文書檔案管理規(guī)定

文書檔案管理規(guī)定為了進一步加強所（園）文書檔案管理工作，保障各類文書檔案及時歸檔，有效地保護和利用檔案，維護所（園）合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。一、定義本規(guī)定所稱的文書檔案是指過去和現(xiàn)在的所（園）各級部門及職工個人從事有關(guān)活動直接形成的對所（園）有保存價值的各種文字、圖表、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。二、檔案的立卷與歸檔1、所有外送或內(nèi)發(fā)的文件及其原稿由綜合辦公室分類整理，按年代立案，予以歸檔、保存和備查，并交一份由經(jīng)辦部門存檔備查。2、收集范圍為主要包括：（1）反映所（園）機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；（2）所（園）需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；（3）其他對本單位工作具有查考價值的文件材料（各部門具體歸檔材料見附件）。3、屬于歸檔范圍的文件材料，必須向綜合辦公室移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。4、所有文書檔案一事（一檔）一交，或次年二月底統(tǒng)一移交。5、紙質(zhì)文件材料和相應(yīng)的電子文件及背景信息等也要進行歸檔。6、立卷工作一般在年末或次年初進行，一事一卷。黨政部門和按年度歸檔的部門的檔案在次年五月底前完成歸檔，科研、基建項目和專題性、成套性檔案，在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內(nèi)完成歸檔。7、案卷質(zhì)量要求案卷質(zhì)量要遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。（1）歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、影印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也應(yīng)隨同絕密文電立卷。（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總4、借閱人員應(yīng)對檔案的保密、安全和完整負責(zé)，不得帶至公共場所，不得泄密、丟失、轉(zhuǎn)借、涂改、污損、拆散，未經(jīng)批準不能抄錄復(fù)印，確因工作需要的，須到檔案室辦理相關(guān)復(fù)印手續(xù)。5、還在保密期限內(nèi)的密級檔案（文件），概不借閱，內(nèi)部人員借閱須經(jīng)辦公室主任批準。密件不準復(fù)制。6、借閱的案卷原則上不許帶出本單位。7、外單位人員借閱檔案，必須持單位介紹信報辦公室主任批準。二○○九年七月二十日

附:文書檔案歸檔范圍及期限一、綜合辦公室1.辦公會議、領(lǐng)導(dǎo)班子會議記錄永久2.組織機構(gòu)改革永久3.上級領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)來所視察檢查形成的題詞、講話、聲像等重要材料永久4.本所重要的工作會議、討論通過的決議材料永久5.本所各部門編制調(diào)整、名稱變更，啟用、更換印章永久6.本所重大的體制改革形成的材料永久7.工作總結(jié)和計劃、長遠規(guī)劃永久8.領(lǐng)導(dǎo)班子離任審計文件材料永久9.本所制定的規(guī)章制度永久10.本所與下屬部門及外單位簽訂的有長遠利用價值的合同、協(xié)議永久11.辦公室主辦，擬定、起草的請示、報告與上級機關(guān)的指示、批復(fù)永久12.本所編制的年報（大事記）永久13.上級機關(guān)或同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管（辦）業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年14.本所與下屬部門及外單位簽訂的一般的合同、協(xié)議10年15.上級領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)來所視察檢查形成的題詞、講話、聲像等一般材料30年16.本所一般的體制、制度改革形成的材料30年17.辦公室主辦，擬定、起草的請示、報告與上級機關(guān)的指示、批復(fù)（一般事務(wù)、有參考價值）30年18．本所檔案工作、保密工作形成的重要材料30年二、黨辦1.本所職工參加各級代表大會與本所有關(guān)的重要發(fā)言、提案等永久2.當(dāng)選各級代表材料永久3.黨員花名冊、黨內(nèi)統(tǒng)計年報表永久4.黨委會議記錄永久5.黨委換屆選舉、正副書記任免文件永久6.黨、團工作總結(jié)、計劃永久7.黨支部機構(gòu)調(diào)整、干部任免報告、批復(fù)永久8.團員花名冊、團內(nèi)情況統(tǒng)計表、組織工作報告永久9.黨、團組織關(guān)系介紹信及存根永久10.表彰先進黨組織、優(yōu)秀黨員材料永久11.紀檢、監(jiān)察中形成的重要材料永久12.有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的人民來信材料永久13.工會換屆選舉材料永久14.