新原料管理制度

新原料管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司新原料管理，規(guī)范新原料的采購、驗收、儲存、使用等環(huán)節(jié)，確保新原料質(zhì)量安全，保障生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及新原料管理的部門和人員，包括但不限于采購部門、質(zhì)量控制部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門等。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：始終將新原料質(zhì)量放在首位，確保所采購、使用的新原料符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.科學(xué)管理原則：運用科學(xué)的方法和手段，對新原料管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行有效控制和管理。3.責(zé)任明確原則：明確各部門和人員在新原料管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.合規(guī)合法原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)規(guī)范，確保新原料管理活動合法合規(guī)。二、新原料采購管理（一）需求評估1.生產(chǎn)部門：根據(jù)生產(chǎn)計劃和產(chǎn)品研發(fā)需求，提前向采購部門提交新原料需求申請，詳細(xì)說明所需新原料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計使用時間等信息。2.研發(fā)部門：在進(jìn)行新產(chǎn)品研發(fā)過程中，及時將涉及的新原料需求告知采購部門，并提供相關(guān)技術(shù)資料和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.采購部門：對各部門提交的新原料需求進(jìn)行匯總和初步評估，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況等因素，判斷需求的合理性和緊迫性。（二）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選建立供應(yīng)商名錄：采購部門通過多種渠道收集新原料供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商名錄。資質(zhì)審核：對供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行審核，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證文件、稅務(wù)登記證等，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格。實地考察：對于重要的新原料供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、倉儲物流條件等情況。2.供應(yīng)商評估定期評估：采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。動態(tài)管理：根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多合作機(jī)會，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。（三）采購合同簽訂1.合同條款明確雙方權(quán)利義務(wù)：采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括新原料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等條款。違約責(zé)任：明確雙方在合同履行過程中的違約責(zé)任，以保障合同的順利執(zhí)行。2.審批流程采購部門起草：采購部門負(fù)責(zé)起草采購合同，并提交相關(guān)部門審核。法務(wù)部門審核：法務(wù)部門對采購合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，提出修改意見。領(lǐng)導(dǎo)審批：采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。簽訂合同：采購合同經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂合同。（四）采購執(zhí)行1.訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)采購合同，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確新原料的采購要求和交貨時間。2.跟蹤進(jìn)度：采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行進(jìn)度，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保新原料按時、按質(zhì)、按量交付。3.變更管理：如采購訂單需要變更，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。三、新原料驗收管理（一）驗收準(zhǔn)備1.制定驗收標(biāo)準(zhǔn)：質(zhì)量控制部門根據(jù)新原料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)法律法規(guī)要求，制定詳細(xì)的驗收標(biāo)準(zhǔn)，明確驗收項目、驗收方法、合格判定標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.