預(yù)留印鑒變更管理制度

預(yù)留印鑒變更管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司預(yù)留印鑒的變更管理，確保公司印章使用的安全性、合法性和規(guī)范性，維護(hù)公司的正常經(jīng)營(yíng)秩序和合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司預(yù)留印鑒的變更管理。（三）定義1.預(yù)留印鑒：指公司在銀行等金融機(jī)構(gòu)預(yù)留的用于辦理各類(lèi)支付結(jié)算業(yè)務(wù)、簽署合同協(xié)議等重要文件的印章組合，包括但不限于公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人章等。2.印鑒變更：指因公司名稱(chēng)變更、法定代表人變更、印章?lián)p壞或丟失、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，對(duì)預(yù)留印鑒進(jìn)行的更換或調(diào)整。二、印鑒變更的情形（一）公司名稱(chēng)變更1.公司因合并、分立、改制、重組等原因?qū)е旅Q(chēng)發(fā)生變化。2.公司根據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定或自身發(fā)展需要主動(dòng)變更名稱(chēng)。（二）法定代表人變更1.因公司董事會(huì)換屆選舉、法定代表人辭職、免職等原因?qū)е路ǘù砣烁鼡Q。2.公司法定代表人因其他特殊原因需要變更，如出國(guó)定居、長(zhǎng)期離職等。（三）印章?lián)p壞或丟失1.印章因長(zhǎng)期使用、自然老化、意外損壞等原因無(wú)法正常使用。2.印章因保管不善、被盜搶、遺失等原因丟失。（四）業(yè)務(wù)調(diào)整1.公司業(yè)務(wù)范圍擴(kuò)大或縮小，需要新增或減少預(yù)留印鑒的使用范圍。2.公司內(nèi)部管理架構(gòu)調(diào)整，導(dǎo)致預(yù)留印鑒的使用權(quán)限發(fā)生變化。（五）其他原因1.法律法規(guī)、監(jiān)管要求發(fā)生變化，需要對(duì)預(yù)留印鑒進(jìn)行變更。2.公司與合作方協(xié)商一致，需要變更預(yù)留印鑒以滿(mǎn)足合作業(yè)務(wù)的需要。三、印鑒變更的流程（一）申請(qǐng)1.由相關(guān)部門(mén)或人員根據(jù)印鑒變更的情形，填寫(xiě)《預(yù)留印鑒變更申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《申請(qǐng)表》）?！渡暾?qǐng)表》應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明印鑒變更的原因、變更內(nèi)容、預(yù)計(jì)變更時(shí)間等信息，并加蓋申請(qǐng)部門(mén)或人員的公章。2.對(duì)于因公司名稱(chēng)變更、法定代表人變更等原因?qū)е碌挠¤b變更，申請(qǐng)部門(mén)或人員應(yīng)為公司的法定代表人或授權(quán)代表；對(duì)于因印章?lián)p壞或丟失、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因?qū)е碌挠¤b變更，申請(qǐng)部門(mén)或人員應(yīng)為負(fù)責(zé)印章管理的部門(mén)或人員。（二）審批1.《申請(qǐng)表》提交后，由公司的印章管理部門(mén)進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括申請(qǐng)信息的完整性、準(zhǔn)確性，印鑒變更原因的合理性等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，印章管理部門(mén)負(fù)責(zé)人在《申請(qǐng)表》上簽署意見(jiàn)并加蓋部門(mén)公章。2.初審?fù)ㄟ^(guò)的《申請(qǐng)表》提交至公司的財(cái)務(wù)管理部門(mén)進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)從財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制、資金安全等角度對(duì)印鑒變更進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核印鑒變更是否會(huì)對(duì)公司的財(cái)務(wù)結(jié)算、資金收付等業(yè)務(wù)產(chǎn)生影響。審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人在《申請(qǐng)表》上簽署意見(jiàn)并加蓋部門(mén)公章。3.《申請(qǐng)表》經(jīng)印章管理部門(mén)和財(cái)務(wù)管理部門(mén)審核通過(guò)后，提交至公司的分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司的整體戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)情況和管理要求，對(duì)印鑒變更進(jìn)行全面評(píng)估和審批。審批通過(guò)后，分管領(lǐng)導(dǎo)在《申請(qǐng)表》上簽署意見(jiàn)并簽字確認(rèn)。4.對(duì)于涉及公司重大事項(xiàng)的印鑒變更，如公司名稱(chēng)變更、法定代表人變更等，還需提交公司董事會(huì)或股東會(huì)進(jìn)行審議和批準(zhǔn)。經(jīng)董事會(huì)或股東會(huì)審議通過(guò)后，相關(guān)決議文件作為《申請(qǐng)表》的附件一同存檔。（三）準(zhǔn)備1.經(jīng)審批通過(guò)的《申請(qǐng)表》連同相關(guān)證明文件（如公司名稱(chēng)變更的工商核準(zhǔn)通知書(shū)、法定代表人變更的任職文件等）一并提交至公司的印章制作單位。印章制作單位應(yīng)根據(jù)《申請(qǐng)表》的要求，按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司印章管理規(guī)定，制作新的印鑒。2.在新印鑒制作完成后，印章管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與銀行等金融機(jī)構(gòu)取得聯(lián)系，預(yù)約辦理印鑒變更手續(xù)的時(shí)間，并準(zhǔn)備好辦理手續(xù)所需的其他材料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等。（四）辦理1.印章管理部門(mén)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)陪同公司法定代表人或授權(quán)代表前往銀行等金融機(jī)構(gòu)辦理印鑒變更手續(xù)。辦理過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照銀行等金融機(jī)構(gòu)的要求填寫(xiě)相關(guān)表格、提交證明文件，并在銀行工作人員的指導(dǎo)下完成印鑒的更換或調(diào)整。2.辦理印鑒變更手續(xù)時(shí)，應(yīng)確保新印鑒與原印鑒在形式、內(nèi)容和使用范圍上保持一致，同時(shí)應(yīng)注意新印鑒的啟用時(shí)間和有效期。