wjb-試述OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接

./摘要本論文首先介紹了辦公自動(dòng)化〔OA系統(tǒng)與電子文件管理這個(gè)領(lǐng)域的研究背景與當(dāng)前現(xiàn)狀,研究了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的概念、主要功能模塊和電子文件管理等相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí),然后分析了目前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中文檔管理功能的缺陷、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相互獨(dú)立導(dǎo)致信息孤島、缺乏電子文件管理功能需求通用性規(guī)以及正在研制開(kāi)發(fā)電子文件管理系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí),接著提出通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)方法和管理措施將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)實(shí)行無(wú)縫,達(dá)到提升電子文件管理水平、克服"雙軌制"和"雙套制"問(wèn)題,為文檔一體化管理提供了現(xiàn)實(shí)可行的技術(shù)支撐。本文共分為6個(gè)部分：第一部分是緒論。主要本課題的相關(guān)研究背景和研究綜述。第二部分是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)論述部分。主要說(shuō)明其相關(guān)知識(shí),如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念,其主要功能模塊,國(guó)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)情況。第三部分是檔案管理系統(tǒng)部分。主要涉及檔案管理系統(tǒng)的概念,其主要功能模塊和檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的對(duì)比。第四部分是關(guān)于OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫部分。主要涉及無(wú)縫的概念,為什么要實(shí)施無(wú)縫的原因及無(wú)縫的意義。第五部分是實(shí)現(xiàn)無(wú)縫的方法和措施。主要分為兩塊即技術(shù)方法和管理措施。關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；檔案管理系統(tǒng)；電子文件管理；無(wú)縫；文檔一體化ABSTRACTThispaperelaboratesthecurrentresearchsituationandbackgroundinthefieldoftheOAsystemandelectronicrecordsmanagement,theconceptofOAsystem,filemanagementsystem,theirmainfunctionalmodules,relatedknowledgeaboutelectronicrecordsmanagementfirst,thenanalysesthedefectiverecordsmanagementfunctionsofofficeautomationsystem,andfindthatofficeautomationsystemandfilemanagementsystemisindependentofeachother.Thelackingofelectronicrecordsmanagementgeneralspecification,andconsideringtherealitythatelectronicrecordsmanagementsystemisdeveloping.ThispaperputforwardsomecorrespondingtechnicalmethodsandmanagementmeasuresinordertorealizetheimplementseamlesslinkbetweenOAsystemandfilemanagementsystem.Thisarticleconsistsoffivechapters:Thefirstchapteristheintroduction,researchbackground.Thesecondchapterdiscussestheofficeautomationsystem.

Primarilyonitsrelevantknowledge,suchastheconceptofofficeautomationsystem,itsmainfunctionmodules,domesticofficeautomationsystemframework.Thethirdchapterreviewsthefilemanagementsystem.Theconceptoffilemanagementsystem,itsmainfunctionmodulesandthecontrastbetweenfilemanagementsystemandOAsystem.ThefourthchapterisaboutrealizingtheseamlesslinkbetweenOAsystemandfilemanagementsystem.

Theconceptofseamlesslink,thereasonsfortheimplementationofseamlessandseamlesssignificance.Thefifthchapterisabouttechnicalmethodsandmanagementmeasures.Keywords:OAsystem;Filemanagementsystem;Electronicrecordsmanagement;Seamlesslinks目錄第1章緒論11.1研究背景11.2研究綜述1第2章辦公自動(dòng)化〔OA系統(tǒng)32.1OA系統(tǒng)的概念32.2主要功能模塊32.3國(guó)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)情況42.3.1Lotus/DominoNotes42.3.2J2EE62.3.3MSExchange62.4文檔管理功能的不足62.4.1"信息割據(jù)"62.4.2"文檔斷流"72.4.3系統(tǒng)設(shè)計(jì)忽略電子文件管理理念7背景信息、元數(shù)據(jù)捕獲不到位7第3章檔案管理系統(tǒng)83.1檔案管理系統(tǒng)的概念83.2主要功能模塊83.2.1數(shù)據(jù)管理模塊83.2.2整理編目模塊8檢索查詢模塊9安全功能9系統(tǒng)維護(hù)模塊93.3檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)比較9第4章無(wú)縫的必要性和意義114.1無(wú)縫的概念114.2無(wú)縫的必要性114.2.1OA系統(tǒng)文檔管理功能不完備114.2.2OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相互獨(dú)立114.2.3缺失真正的電子文件管理系統(tǒng)114.3無(wú)縫的意義12緩解OA數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行壓力12滿足知識(shí)管理戰(zhàn)略需求12提升電子文件管理水平13克服"雙套制"和"雙軌制"問(wèn)題13第5章無(wú)縫的方法措施145.1技術(shù)方法145.1.1應(yīng)用系統(tǒng)集成商編寫(xiě)接口程序145.1.2利用JCA開(kāi)發(fā)接口應(yīng)用程序145.1.3利用DominoLEI開(kāi)發(fā)配置接口應(yīng)用145.2管理措施155.2.1再造規(guī)化的檔案工作流程155.2.2建立一套完善的管理制度體系155.2.3建立電子文件管理功能需求的通用性規(guī)15第6章結(jié)論17參考文獻(xiàn)18.第1章緒論1.1研究背景隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和OA系統(tǒng)<辦公自動(dòng)化系統(tǒng),下同>的日益普及,電子文件和電子檔案日益取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和檔案,因此如何科學(xué)有效地管理電子文件和電子檔案便成為當(dāng)今時(shí)代文件和檔案工作者共同關(guān)注的重要問(wèn)題。目前,OA系統(tǒng)在形成、處理和傳輸電子文件方面已經(jīng)沒(méi)有什么技術(shù)障礙,但是"信息流的歸宿問(wèn)題、保真及問(wèn)題,積累及長(zhǎng)期保存,利用問(wèn)題日漸突出[1]"。需要我們從信息技術(shù)與管理措施等不同層面做出反應(yīng),采取一定的對(duì)策。本文也正是基于此出發(fā),嘗試對(duì)涉及OA系統(tǒng)電子文件管理的信息技術(shù)和管理措施的不同討論進(jìn)行一個(gè)梳理,然后提出自己的思考。1.2研究綜述學(xué)者大發(fā)在其文章《OA系統(tǒng)環(huán)境下電子文件管理的實(shí)現(xiàn)》提到："通過(guò)檔案部門(mén)的努力和指導(dǎo),把電子文件管理的理念灌輸?shù)诫娮诱?wù)和OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)運(yùn)用中,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的有效管理",其具體實(shí)現(xiàn)策略為：1、明確責(zé)任即"切實(shí)落實(shí)好‘電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性移交前由形成部門(mén)負(fù)責(zé),移交后由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)’的規(guī)定"；2、"把文檔一體化原則貫徹到系統(tǒng)設(shè)計(jì)中"；3、"把背景信息和元數(shù)據(jù)綁定在電子文件中[2]"。但是有學(xué)者指出,當(dāng)前因?yàn)闄n案人員自身素質(zhì)和技能方面的缺陷,"檔案部門(mén)在開(kāi)發(fā)OA系統(tǒng)中影響很小",很少能參與到系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)中去,所以文檔管理人員參與系統(tǒng)設(shè)計(jì)、干預(yù)系統(tǒng)本身,"把文檔一體化原則貫徹到系統(tǒng)設(shè)計(jì)中"在很長(zhǎng)一段時(shí)間可能會(huì)落空。同時(shí)學(xué)者王育東、高松峻提出了"文檔管理系統(tǒng)三代更替說(shuō)"即"文件與檔案管理的系統(tǒng)歷經(jīng)兩代,正在走進(jìn)第三代。第一代是OA系統(tǒng),主要目的是解決辦公質(zhì)量與提高辦公效率,文檔管理只是其系統(tǒng)功能之一。第二代是專用于文檔管理的一體化系統(tǒng),這是直接服務(wù)于文件與檔案管理的應(yīng)用系統(tǒng)。第三代是電子文件管理系統(tǒng),必須進(jìn)行研制與開(kāi)發(fā),否則就不能適應(yīng)實(shí)踐發(fā)展"。然而,一些學(xué)者同樣指出我國(guó)國(guó)暫時(shí)還沒(méi)有開(kāi)發(fā)出電子文件管理系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)。并且隨著電子政務(wù)不斷推出辦公自動(dòng)化系統(tǒng),給電子文件管理不斷增加難題,催促著我們解決問(wèn)題。傅榮校和葉建英指出"電子文件管理造成一種各要素之間相生相克的關(guān)系：電子文件管理依賴于信息技術(shù)的運(yùn)用,技術(shù)運(yùn)用又依賴于標(biāo)準(zhǔn),標(biāo)準(zhǔn)的制定又依賴于實(shí)踐的成熟",他們研究認(rèn)為"技術(shù)問(wèn)題很難掌握控制,我們只能聽(tīng)從其發(fā)展走向?qū)﹄娮游募芾淼挠绊?,因此如果想要不斷促進(jìn)電子文件管理的發(fā)展與成熟,必須拋棄坐等電子文件管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)或在檔案人員綜合素質(zhì)較低情況下一味空想干預(yù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)這兩個(gè)念頭,而應(yīng)該從目前OA系統(tǒng)大量應(yīng)用和檔案管理系統(tǒng)已較成熟的實(shí)際情況出發(fā),采取現(xiàn)階段將OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)有效銜接的階段方案,為今后電子文件管理系統(tǒng)的研制開(kāi)發(fā),為電子文件管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的制定奠定比較成熟的工作基礎(chǔ)。