準(zhǔn)備驗收工具和場地：倉庫管理部門根據(jù)新原料的特點和驗收要求，準(zhǔn)備相應(yīng)的驗收工具和場地，確保驗收工作順利進(jìn)行。（二）到貨通知1.采購部門通知：采購部門在新原料到貨前，及時通知質(zhì)量控制部門和倉庫管理部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.供應(yīng)商通知：采購部門要求供應(yīng)商在新原料到貨時，提供產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、發(fā)貨清單等相關(guān)資料。（三）驗收實施1.數(shù)量驗收：倉庫管理部門按照發(fā)貨清單對新原料的數(shù)量進(jìn)行核對，確保到貨數(shù)量與訂單數(shù)量一致。2.外觀驗收：質(zhì)量控制部門對新原料的外觀進(jìn)行檢查，查看是否有破損、變形、污染等情況。3.質(zhì)量驗收：質(zhì)量控制部門按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對新原料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗，包括物理性能、化學(xué)性能、微生物指標(biāo)等方面的檢測。4.驗收記錄：驗收人員應(yīng)詳細(xì)記錄驗收過程和結(jié)果，填寫驗收報告，包括新原料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、驗收項目、驗收結(jié)果等信息。（四）驗收結(jié)果處理1.合格處理：如果新原料驗收合格，倉庫管理部門將新原料辦理入庫手續(xù)，并按照規(guī)定進(jìn)行儲存保管。2.不合格處理：如果新原料驗收不合格，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商，說明不合格原因，并按照合同約定進(jìn)行處理。處理方式包括退貨、換貨、補(bǔ)貨等，同時要做好不合格新原料的標(biāo)識和隔離工作，防止其流入生產(chǎn)環(huán)節(jié)。四、新原料儲存管理（一）倉庫規(guī)劃1.分區(qū)分類：根據(jù)新原料的性質(zhì)、用途、儲存條件等因素，對倉庫進(jìn)行分區(qū)分類規(guī)劃，設(shè)置不同的儲存區(qū)域，如常溫區(qū)、陰涼區(qū)、冷藏區(qū)、危險品區(qū)等。2.標(biāo)識管理：在倉庫內(nèi)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明各儲存區(qū)域的名稱、儲存條件、警示標(biāo)志等信息，便于新原料的存放和管理。（二）入庫管理1.辦理入庫手續(xù)：新原料到貨后，倉庫管理部門憑驗收合格的驗收報告辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明新原料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期等信息。2.存放定位：倉庫管理人員按照倉庫規(guī)劃，將新原料存放到指定的儲存區(qū)域，并進(jìn)行定位存放，確保新原料易于查找和管理。（三）儲存條件控制1.溫濕度控制：對于有溫濕度要求的新原料，倉庫管理部門應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實時監(jiān)控儲存環(huán)境的溫濕度情況，并采取相應(yīng)的調(diào)控措施，確保溫濕度符合要求。2.通風(fēng)防潮：倉庫應(yīng)保持良好的通風(fēng)條件，防止新原料受潮、霉變等情況發(fā)生。對于易受潮的新原料，應(yīng)采取防潮措施，如密封包裝、放置干燥劑等。3.防蟲防鼠：倉庫應(yīng)采取有效的防蟲防鼠措施，定期檢查倉庫，防止蟲害和鼠害對新原料造成破壞。（四）庫存盤點1.定期盤點：倉庫管理部門應(yīng)定期對新原料進(jìn)行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點。2.盤點方法：盤點時，倉庫管理人員應(yīng)按照入庫單和庫存臺賬逐一核對新原料的數(shù)量和質(zhì)量，填寫盤點表，記錄盤點結(jié)果。3.差異處理：如果盤點結(jié)果與賬實不符，倉庫管理部門應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行調(diào)整處理。對于盤盈或盤虧的新原料，應(yīng)填寫盤盈盤虧報告，說明原因和處理意見，報相關(guān)部門審批后進(jìn)行賬務(wù)處理。五、新原料使用管理（一）領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用申請：生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和實際需求，填寫新原料領(lǐng)用申請單，注明新原料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，提交倉庫管理部門審核。2.審核發(fā)放：倉庫管理部門對領(lǐng)用申請單進(jìn)行審核，確認(rèn)庫存有足夠的新原料且領(lǐng)用需求合理后，辦理發(fā)放手續(xù)，填寫出庫單，注明新原料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期等信息。（二）使用規(guī)范1.操作規(guī)程：生產(chǎn)部門應(yīng)制定新原料的使用操作規(guī)程，明確新原料的使用方法、用量、注意事項等內(nèi)容，確保員工正確使用新原料。2.培訓(xùn)教育：生產(chǎn)部門應(yīng)對員工進(jìn)行新原料使用方面的培訓(xùn)教育，使員工熟悉新原料的性質(zhì)、特點、使用方法和安全注意事項，提高員工的操作技能和安全意識。