總務(wù)庫管理制度

總務(wù)庫管理制度?一、總則（一）目的為加強公司總務(wù)庫的管理，規(guī)范物資的采購、存儲、發(fā)放及使用流程，確保物資的安全與完整，合理控制庫存水平，降低運營成本，提高公司整體運營效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有總務(wù)庫物資的管理，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、維修材料、清潔用品等。（三）職責(zé)分工1.總務(wù)庫管理部門負(fù)責(zé)總務(wù)庫的日常管理工作，包括物資的驗收、入庫、存儲、發(fā)放、盤點等。制定和執(zhí)行總務(wù)庫物資的采購計劃，根據(jù)庫存情況和實際需求，及時補充物資。建立健全總務(wù)庫物資管理臺賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫情況、庫存數(shù)量、存放位置等信息。定期對總務(wù)庫進行盤點，確保賬實相符，發(fā)現(xiàn)問題及時上報并處理。2.使用部門根據(jù)實際工作需要，提前向總務(wù)庫管理部門提交物資領(lǐng)用申請。負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物資的使用和保管，合理使用物資，避免浪費和損壞。配合總務(wù)庫管理部門進行物資盤點工作，提供相關(guān)物資使用情況的信息。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核總務(wù)庫物資采購的預(yù)算和費用報銷，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。定期與總務(wù)庫管理部門核對賬目，監(jiān)督物資采購和使用情況。參與總務(wù)庫物資盤點工作，對盤點結(jié)果進行財務(wù)審核。二、物資采購管理（一）采購計劃制定1.總務(wù)庫管理部門應(yīng)定期（每月/每季度）對庫存物資進行盤點和分析，結(jié)合各部門的物資需求情況，預(yù)測物資消耗趨勢，制定物資采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息，并根據(jù)實際情況進行動態(tài)調(diào)整。3.在制定采購計劃時，應(yīng)充分考慮物資的市場供應(yīng)情況、價格波動因素以及公司的庫存成本控制目標(biāo)，確保采購計劃的合理性和可行性。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.建立合格供應(yīng)商名錄，總務(wù)庫管理部門應(yīng)通過多種渠道（如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等）收集供應(yīng)商信息，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面進行評估和審核，選擇符合公司要求的供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄。2.定期對供應(yīng)商進行評估和考核，總務(wù)庫管理部門應(yīng)每年至少對供應(yīng)商進行一次全面評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。3.與供應(yīng)商簽訂采購合同，采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。在簽訂合同前，應(yīng)嚴(yán)格審核合同條款，確保合同的合法性、有效性和完整性。（三）采購流程1.采購申請：使用部門根據(jù)實際工作需要，填寫物資采購申請表，詳細(xì)注明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并提交至總務(wù)庫管理部門。2.采購審批：總務(wù)庫管理部門收到采購申請表后，對申請內(nèi)容進行審核，核實物資需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要物資的采購申請，應(yīng)報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購執(zhí)行：經(jīng)審批通過后，總務(wù)庫管理部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商名錄，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商溝通采購事宜，簽訂采購合同，并跟蹤物資的生產(chǎn)進度和交貨情況。4.物資驗收：物資到貨后，總務(wù)庫管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員（如采購人員、使用部門人員等）按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其退換貨或采取其他補救措施。三、物資入庫管理（一）入庫準(zhǔn)備1.總務(wù)庫管理部門應(yīng)根據(jù)物資的類別和特性，合理安排倉庫存儲空間，確保物資存放安全、整齊、有序。2.準(zhǔn)備好物資入庫所需的驗收工具和設(shè)備，如計量器具、檢測儀器等，并確保其準(zhǔn)確性和可靠性。3.制定物資入庫流程和標(biāo)準(zhǔn)，明確驗收人員的職責(zé)和工作要求。（二）驗收流程1.核對送貨單：物資到貨后，驗收人員首先核對送貨單與采購合同的一致性，包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.外觀檢查：對物資的外觀進行檢查，查看是否有損壞、變形、受潮等情況。3.數(shù)量清點：按照送貨單和采購合同的要求，對物資的數(shù)量進行逐一清點，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。4.質(zhì)量檢驗：對于需要進行質(zhì)量檢驗的物資，按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗方法進行檢驗，確保物資質(zhì)量符合要求。5.填寫驗收記錄：驗收人員在驗收過程中，應(yīng)詳細(xì)填寫物資驗收記錄，記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商、驗收情況等信息。驗收記錄應(yīng)經(jīng)驗收人員簽字確認(rèn)后存檔。（三）入庫手續(xù)辦理1.驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫物資入庫單。物資入庫單應(yīng)包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫日期、存放位置等信息。2.物資入庫單經(jīng)驗收人員、倉庫管理人員簽字確認(rèn)后，一聯(lián)交財務(wù)部門作為記賬憑證，一聯(lián)交采購部門留存，一聯(lián)倉庫留存作為庫存管理依據(jù)。3.