企業(yè)支票管理制度

企業(yè)支票管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司支票管理，規(guī)范支票使用行為，防范財務(wù)風(fēng)險，確保公司資金安全與正常流轉(zhuǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)在辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時涉及支票的領(lǐng)用、開具、保管、使用及核銷等相關(guān)事宜。（三）基本原則1.合法性原則：支票的使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及金融機(jī)構(gòu)的相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保支票在流轉(zhuǎn)過程中的安全，防止遺失、被盜用等情況發(fā)生。3.準(zhǔn)確性原則：支票開具的信息必須準(zhǔn)確無誤，包括收款人、金額、用途等。4.審批性原則：支票的領(lǐng)用、開具等必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程。二、支票的種類及用途（一）支票種類1.現(xiàn)金支票：可用于支取現(xiàn)金。2.轉(zhuǎn)賬支票：只能用于轉(zhuǎn)賬，不得支取現(xiàn)金。（二）用途1.現(xiàn)金支票主要用于支付公司日常經(jīng)營活動中需要現(xiàn)金支付的款項，如差旅費(fèi)、備用金、小額采購等。2.轉(zhuǎn)賬支票主要用于支付公司與供應(yīng)商、客戶之間的貨款、服務(wù)費(fèi)、租金等款項結(jié)算。三、支票的領(lǐng)用（一）領(lǐng)用流程1.填寫申請表：因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用支票的部門或個人，需填寫《支票領(lǐng)用申請表》，詳細(xì)注明領(lǐng)用支票的用途、預(yù)計金額、收款單位等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)業(yè)務(wù)的真實(shí)性和必要性。3.財務(wù)審核：財務(wù)部門對申請表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核資金用途是否符合公司財務(wù)規(guī)定、金額是否合理等。審核通過后，財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字。4.總經(jīng)理審批：根據(jù)公司規(guī)定，超過一定金額的支票領(lǐng)用需經(jīng)總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理對申請表進(jìn)行最終審批簽字。5.領(lǐng)取支票：經(jīng)各級審批通過后，申請人憑審批后的《支票領(lǐng)用申請表》到財務(wù)部門領(lǐng)取支票。財務(wù)人員在支票存根上注明支票號碼、領(lǐng)用日期、用途、金額等信息，并由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。（二）領(lǐng)用限額1.現(xiàn)金支票領(lǐng)用限額根據(jù)公司實(shí)際情況設(shè)定，一般不超過[X]元。如因特殊情況需要超過限額領(lǐng)用，需額外說明原因并經(jīng)總經(jīng)理特批。2.轉(zhuǎn)賬支票領(lǐng)用限額根據(jù)業(yè)務(wù)需要和資金狀況確定，原則上不超過[X]元。對于大額轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，需提前與財務(wù)部門溝通并進(jìn)行專項審批。（三）領(lǐng)用期限1.領(lǐng)用人應(yīng)在領(lǐng)用支票后的[X]個工作日內(nèi)使用完畢，并及時到財務(wù)部門辦理核銷手續(xù)。2.如因特殊原因未能在規(guī)定期限內(nèi)使用，領(lǐng)用人應(yīng)及時將支票交回財務(wù)部門，并說明未使用原因。未經(jīng)財務(wù)部門同意，不得擅自延長支票使用期限。四、支票的開具（一）開具要求1.字跡清晰：支票上的各項內(nèi)容必須用黑色或藍(lán)色墨水筆填寫，字跡清晰、工整，不得涂改。2.要素齊全：準(zhǔn)確填寫支票的日期、金額（大寫和小寫）、收款人名稱、用途等要素。金額大寫數(shù)字應(yīng)規(guī)范書寫，防止涂改。3.印章齊全：支票必須加蓋公司財務(wù)專用章和法定代表人或其授權(quán)代理人的名章。印章應(yīng)清晰、端正，不得模糊或重疊。（二）開具流程1.業(yè)務(wù)部門提交開票申請：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)合同或相關(guān)文件，向財務(wù)部門提交《支票開具申請單》，注明開票信息及相關(guān)業(yè)務(wù)情況。