第2章辦公自動(dòng)化〔OA系統(tǒng)2.1OA系統(tǒng)的概念辦公自動(dòng)化系統(tǒng)〔officeautomationsystem是利用現(xiàn)代辦公技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)成的一種人機(jī)信息處理系統(tǒng),這個(gè)系統(tǒng)由辦公機(jī)構(gòu)、辦公人員、辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和辦公信息等要素構(gòu)成,組織機(jī)構(gòu)的辦公人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)跨時(shí)間、跨地點(diǎn)的協(xié)同辦公,同時(shí)通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用,可以使得辦公信息傳遞更加快捷方便,辦公事務(wù)處理更加自動(dòng)化,極大提高了辦公活動(dòng)的高效率。20世紀(jì)50年代辦公自動(dòng)化首先在美國(guó)等西方國(guó)家興起,當(dāng)時(shí)用于電子數(shù)據(jù)處理。60年代被管理信息系統(tǒng)取代,70年代后期辦公自動(dòng)化才成為一門(mén)涉及信息技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)的綜合性技術(shù)。80年代和90年代,國(guó)外辦公自動(dòng)化得到飛速發(fā)展。我國(guó)的辦公自動(dòng)化是在80年代中期才發(fā)展起來(lái)的,1985年全國(guó)召開(kāi)了第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議,對(duì)我國(guó)辦公自動(dòng)化建設(shè)進(jìn)行了規(guī)劃。1986年5月在國(guó)務(wù)院電子振興領(lǐng)導(dǎo)小組辦公自動(dòng)化專家組第一次專家會(huì)議上,定義了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能層次和結(jié)構(gòu)模式。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)開(kāi)放的、動(dòng)態(tài)的、發(fā)展的系統(tǒng),它隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展而該進(jìn)。從其興起至今,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)經(jīng)歷了六個(gè)階段：硬件配置階段、數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化階段、無(wú)障礙工作流自動(dòng)化階段、協(xié)同工作型辦公自動(dòng)化以及協(xié)同發(fā)展型辦公自動(dòng)化階段。2.2主要功能模塊對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本模塊和功能的研究,對(duì)于了解辦公自動(dòng)化系統(tǒng)流程中電子文件的形成將會(huì)有所幫助。一般的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)基本模塊有工作流處理、收文管理、發(fā)文管理、辦件管理、會(huì)議管理、視頻會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)辦公、公共信息欄、電子、自動(dòng)傳真、個(gè)人事務(wù)處理、文檔管理、系統(tǒng)配置、個(gè)人工作臺(tái)、人事檔案管理等[3]。在這些模塊中形成的電子文件數(shù)量繁多、類型復(fù)雜,例如：工作流處理維護(hù)監(jiān)控過(guò)程記錄,召開(kāi)視頻會(huì)議形成的視頻會(huì)議全紀(jì)錄,還有單位部門(mén)及個(gè)人之間的電子、傳真,各種登記信息、數(shù)據(jù)、結(jié)果和報(bào)告等〔參見(jiàn)表2.1。表2.1OA系統(tǒng)主要功能模塊及其生成的電子文件模塊模塊功能電子文件工作流處理利用計(jì)算機(jī)技術(shù),將手工作業(yè)程序如系統(tǒng)設(shè)備、工作流設(shè)計(jì)、工作流程監(jiān)控等計(jì)算機(jī)化、自動(dòng)化設(shè)計(jì)、維護(hù)監(jiān)控記錄收文管理收文登記、擬辦、圖像及文本自動(dòng)傳閱、分發(fā)擬辦、接受清退、檢索利用等所收文件、登記信息、擬辦批辦意見(jiàn)等發(fā)文管理文件起草稿的編輯、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的審稿、秘書(shū)的核稿、單位領(lǐng)導(dǎo)的批核簽發(fā),登記并自動(dòng)生成發(fā)文號(hào)、自動(dòng)以不同的標(biāo)準(zhǔn)版頭打印、外分發(fā)等文件各稿本、分發(fā)登記信息等辦件管理直接錄入領(lǐng)導(dǎo)的口頭交辦事宜、記錄來(lái)文、制文、會(huì)議、記錄自動(dòng)傳送的辦件,辦件查詢、隨機(jī)打印、督查、催辦并保留每次記錄、匯總辦件等查詢信息、辦件容督查催辦信息等會(huì)議管理會(huì)議計(jì)劃、審批、通知、會(huì)議安排、會(huì)議記錄、會(huì)議統(tǒng)計(jì)、會(huì)議決議跟蹤、代碼管理等；選擇會(huì)議的種類、主持人、時(shí)間、地點(diǎn)、議題、會(huì)議材料〔可打印標(biāo)準(zhǔn)版頭、確定參見(jiàn)人及通知接收人、打印會(huì)議通知等全年會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議室安排計(jì)劃表、會(huì)議室使用通知單等視頻會(huì)議利用計(jì)算機(jī)設(shè)備和視頻設(shè)備,分布各地辦公人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)召開(kāi)視頻會(huì)議視頻會(huì)議計(jì)劃、安排、會(huì)議全過(guò)程記錄等領(lǐng)導(dǎo)辦公包括批閱和綜合查詢。批閱：領(lǐng)導(dǎo)閱讀文件后可直接在系統(tǒng)中輸入的批復(fù)、批示或修改意見(jiàn)；綜合查閱：外來(lái)問(wèn)查閱、制文查閱、辦件情況查閱、會(huì)務(wù)工作情況查閱、修改上機(jī)的口令等批閱意見(jiàn)、查閱登記、意見(jiàn)、決定、修改信息等公共信息欄發(fā)布單位的各項(xiàng)信息,如通知、部新聞、部規(guī)章制度講法條例、基礎(chǔ)管理執(zhí)行公告,同時(shí)意見(jiàn)箱可以投遞員工投訴、建議、意見(jiàn)等通知、部新聞、部規(guī)章制度、員工投訴等電子論壇為員工提供了相互學(xué)習(xí)和交流的場(chǎng)所,可分為兩種：無(wú)選擇性的廣泛討論和有選擇性的部分討論。