3.過程監(jiān)控：在新原料使用過程中，生產(chǎn)部門應(yīng)加強(qiáng)對使用過程的監(jiān)控，確保新原料按照規(guī)定的操作規(guī)程和用量使用，防止出現(xiàn)浪費、誤用等情況。（三）剩余新原料管理1.退庫管理：生產(chǎn)過程中剩余的新原料，生產(chǎn)部門應(yīng)及時辦理退庫手續(xù)，將剩余新原料退回倉庫管理部門。倉庫管理部門對退庫的新原料進(jìn)行驗收，確認(rèn)質(zhì)量合格后辦理入庫手續(xù)。2.報廢處理：對于因質(zhì)量問題、過期等原因不能繼續(xù)使用的新原料，生產(chǎn)部門應(yīng)填寫報廢申請單，注明新原料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報廢原因等信息，提交相關(guān)部門審批。經(jīng)審批同意后，倉庫管理部門對報廢的新原料進(jìn)行妥善處理，如銷毀、變賣等，并做好記錄。六、新原料質(zhì)量追溯管理（一）追溯體系建立1.信息收集：采購部門、質(zhì)量控制部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門等應(yīng)在新原料管理的各個環(huán)節(jié)收集相關(guān)信息，包括供應(yīng)商信息、采購合同、驗收報告、入庫單、出庫單、使用記錄、報廢記錄等。2.信息存儲：建立新原料質(zhì)量追溯信息數(shù)據(jù)庫，將收集到的相關(guān)信息進(jìn)行分類存儲，確保信息的完整性和可追溯性。3.追溯流程：制定新原料質(zhì)量追溯流程，明確在發(fā)生質(zhì)量問題或需要追溯時，如何通過追溯信息數(shù)據(jù)庫查詢相關(guān)信息，追溯新原料的來源、流向、使用情況等。（二）追溯實施1.質(zhì)量問題追溯：當(dāng)出現(xiàn)新原料質(zhì)量問題時，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時啟動質(zhì)量追溯程序，通過追溯信息數(shù)據(jù)庫查詢相關(guān)信息，確定問題新原料的批次、供應(yīng)商、采購日期、使用部門等信息，以便采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如召回產(chǎn)品、通知供應(yīng)商整改等。2.日常追溯：公司內(nèi)部相關(guān)部門在進(jìn)行生產(chǎn)管理、質(zhì)量審核、庫存盤點等工作時，可根據(jù)需要通過追溯信息數(shù)據(jù)庫查詢新原料的相關(guān)信息，確保新原料管理活動的規(guī)范和可追溯。七、新原料風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.質(zhì)量風(fēng)險：新原料可能存在質(zhì)量不穩(wěn)定、不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等風(fēng)險，影響產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)安全。2.供應(yīng)風(fēng)險：供應(yīng)商可能出現(xiàn)停產(chǎn)、倒閉、供貨不足、質(zhì)量問題等情況，導(dǎo)致新原料供應(yīng)中斷或質(zhì)量下降。3.市場風(fēng)險：新原料市場價格波動較大，可能導(dǎo)致采購成本增加，影響公司經(jīng)濟(jì)效益。4.法規(guī)風(fēng)險：新原料相關(guān)法規(guī)政策的變化，可能導(dǎo)致公司的采購、使用等活動不符合法規(guī)要求。（二）風(fēng)險評估1.可能性評估：對識別出的風(fēng)險發(fā)生的可能性進(jìn)行評估，分為高、中、低三個等級。2.影響程度評估：對風(fēng)險發(fā)生后可能產(chǎn)生的影響程度進(jìn)行評估，包括對產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)進(jìn)度、成本、聲譽(yù)等方面的影響，分為嚴(yán)重、較大、一般、較小四個等級。3.風(fēng)險矩陣：根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，繪制風(fēng)險矩陣圖，確定風(fēng)險等級，分為重大風(fēng)險、較大風(fēng)險、一般風(fēng)險、低風(fēng)險四個等級。（三）風(fēng)險應(yīng)對措施1.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)新原料質(zhì)量控制，嚴(yán)格按照驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗，增加檢驗頻次和項目，定期對供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量評估，確保新原料質(zhì)量穩(wěn)定。2.供應(yīng)風(fēng)險應(yīng)對：與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，定期評估供應(yīng)商的供應(yīng)能力和質(zhì)量狀況，簽訂應(yīng)急供應(yīng)協(xié)議，制定備用采購計劃，確保新原料供應(yīng)不斷檔。3.市場風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注新原料市場價格動態(tài)，建立價格預(yù)警機(jī)制，合理安排采購計劃，采取套期保值等措施，降低市場價格波動對公司成本的影響。4.法規(guī)風(fēng)險應(yīng)對：及時關(guān)注新原料相關(guān)法規(guī)政策的變化，組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)