后方能入內(nèi)。 （二）檔案室嚴(yán)禁吸煙，不得堆放易燃易爆物品及與檔案無關(guān)的物品。 （三）切實(shí)加強(qiáng)檔案安全工作，在工作完畢后對(duì)門窗、電器設(shè)備進(jìn)行檢查。庫房鑰匙應(yīng)由專人保管，防止遺失，并做好防盜、防火、防潮、防曬、防蟲、防塵等安全工作。 （四）檔案人員對(duì)庫藏檔案進(jìn)行定期和不定期的檢查，做到帳物相等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。 （五）檔案人員在調(diào)離工作時(shí)，要進(jìn)行案卷移交、清點(diǎn)手續(xù)。 （六）庫房內(nèi)要保持清潔、整齊

6、。采用白熾燈光源，掛好窗簾，避免陽光直射，保持經(jīng)常通風(fēng)，以最大限度地延長檔案的壽命。 （七）做好庫房管理基礎(chǔ)工作，為便于調(diào)閱存取并有利于保持庫房，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化。 1、檔案按年度劃分成永久、長期、短期三種保管期限的案卷，檔案室內(nèi)接收的檔案材料應(yīng)裝入案卷盒內(nèi)，以流水號(hào)形式編號(hào)排列，并寫明年份、卷號(hào)，最后將案卷分別上架，妥善保管。 2、聲像檔案應(yīng)設(shè)專柜存放，要存放在蔭涼干燥處，切勿放在潮濕、高溫環(huán)境中或曝曬在日光中，以防變形。 3、檔案室設(shè)置專用庫房和足夠的檔案箱（柜）。庫房中檔案箱從左到右排列，前后間距一般不小于公分，做到排列有序，整齊劃一，為便于庫房內(nèi)檔案的管理，所

7、有檔案箱右上角上插入標(biāo)志有統(tǒng)一的順序號(hào)、保存年代、保管期限和起止卷號(hào)的卡片。 4、檔案庫房應(yīng)配有防盜設(shè)施，要保持庫房的清潔，做好七防（防高溫、防光、防盜、防火、防塵、防蟲、防鼠）和庫存內(nèi)適宜的溫濕度（溫度度度），相對(duì)濕度度度），并做好溫濕度測(cè)試記錄。 （八）庫房內(nèi)外應(yīng)配備消防器材，如遇突發(fā)性事件，應(yīng)采取緊急措施。 四、文書檔案借閱 （一）檔案一般不予外借。個(gè)別特殊情況必須借出使用時(shí)，應(yīng)事先說明事由，經(jīng)過主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)后方可外借。企業(yè)內(nèi)部人員借閱檔案，必須辦理借閱登記手續(xù)，填寫借閱事由，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后方可借閱。 （二）外單位人員借閱檔案，必須持有單位介紹信，

8、并寫明借閱事由，重要的案卷材料必須征得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方能借閱，但不攜離檔案室。 （三）借閱檔案一般在檔案室內(nèi)進(jìn)行，企業(yè)內(nèi)部借閱者如確需帶檔案材料出檔案室的，除辦好手續(xù)外，要負(fù)責(zé)檔案的安全和保密，嚴(yán)禁私自轉(zhuǎn)借。 （四）檔案借閱者要自覺遵守借閱期限，一般不得超過兩周。因工作需要愈期續(xù)借的，要辦理續(xù)借手續(xù)，歸還時(shí)要辦理注銷手續(xù)。 （五）借用檔案的單位或個(gè)人，不得擅自復(fù)印、抄錄、公布檔案內(nèi)容。 （六）借閱和歸還檔案時(shí)，檔案管理人員須對(duì)檔案材料進(jìn)行當(dāng)面清點(diǎn)校對(duì)，逐項(xiàng)檢查。 （七）檔案室對(duì)借閱人員借閱有價(jià)值的檔案，要進(jìn)行利用效果登記，借閱人有義務(wù)提供幫助。 五、檔案保密 （一）檔案材料是企業(yè)的無形資產(chǎn)

9、，是國家和企業(yè)的寶貴材富，任何人不得私自占有、銷毀和擅自外傳。 （二）檔案管理人員要嚴(yán)守秘密，妥善解決檔案保管中的安全、保密問題。 （三）檔案室準(zhǔn)備報(bào)廢和銷毀的材料，應(yīng)該統(tǒng)一存放，不得隨意堆放、亂丟，在經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后需統(tǒng)一送交指定地點(diǎn)銷毀。 （四）本公司行政會(huì)議、黨內(nèi)民主生活會(huì)議等記錄屬保密范圍，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按照正常手續(xù)辦理登記后方能查閱。 （五）外單位因特殊需要查閱本公司檔案時(shí)，必須按有關(guān)規(guī)定，持有介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱時(shí)必須在檔案管理人員陪同下并在指定檔案室內(nèi)查閱。工作人員在調(diào)離崗位、調(diào)動(dòng)工作（離、退休、出國）前，須將其所承辦或借閱的檔案移交完畢，并認(rèn)真辦好交接手續(xù)。

10、（六）檔案管理人員必須嚴(yán)格檔案機(jī)密，不得泄露所藏檔案的內(nèi)容。對(duì)違反保密制度，造成失密、泄密事故者要追求責(zé)任，構(gòu)成犯罪的，則要依法處理。 六、檔案鑒定、銷毀 、統(tǒng)計(jì) （一）檔案鑒定 必須準(zhǔn)確鑒定檔案的保存價(jià)值，本著保證檔案的齊全、完整，根據(jù)“去粗存精、保存從寬”的鑒定要求和實(shí)際情況來判定其保管期限，以及便于各部門利用的原則，不能僅以檔案目錄或文件的題名來判斷其存與留，要逐卷逐件逐頁認(rèn)真仔細(xì)的審閱檔案案卷。歸檔的文件保管期限分為永久、長期和短期三種。 1、永久保存。反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的檔案，對(duì)本單位、國家建設(shè)發(fā)展及歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。 2、長期保存。反映本企業(yè)一般活動(dòng)在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考和利用價(jià)值的檔案。 3、短期保存。在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本企業(yè)有查考利用價(jià)值的檔案。 （二）企業(yè)對(duì)保管期限已滿的檔案處置： 1、對(duì)確無保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè)，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法人代表批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。 2、 短期保存的檔案，保管期滿后必須經(jīng)過鑒定才能銷毀。對(duì)已超過保管期限，但仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃分保管期限；對(duì)已到保管期限，而又確定失去保存價(jià)值的檔案，寫出銷毀檔案清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。 3、 檔案資料的銷毀由檔案部門負(fù)責(zé)，指派二人以上負(fù)責(zé)監(jiān)護(hù)送達(dá)指定的保密回收點(diǎn)銷毀。 4、銷毀檔案的申請(qǐng)報(bào)告、批準(zhǔn)文