戴德梁行物業(yè)培訓(xùn)物業(yè)管理檔案建立與管理

物業(yè)管理檔案的建立與管理一、用戶(hù)檔案的建立1、產(chǎn)權(quán)備案什么是產(chǎn)權(quán)備案？為什么要進(jìn)行產(chǎn)權(quán)備案？產(chǎn)權(quán)備案與權(quán)屬登記的區(qū)別？什么是產(chǎn)權(quán)備案？答：由物業(yè)管理公司對(duì)每個(gè)產(chǎn)權(quán)人擁有的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)范圍及比例進(jìn)行備案登記為什么要進(jìn)行產(chǎn)權(quán)備案？為準(zhǔn)確界定每個(gè)產(chǎn)權(quán)人擁有產(chǎn)權(quán)的范圍和比例，維護(hù)其合法權(quán)益，應(yīng)建立產(chǎn)權(quán)備案制度物業(yè)管理就是使產(chǎn)權(quán)人的權(quán)利得到保障，并承擔(dān)應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)物業(yè)中的公共設(shè)施和房屋公共部位，是多個(gè)產(chǎn)權(quán)人共有財(cái)產(chǎn)，其維修養(yǎng)護(hù)費(fèi)用應(yīng)由共有人按產(chǎn)權(quán)比例分擔(dān)產(chǎn)權(quán)備案和權(quán)屬登記的區(qū)別？權(quán)屬登記：是政府行政部門(mén)（深圳市規(guī)劃與國(guó)土資源局）的行業(yè)管理，包括土地使用權(quán)的出讓、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、房地產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、房地產(chǎn)租賃，以及房地產(chǎn)抵押等等，目的是為了保護(hù)產(chǎn)權(quán)人的權(quán)益，促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)公開(kāi)化，規(guī)范房地產(chǎn)市場(chǎng)行為，加強(qiáng)房地產(chǎn)行業(yè)的管理產(chǎn)權(quán)備案：是物業(yè)管理中十分重要的一個(gè)管理環(huán)節(jié)，是實(shí)施物業(yè)管理前必須做且要做好的一項(xiàng)工作2、建立業(yè)主檔案業(yè)主檔案包括哪些內(nèi)容？業(yè)主檔案的分類(lèi)業(yè)主檔案包括哪些內(nèi)容？業(yè)主姓名、年齡等家庭成員情況工作單位聯(lián)系電話(huà)、聯(lián)系地址收繳管理費(fèi)情況物業(yè)的使用和維修養(yǎng)護(hù)情況不限于此……業(yè)主檔案——基本資料部分示例房號(hào)戶(hù)型建筑面積管理費(fèi)/月業(yè)主姓名證件號(hào)碼國(guó)籍/戶(hù)籍民族家庭電話(huà)移動(dòng)電話(huà)辦公電話(huà)圖文傳真工作單位職務(wù)電子信箱聯(lián)系地址郵政編碼入伙日期家庭成員姓名稱(chēng)謂性別戶(hù)籍工作單位職務(wù)聯(lián)系電話(huà)車(chē)輛資料車(chē)牌號(hào)碼廠牌型號(hào)車(chē)身顏色授權(quán)駕駛出入證號(hào)車(chē)位號(hào)其他特殊要求服務(wù)時(shí)間民族習(xí)慣信仰忌諱來(lái)訪登記寵物登記其他業(yè)主檔案的分類(lèi)組團(tuán)按柜每棟按位每單元按盒每戶(hù)按冊(cè)用戶(hù)檔案的的建立是通過(guò)收集集、分類(lèi)存存檔和建立立管理、使使用制度完完成的收集資料分類(lèi)存檔建立管理、使用制度用戶(hù)檔案的建立人名索引人名索引是是揭示檔案案中所涉及及的任務(wù)并并指明其檔檔案出處的的檢索工具具人名索引一一般由人名名和檔案兩兩部分組成成借助人名索索引可以查查到記載某某一人物的的材料人名索引一一般按姓氏氏筆畫(huà)、漢漢語(yǔ)拼音字字母順序等等方法排列列二、物業(yè)檔檔案的建立立1、什么是是物業(yè)檔案案資料？