2.財務(wù)審核開票信息：財務(wù)人員對《支票開具申請單》進(jìn)行審核，核對業(yè)務(wù)的真實(shí)性、開票信息的準(zhǔn)確性以及資金的可支付性。審核無誤后，在支票上填寫日期、金額、收款人等信息。3.加蓋印章：財務(wù)人員在填寫好的支票上加蓋財務(wù)專用章和法定代表人或其授權(quán)代理人的名章。4.交付支票：支票開具完成后，由財務(wù)人員或指定專人將支票交付給收款人，并要求收款人在《支票交付簽收單》上簽字確認(rèn)。（三）特殊情況處理1.收款人名稱變更：如因特殊原因需要變更支票收款人名稱，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提交書面申請，說明變更原因及新的收款人信息。經(jīng)財務(wù)部門審核、總經(jīng)理審批后，方可進(jìn)行變更操作。2.支票金額調(diào)整：若實(shí)際業(yè)務(wù)金額與原申請金額不一致，需要調(diào)整支票金額的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)重新提交申請，說明調(diào)整原因及調(diào)整后的金額。經(jīng)財務(wù)部門審核、總經(jīng)理審批后，由財務(wù)人員重新開具支票或?qū)υ边M(jìn)行修改（修改時應(yīng)在原支票上注明修改情況并加蓋財務(wù)專用章）。五、支票的保管（一）保管職責(zé)1.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)支票的統(tǒng)一保管，設(shè)立專門的支票保管箱或保險柜，并指定專人負(fù)責(zé)保管鑰匙和密碼。2.保管人員：保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守支票保管制度，確保支票的安全存放。定期對支票進(jìn)行盤點(diǎn)，核對支票號碼、數(shù)量等信息，確保賬實(shí)相符。（二）保管要求1.存放安全：支票應(yīng)存放在安全可靠的地方，防止被盜、遺失或損壞。不得將支票隨意放置在辦公桌上或其他不安全的位置。2.分類存放：按照支票種類（現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票）、號碼順序等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.限制接觸：嚴(yán)格限制無關(guān)人員接觸支票，保管人員不得擅自將支票借給他人使用。如因工作需要，必須經(jīng)過財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。六、支票的使用（一）使用規(guī)范1.當(dāng)面交付：支票應(yīng)盡量當(dāng)面交付給收款人，確保收款人能夠及時收到支票并確認(rèn)支票的真實(shí)性和有效性。2.背書轉(zhuǎn)讓：如因業(yè)務(wù)需要將支票背書轉(zhuǎn)讓給他人，必須按照《票據(jù)法》等相關(guān)規(guī)定進(jìn)行背書操作。背書應(yīng)連續(xù)、清晰，注明被背書人名稱、背書日期等信息。3.不得出租、出借支票：公司任何部門和個人不得將支票出租、出借給其他單位或個人使用。（二）使用監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門監(jiān)督：業(yè)務(wù)部門在支票使用過程中，應(yīng)關(guān)注支票的交付和使用情況，確保支票按照規(guī)定用途使用，并及時跟蹤業(yè)務(wù)進(jìn)展。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時向財務(wù)部門報告。2.財務(wù)部門監(jiān)督：財務(wù)部門定期對支票的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，核對支票存根與相關(guān)業(yè)務(wù)憑證的一致性，審查支票用途是否符合規(guī)定、金額是否準(zhǔn)確等。發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行調(diào)查和處理。七、支票的核銷（一）核銷流程1.業(yè)務(wù)完成后提交核銷申請：支票使用完畢后，領(lǐng)用人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)到財務(wù)部門辦理核銷手續(xù)，并提交相關(guān)業(yè)務(wù)憑證，如發(fā)票、合同等。2.財務(wù)審核核銷憑證：財務(wù)人員對領(lǐng)用人提交的核銷憑證進(jìn)行審核，核對業(yè)務(wù)的真實(shí)性、支票使用情況與憑證的一致性等。審核無誤后，在支票存根上加蓋"已核銷"章。3.登記核銷臺賬：財務(wù)人員按照支票號碼、領(lǐng)用日期、用途、金額、核銷日期等信息，及時登記支票核銷臺賬，以便對支票的使用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計分析。