如何完善溝通制度

如何完善溝通制度一、搭建溝通“橋梁”，無阻力溝通企業(yè)發(fā)展強調(diào)的是團(tuán)隊的精誠團(tuán)結(jié)，溝通的行為和過程在團(tuán)隊管理中起重要作用。有些管理者唯恐別人比自己強，不讓員工知道，決策是領(lǐng)導(dǎo)做的，部下只需要執(zhí)行上級決策，不需要相互溝通。其實，溝通是雙向的。員工們知道的越多，理解就越深，對企業(yè)也就越關(guān)心。一旦他們開始關(guān)心，他們就會爆發(fā)出數(shù)倍于平時的熱情和積極性，形成勢不可擋的力量，任何困難也不能阻擋他們。這正是溝通的精髓所在。所以說，有效的激勵機(jī)制的構(gòu)建是在溝通機(jī)制的基礎(chǔ)作用下來體現(xiàn)的，盡快打通阻滯企業(yè)內(nèi)部溝通的障礙。有效溝通的方式貴在建立廣泛的溝通渠道，既要有正式的溝通渠道，又要有非正式的溝通渠道，既要加強縱向溝通，又要重視橫向溝通；既要了解各種溝通方式的優(yōu)點和缺點，又要有針對不同對象采取不同方式的靈活手段，才能使溝通機(jī)制的運行真正有效。1、正式的溝通方式，如月度會議、周會、早會、總經(jīng)理辦公會、各種根據(jù)工作需要的協(xié)調(diào)會、分析會、座談會等，這是適合決策層商議確定企業(yè)方針目標(biāo)，工作布置、總結(jié)、任務(wù)要求的溝通方式。其中，采用座談是一種廣泛交流的形式，要求高層與一部分員工就企業(yè)的某些問題進(jìn)行非正式的多向交流，以尋求一些解決途徑。這一溝通形式的優(yōu)點在于參與座談的員工因為人數(shù)占據(jù)優(yōu)勢，從而從心理上克服弱勢群體的思維，交流時也可暢所欲言。在實施的過程中的小問題，可當(dāng)場處理；大問題，須搜集適量信息，將重要問題具體分析，以選擇行動方案。應(yīng)當(dāng)把這一形式定期化。2、不定期召開員工大會或面談的方式。高層主動與基層員工進(jìn)行面對面、一對一的交流，從而了解員工需求的一種機(jī)制。但這一形式得到的信息真?zhèn)稳Q于面談員工的心理狀態(tài)。公司的重要信息直接由高層傳達(dá)，有問必答，使員工各司其職，都清晰的知道自己該向誰負(fù)責(zé)、向什么負(fù)責(zé)，使員工了解、掌握本單位的最新動向、目標(biāo)等信息，從而縮短員工與上層管理者之間的距離，使員工產(chǎn)生對組織的信任感與忠誠度。3、非正式的溝通方式，如電話溝通、信函、電子郵件等。這是適合決策層與管理層、操作層，管理層與操作層加強交流，增進(jìn)了解的溝通方式。無阻力的溝通，才有企業(yè)無阻力的未來。傳統(tǒng)的溝通方式有時一兩句話很難溝通清楚，特別是遠(yuǎn)距離管理時，溝通成了一件不那么容易的事情一一在網(wǎng)絡(luò)時代，通過互聯(lián)網(wǎng)這個溝通方式，來解決這個難題，是一種高效的交流方法，是一種必須，也是一種藝術(shù)。從信息溝通的流轉(zhuǎn)過程入手，健全網(wǎng)絡(luò)溝通渠道；重視員工的意見，領(lǐng)會員工的所思所想，分析存在問題的原因，主張求同存異。因為如果你不正視他們的意見，本來可以企業(yè)提供一個非常好的意見的，但是平時你的不聆聽，那時也就不會給你提了。4、定期開展員工文娛、聚會、體育類等活動。通過舉辦形式多樣、輕松、愉快的活動，增加員工之間相互接觸、相互合作的機(jī)會，加強員工之間的交流，增進(jìn)相互了解的程度。在活動期間，可以就某些熱點問題，考驗他的觀點和看法、分析問題的條理性和表達(dá)能力、邏輯思維能力等，通過分析外顯行為和淺層次的知識經(jīng)驗及深處的、主觀的個性特點及其差異；了解能力素質(zhì)和性格、潛在的行為動機(jī)等。行為動機(jī)即覺悟、內(nèi)在追求。管理界的三句名言：人的知識不如人的智力；人的智力不如人的素質(zhì)；人的素質(zhì)不如人的覺悟。二、多溝通，善疏導(dǎo)人和人之間有接觸才有了解，有了解才能溝通，有溝通才會互動。多與對象溝通，不僅可以借助豐富的表情，表達(dá)更加準(zhǔn)確，大幅減少信息失真，還可以增進(jìn)一定的了解和感情等等。所以，建立這種感情關(guān)系，應(yīng)該?！按T”。不失時機(jī)的尋找一些多接觸的理由，找準(zhǔn)溝通對象進(jìn)行感情培養(yǎng)。所有感情的培養(yǎng)，所有交易的達(dá)成都會基于“串門”。尤其是如果能找到某件事情是可以令對方需要你的，那種距離感會隨著這樣事情的發(fā)生而消失掉。我說的不是你求對方，而是對方需要你。試想一下，當(dāng)我們求別人辦事和別人求我們辦事的時候，心里的狀態(tài)是不一樣的，自然是誰需要幫助在心理上首先會繳械投降。這是溝通機(jī)制的精髓所在。建立“六必談”制度。借助豐富的表情，表達(dá)更加準(zhǔn)確，可以大幅減少信息失真，還可以增進(jìn)這間的感情和理解，達(dá)到“潤物細(xì)無聲“的效果。員工表現(xiàn)優(yōu)異時必談，及時表揚，適當(dāng)給予獎勵；員工出現(xiàn)差錯時必談，及時了解原因，糾正改進(jìn)；員工獲得晉升（晉級）時必談，聽取意見建議，明確更高責(zé)任和目標(biāo)；員工間有矛盾時必談，掌握事實，及時化釋解疑；員工有思想問題時必談，了解動態(tài)，及時引導(dǎo)提高；員工離職時必談，掌握信息，及時了解原因，正視問題。2、溝通層次明確。站在員工的角度或需求考慮問題，才能打通阻滯企業(yè)內(nèi)部溝通的障礙。在一個團(tuán)隊中如果不能有效地進(jìn)行溝通，那管理就是空中閣樓，激勵機(jī)制也就無從談起，那么就不能很好地彼此協(xié)作，必須要解放思想、轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)意識，重視發(fā)揮和挖掘每位員工的'聰明才智，讓員工真正成為企業(yè)的主人參與獻(xiàn)計獻(xiàn)策，共同承擔(dān)企業(yè)發(fā)展的重任。例如，有的基層管理人員出于對自己職位的考慮，對于上級領(lǐng)導(dǎo)在工作中顯而易見的錯誤是視而不見。員工應(yīng)該懂得如何以合理的方式去協(xié)調(diào)，而基層主管更需要知道如何去耐心地引導(dǎo)。3、溝通效果跟蹤檢查。每次的溝通，都要進(jìn)行效果的跟蹤檢查，存在的問題是否已解決；思想的疑慮、矛盾是否已化解；工作的偏差是否已糾正；工作執(zhí)行是否達(dá)到預(yù)期；執(zhí)行力是否提高……溝通的有效性在于結(jié)果的有效性。組織績效不高，也有可能是“巢”的問題：與崗位不適應(yīng)，與同事、上司工作作風(fēng)，習(xí)慣不適應(yīng)等，這時可以調(diào)適到適合的“空穴”。正如《淮南子?原道訓(xùn)》的“喬木之下，空穴之中，足以適情”。三、人崗匹配，“醞釀”良馬加快品牌“產(chǎn)品”的開發(fā)和培育，調(diào)整組織的“造血”功能，有助于改善內(nèi)部溝通，從而促進(jìn)“血液”循環(huán)和新陳代謝，有效驅(qū)除組織的“病毒”元區(qū)，是降低內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)成本的事半功倍之舉?！吧街厮畯?fù)疑無路，柳暗花明又一村”。智者樂水，仁者樂山?；趰徫粍偃翁卣鳎侠斫M合各種不同的人，通過個體心理特征及年齡互補性實行人職匹配組合。組合得好能產(chǎn)生奇效，使整體效能大于各個人才作用之和，即一加一大于二；組合得不好，會使各個人才的作用發(fā)揮受到限制，甚至產(chǎn)生內(nèi)耗，個體人才的作用相互抵消，即一加一小于零?！叭齻€臭皮匠，合成一個諸葛亮”，就是這個道理。任良馬，須知馬。良馬足以擔(dān)負(fù)重任，值得驅(qū)遣。從溝通角度來看，良馬不是天生的，而是制造出來的，企業(yè)應(yīng)從發(fā)展的趨勢去識別良馬，避免出現(xiàn)“相馬失之瘦，相士失之貧”。在關(guān)注的馬匹中，有許多品種的馬，如：千里馬、良馬、“瘦”馬、“廢”馬、“毒”馬。千里馬有，但找起來不容易；而良馬是有幸期遇“伯樂”，才得以成為“千里”馬；而有的“瘦”馬除已經(jīng)顯露和具有的潛在才能外，還有一種“發(fā)展”的才能，這種才能尚未充分顯現(xiàn)，只要經(jīng)伯樂精心馴養(yǎng)，也可成為千里馬；這種主要表現(xiàn)在年輕的馬匹中，應(yīng)注意識別挖掘和馴養(yǎng)，因為它關(guān)系到“馬匹”品種的開發(fā)、智力的投資和后備力量的補充；“廢”馬無論經(jīng)怎么馴養(yǎng)也只能成為“瘦馬”，是不會變得精壯神駿的；“毒”馬的品質(zhì)極差，成事不足，敗事有余，是不可用的。綜上所述，建立一個有效的激勵機(jī)制，可以從建立如下的管理制度下手：利益機(jī)制一完善三位一體的責(zé)任制、考核制和獎懲制。監(jiān)督機(jī)制一建立有效的防錯糾錯機(jī)制。思想機(jī)制一注重組織