答：指人們?cè)谖镂飿I(yè)的開(kāi)發(fā)發(fā)和管理活活動(dòng)中形成成的，作為為原始記錄錄保存起來(lái)來(lái)以備查考考的文字、、圖象、聲聲音以及其其他各種方方式和載體體的文件2、建立動(dòng)動(dòng)態(tài)的物業(yè)業(yè)檔案資料料管理機(jī)制制由于物業(yè)檔檔案資料管管理具有動(dòng)動(dòng)態(tài)性，因因此必須建建立動(dòng)態(tài)管管理機(jī)制凡是管理程程序的各個(gè)個(gè)環(huán)節(jié)，有有關(guān)人員都都要進(jìn)行及及時(shí)性、經(jīng)經(jīng)常性、完完備性的動(dòng)動(dòng)態(tài)記錄3、物業(yè)檔檔案資料的的兩個(gè)作用用憑證作用參考作用4、資料的的收集檔案室資料收集的的兩種方式式檔案室專(zhuān)人人負(fù)責(zé)物業(yè)管理企企業(yè)應(yīng)設(shè)立立專(zhuān)門(mén)的檔檔案室，由由專(zhuān)人負(fù)責(zé)責(zé)管理在資料收集集時(shí)應(yīng)保證證內(nèi)容豐富及渠道廣泛收集來(lái)源按按不同的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)有不同同的分類(lèi)按時(shí)間順序序來(lái)收集按物業(yè)管理理參與者的的各方面來(lái)來(lái)收集按時(shí)間順序序來(lái)收集設(shè)計(jì)規(guī)劃階階段信息施工及驗(yàn)收收階段信息息委托管理階階段信息招商階段信信息用戶(hù)入戶(hù)信信息日常管理信信息按物業(yè)管理理參與者的的各方面來(lái)來(lái)收集在物業(yè)接管管移交與開(kāi)開(kāi)發(fā)商及設(shè)設(shè)計(jì)單位、、施工單位位積極合作作，力爭(zhēng)全全面、準(zhǔn)確確地收集到到工程建設(shè)設(shè)產(chǎn)權(quán)及工工程技術(shù)資資料等原始始資料在業(yè)主入伙伙，進(jìn)行二二次裝修階階段收集業(yè)業(yè)主、用戶(hù)戶(hù)資料在日常管理理中建立和和收集房屋屋維修檔案案、設(shè)備運(yùn)運(yùn)行檔案、、投訴與回回訪記錄等等以及其他他相關(guān)資料料，并將檔檔案的收集集形成制度度化通過(guò)政府主主管部門(mén)獲獲取的相關(guān)關(guān)信息5、資料的的整理和分分類(lèi)資料整理要要求根據(jù)工作的的內(nèi)容整理理和分類(lèi)根據(jù)文件、、檔案連貫貫性整理和和分類(lèi)資料整理要要求：收集到原始始資料后，，統(tǒng)一由檔檔案管理人人員集中整整理。剔除除作廢和無(wú)無(wú)效的記錄錄，然后按按類(lèi)別進(jìn)行行裝訂并整整理成冊(cè)，，做到條理理清晰、分分類(lèi)合理、、便于檢索索根據(jù)工作的的內(nèi)容整理理和分類(lèi)辦公室———上級(jí)文件件、內(nèi)部發(fā)發(fā)文、計(jì)劃劃總結(jié)………工程部———工程圖紙紙、設(shè)備檔檔案、承包包合同………服務(wù)部———租賃合同同、顧客投投訴、業(yè)主主檔案………財(cái)務(wù)部———各類(lèi)帳冊(cè)冊(cè)、發(fā)票存存根、預(yù)算算報(bào)告………保安部———巡查記錄錄、緊急事事件、車(chē)輛輛檔案………按文件、檔檔案連貫性性分類(lèi)實(shí)際工作中中，文件資資料、檔案案一般不作作嚴(yán)格區(qū)分分，另外歸歸檔時(shí)可照照顧到從文文件到檔案案的連貫性性，進(jìn)行分分類(lèi)（見(jiàn)表表2-2-1）表2-2-1產(chǎn)權(quán)與工程程技術(shù)資料料?。ㄓ茫?hù)戶(hù)檔案裝修檔案維修資料治安交通管管理資料設(shè)備設(shè)施管管理資料（（包括消防防）綠化清潔資資料社會(huì)文化資資料員工管理資資料業(yè)主反饋行政文件資資料業(yè)主管理委委員會(huì)資料料圖——指在實(shí)地查查丈的基礎(chǔ)礎(chǔ)上，對(duì)照照1:500房地產(chǎn)產(chǎn)分幅平面面圖，根據(jù)據(jù)管理需要要繪制的各各類(lèi)房屋平平面圖檔——指在管理活活動(dòng)過(guò)程中中形成的各各種文字資資料，由于于其數(shù)量大大、種類(lèi)多多，因此成為物業(yè)檔檔案的主要要成分卡——指根據(jù)管理理工作需要要而制作的的目錄卡、、保養(yǎng)卡等等，特點(diǎn)：：內(nèi)容濃縮、、檢索方便便冊(cè)——指為了提高高管理效率率而建立的的房屋建筑筑設(shè)備手冊(cè)冊(cè)、房屋使使用手冊(cè)、、業(yè)主手冊(cè)冊(cè)等表——指根據(jù)管理理工作需要要而設(shè)立的的各類(lèi)表格格建立標(biāo)準(zhǔn)化化的圖、檔檔、卡、冊(cè)冊(cè)、表進(jìn)