醫(yī)院基建檔案規(guī)范化整理及數(shù)字化加工服務(wù)

醫(yī)院基建檔案規(guī)范化整理及數(shù)字化加工服務(wù)一、項目需求（一）本項目為：中心醫(yī)院基建檔案規(guī)范化整理及數(shù)字化加工服務(wù)項目。（二）為了規(guī)范檔案管理工作，采購人擬對婦幼保健院基建項目檔案規(guī)范化整理、數(shù)字化加工、編寫重點建設(shè)項目檔案專項驗收材料等服務(wù)工作，通過委托加工的形式進行公開招標。（三）項目實施過程中，建設(shè)單位及各參建單位（設(shè)計勘探、施工單位、監(jiān)理單位等）形成的全部文件材料（包括立項、用地、招投標、勘探設(shè)計，全套竣工圖）施工過程形成的全部資料，根據(jù)完整、有效、準確、系統(tǒng)的要求，開展項目文件材料的收集審核工作，并根據(jù)項目檔案規(guī)范化的要求，進行文件材料的整理歸檔及數(shù)字化工作，確保通過項目檔案專項驗收。二、服務(wù)內(nèi)容（一）檔案規(guī)范化整理及數(shù)字化主要服務(wù)工作1.對建設(shè)方和各參建單位歸集的文件進行完整性、有效性的審核，并提供文件材料查漏補缺的清單、建議、思路；2.在基本完成文件收集工作的前提下，按照項目檔案規(guī)范化的要求進行整理組卷；3.對項目檔案數(shù)字化，并通過配置檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的“查得到、查得快；4.基建檔案整理包括挑選資料、核對補收缺失資料、組卷、編案卷號、打印卷皮、裝訂、打頁碼、輸電子目錄、裝盒；5.照片檔案整理包括按年度區(qū)分，以時間排序、入冊、寫照片說明、寫目錄及頁碼、案卷說明、輸電子目錄、電子照片掛接、備份；6.檔案掃描主要服務(wù)工作：包括掃描、圖像較對、糾偏、去污處理、數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)備份等工作。7.根據(jù)《重點建設(shè)項目檔案驗收辦法》的要求，準備驗收材料；8.協(xié)助采購單位組織檔案專項驗收；9.完成采購單位項目檔案上架入庫。（二）項目技術(shù)規(guī)范在服務(wù)過程中必須嚴格遵循以下法律法規(guī)。1.檔案管理主要法規(guī)：《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》2.業(yè)務(wù)標準與規(guī)范：《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《省直單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化實施細則》?！吨攸c建設(shè)項目檔案驗收辦法》《檔案分類標引規(guī)則GB/T15418-09》《檔案著錄規(guī)則DA/T18-1999》《歸檔文件整理規(guī)則DA/T22-2000》《歸檔文件整理規(guī)則DA/T22-2015》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》DA/T31-2017三、服務(wù)要求（一）服務(wù)內(nèi)容項目明細服務(wù)內(nèi)容單位預(yù)估數(shù)量婦幼保健院遷建項目基建檔案規(guī)范化整理卷1300照片檔案整理冊10設(shè)備檔案整理卷80基建檔案文字材料數(shù)字化加工頁160000基建檔案圖紙數(shù)字化加工張4000編寫重點建設(shè)項目檔案專項驗收材料套6000（二）項目組織要求派駐熟練工作人員駐點，按采購人的要求為采購人處理各類各級資料檔案的鑒定、整理、制作詳細清單、編目、數(shù)字化加工以及紙質(zhì)材料的裝訂、消毒等工作。（三）服務(wù)方式要求由指派人員（人員數(shù)量由根據(jù)項目實施的具體情況確定），自帶整理加工所需的材料、設(shè)備、工具到采購人指定的工作場所，進行檔案整理和數(shù)字化加工服務(wù)。整理掃描的所有設(shè)施設(shè)備以及配套加工軟件均由自行準備承擔、采購人不再另行提供。（四）工作周期要求自合同簽訂之日起2年內(nèi)完成所有檔案整理及數(shù)字化加工服務(wù)。（因建設(shè)項目延期或文件資料沒有按時移交給等特殊情況下，經(jīng)雙方協(xié)商項目工期可延期）應(yīng)制定合理的項目進度計劃及按期完成保證措施，確保本項目保質(zhì)保量按期完成。（五）技術(shù)要求嚴格管理，明確責任，嚴格執(zhí)行安全保密管理制度，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全；嚴格落實質(zhì)量管理措施，各關(guān)鍵工作環(huán)節(jié)須安排有檔案管理工作經(jīng)驗的專業(yè)人員進行實時監(jiān)督和質(zhì)量管控，確保各環(huán)節(jié)工作符合規(guī)范和質(zhì)量要求，建立完整、規(guī)范的工作記錄。