后者主要是用于工作組的成員直接就工作問(wèn)題進(jìn)行討論討論交流中形成的信息容電子實(shí)現(xiàn)各類信息在單位部門(mén)及個(gè)人之間進(jìn)行的快速、高效安全的傳遞,還可以連接國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)全球化的通信滿足文件要求的電子自動(dòng)傳真電子傳真系統(tǒng)通過(guò)傳真服務(wù)器〔faxserver實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)到傳真機(jī)之間的雙向收發(fā),使信息的交流與合作延伸到了尚未建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的單位和部門(mén)。傳真件個(gè)人事務(wù)處理在保護(hù)個(gè)人隱私的原則下處理個(gè)人的各種事物。包括日志、日程安排時(shí)間表,自動(dòng)提醒,總結(jié)并打印出個(gè)人的在任意時(shí)段的活動(dòng)大事記、個(gè)人電子管理、請(qǐng)示報(bào)告等日志、時(shí)間表、大事記、請(qǐng)示報(bào)告等文檔管理對(duì)有價(jià)值的各類公文的收集、鑒定整理、分類編號(hào)、保管、統(tǒng)計(jì)分析、檢索利用、編研、預(yù)覽打印、鑒定銷毀等各種登記信息、數(shù)據(jù)、結(jié)果、報(bào)告等系統(tǒng)配置為用戶提供向?qū)降呐渲?以使系統(tǒng)適應(yīng)本單位的具體情況,系統(tǒng)管理主要包括部門(mén)設(shè)置、人員設(shè)置、權(quán)限設(shè)置、角色設(shè)置等個(gè)人工作臺(tái)工作箱、流程任務(wù)〔公文管理、申請(qǐng)、非流程任務(wù)〔查詢、流程跟蹤、監(jiān)控、統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)維護(hù)。不同的員工因擁有的角色不同而擁有不同的任務(wù)。員工完成工作任務(wù)過(guò)程中生成的電子文件人事檔案管理對(duì)人事信息進(jìn)行編輯、處理、歸檔。按照人事檔案的原則,一般人員只能查看到基本信息,授權(quán)人員可以查看全部人事信息,在授權(quán)圍進(jìn)行編輯歸檔工作。人事檔案、查閱編輯記錄信息等2.3國(guó)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)情況目前國(guó)所有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要基于如下幾種比較成熟的技術(shù)構(gòu)建:Lotus/DominoNotes、J2EE、MSExchange等。其中Lotus/DominoNotes為國(guó)比較成熟的技術(shù)[4]。Lotus/DominoNotesLotusDomino/Notes是美國(guó)Lotus公司開(kāi)發(fā)的群件軟件,是先進(jìn)的單一架構(gòu)的文檔數(shù)據(jù)庫(kù)和電子系統(tǒng),提供了工作流程自動(dòng)化以及標(biāo)準(zhǔn)的WEB服務(wù)、應(yīng)用和開(kāi)發(fā)環(huán)境,是實(shí)現(xiàn)企業(yè)級(jí)信息集成和知識(shí)管理的理想平臺(tái)。Domino是服務(wù)器端軟件,是為企事業(yè)單位設(shè)計(jì)的集通訊、協(xié)作及WEB應(yīng)用功能為一體的軟件平臺(tái)。它是業(yè)界唯一一個(gè)建立在開(kāi)發(fā)、統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)之上的,提供安全通訊、協(xié)作和商務(wù)應(yīng)用解決方法的服務(wù)器。Notes是工作站端軟件,是為Internet設(shè)計(jì)的世界領(lǐng)先的電子和協(xié)作集成軟件。它提供了一個(gè)容易使用的、開(kāi)放的、可定制的環(huán)境,實(shí)施行業(yè)領(lǐng)先的電子、日歷、群組日程安排、WEB瀏覽和信息管理。Domino/Notes的強(qiáng)大功能,主要有三方面的應(yīng)用:辦公自動(dòng)化、建立企業(yè)Intranet和電子協(xié)作和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開(kāi)發(fā)。其中辦公自動(dòng)化領(lǐng)域的應(yīng)用就是利用Notes的文檔數(shù)據(jù)庫(kù)和開(kāi)發(fā)功能,實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、文件審批、會(huì)議管理、人事管理、電子討論、以及文檔資料的查詢檢索[5]。J2EEJ2EE即Java2平臺(tái)企業(yè)版〔Java2PlatformEnterpriseEdition。目前,Java2平臺(tái)有3個(gè)版本,它們是適用于小型設(shè)備和智能卡的Java2平臺(tái)Micro版〔Java2PlatformMicroEdition,J2ME、適用于桌面系統(tǒng)的Java2平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)版〔Java2PlatformStandardEdition,J2SE、適用于創(chuàng)建服務(wù)器應(yīng)用程序和服務(wù)的Java2平臺(tái)企業(yè)版〔Java2PlatformEnterpriseEdition,J2EE。J2EE是一種利用Java2平臺(tái)來(lái)簡(jiǎn)化企業(yè)解決方案的開(kāi)發(fā)、部署和管理相關(guān)的復(fù)雜問(wèn)題的體系結(jié)構(gòu)。J2EE技術(shù)的基礎(chǔ)就是核心Java平臺(tái)或Java2平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)版,J2EE不僅鞏固了標(biāo)準(zhǔn)版中的許多優(yōu)點(diǎn),例如"編寫(xiě)一次、隨處運(yùn)行"的特性、方便存取數(shù)據(jù)庫(kù)的JDBCAPI、CORBA技術(shù)以及能夠在Internet應(yīng)用中保護(hù)數(shù)據(jù)的安全模式等等,同時(shí)還提供了對(duì)EJB〔EnterpriseJavaBeans、JavaServletsAPI、JSP〔JavaServerPages以及XML技術(shù)的全面支持。其最終目的就是成為一個(gè)能夠使企業(yè)開(kāi)發(fā)者大幅縮短投放市場(chǎng)時(shí)間的體系結(jié)構(gòu)[6]。MSExchangeMSExchange即MicrosoftExchangeServer,它是一個(gè)消息協(xié)作系統(tǒng)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),MSExchange可以被用來(lái)構(gòu)架應(yīng)用于企業(yè)、學(xué)校的系統(tǒng)甚至于象sohu或sina那樣的免費(fèi)系統(tǒng),MSExchange還是一個(gè)協(xié)作平臺(tái),人們可以在此基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)工作流,知識(shí)管理系統(tǒng),辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、Web系統(tǒng)或者是其他消息系統(tǒng)[7]。2.4文檔管理功能的不足OA系統(tǒng)側(cè)重對(duì)處于流動(dòng)過(guò)程中的動(dòng)態(tài)信息的管理,這一點(diǎn)與檔案管理系統(tǒng)側(cè)重對(duì)信息資料的收集、管理和利用明顯不同。因此,嚴(yán)格意義上說(shuō),傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)不適用于文檔管理[8]。OA系統(tǒng)的文檔管理功能存在以下不足："信息割據(jù)""信息割據(jù)"指的就是文件管理與檔案管理相互獨(dú)立,互相開(kāi)發(fā)。兩者之間沒(méi)有直接關(guān)系,這樣文件管理工作很難為檔案管理工作創(chuàng)造條件。"文檔斷流""文檔斷流"指的是電子文件沒(méi)有得到有效管理,在電子文件管理流程之外依然繼續(xù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理流程,多數(shù)系統(tǒng)在歸檔文件時(shí)選擇打印紙質(zhì)文件保存。系統(tǒng)設(shè)計(jì)忽略電子文件管理理念文檔管理人員很少能參與OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā),電子文件管理理念不能有效灌輸?shù)较到y(tǒng)本身。背景信息、元數(shù)據(jù)捕獲不到位背景信息和元數(shù)據(jù)的自動(dòng)捕獲工作不到位,即使有,也僅僅是按照《檔案著錄規(guī)則》要求著錄的容與形式特征信息[9]。第3章檔案管理系統(tǒng)3.1檔案管理系統(tǒng)的概念檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人在從事政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、等活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖片、圖表、聲像等不同形式的文獻(xiàn)記錄。同時(shí),社會(huì)信息化建設(shè)不斷深入,電子檔案不斷增多,對(duì)檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)、管理和檢索利用要求更高,檔案管理難度日益復(fù)雜,檔案管理系統(tǒng)因此出現(xiàn)。檔案管理系統(tǒng),就是以網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用為基本特征,對(duì)各種類型的檔案信息資料進(jìn)行電子化、網(wǎng)絡(luò)化的集中、有序管理,提高對(duì)電子文件信息資料的管理水平,使檔案信息資料在局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上按照一定的授權(quán)機(jī)制進(jìn)行有序的發(fā)布,以提高對(duì)電子文件信息資料的辦公利用,能對(duì)各種類型電子化資料進(jìn)行規(guī)科學(xué)管理、并能夠高效利用的軟件系統(tǒng)[9]。3.2主要功能模塊依照國(guó)家檔案局2001年6月5日發(fā)布施行的《檔案管理軟件功能暫行規(guī)定》,檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能,并能輔助實(shí)體管理及根據(jù)用戶特殊需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。數(shù)據(jù)管理模塊數(shù)據(jù)管理模塊應(yīng)具備對(duì)各類檔案目錄及原文信息進(jìn)行管理的功能,主要包括：數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、修改、刪除,檔案數(shù)據(jù)的輸入、存儲(chǔ)、修改、刪除等容。

整理編目模塊整理編目模塊應(yīng)具備數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印輸出等基本功能,并能根據(jù)用戶需要增設(shè)主題詞〔或關(guān)鍵詞及分類號(hào)的自動(dòng)標(biāo)引功能。

檢索查詢模塊檢索查詢模塊應(yīng)具備對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行多種途徑檢索查詢的基本功能,并具備借閱管理等輔助功能。

檢索查詢模塊中必須設(shè)置題名、責(zé)任者、形成時(shí)間、主題詞、分類號(hào)等檢索項(xiàng)。根據(jù)用戶需求,還可設(shè)置文件編號(hào)、檔號(hào)等輔助檢索項(xiàng)。安全功能安全功能：檔案管理軟件的研制、安裝和使用,必須符合《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理暫行規(guī)定》〔國(guó)保發(fā)〔1998〕1號(hào)的各項(xiàng)要求,具備系統(tǒng)訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)保護(hù)和系統(tǒng)安全監(jiān)控管理等基本功能,確保檔案數(shù)據(jù)安全。

系統(tǒng)維護(hù)模塊系統(tǒng)維護(hù)模塊應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)等基本功能。

