基建工程檔案管理辦法VIP

基建工程檔案管理辦法?一、總則1.目的為加強基建工程檔案管理，確?；üこ虣n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為基建工程的全過程管理及后期維護、改建、擴建等提供可靠依據(jù)，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司所有基建工程項目檔案的管理，包括新建、改建、擴建的建筑物、構(gòu)筑物、設(shè)備安裝、管線敷設(shè)等工程檔案的管理。3.定義基建工程檔案是指基建工程項目從立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收等全過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善基建工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。對基建工程檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，參與重要基建工程項目檔案驗收工作。集中統(tǒng)一管理基建工程檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.項目建設(shè)單位職責(zé)負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)本單位基建工程項目檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。配備與項目檔案管理工作相適應(yīng)的專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位基建工程項目檔案的日常管理工作。對項目各參建單位的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，將檔案管理工作納入項目管理計劃和考核內(nèi)容。3.項目設(shè)計單位職責(zé)按照國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定及合同要求，在項目設(shè)計過程中形成完整、準(zhǔn)確的設(shè)計文件，并向建設(shè)單位提交一套完整的設(shè)計圖紙及相關(guān)資料。負(fù)責(zé)對項目設(shè)計變更文件的編制、審核和簽認(rèn)，確保設(shè)計變更文件的準(zhǔn)確性和完整性，并及時向建設(shè)單位提交。4.項目施工單位職責(zé)按照國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定及合同要求，負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在施工過程中形成的各種文件資料，確保檔案的真實、完整、有效。配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)施工檔案的日常管理工作，對施工過程中形成的各類文件資料進行分類、整理、編目和裝訂，并在工程竣工后及時向建設(shè)單位移交。在工程竣工驗收前，對本單位形成的施工檔案進行自查，確保檔案符合歸檔要求，并向建設(shè)單位提交檔案自檢報告。5.項目監(jiān)理單位職責(zé)負(fù)責(zé)對項目施工過程中的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，審核施工單位提交的檔案資料，確保施工檔案的質(zhì)量。參與審核施工單位提交的竣工檔案，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性進行審查，并簽署審核意見。負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在監(jiān)理過程中形成的各種文件資料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要、工程質(zhì)量評估報告等，并在工程竣工后及時向建設(shè)單位移交。三、檔案收集1.收集范圍基建工程項目前期文件，包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。設(shè)計文件，包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更通知等。施工文件，包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程測量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要、工程質(zhì)量評估報告等?？⒐を炇瘴募?，包括工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書等。其他與基建工程有關(guān)的文件資料，如工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、工程聲像資料等。2.收集時間項目前期文件在文件形成后及時收集。設(shè)計文件由設(shè)計單位在交付使用時提交。施工文件由施工單位按照施工進度及時收集整理，在每個分部工程完工后一個月內(nèi)提交階段性施工檔案，工程竣工后三個月內(nèi)提交全部施工檔案。監(jiān)理文件由監(jiān)理單位在監(jiān)理工作結(jié)束后一個月內(nèi)提交?？⒐を炇瘴募诠こ炭⒐を炇蘸笠粋€月內(nèi)收集歸檔。3.收集要求各參建單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和準(zhǔn)確性。收集的檔案資料應(yīng)真實、完整、有效，簽字蓋章手續(xù)齊全，字跡清晰，載體質(zhì)量符合要求。對收集的電子文件應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換和備份，確保文件的可讀性和可利用性。四、檔案整理1.整理原則基建工程檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.分類方法基建工程檔案按照工程項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別進行分類，每類再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進行細分。3.編號規(guī)則基建工程檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號規(guī)則如下：工程項目前期文件：按照文件形成時間順序編號，格式為"項目名稱前期文件年份序號"。設(shè)計文件：按照專業(yè)分類編號，格式為"項目名稱設(shè)計文件專業(yè)年份序號"。施工文件：按照分部工程分類編號，格式為"項目名稱施工文件分部工程年份序號"。監(jiān)理文件：按照文件類別分類編號，格式為"項目名稱監(jiān)理文件類別年份序號"?？⒐を炇瘴募喊凑瘴募再|(zhì)分類編號，格式為"項目名稱竣工驗收文件性質(zhì)年份序號"。4.編目要求基建工程檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁次、備注等內(nèi)容。每個案卷應(yīng)編制卷皮，卷皮應(yīng)包括案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級等內(nèi)容?；üこ虣n案應(yīng)編制總目錄，總目錄應(yīng)包括檔案類別、檔案題名、檔案編號、編制單位、編制日期、保管期限、密級等內(nèi)容。五、檔案歸檔1.歸檔時間項目建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗收后三個月內(nèi)，將基建工程檔案整理歸檔，并向檔案管理部門移交。各參建單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將本單位形成的檔案資料整理歸檔，并向建設(shè)單位移交。2.歸檔要求歸檔的基建工程檔案應(yīng)符合整理要求，案卷質(zhì)量應(yīng)達到國家標(biāo)準(zhǔn)。歸檔的檔案應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門保管，一份由項目建設(shè)單位保管。歸檔的檔案應(yīng)進行電子檔案備份，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理部門的要求進行存儲和管理。六、檔案保管1.保管期限基建工程檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案包括工程項目前期文件、竣工驗收文件等。長期保管的檔案包括設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件等，保管期限為30年。短期保管的檔案包括一般性文件資料，保管期限為10年。2.保管條件檔案管理部門應(yīng)提供符合檔案保管要求的庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.庫房管理檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。建立檔案出入庫登記制度，嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，確保檔案的安全和完整。七、檔案鑒定1.鑒定組織檔案管理部門應(yīng)定期對基建工程檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項目建設(shè)單位代表、專業(yè)技術(shù)人員等組成。2.鑒定內(nèi)容檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。檔案的保管價值和保管期限。3.鑒定方法對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容和價值。結(jié)合基建工程的實際情況，參考國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定，確定檔案的保管期限。4.鑒定結(jié)果處理經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。經(jīng)鑒定需要調(diào)整保管期限的檔案，應(yīng)及時進行調(diào)整，并在檔案目錄中注明。八、檔案統(tǒng)計1.統(tǒng)計內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)建立基建工程檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、利用等情況進行統(tǒng)計。檔案數(shù)量統(tǒng)計，包括檔案總卷數(shù)、分類卷數(shù)等。檔案利用情況統(tǒng)計，包括查閱檔案人次、利用檔案份數(shù)等。檔案保管期限統(tǒng)計，包括永久、長期、短期保管檔案的數(shù)量等。2.統(tǒng)計報表檔案管理部門應(yīng)定期編制基建工程檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。統(tǒng)計報表應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)真實，并按時報送。九、檔案利用1.利用范圍基建工程檔案主要供公司內(nèi)部各部門在基建工程管理、維護、改建、擴建等工作中查閱利用，也可根據(jù)有關(guān)規(guī)定提供給外部單位查閱利用。2.利用手續(xù)公司內(nèi)部人員查閱基建工程檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。外部單位查閱基建工程檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并對查閱情況進行登記。3.利用要求查閱檔案時應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。查閱檔案后應(yīng)及時歸還檔案管理部門，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。十、獎勵與處罰1.獎勵對在基建工程檔案管理工作中成績突出的單位和個人，公司