工會總結(jié)、會議紀錄永久15.工會工作活動形成的材料永久16.本所職工參加各級代表大會與本所有關(guān)的一般發(fā)言、提案等30年17.黨員民主評議材料30年18.紀檢、監(jiān)察中形成的一般材料30年19.各民主黨派花名冊、換屆選舉30年20.有處理結(jié)果的一般問題人民來信材料30年三、人事教育處1.干部、機構(gòu)編制、勞動工資等各類統(tǒng)計表永久2.全所人員名單永久3.上級部門對本所領(lǐng)導(dǎo)班子考核材料永久4.所領(lǐng)導(dǎo)任免、聘任的批復(fù)、通知永久5.本所人事任免文件永久6.職工技術(shù)職稱評聘、職務(wù)變更、干部錄用批復(fù)、通知永久7.職工考核材料永久8.調(diào)出調(diào)進人員名單、行政、工資、介紹信及存根永久9.招收合同工；職工停薪留職、辭職、解聘、退休材料永久10.職工死亡、撫恤、重要的善后處理材料永久11.招收博士生、研究生有關(guān)材料永久12.學(xué)術(shù)委員會、學(xué)位委員會、職稱評定委員會等名單永久13.聘任、聘請本所及外單位專家、顧問名單永久14.人事考核、職稱評審、調(diào)資定級文件永久15.本部門起草、制發(fā)的請示、報告與上級的指示、批復(fù)（重要問題）永久16.先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料（受縣級及以上表彰、獎勵的）永久17.人員處分材料（受到警告以上處分的）永久18.人員處分材料（受到警告處分的）30年19.先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料（受縣級以下表彰、獎勵的）30年20.本部門起草、制發(fā)的請示、報告與上級的指示、批復(fù)（一般問題）30年21.本部門起草、制定的人事工作制度、規(guī)定、辦法30年22.人才培養(yǎng)、聯(lián)合辦學(xué)有關(guān)材料30年四、科研管理處1.本所科研項目工作計劃永久2.本所科技年報永久3.重要的科研調(diào)查、統(tǒng)計材料永久4.本所與外單位簽訂的重要的技術(shù)轉(zhuǎn)讓、合作開發(fā)的協(xié)議、合同永久5.本所對外交換標本、種子等材料永久6.本所承辦國際性大型展覽會、博覽會形成的文字材料及影音材料永久7.成立公司系列材料永久8.公司財務(wù)審計、年終財務(wù)報告永久9.重要的協(xié)議、合同、債務(wù)情況永久10.20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證等材料永久11.本所外事活動簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄、重要的會議記錄、紀要、公報等永久12.本部門向上級申請經(jīng)費或匯報重要業(yè)務(wù)情況的請示、報告與上級部門的指示、批復(fù)、批示永久13.本所與外單位簽訂的一般的技術(shù)轉(zhuǎn)讓、合作開發(fā)的協(xié)議、合同10年14.各學(xué)會研討會、年會通知、記錄、會議代表登記表，接待安排10年15.在科研工作中涉及到的保證書、承諾書等備案文件10年16.本部門的請示、報告（一般業(yè)務(wù)問題）30年17.本所職工出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報告，一般性會議記錄30年18.職工出國考察、進修、參加會議的批復(fù)請示、計劃；外賓贈送的禮品30年19.下達科研經(jīng)費、指標30年20.掛靠在本所的學(xué)會、協(xié)會工作活動中形成的材料、協(xié)議30年21.代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報導(dǎo)30年22.公司規(guī)章、內(nèi)部變更、決議等材料30年23.開發(fā)部門在工作活動中形成的重要的材料30年24.一般的協(xié)議、合同、債務(wù)情況30年25.20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證等審批、管理文件材料30年五、財務(wù)處1.基建項目可行性報告、評估、建設(shè)書及上級批復(fù)永久2.環(huán)境預(yù)測、地形地貌、勘察等基礎(chǔ)材料永久3.工程承包、招標、投標、環(huán)保、消防、水電煤氣材料永久4.工程開工報告、技術(shù)要求、圖紙會審記錄永久5.設(shè)計變更、工程更改、工程施工圖永久6.工程竣工圖、重大工程的照片、底片永久7.工程項目竣工驗收報告、預(yù)決算材料永久8.土地證、房屋產(chǎn)權(quán)證永久9.本所土地被借用的材料（區(qū)劃圖、決定、通知、協(xié)議等）永久10.房屋拆遷、征用土地材料永久11.購置重大的國有資產(chǎn)及處置國有資產(chǎn)的材料永久12.固定資產(chǎn)投資、評估、統(tǒng)計表等永久13.不動產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認的文件材料永久14.職工醫(yī)療保障、規(guī)章等重要文件材料永久15.財務(wù)審計材料永久16.會計年終報表永久17.職工醫(yī)療保障、規(guī)章等一般文件材料10年18.會計憑證10年19.職工住房貨幣補貼有關(guān)資料；房屋維修、設(shè)備安裝有關(guān)資料