用戶權(quán)限管理應(yīng)包括系統(tǒng)各部分的操作權(quán)限管理和數(shù)據(jù)操作的權(quán)限管理。系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)所有上機(jī)操作人員自動(dòng)判斷分類,拒絕、警示非法操作并加以記錄。系統(tǒng)日志管理應(yīng)提供獨(dú)立于操作系統(tǒng)的電子文件、檔案查詢?nèi)罩居涗浌δ?包括上機(jī)人、訪問(wèn)時(shí)間〔年月日時(shí)分、所用微機(jī)編號(hào)、查詢?nèi)?、利用方式〔閱讀、修改、拷貝、打印,并提供詳情查詢功能。日志文件保存時(shí)間應(yīng)不少于兩個(gè)月,需長(zhǎng)期保存的日志文件應(yīng)可自動(dòng)轉(zhuǎn)存?zhèn)浞荨?.3檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)比較檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相比,雖然同屬于信息資料管理類應(yīng)用系統(tǒng),但是二者最大的不同在于,檔案管理系統(tǒng)必須保障數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可靠性和長(zhǎng)期可用性,而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是圍繞提高辦公效率這個(gè)核心建立,系統(tǒng)的用戶對(duì)于選擇接受和保存何種數(shù)據(jù)信息具有一定自主權(quán),在擁有相應(yīng)權(quán)限的條件下用戶可以修改和刪除文件。另外,檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在系統(tǒng)側(cè)重點(diǎn)、系統(tǒng)開(kāi)放程度、管理的對(duì)象、系統(tǒng)要求和用戶對(duì)象上存在區(qū)別聯(lián)系,參見(jiàn)表3.2。表3.2檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的比較由上可見(jiàn),辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不具有檔案功能,難以使保存的文檔具有真實(shí)性、完整性、可靠性與可用性。而檔案管理系統(tǒng)本身并不創(chuàng)建文件,其保存的文件需要在系統(tǒng)外獲取。通常當(dāng)檔案機(jī)構(gòu)去捕獲文檔時(shí),現(xiàn)有的電子文檔已經(jīng)進(jìn)入電子文檔生命周期的終點(diǎn)。有時(shí),甚至是辦公系統(tǒng)不再使用,只留得一堆數(shù)據(jù)時(shí)才接到送交歸檔的通知。缺乏有價(jià)值的文檔或根本難以獲得歸檔必要的背景信息或元數(shù)據(jù),是檔案管理系統(tǒng)無(wú)法解決的前端問(wèn)題。第4章無(wú)縫的必要性和意義4.1無(wú)縫的概念"無(wú)縫"是來(lái)源于信息技術(shù)領(lǐng)域的概念,指在充分掌握系統(tǒng)的底層協(xié)議和接口規(guī)的基礎(chǔ)上,是一種邏輯意義上的而非物理意義上的"無(wú)縫"概念。本文所稱的"無(wú)縫"指從OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完畢后的電子文件能按照檔案管理要求以事件驅(qū)動(dòng)方式或?qū)崟r(shí)拷貝方式轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中,不管是在OA系統(tǒng)平臺(tái)上還是在檔案管理系統(tǒng)的平臺(tái)上,都可以實(shí)現(xiàn)電子文件的相互傳遞和共享。4.2無(wú)縫的必要性O(shè)A系統(tǒng)文檔管理功能不完備辦公自動(dòng)化系統(tǒng)缺乏完備有效的電子文件歸檔管理功能,已經(jīng)成為制約我國(guó)檔案工作水平的重要問(wèn)題之一。明顯地,目前存在兩條途徑去解決這個(gè)問(wèn)題：第一是在OA系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)完備有效的文檔管理模塊,但是因?yàn)闆](méi)有建立電子文件管理功能需求通用性規(guī),指望IT公司能夠秉持"前端控制","全程管理思想"去開(kāi)發(fā)專業(yè)性很強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng),似乎不現(xiàn)實(shí)。第二是將OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)完畢后的電子文件引入檔案管理系統(tǒng),利用檔案管理系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行歸檔業(yè)務(wù)的規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)化的管理。4.2.2OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相互獨(dú)立當(dāng)前國(guó)的OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)基本上是分別開(kāi)發(fā),系統(tǒng)之間相互獨(dú)立,呈現(xiàn)本文第二章中所述的"信息割據(jù)"局面。文件生命周期理論認(rèn)為,從現(xiàn)行文件到檔案是一個(gè)連續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的過(guò)程,文件管理工作的質(zhì)量直接影響到后續(xù)檔案管理工作的有效開(kāi)展,鑒于此,有必要使原來(lái)互相"割據(jù)獨(dú)立"的兩個(gè)系統(tǒng),在組織制度和具體工作程序上真正融合在一起。缺失真正的電子文件管理系統(tǒng)大學(xué)傅榮校認(rèn)為："電子文件管理的實(shí)踐,起發(fā)展與成熟程度,主要看有無(wú)適合電子文件管理的系統(tǒng)…然而,技術(shù)的不確定性和標(biāo)準(zhǔn)的相對(duì)不足,給電子文件的設(shè)計(jì)帶來(lái)很大困難","我國(guó)國(guó)幾乎沒(méi)有開(kāi)發(fā)出電子文件管理系統(tǒng),盡管理論上聲稱有解決方案,但是落實(shí)到具體實(shí)踐,基本上還是以往辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或者文檔一體化系統(tǒng)的基本功能",由此可以看出,將已有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與相對(duì)成熟的檔案管理系統(tǒng)相互銜接才是目前的補(bǔ)救方案。4.3無(wú)縫的意義緩解OA數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行壓力吳偉東,周爾遜在他們的文章《探討OA與檔案管理系統(tǒng)接口技術(shù)》中曾提到"1998年末至今,省電力及其下屬電廠、電業(yè)局辦公自動(dòng)化一直使用由雙開(kāi)發(fā)的OA系統(tǒng),系統(tǒng)采用P0werBuilder5．0為開(kāi)發(fā)平臺(tái),后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)為sybase11．5。在幾年的運(yùn)轉(zhuǎn)中生成數(shù)據(jù)量多達(dá)9GB,隨著每年文件量的增加,造成文件檢索時(shí)間不斷延長(zhǎng),系統(tǒng)運(yùn)行減慢。文件積壓嚴(yán)重時(shí)勢(shì)必導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓。把歷史數(shù)據(jù)導(dǎo)出到檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)中,才能緩解OA數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行壓力。因此,計(jì)劃開(kāi)發(fā)兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的接口程序,確保OA數(shù)據(jù)庫(kù)安全運(yùn)行"。滿足知識(shí)管理戰(zhàn)略需求知識(shí)管理的對(duì)象是知識(shí),知識(shí)分為兩種：顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。隱性知識(shí)是指難以用語(yǔ)言文字表達(dá),存貯在員工大腦中的知識(shí)。顯性知識(shí)是指易于用語(yǔ)言文字表達(dá),記錄于紙質(zhì)、磁盤(pán)、磁盤(pán)、照片、影片等載體上的知識(shí)。顯性知識(shí)分為源顯性知識(shí)和外源顯性知識(shí)。源顯性知識(shí)主要來(lái)源于組織在自身各項(xiàng)職能活動(dòng)中直接形成〔包括制作和收到的文件、檔案；外源顯性知識(shí)主要來(lái)源于組織通過(guò)采集、購(gòu)買等方式從外部獲取的書(shū)籍、報(bào)紙、期刊、資料、數(shù)據(jù)庫(kù)等,即圖書(shū)、情報(bào)[10]。20世紀(jì)80年代興起的資源基礎(chǔ)理論〔Resource-BasedTheory,簡(jiǎn)稱RBT是企業(yè)戰(zhàn)略管理領(lǐng)域的新興理論。資源基礎(chǔ)理論認(rèn)為企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)來(lái)源于企業(yè)部的資源,而且只有獨(dú)特性、戰(zhàn)略性和難以模仿性的資源才能為企業(yè)帶來(lái)長(zhǎng)期可持續(xù)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)[1]。學(xué)者徐擁軍認(rèn)為,圖書(shū)情報(bào)是采集、購(gòu)買而來(lái),雖然有戰(zhàn)略性,但是因?yàn)槠涔_(kāi)可獲取性,所以缺失獨(dú)特性和難以被模仿性,只能給獲取它們的組織帶來(lái)平等的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),而不是長(zhǎng)期可持續(xù)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。文件、檔案則不同,因?yàn)樗鼈兪窃诮M織執(zhí)行其職能活動(dòng)過(guò)程中直接形成,不同于圖書(shū)情報(bào)這種社會(huì)公共知識(shí),"具有特別的生成背景,蘊(yùn)含深層的背景知識(shí)",因而文件、檔案具有戰(zhàn)略性、獨(dú)特性和難以被模仿性,如果管理利用到位,則能給生成其的組織帶來(lái)長(zhǎng)期可持續(xù)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。可見(jiàn),如果能實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的文檔一體化管理,那么文件、檔案都能得到各自適當(dāng)?shù)墓芾?對(duì)于滿足知識(shí)管理戰(zhàn)略需求必將有很大的幫助。提升電子文件管理水平當(dāng)前很多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件管理混亂,例如許多該及時(shí)采集的文件沒(méi)有及時(shí)采集,面臨丟失危險(xiǎn)。同時(shí),IT商在開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)沒(méi)有充分聽(tīng)取文檔管理人員的需求意見(jiàn),或是文檔管理人員因自身水平限制不能有效表達(dá)對(duì)系統(tǒng)的功能需求,致使開(kāi)發(fā)出來(lái)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)缺乏完備有效的電子文件歸檔管理功能。另外,電子文件自身具有信息與載體的可分離性、信息的可操作性、信息的流動(dòng)性、數(shù)字信息的不穩(wěn)定性和信息難以維持永久的存取等一些特性,這些特性又對(duì)電子文件管理提出更高要求,檔案管理系統(tǒng)是專門(mén)針對(duì)電子文件特殊性而開(kāi)發(fā)的一種軟件應(yīng)用系統(tǒng),能夠?qū)㈦娮游募a(chǎn)生的整個(gè)過(guò)程通過(guò)系統(tǒng)較為規(guī)、科學(xué)地記錄和保存下來(lái)．實(shí)現(xiàn)電子文件的即時(shí)歸檔,確保能證明電子文件真實(shí)性和完整性的背景信息和元數(shù)據(jù)不丟失,確保電子文件的完整和安全。而且對(duì)實(shí)現(xiàn)電子文件的規(guī)化、便利化、科學(xué)化管理有著重要意義。因此,將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對(duì)接是十分必要的[9]。4.3.4克服"雙套制"和"雙軌制"問(wèn)題以硬拷貝與電子拷貝雙重備份管理電子文件,分別歸檔管理,形成兩種介質(zhì),同一容的兩套檔案,即雙套制。在運(yùn)轉(zhuǎn)電子文件處理流程的同時(shí),還繼續(xù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理流程,即雙軌制。數(shù)字信息的不穩(wěn)定性與網(wǎng)絡(luò)的脆弱性,使長(zhǎng)期保存數(shù)字信息具有較大風(fēng)險(xiǎn),當(dāng)前的技術(shù)水平還難以完全避免。在這種背景下,雙套制體現(xiàn)出了優(yōu)越性,硬拷貝保存了電子文件的容信息,電子拷貝保留了電子文件應(yīng)有的特點(diǎn)和作用。因而,雙套制并不是電子文件的理想保管方式,它兼容了兩者人力物力的全部投入,囊括了電子文件、紙質(zhì)文件所需的全部消耗。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)系統(tǒng)的大量應(yīng)用,導(dǎo)致了電子文件管理雙軌制的情況:辦公自動(dòng)化系統(tǒng)系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的是電子文件,但歸檔時(shí)仍然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)文件。