（六）檔案整理具體要求1.檔案整理工作必須嚴格參照《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》。2.科技檔案整理符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）。3.科技檔案案卷由封面（軟卷皮）、卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表組成，用三孔一線方法裝訂。按要求編制頁碼，去除金屬物，不規(guī)范的紙張要進行托裱，圖紙按規(guī)范要求折疊。案卷內(nèi)圖紙較多的在裝訂處(卷脊)加硬紙板襯墊，保持案卷的平整。4.用計算機套打或用黑色水筆規(guī)范書寫案卷封面、卷內(nèi)目錄和備考表各項內(nèi)容。卷內(nèi)目錄和備考表一律用A4紙打印。5.檔案分類合理，案卷厚度一般控制在2-3cm。6.按不同類別編制檔號和目錄。案卷裝盒保管，規(guī)范填寫案卷盒上各項內(nèi)容。7.檔案盒尺寸符合檔案規(guī)范要求，采用雙裱進口牛皮卡紙制作，所用各規(guī)格型號卷盒必須干燥、平整，不得起殼、脫膠。8.檔案裝訂必須平整、整齊、美觀，卷內(nèi)圖紙折疊規(guī)范，裝訂牢固，不影響借閱利用。9.檔案卷盒、案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等填寫應(yīng)正確，書寫字跡清晰、工整、美觀，字、碼打印整潔。10.特種載體檔案整理符合《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、要求。11.要求對檔案材料必須做到認真鑒定、分類準確、編排有序、目錄正確、裝訂整齊。通過整理，使每件（卷）檔案達到完整、真實、條理、精練、實用的要求。檔案整理應(yīng)保持文件之間的有機聯(lián)系，符合業(yè)務(wù)操作流程。12.條目著錄，目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)應(yīng)符合《省直單位文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》（浙檔發(fā)[2011]17號）；檔案著錄準確，符合《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）。實現(xiàn)條目與實體的一一對應(yīng)。（七）檔案數(shù)字化加工要求1.檔案數(shù)字化加工工作必須嚴格按照檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范要求進行，利用先進可行的計算機及相關(guān)技術(shù)，通過完整嚴謹?shù)募庸ち鞒蹋瑢⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，必要時需對原始影像數(shù)據(jù)進行高清加工處理，形成準確完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫。2.應(yīng)根據(jù)檔案信息管理系統(tǒng)的要求，正確地完成各類檔案信息的錄入、核對等工作，并確保上述信息準確、完整。3.檔案材料影像文件應(yīng)與檔案材料相對應(yīng)，符合閱讀習慣、內(nèi)容完整準確、頁面干凈、文字清晰、照片真實、印章顏色明顯突出。檔案材料影像文件采用標準JPEG圖像格式存儲，影像標準應(yīng)符合相關(guān)國家及行業(yè)標準。（八）數(shù)字化加工具體要求1.檔案掃描采用JPG彩色掃描，分辨率要求為不少于300DPI，均保持原檔方向。掃描時，應(yīng)根據(jù)紙張質(zhì)地、底色、薄厚程度等因素，設(shè)置最佳的掃描明暗度、對比度設(shè)置，保證原始掃描圖像效果與原件吻合。根據(jù)檔案幅面的大小和紙張狀況，選擇相應(yīng)掃描儀。為保護檔案原件，掃描單位盡量使用平板掃描儀掃描。對成冊材料不宜拆卷的，必須使用不拆卷掃描儀掃描。掃描時應(yīng)在《紙質(zhì)檔案掃描工作流程表》上認真登記掃描的頁碼和頁數(shù)，并核對每份文件的掃描頁碼、頁數(shù)與實際的文件頁碼、頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。2.著錄：掃描文件著錄應(yīng)準確。錄入有不準確或錯漏的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新修改提煉，符合國家《紙質(zhì)檔案著錄規(guī)則》要求。3.圖像頁面影像資料和原檔案頁碼順序需要一致。圖像不能存在壓邊、傾斜、扭曲、比例變形、圖像無法顯示、漏掃等現(xiàn)象。4.圖像處理應(yīng)對掃描后的圖像進行逐頁糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理和排列順序調(diào)整，保證圖像符合正常的閱讀習慣。圖像偏度不得大于1度，圖像拼接處信息要完整，不能缺少任何信息。圖像深淺不一時，采用平衡功能，調(diào)整圖像深淺一致。5.文件存儲以目錄數(shù)據(jù)庫內(nèi)該文件檔號對掃描圖像建立文件夾，并對文件夾內(nèi)圖像文件以相應(yīng)檔號進行命名。移動硬盤內(nèi)文件電子影像存儲格式為TIFF格式、PDF格式。6.數(shù)據(jù)導(dǎo)入掛接將條目數(shù)據(jù)整理、掃描、保存后正確導(dǎo)入檔案信息管理系統(tǒng)。掃描圖像文件應(yīng)與檔案信息管理系統(tǒng)的目錄數(shù)據(jù)進行無縫掛接。7.要求記錄導(dǎo)入進度情況，成功和失敗的目錄數(shù)，并顯示具體的失敗目錄和失敗原因，如缺少電子目錄，電子文件命名與電子目錄不匹配等常見錯誤提示以便修改或重新合并。8.在掛接電子文件前，進行電子文件掛接包的整理，清除不符合掛接條件的電子文件。9.對重復(fù)導(dǎo)入情況的實時監(jiān)控，選擇導(dǎo)入類型，如全覆蓋導(dǎo)入、增量導(dǎo)入還是終止導(dǎo)入等。（九）安全保密要求1.應(yīng)制定嚴密的安全保密措施，嚴格遵守保密相關(guān)規(guī)定，嚴格遵守安全保密制度，確保檔案實物和信息數(shù)據(jù)的安全和保密。2.采購人提供的全部文件資料，均屬保密內(nèi)容，凡以直接、間接、口頭或書面等形式提供涉及保密內(nèi)容的行為均屬泄密。3.檔案整理和數(shù)字化加工工作必須在指定的場所內(nèi)進行，并確保場所的正常秩序和安全。（十）不得出現(xiàn)丟失、損壞、損毀各類檔案或檔案材料內(nèi)容；泄露檔案內(nèi)容信息（包括檔案實物內(nèi)容信息和數(shù)字化數(shù)據(jù)信息）；私自圈劃、涂改、復(fù)制、抽取或偽造檔案材料；擅自處理或銷毀檔案材料等嚴重違反安全保密要求的行為。如發(fā)生以上情況，須承擔補救責任和損害賠償責任，直至追究法律責任，采購人有權(quán)解除合同。（十一）應(yīng)做到：1.與項目工作人員簽訂保密協(xié)議，加強對工作人員的保密教育。2.應(yīng)指定專職檔案交接員與采購人的專職檔案交接員配合，負責原始檔案的交接工作。3.應(yīng)在工作現(xiàn)場設(shè)安全保密員，負責檔案原件在整個整理和掃描流程中的安全管理和已掃描檔案數(shù)據(jù)的安全保密工作。4.不同的工序之間要采取措施，杜絕泄密事故的發(fā)生。5.掃描加工場地具備安全保密設(shè)施和措施，保證檔案原件的安全和保密。6.在工作平臺上建立監(jiān)管系統(tǒng)，實時監(jiān)控工作人員的操作過程，統(tǒng)一記錄保存。7.無關(guān)物品一律不得帶入工作現(xiàn)場。尤其要注意吃食和水杯。8.不得在工作場所使用與工作無關(guān)的任何電器設(shè)備，包括拍攝設(shè)備。9.未經(jīng)采購人許可，任何檔案材料不得帶離工作區(qū)域。10.對服務(wù)器的操作有安全監(jiān)管措施。11.工作區(qū)域采用內(nèi)部局域網(wǎng)傳輸交換數(shù)據(jù)，不得存在對外出口。12.USB端口封閉使用。13.各操作均有日志記錄：用戶登錄操作日志；用戶文件傳輸操作日志；系統(tǒng)管理員操作日志；刻錄光盤日志；文件上傳日志；網(wǎng)絡(luò)訪問日志等。14.支持服務(wù)器雙機備份機制。15.按照既定規(guī)則、路徑，自動備份目錄數(shù)據(jù)、圖像文件，并可進行數(shù)據(jù)庫恢復(fù)。包括數(shù)據(jù)庫增量備份、全庫備份、制定時間自動備份、手動備份。16.已掃描和錄入的數(shù)據(jù)除按規(guī)定刻制提交的以外，只能存放在工作區(qū)的電腦上，工作人員不得攜帶任何移動數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)進入工作現(xiàn)場，或?qū)⒋鎯?shù)據(jù)帶離現(xiàn)場。17.分批驗收進行數(shù)據(jù)移交時，工作站上的數(shù)據(jù)必須在工作人員的現(xiàn)場監(jiān)督下銷毀，同時移交該批次數(shù)字化加工的監(jiān)管系統(tǒng)監(jiān)控記錄。18.不合格退回的返工介質(zhì)，在確認后交采購人銷毀。19.工作電腦在掃描工作完成前，未經(jīng)采購人同意，不得帶離工作現(xiàn)場。20.全部掃描工作完成并已通過驗收移交進館后，工作電腦上的全部數(shù)據(jù)由采購人負責處理。（十二）質(zhì)保期及培訓要求1.質(zhì)保期為總體驗收合格之日起一年。質(zhì)量保證期內(nèi)為采購人提