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)物資入庫單，將物資存放至指定的倉庫位置，并按照物資的類別和特性進行分類存放，同時更新庫存臺賬，確保庫存信息的準(zhǔn)確性和及時性。四、物資存儲管理（一）倉庫布局與規(guī)劃1.總務(wù)庫應(yīng)根據(jù)物資的類別、用途、存儲條件等因素進行合理的布局和規(guī)劃，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如辦公用品區(qū)、辦公設(shè)備區(qū)、勞保用品區(qū)、維修材料區(qū)、清潔用品區(qū)等。2.每個存儲區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明區(qū)域名稱和存放物資的類別，便于物資的查找和管理。3.倉庫內(nèi)應(yīng)保持通風(fēng)良好、干燥清潔，溫度和濕度應(yīng)符合物資存儲要求。對于易受潮、易腐蝕、易燃易爆等特殊物資，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的防護措施。（二）庫存盤點1.定期盤點：總務(wù)庫管理部門應(yīng)定期（每月/每季度/每年）對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤點計劃，明確盤點人員的職責(zé)、盤點范圍、盤點方法和時間安排等。2.盤點方法：盤點可采用實地盤點法，即對庫存物資進行逐一清點核實。在盤點過程中，應(yīng)認(rèn)真記錄物資的實際數(shù)量、規(guī)格、型號、存放位置等信息，并與庫存臺賬進行核對。3.盤點結(jié)果處理：盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)編制盤點報告，詳細(xì)說明盤點情況、賬實差異及原因分析等。對于賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的調(diào)整措施。如屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）庫存安全管理1.倉庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、防盜報警裝置、通風(fēng)設(shè)備等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。2.倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫安全管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進入倉庫。在倉庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、明火作業(yè)等，確保倉庫安全。3.對于易燃易爆、有毒有害等危險物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并采取相應(yīng)的安全防護措施。同時，應(yīng)建立危險物資管理制度，加強對危險物資的采購、存儲、使用、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)的管理。五、物資發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：物資發(fā)放應(yīng)根據(jù)使用部門的實際工作需要進行，嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量，避免浪費。2.審批原則：所有物資的發(fā)放均需經(jīng)過審批，審批流程應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對于重要物資或金額較大的物資發(fā)放，應(yīng)報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.先進先出原則：物資發(fā)放應(yīng)遵循先進先出的原則，確保庫存物資的質(zhì)量和有效期。（二）發(fā)放流程1.領(lǐng)用申請：使用部門根據(jù)實際工作需要，填寫物資領(lǐng)用申請表，詳細(xì)注明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并提交至總務(wù)庫管理部門。2.審批：總務(wù)庫管理部門收到領(lǐng)用申請表后，對申請內(nèi)容進行審核，核實物資需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要物資的領(lǐng)用申請，應(yīng)報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.發(fā)放：經(jīng)審批通過后，總務(wù)庫管理部門根據(jù)領(lǐng)用申請表的要求，辦理物資發(fā)放手續(xù)。發(fā)放人員應(yīng)按照先進先出的原則，從庫存中挑選相應(yīng)的物資進行發(fā)放，并填寫物資發(fā)放登記表，記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、發(fā)放日期等信息。物資發(fā)放登記表應(yīng)經(jīng)發(fā)放人員和領(lǐng)用人簽字確認(rèn)后存檔。4.賬務(wù)處理：物資發(fā)放后，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)物資發(fā)放登記表及時進行賬務(wù)處理，減少庫存物資賬面價值，并記錄相應(yīng)的費用支出。六、物資使用與報廢管理（一）物資使用管理1.使用部門應(yīng)合理使用領(lǐng)用的物資，按照物資的用途和操作規(guī)程進行使用，避免因使用不當(dāng)造成物資損壞或浪費。2.對于貴重物資或關(guān)鍵設(shè)備，使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理和使用，并建立相應(yīng)的使用檔案，記錄物資的使用情況、維護保養(yǎng)記錄等信息。3.定期對物資的使用情況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，確保物資的正常使用和性能完好。（二）物資報廢管理1.報廢申請：物資因損壞、老化、過期等原因無法繼續(xù)使用時，使用部門應(yīng)填寫物資報廢申請表，詳細(xì)注明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置日期、報廢原因等信息，并提交至總務(wù)庫管理部門。2.鑒定審批：總務(wù)庫管理部門收到報廢申請表后，應(yīng)組織相關(guān)人員（如技術(shù)人員、財務(wù)人員等）對報廢物資進行鑒定，核實報廢原因的真實性和合理性。對于金額較大或重要物資的報廢申請，應(yīng)報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.報廢處理：經(jīng)審批通過后，總務(wù)庫管理部門負(fù)責(zé)對報廢物資進行處理。報廢物資的處理方式可包括變賣、捐贈、回收等，處理過程中應(yīng)嚴(yán)