行科學(xué)的的合理的分分類(lèi)存檔分類(lèi)存檔———按照檔檔案資料本本身內(nèi)在的的規(guī)律進(jìn)行行科學(xué)的劃劃分一個(gè)有序的的資料庫(kù)是是一個(gè)完整整的樹(shù)形圖歸檔要及時(shí)時(shí)，分類(lèi)要要合理檔案的分類(lèi)類(lèi)方法有很很多：年度分類(lèi)法法、組織機(jī)機(jī)構(gòu)分類(lèi)法法、問(wèn)題分分類(lèi)法、作作者分類(lèi)法法、地區(qū)分分類(lèi)法、文文件名稱(chēng)分分類(lèi)法等；一般采采用兩種以以上的分類(lèi)類(lèi)方法結(jié)合合使用三、物業(yè)檔檔案的管理理1、什么是是物業(yè)檔案案的管理？？答：指物業(yè)公司司在物業(yè)管管理管理活活動(dòng)中，對(duì)對(duì)物業(yè)的原原始記錄進(jìn)進(jìn)行收集、、整理、鑒鑒定、保管管、統(tǒng)計(jì)、、利用，為為物業(yè)管理理提供客觀觀依據(jù)和參參考資料檔案管理的的注意事項(xiàng)項(xiàng)強(qiáng)調(diào)原始記記錄的重要要性數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、、資料詳實(shí)實(shí)不錯(cuò)不漏、、帳實(shí)相符符妥善保管、、查閱方便便保證檔案資資料的完整整、準(zhǔn)確、、新鮮、安安全2、檔案的的建立的四四個(gè)環(huán)節(jié)物業(yè)檔案建立2、整理1、收集3、歸檔4、使用收集收集——是是將分散在在單位各內(nèi)內(nèi)部工作機(jī)機(jī)構(gòu)的有保保存價(jià)值的的文件資料料向單位檔檔案室或負(fù)負(fù)責(zé)管理檔檔案的人員員移交、集集中的工作作收集的關(guān)鍵鍵是盡可能完整整完整的檔案案收集體現(xiàn)現(xiàn)在三個(gè)方方面從規(guī)劃設(shè)計(jì)計(jì)到工程竣竣工從地下到樓樓頂從主體到配配套的技術(shù)術(shù)資料整理整理的重點(diǎn)點(diǎn)是去偽存真留下物業(yè)管管理有用的的資料歸檔歸檔——指按照照資料本身身的內(nèi)在規(guī)規(guī)律進(jìn)行科科學(xué)地分類(lèi)類(lèi)與保存，，可按每一建筑分分類(lèi)，也可按系統(tǒng)項(xiàng)目分分類(lèi)形式——在在物業(yè)管理理中可采用用原始資料與計(jì)算機(jī)檔案案管理雙軌制，以以確保儲(chǔ)存存方式的多多元化盡可能將資資料轉(zhuǎn)化為為計(jì)算機(jī)磁盤(pán)盤(pán)儲(chǔ)存以便于查找找錄象帶、錄錄音帶、照照片、表格格、圖片等等多種形式式保存，使使抽象的檔檔案資料具具體化、形形象化歸檔管理對(duì)業(yè)主和企企業(yè)利益影影響較大的的檔案應(yīng)加加以保存檔案管理人人員應(yīng)編制制統(tǒng)一的檔案分類(lèi)說(shuō)說(shuō)明書(shū)及檔檔案總目錄錄，并按部門(mén)門(mén)內(nèi)容、部部門(mén)、年度度、保存期期及保密程程度的分類(lèi)類(lèi)順序進(jìn)行行組卷，逐逐一編號(hào)、、登記造冊(cè)冊(cè)、編制目目錄、分柜柜保存為保證檔案案的安全與與完善，檔案室應(yīng)隨時(shí)保持持干燥、通通風(fēng)、清潔潔、注意防防盜、防火火、防蟲(chóng)、、防鼠、防防潮歸檔作用———“十清清”物業(yè)來(lái)源清清物業(yè)數(shù)量清清物業(yè)質(zhì)量清清物業(yè)價(jià)值清清結(jié)構(gòu)類(lèi)型清清設(shè)備設(shè)施清清綠化苗木清清租金費(fèi)用清清使用情況清清維修更新清清使用檢索——計(jì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)技術(shù)審批——按按檔案的不不同密級(jí)由由相關(guān)負(fù)責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)后后方可借閱閱手續(xù)——借借閱手續(xù)的的辦理（借借、還登記記；檢查完完好程度；；借閱時(shí)間間規(guī)定等））銷(xiāo)毀根據(jù)檔案的的保存期限限和性質(zhì)，，定期對(duì)過(guò)期或作廢廢的文檔進(jìn)行剔除和和銷(xiāo)毀，防防止檔案的的堆積和混混淆經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀建