公司電子文檔管理辦法

7/7公司電子文檔管理辦法一、總則(一)為適應(yīng)公司信息化建設(shè)的需要，規(guī)范電子文件歸檔與管理工作，保障電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本制度。(二)本制度所稱的電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。(三)本制度所稱的電子文件歸檔與管理是指在各項(xiàng)活動中產(chǎn)生并具有保存價值的電子文件（含電子公文）的形成、積累、鑒定、歸檔、保管、使用和統(tǒng)計(jì)的過程。(四)本辦法適用于本公司范圍內(nèi)的所有部門。二、電子文件管理體系(一)行政管理部建立與各部門、各單位檔案管理人員、數(shù)據(jù)管理人員的指導(dǎo)和聯(lián)系制度，保證及時溝通、解決在電子文件歸檔與管理中出現(xiàn)的問題。(二)為保證電子文件的安全性，防止因?yàn)?zāi)難、病毒、意外等可能帶來的數(shù)據(jù)丟失，對于電子文件正式文本實(shí)行雙套保存（電腦保存和移動載體保存）。有永久和長期保存價值的文本或圖像、圖形形式的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件，同步歸檔保存。(三)一般電子文件的分類：1．文字型電子文件；2．圖像電子文件；3．音頻電子文件；4．影像及多媒體音像數(shù)據(jù)。三、電子文件的收集與保存(一)電子文件在形成、接收時就要制作備份。在文件流轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)，只要發(fā)生過信息變化的，都必須制作備份，并在文件內(nèi)容中注明：初稿、修訂稿、定稿。如需多次修改的文件還需標(biāo)注：修改1稿、修改2稿、以此類推并注明修改人姓名和修改時間。(二)對已經(jīng)定稿完畢的電子文件及時交由行政人事部進(jìn)行統(tǒng)一編號發(fā)布，無論有沒有歸檔，都要定期制作備份。(三)電子文件登記表（附表）應(yīng)當(dāng)與電子文件同時保存。(四)文件來源分類是收文單位對所收到的文件按其來源進(jìn)行的分類。歸檔分類可以分兩類；就是內(nèi)部和外部文件。外部文件劃分成可以是“機(jī)構(gòu)+日期”模式。內(nèi)部進(jìn)行的分類部門的需用部門名稱、項(xiàng)目需使用項(xiàng)目名稱+日期以文件夾或壓縮文件打包。(五)成文日期是文形成的日期的，其基本格式一律使用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，表示日歷年內(nèi)日歷月日歷日的順序數(shù)。時間不詳時用數(shù)字“0”表示。例1：20110000，即：表示年度為2011年，月、日不詳。（指現(xiàn)有公司沒有編號的電子文件，可以全部統(tǒng)一編號）

例2：20110314，即：表示年度為2011年3(六)密級在計(jì)算機(jī)內(nèi)以“漢語拼音代碼”存儲，以“漢字代碼”顯示。漢語拼音代碼漢字代碼名稱序號代碼保密級別12345GK 公開NB 內(nèi)部MM 秘密JM 機(jī)密UM 絕密公開級內(nèi)部級秘密級機(jī)密級絕密級以上3-5項(xiàng)需在文件格式上設(shè)置密碼(七)各部門在電子文件審核傳閱過程中必須按以上要求進(jìn)行標(biāo)注，否則每出錯一次處罰責(zé)任人50元/次，對于造成公司惡劣影響和損失的由責(zé)任人全部承擔(dān)。四、電子文件的歸檔(一)發(fā)至行政人事部備案的電子文件由公司行政人事部集中、分類歸檔，文件辦理的部門也應(yīng)將自己部門所屬文件即時整理歸檔。集中歸檔的，電子文件形成部門應(yīng)當(dāng)定期把應(yīng)歸檔的電子文件向行政部移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的移動磁盤。(二)存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)當(dāng)貼有標(biāo)簽，注明載體序號、檔號、密級、存入日期等內(nèi)容，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)當(dāng)設(shè)置成禁止操作的狀態(tài)。(三)特殊格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的查看軟件。(四)相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件以及其他說明等應(yīng)當(dāng)同時歸檔，(五)歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)當(dāng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年，行政人事部進(jìn)行永久保存。(六)對于公司各崗位人員電腦里與本職工作相關(guān)的所有電子檔案數(shù)據(jù)，每季度備份一次，刻制光盤存檔。每年3月份向本部移交上年度電子文檔數(shù)據(jù)。(七)電子文件備案范圍包括企業(yè)內(nèi)部行政管理、人力資源管理、生產(chǎn)運(yùn)營管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)察管理等各方面涉及的所有文件數(shù)據(jù)。五、歸檔電子文件的移交(一)對歸檔電子文件，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定認(rèn)真檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格后如期移交至保管部門，進(jìn)行集中保管。聯(lián)網(wǎng)情況下，在履行相應(yīng)的手續(xù)后，歸檔電子文件的移交和接收工作可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。(二)接收部門應(yīng)對載體進(jìn)行檢查，查看載體有無劃痕，是否清潔；有無病毒；核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)是否完備；核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全；對特殊格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。(三)檢驗(yàn)結(jié)果分別由移交部門、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》(四)檔案保管部門應(yīng)當(dāng)按照要求及檢驗(yàn)項(xiàng)目對歸檔電子文件逐一驗(yàn)收。移交的電子文件檢驗(yàn)不合格的，退回形成部門重新制作。(五)檔案保管部門驗(yàn)收合格，完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》的填寫、簽字和蓋章等環(huán)節(jié)。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案保管部門自存，并將電子文件的檔號登入《電子文件登記表》。六、電子文件保管(一)歸檔載體應(yīng)當(dāng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。(二)單片載體應(yīng)當(dāng)裝盒，豎立存放，避免擠壓。(三)存放時應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。歸檔電子文件在形成部門的保管，也應(yīng)當(dāng)參照上述條件進(jìn)行。七、電子文件的使用(一)使用電子文檔需填寫《電子文檔申請單》經(jīng)上級主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后行政人事部方可拷貝。(二)歸檔電子文件的封存載體未經(jīng)審批同意不外借，任何單位或者個人不允許擅自復(fù)制電子文件；借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、不得損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。(三)使用電子文件應(yīng)當(dāng)使用拷貝件，具有保密要求的電子文件采用聯(lián)網(wǎng)方式利用時，應(yīng)當(dāng)遵守部門有關(guān)保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。(四)使用電子文件不得超出權(quán)限規(guī)定范圍。(八)歸檔電子文件的鑒定銷毀(一)對過期歸檔電子文件的鑒定銷毀，應(yīng)當(dāng)在行政人事部辦理審批手續(xù)后經(jīng)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可實(shí)施。(二)屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應(yīng)當(dāng)連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除；不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行刪除。(三)通過審核銷毀的電子文件必須在《電子文檔銷毀登記表》上進(jìn)行登記。個人工作業(yè)務(wù)總結(jié)本人于2009年7月進(jìn)入新疆中正鑫磊地礦技術(shù)服務(wù)有限公司(前身為“西安中正礦業(yè)信息咨詢有限公司”)，主要從事測量技術(shù)工作，至今已有三年。在這寶貴的三年時間里，我邊工作、邊學(xué)習(xí)測繪相專業(yè)書籍，遇到不懂得問題積極的請教工程師們，在他們耐心的教授和指導(dǎo)下，我的專業(yè)知識水平得到了很到的提高，并在實(shí)地測量工作中加以運(yùn)用、總結(jié)，不斷的提高自己的專業(yè)技術(shù)水平。同時積極的參與技術(shù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，加速自身知識的不斷更新和自身素質(zhì)的提高。努力使自己成為一名合格的測繪技術(shù)人員。在這三年中，在公司各領(lǐng)導(dǎo)及同事的幫助帶領(lǐng)下，按照崗位職責(zé)要求和行為規(guī)范，努力做好本職工作，認(rèn)真完成了領(lǐng)導(dǎo)所交給的各項(xiàng)工作，在思想覺悟及工作能力方面有了很大的提高。

在思想上積極向上，能夠認(rèn)真貫徹黨的基本方針政策，積極學(xué)習(xí)政治理論，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，遵紀(jì)守法，愛崗敬業(yè)，具有強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心。積極主動學(xué)習(xí)專業(yè)知識，工作態(tài)度端正，認(rèn)真負(fù)責(zé)，具有良好的思想政治素質(zhì)、思想品質(zhì)和職業(yè)道德。

在工作態(tài)度方面，勤奮敬業(yè)，熱愛本職工作，能夠正確認(rèn)真的對待每一項(xiàng)工作，能夠主動尋找自己的不足并及時學(xué)習(xí)補(bǔ)充，始終保持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度和一絲不茍的工作作風(fēng)。

在公司領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷以及同事們的支持和幫助下，我迅速的完成了職業(yè)角色的轉(zhuǎn)變。一、回顧這四年來的職業(yè)生涯，我主要做了以下工作：1、參與了新疆庫車縣新疆庫車縣胡同布拉克石灰?guī)r礦的野外測繪和放線工作、點(diǎn)之記的編寫工作、1:2000地形地質(zhì)圖修測、1:1000勘探剖面測量、測繪內(nèi)業(yè)資料的編寫工作，提交成果《新疆庫車縣胡同布拉克石灰?guī)r礦普查報告》已通過評審。2、參與了庫車縣城北水廠建設(shè)項(xiàng)目用地壓覆礦產(chǎn)資源評估項(xiàng)目的室內(nèi)地質(zhì)資料編寫工作，提交成果為《庫車縣城北水廠建設(shè)項(xiàng)目用地壓覆礦產(chǎn)資源評估報告》，現(xiàn)已通過評審。3、參與了《新疆庫車縣巴西克其克鹽礦普查》項(xiàng)目的野外地質(zhì)勘查工作，參與項(xiàng)目包括：1:2000地質(zhì)測圖、1:1000勘查線剖面測量、測繪內(nèi)業(yè)資料的編寫工作；最終提交的《新疆庫車縣康村鹽礦普查報告》已通過評審。4、參與了新疆哈密市南坡子泉金礦2009年度礦山儲量監(jiān)測工作，項(xiàng)目包括：野外地質(zhì)測量與室內(nèi)地質(zhì)資料的編寫，提交成果為《新疆哈密市南坡子泉金礦2009年度礦山儲量年報》，現(xiàn)已通過評審。6、參與了《新疆博樂市五臺石灰?guī)r礦9號礦區(qū)勘探》項(xiàng)目的野外地質(zhì)勘查工作，項(xiàng)目包括：1:2000地質(zhì)測圖、1:1000勘探剖面測量、測繪內(nèi)業(yè)資料的編寫工作，并繪制相應(yīng)圖件。7、參與了《新疆博樂市托特克斜花崗巖礦詳查報告》項(xiàng)目的野外地質(zhì)勘查工作，項(xiàng)目包括：1:2000地質(zhì)測圖、1:1000勘探剖面測量、測繪內(nèi)業(yè)資料的編寫工作，并繪制相應(yīng)圖件。通過以上的這些工作，我學(xué)習(xí)并具備了以下工作能力：

1、通過實(shí)習(xí)，對測繪這門學(xué)科的研究內(nèi)容及實(shí)際意義有了系統(tǒng)的認(rèn)識。加深對測量學(xué)基本理論的理解，能夠用有關(guān)理論指導(dǎo)作業(yè)實(shí)踐，做到理論與實(shí)踐相統(tǒng)一，提高分析問題、解決問題的能力，從而對測量學(xué)的基本內(nèi)容得到一次實(shí)際應(yīng)用，使所學(xué)知識進(jìn)一步鞏固、深化。2、熟悉了三、四等控制測量的作業(yè)程序及施測方法，并掌握了全站儀、靜態(tài)GPS、RTK等測量儀器的工作原理和操作方法。3、掌握了GPS控制測量內(nèi)業(yè)解算軟件（南方測繪Gps數(shù)據(jù)處理）以及內(nèi)業(yè)成圖軟件（南方cass）的操作應(yīng)用。能夠?qū)⑼鈽I(yè)測量的數(shù)據(jù)導(dǎo)入軟件進(jìn)行地形圖成圖和處理。4、在項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)的指導(dǎo)下熟悉了測量技術(shù)總結(jié)的編寫要求和方法，并參與了部分項(xiàng)目測量技術(shù)總結(jié)章節(jié)的編寫工作。5、在項(xiàng)目負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)下參與整個測量項(xiàng)目的組織運(yùn)作，對項(xiàng)目的實(shí)施過程有了深刻理解。通過在項(xiàng)目組的實(shí)習(xí)鍛煉了自己的組織協(xié)調(diào)能力，為以后的工作打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二、工作中尚存在的問題

從事測繪工作以來，深深