（二）逾期未核銷處理1.如領(lǐng)用人未在規(guī)定期限內(nèi)辦理支票核銷手續(xù)，財務(wù)部門應(yīng)及時催辦。催辦無效的，財務(wù)部門有權(quán)暫停該部門或個人的支票領(lǐng)用權(quán)限，并對逾期未核銷的支票進(jìn)行清查。2.對于逾期未核銷且無法說明原因的支票，財務(wù)部門應(yīng)進(jìn)行專項調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人的責(zé)任。八、支票掛失與補(bǔ)辦（一）掛失1.如發(fā)現(xiàn)支票遺失或被盜，領(lǐng)用人應(yīng)立即向財務(wù)部門報告，并提供支票號碼、金額、收款人等相關(guān)信息。2.財務(wù)部門在接到掛失報告后，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行掛失止付。根據(jù)銀行要求，填寫掛失止付通知書，向開戶銀行申請掛失。同時，通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員，密切關(guān)注支票的使用情況，防止支票被冒用。（二）補(bǔ)辦1.在辦理支票掛失手續(xù)后，如因業(yè)務(wù)需要仍需支付款項，領(lǐng)用人應(yīng)重新填寫《支票領(lǐng)用申請表》，按照支票領(lǐng)用流程重新申請領(lǐng)用支票。2.財務(wù)部門在審核新的申請表時，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注掛失支票的相關(guān)情況，確保新領(lǐng)用支票的安全性。同時，要求領(lǐng)用人提供相關(guān)證明材料，說明掛失及補(bǔ)辦支票的原因。九、支票使用的風(fēng)險防范（一）風(fēng)險識別1.遺失風(fēng)險：支票在傳遞或保管過程中可能因疏忽而遺失，導(dǎo)致資金安全受到威脅。2.被盜用風(fēng)險：支票被盜用可能導(dǎo)致公司資金被非法支取，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失。3.開具錯誤風(fēng)險：支票開具信息錯誤可能導(dǎo)致退票、延誤付款等情況，影響公司信譽(yù)和業(yè)務(wù)正常開展。4.違規(guī)使用風(fēng)險：支票被違規(guī)用于非公司業(yè)務(wù)相關(guān)的支出，或者違反公司財務(wù)規(guī)定進(jìn)行使用。（二）風(fēng)險防范措施1.加強(qiáng)安全教育：對涉及支票使用的人員進(jìn)行定期的安全教育培訓(xùn)，提高風(fēng)險防范意識，使其了解支票使用的相關(guān)規(guī)定和風(fēng)險點(diǎn)。2.完善內(nèi)部控制：建立健全支票管理制度，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作流程，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督和制衡機(jī)制，防止違規(guī)操作。3.采用安全技術(shù)手段：如使用支票密碼器、電子支票系統(tǒng)等安全技術(shù)手段，提高支票的安全性和防偽性能。4.加強(qiáng)與銀行溝通：與開戶銀行保持密切溝通，及時了解支票業(yè)務(wù)的相關(guān)政策和風(fēng)險提示，配合銀行做好風(fēng)險防控工作。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對支票管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計檢查，重點(diǎn)審查支票的領(lǐng)用、開具、保管、使用及核銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)操作和風(fēng)險隱患。2.審計部門根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）財務(wù)自查1.財務(wù)部門每月對支票使用情況進(jìn)行自查，核對支票臺賬與實(shí)際業(yè)務(wù)憑證的一致性，檢查支票使用的合規(guī)性。2.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，并形成自查報告，上報公司管理層。十一、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定流程領(lǐng)用、開具、保管、使用或核銷支票的。2.擅自涂改支票信息、出租出借支票的。3.因保管不善導(dǎo)致支票遺失、被盜用，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的。4.違反支票使用相關(guān)法律法規(guī)和公司財務(wù)制度的其他行為。（二）處理措施1.對于一般違規(guī)行為，責(zé)令責(zé)任人立即整改，并給予警告處分。2.對于