敘永公司辦公用品管理制度

敘永公司辦公用品管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等行為，合理控制辦公用品費(fèi)用，提高辦公用品使用效率，特制定本制度。

（二）適用范圍本制度適用于敘永公司各部門及全體員工。

（三）管理原則1.按需申購(gòu)原則：各部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求，合理申購(gòu)辦公用品，避免浪費(fèi)。2.歸口管理原則：辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放、管理等工作由行政部門統(tǒng)一歸口負(fù)責(zé)。3.勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公用品，降低公司運(yùn)營(yíng)成本。

二、辦公用品分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公用品分類1.文具類：包括筆、筆記本、文件夾、訂書機(jī)、膠水、計(jì)算器等。2.辦公設(shè)備類：如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。3.辦公耗材類：墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、碳粉等。4.其他類：辦公家具、綠植、清潔用品等。

（二）辦公用品標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門應(yīng)根據(jù)不同崗位和工作需求，制定各類辦公用品的配備標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.對(duì)于常用辦公用品，如筆、筆記本等，應(yīng)規(guī)定每人每月或每季度的領(lǐng)用數(shù)量上限。

三、采購(gòu)管理（一）申購(gòu)流程1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品申購(gòu)單》，詳細(xì)注明申購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求日期等信息。2.《辦公用品申購(gòu)單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。3.行政部門對(duì)各部門的申購(gòu)需求進(jìn)行匯總、審核，對(duì)于不合理的申購(gòu)要求予以調(diào)整或駁回，并說明原因。4.審核通過的申購(gòu)單報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.審批后的申購(gòu)單由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購(gòu)。

（二）采購(gòu)方式1.集中采購(gòu)：對(duì)于用量較大、通用性強(qiáng)的辦公用品，如打印紙、復(fù)印紙等，采用集中采購(gòu)的方式，以降低采購(gòu)成本。2.定點(diǎn)采購(gòu)：與信譽(yù)良好、質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，簽訂定點(diǎn)采購(gòu)協(xié)議，確保辦公用品的及時(shí)供應(yīng)和質(zhì)量保證。3.緊急采購(gòu)：對(duì)于因工作急需且無法通過正常采購(gòu)流程獲得的辦公用品，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可進(jìn)行緊急采購(gòu)，但事后需補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。

（三）供應(yīng)商管理1.行政部門負(fù)責(zé)建立辦公用品供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等情況。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行更換或調(diào)整合作方式。3.與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和產(chǎn)品信息，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格和更好的服務(wù)。

四、入庫(kù)管理（一）驗(yàn)收1.辦公用品采購(gòu)到貨后，行政部門采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員按照申購(gòu)單和送貨清單，對(duì)辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保與采購(gòu)要求一致。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的辦公用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員在送貨清單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨事宜。

（二）入庫(kù)登記1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收情況，及時(shí)將辦公用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)日期、供應(yīng)商等信息錄入庫(kù)存管理系統(tǒng)，并建立庫(kù)存臺(tái)賬。2.庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。

五、發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.以部門為單位，根據(jù)辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際需求進(jìn)行發(fā)放。2.對(duì)于限量領(lǐng)用的辦公用品，嚴(yán)格按照規(guī)定的數(shù)量發(fā)放。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品全部交回行政部門。

（二）發(fā)放流程1.員工填寫《辦公用品領(lǐng)用單》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。2.《辦公用品領(lǐng)用單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門倉(cāng)庫(kù)管理人員。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)庫(kù)存情況和領(lǐng)用單內(nèi)容，進(jìn)行辦公用品的發(fā)放，并在領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)。4.發(fā)放后的辦公用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)更新庫(kù)存管理系統(tǒng)和庫(kù)存臺(tái)賬。

（三）特殊情況處理1.對(duì)于因工作需要臨時(shí)增加辦公用品領(lǐng)用的情況，員工可先填寫臨時(shí)領(lǐng)用申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，到行政部門領(lǐng)取，事后補(bǔ)辦領(lǐng)用手續(xù)。2.對(duì)于貴重辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，領(lǐng)用人員需簽訂《辦公用品使用責(zé)任書》，明確使用責(zé)任和保管要求。

六、使用管理（一）員工職責(zé)1.員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。2.對(duì)于因個(gè)人原因造成辦公用品損壞或丟失的，應(yīng)照價(jià)賠償。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將所使用的辦公用品清理干凈，完好無損地交回行政部門。

（二）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工辦公用品使用情況的監(jiān)督和管理，倡導(dǎo)節(jié)約使用。2.定期檢查本部門辦公用品的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。

（三）行政部門職責(zé)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)公司辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，并提出改進(jìn)措施。2.通過培訓(xùn)、宣傳等方式，提高員工節(jié)約使用辦公用品的意識(shí)。

七、保管管理（一）倉(cāng)庫(kù)管理1.行政部門應(yīng)設(shè)置專門的辦公用品倉(cāng)庫(kù)，確保倉(cāng)庫(kù)環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照辦公用品的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.建立庫(kù)存盤點(diǎn)制度，定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于盤盈、盤虧的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行相應(yīng)處理。

（二）安全保管1.對(duì)于易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)辦公用品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取必要的安全防護(hù)措施。2.加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)的安全保衛(wèi)工作，防止辦公用品被盜、被損壞等情況發(fā)生。

八、費(fèi)用管理（一）預(yù)算管理1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求，編制辦公用品年度預(yù)算，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.辦公用品預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)和金額，嚴(yán)格控制預(yù)算執(zhí)行情況。

（二）費(fèi)用報(bào)銷1.辦公用品采購(gòu)費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一報(bào)銷，報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、申購(gòu)單、送貨清單、驗(yàn)收單等憑證。2.費(fèi)用報(bào)銷流程按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。

（三）成本控制1.行政部門應(yīng)通過優(yōu)化采購(gòu)渠道、合理控制庫(kù)存等方式，降低辦公用品采購(gòu)成本和庫(kù)存成本。2.定期對(duì)辦公用品費(fèi)用進(jìn)行分析和評(píng)估，與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)，采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)。

九、盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.行政部門應(yīng)制定辦公用品盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)的時(shí)間、范圍、方法等。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各部門，以便做好準(zhǔn)備工作。

（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.按照盤點(diǎn)計(jì)劃，由行政部門倉(cāng)庫(kù)管理人員和相關(guān)部門人員組成盤點(diǎn)小組，對(duì)辦公用品進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等信息，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。

（三）清查結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)小組應(yīng)編制《辦公用品盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況，包括賬實(shí)相符情況、盤盈盤虧原因等。2.對(duì)于盤盈的辦公用品，應(yīng)及時(shí)調(diào)整庫(kù)存管理系統(tǒng)和庫(kù)存臺(tái)賬；對(duì)于盤虧的辦公用品，應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)批準(zhǔn)后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求其照價(jià)賠償。

十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

（二）檢查內(nèi)容1.辦公用品的采購(gòu)、入庫(kù)、發(fā)放、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.辦公用品的費(fèi)用支出是否合理，有無超預(yù)算、浪費(fèi)等情況。3.員工對(duì)辦公用品管理制度的執(zhí)行情況和節(jié)約意識(shí)。

（三）問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析問題產(chǎn)生的原因，制定切實(shí)可行的整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給審計(jì)部門。3.對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。

十一、附則（一）