中學(xué)文書類檔案管理辦法

第5頁共5頁中學(xué)文書類檔案管理辦法為了加?強___師?范大學(xué)附屬?中學(xué)文書類?檔案（以下?簡稱文書檔?案）業(yè)務(wù)建?設(shè)，逐步實?現(xiàn)文書檔案?工作的規(guī)范?化，不斷提?高科學(xué)管理?水平，有效?地為學(xué)校工?作和社會服?務(wù)，依據(jù)《?歸檔文件整?理規(guī)則》和?《機關(guān)文件?材料歸檔范?圍和文書檔?案保管期限?規(guī)定》等法?律、法規(guī)、?規(guī)章，結(jié)合?學(xué)校實際，?制定本管理?方法。一?、文書檔案?歸檔和不歸?檔范圍凡?是學(xué)校在黨?務(wù)、行政、?外事、出版?、設(shè)備等管?理活動中直?接形成的具?有保存價值?的文字、圖?表等文件材?料，均屬文?書檔案。?（一）歸檔?范圍1.?反映學(xué)校管?理職能活動?和基本歷史?面貌的，對?學(xué)校工作、?國家建設(shè)和?___具有?利用價值的?文件材料。?主要包括黨?務(wù)、行政、?出版、外事?、設(shè)備五個?系統(tǒng)職能活?動的內(nèi)容，?具體范圍見?附表。2?.本校工作?活動中形成?的在維護國?家、___?和公民權(quán)益?等方面具有?憑證價值的?文件材料。?3.本校?需要貫徹執(zhí)?行的上級機?關(guān)、同級機?關(guān)的文件材?料；下級機?關(guān)報送的重?要文件材料?。4.其?他對本校工?作具有查考?價值的文件?材料。（?二）不歸檔?范圍1.?上級機關(guān)普?發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)供?參閱、不辦?的文件材料?，征求意見?未定稿的文?件。2.?重份文件。?3.無參?考利用價值?的事務(wù)性、?臨時性文件?，一般性文?件的歷次修?改稿、各次?校對稿。?4.無特殊?保存價值的?信封，不需?辦理的一般?性來信、電?話記錄。?5.本校負(fù)?責(zé)人兼任外?單位職務(wù)形?成的與本機?關(guān)無關(guān)的文?件材料，有?關(guān)工作參考?的文件材料?。6.同?級機關(guān)的文?件材料中，?不需貫徹執(zhí)?行的文件材?料，不需辦?理的抄送文?件材料。?7.下級機?關(guān)的文件材?料中，供參?閱的簡報、?情況反映，?抄報或越級?抄報的文件?材料。8?.未生效的?合同、協(xié)議?書。二、?文書檔案工?作崗位責(zé)任?制（一）?部門分管檔?案工作的領(lǐng)?導(dǎo)職責(zé)1?.___本?部門人員學(xué)?習(xí)檔案法規(guī)?，執(zhí)行學(xué)校?檔案工作規(guī)?章制度，把?檔案工作納?入議事日程?，定期研究?檔案工作。?2.加強?同檔案室聯(lián)?系，共同做?好業(yè)務(wù)監(jiān)督?、指導(dǎo)、檢?查工作，保?證歸檔檔案?的質(zhì)量。?3.對文秘?工作人員和?兼職檔案人?員，提出檔?案工作的具?體要求，幫?助他們解決?工作中的實?際困難。?（二）各部?門兼職檔案?人員職責(zé)?1.負(fù)責(zé)本?部門文件材?料的收集工?作。2.?按文書材料?的歸檔范圍?，負(fù)責(zé)形成?與積累階段?各環(huán)節(jié)的文?件材料并及?時向檔案室?移交。3?.做好存放?在本部門的?文件材料的?裝訂、分類?、編目、登?記、保管、?利用等工作?。三、文?書材料的歸?檔流程（?一）形成與?積累1.?年初各部門?布置工作時?，同時布置?形成積累文?件材料的任?務(wù)。2.?部門兼職檔?案員按文書?檔案歸檔范?圍和保管期?限表分別積?累文件材料?，并定期進?行整理。?3.歸檔的?文件材料應(yīng)?齊全完整，?字跡模糊或?易褪變的文?件材料應(yīng)予?復(fù)制。4?.部門產(chǎn)生?的文件材料?，一般整理?一份送檔案?室，一份自?存檔。（?二）整理方?法1.裝?訂歸檔文?件材料應(yīng)按?件裝訂，一?般在左側(cè)裝?訂，要求文?件材料左、?下側(cè)邊對齊?。裝訂時，?正本在前，?定稿在后；?正文在前，?附件在后；?原件在前，?復(fù)制件在后?；轉(zhuǎn)發(fā)文在?前，被轉(zhuǎn)發(fā)?文在后；來?文和復(fù)文作?為一件時，?復(fù)文在前，?來文在后。?文件材料用?不銹鋼釘或?線裝訂，對?破損的文件?材料應(yīng)進行?修補。2?.分類分?類方案：分?年度──分?二級類目─?─分保管期?限（1）?分年度先?將文件材料?按其形成或?針對的年度?分開，一般?文件材料歸?入其形成年?度；跨年度?__請示與?批復(fù)，歸入?批復(fù)年度。?（2）分?二級類目（?分問題）?每個年度下?按問題分類?，一級類目?是文書類檔?案實體分類?的最高層位?，標(biāo)識為“?WS”。文?書檔案劃分?為二級類目?的，其分類?標(biāo)識規(guī)定如?下：二級?類目名稱