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件在保存價(jià)值和法律證據(jù)價(jià)值上具有很強(qiáng)優(yōu)勢(shì),但電子文件在存儲(chǔ)、傳輸和利用上具有明顯優(yōu)勢(shì)。第5章無(wú)縫的方法措施5.1技術(shù)方法目前國(guó)對(duì)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間無(wú)縫的方案有一些研究。其中典型的就有石化的王素華提出的針對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)和實(shí)際情況來(lái)配置接口方案。應(yīng)用系統(tǒng)集成商編寫(xiě)接口程序應(yīng)用系統(tǒng)集成商,指將一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的應(yīng)用系統(tǒng)和信息集成在一起。應(yīng)用系統(tǒng)集成商根據(jù)辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間信息的對(duì)應(yīng)關(guān)系,編寫(xiě)接口程序,讀取和寫(xiě)入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。例如：讀取辦公自動(dòng)化系統(tǒng)系統(tǒng)中一份公文的文件編號(hào)、正題名、責(zé)任者、附件等信息,然后存入檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)表中。但是如果辦公自動(dòng)化系統(tǒng)系統(tǒng)采用的是非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu),而檔案管理系統(tǒng)采用的是關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)時(shí),在數(shù)據(jù)的讀取上則會(huì)存在較大問(wèn)題。另外,一旦辦公自動(dòng)化系統(tǒng)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的需求發(fā)生更改,接口程序相應(yīng)也要更改。同時(shí),這種方式不能達(dá)到最大的自動(dòng)化方式——必須人為地干預(yù),需要專門(mén)人員進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)入操作[4]。利用JCA開(kāi)發(fā)接口應(yīng)用程序在Java平臺(tái)下,利用JCA框架,開(kāi)發(fā)針對(duì)J2EE服務(wù)器的連接器將檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之間需要對(duì)應(yīng)的信息做一個(gè)匹配,實(shí)現(xiàn)一個(gè)動(dòng)態(tài)的連接。但是本方案要求比較嚴(yán)格,只適用于Java平臺(tái)開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng),而且只對(duì)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)性能支持較好。同時(shí),此方案技術(shù)難度較高,風(fēng)險(xiǎn)大,成本高,不適合中小型機(jī)構(gòu)和對(duì)文檔一體化規(guī)管理需求不強(qiáng)烈的機(jī)構(gòu)[4]。利用DominoLEI開(kāi)發(fā)配置接口應(yīng)用IBM開(kāi)發(fā)的LEI,基于Domino服務(wù)器,支持非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)中有代表性的Domino的.NSF數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)也支持SQLServer,Oracle,DB2等這些關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)。并且,利用LEI可以用圖形化直觀的方式,只需要知道雙方數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)管理用戶,然后進(jìn)行簡(jiǎn)單的對(duì)應(yīng)操作——在圖形選擇框中直接對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù),就可以完成接口的工作。同時(shí),與方案1/2最大的不同之處,此方案的接口還是實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的,無(wú)論是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù),還是檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)發(fā)生變化,都能實(shí)時(shí)對(duì)應(yīng)到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中去,即不會(huì)發(fā)生需求變更帶來(lái)接口變更的問(wèn)題。本方案針對(duì)的目標(biāo)是那些在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)交換頻繁的組織機(jī)構(gòu)。同時(shí),此方案的成本不是小型機(jī)構(gòu)能夠接受的,而且還必須安裝Domino服務(wù)器,另外由于數(shù)據(jù)交換頻繁的緣故,方案對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的安全性、穩(wěn)定性要求較高[4]。5.2管理措施再造規(guī)化的檔案工作流程要充分發(fā)揮各部門(mén)檔案管理的整體效果,必須將檔案管理的各項(xiàng)工作規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化,形成一個(gè)有機(jī)整體。這樣才能有可能遵照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)來(lái)統(tǒng)一管理電子文件,使各類文件管理系統(tǒng)都能和檔案管理系統(tǒng)通過(guò)接口緊密銜接起來(lái),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享[3]。建立一套完善的管理制度體系由于電子文件來(lái)源廣泛,文件的形成者復(fù)雜多樣,所以必須依靠制度的約束才能有效地收集歸檔電子文件。首先,建立高效的檔案行政管理運(yùn)行機(jī)制。只有高效的