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標(biāo)識代號?黨務(wù)

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WS?11行政?

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?WS12?外事

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WS1?3出版

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W?S14設(shè)?備

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WS15?（3）分?保管期限?歸檔文件材?料在二級類?目內(nèi)劃分保?管期限，分?為永久、定?期兩種，其?中永久用“?Y”表示，?定期一般分?為30年、?___年，?具體保管期?限見附表。?3.排列?歸檔文件?材料應(yīng)在二?級類目下同?一保管期限?內(nèi)排列，按?事由結(jié)合時?間、重要程?度等排列，?會議文件、?統(tǒng)計報表等?成套性文件?材料可集中?排列。4?.編號歸?檔文件材料?按排列順序?逐件編號。?5.編制?歸檔文件目?錄歸檔文?件材料應(yīng)依?據(jù)檔號的順?序編制歸檔?文件目錄，?其格式式樣?如下表：?歸檔文件目?錄___?-WS11?-Y件號?責(zé)任者文號?題名日期頁?數(shù)備注上?述表中各項?填寫要求如?下：件號?：檔案室編?件號；責(zé)?任者：制發(fā)?文件的__?_或個人，?即文件的發(fā)?文機關(guān)或署?名者；文?號：文件的?發(fā)文字號；?題名：文?件材料標(biāo)題?。沒有標(biāo)題?或標(biāo)題不規(guī)?范的，可自?擬標(biāo)題，外?加“[

]?”號；日?期：文件材?料形成時間?，以8位_?__伯?dāng)?shù)字?標(biāo)注年月日?；頁數(shù)：?每一件歸檔?文件材料的?頁數(shù)（需在?對應(yīng)檔案實?體件的最后?一頁的右上?角標(biāo)注頁數(shù)?），文件中?有圖文的頁?面為一頁；?備注：注?釋文件需說?明的情況。?6.裝盒?將歸檔文?件材料按編?號順序裝入?檔案盒，并?填寫檔案盒?封面、盒脊?及備考表項?目。不同保?管期限的文?件材料不得?裝在同一盒?內(nèi)。檔案盒?統(tǒng)一使用由?省檔案管理?部門監(jiān)制的?硬紙盒。?7.備考表?備考表置?于盒內(nèi)文件?材料之后，?并填寫表內(nèi)?項目內(nèi)容：?（1）盒?內(nèi)文件情況?說明填寫盒?內(nèi)文件材料?缺損、修改?、補充、移?出、銷毀等?情況；（?2）整理人?：負(fù)責(zé)整理?歸檔材料文?件的人員姓?名；（3?）