辦理完成后，應(yīng)及時(shí)獲取銀行等金融機(jī)構(gòu)出具的印鑒變更回執(zhí)，并將回執(zhí)原件交回公司印章管理部門(mén)存檔。（五）備案1.印章管理部門(mén)在完成印鑒變更手續(xù)后，應(yīng)及時(shí)對(duì)新印鑒進(jìn)行備案。備案內(nèi)容包括印鑒的樣式、使用范圍、啟用時(shí)間、有效期等信息。備案應(yīng)采用書(shū)面形式，并加蓋印章管理部門(mén)公章。2.印章管理部門(mén)應(yīng)將印鑒變更的相關(guān)信息及時(shí)通知公司內(nèi)部各相關(guān)部門(mén)和人員，包括財(cái)務(wù)管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等，確保各部門(mén)和人員能夠及時(shí)了解印鑒變更情況，并按照新的印鑒使用規(guī)定進(jìn)行業(yè)務(wù)操作。四、印鑒變更的相關(guān)責(zé)任（一）申請(qǐng)部門(mén)或人員責(zé)任1.申請(qǐng)部門(mén)或人員應(yīng)確保《申請(qǐng)表》填寫(xiě)內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，提供的證明文件合法、有效。2.因申請(qǐng)部門(mén)或人員提供虛假信息、證明文件導(dǎo)致印鑒變更錯(cuò)誤或給公司造成損失的，申請(qǐng)部門(mén)或人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。（二）印章管理部門(mén)責(zé)任1.印章管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的流程對(duì)印鑒變更申請(qǐng)進(jìn)行初審，確保初審意見(jiàn)客觀、公正、準(zhǔn)確。2.印章管理部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)新印鑒的制作、備案和保管工作，確保新印鑒的安全性和規(guī)范性。因印章管理部門(mén)工作失誤導(dǎo)致印鑒變更延誤、新印鑒出現(xiàn)問(wèn)題或給公司造成損失的，印章管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。（三）財(cái)務(wù)管理部門(mén)責(zé)任1.財(cái)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)從財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制、資金安全等角度對(duì)印鑒變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保印鑒變更不會(huì)對(duì)公司的財(cái)務(wù)結(jié)算、資金收付等業(yè)務(wù)產(chǎn)生不利影響。2.財(cái)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與銀行等金融機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，了解印鑒變更對(duì)公司賬戶(hù)資金管理的影響，并指導(dǎo)相關(guān)部門(mén)和人員做好財(cái)務(wù)結(jié)算和資金收付工作。因財(cái)務(wù)管理部門(mén)審核不嚴(yán)、溝通協(xié)調(diào)不到位導(dǎo)致公司財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)增加或給公司造成損失的，財(cái)務(wù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)印鑒變更申請(qǐng)進(jìn)行全面評(píng)估和審批，確保印鑒變更符合公司的整體戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)情況和管理要求。因分管領(lǐng)導(dǎo)審批失誤導(dǎo)致印鑒變更給公司造成損失的，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。（五）其他相關(guān)部門(mén)和人員責(zé)任公司內(nèi)部其他相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)按照印章管理部門(mén)的通知要求，及時(shí)調(diào)整與印鑒使用相關(guān)的業(yè)務(wù)操作流程和文件資料。因未及時(shí)調(diào)整或調(diào)整不當(dāng)導(dǎo)致公司業(yè)務(wù)受到影響或給公司造成損失的，相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。五、印鑒變更的風(fēng)險(xiǎn)防范（一）加強(qiáng)印章保管1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的印章保管場(chǎng)所，配備必要的安全設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、監(jiān)控設(shè)備等，確保印章存放安全。2.印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章保管制度，實(shí)行雙人保管、分人分鎖，嚴(yán)禁一人保管全部印章。印章保管人員不得擅自將印章帶出保管場(chǎng)所，確因工作需要攜帶印章外出的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。3.定期對(duì)印章保管情況進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保印章數(shù)量準(zhǔn)確、完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或丟失，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行處理。（二）嚴(yán)格印章使用審批1.制定詳細(xì)的印章使用審批流程，明確各類(lèi)印章的使用范圍、審批權(quán)限和審批程序。印章使用前，必須填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審批同意后，方可使用。2.加強(qiáng)對(duì)印章使用審批的審核和監(jiān)督，確保審批意見(jiàn)真實(shí)、合理、合規(guī)。對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的印章使用申請(qǐng)，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審核和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。3.建立印章使用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章使用的時(shí)間、事由、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人等信息。印章使用登記臺(tái)賬應(yīng)妥善保管，以備查閱和審計(jì)。（三）強(qiáng)化人員培訓(xùn)1.定期組織公司員工進(jìn)行印章管理相關(guān)知識(shí)和法律法規(guī)的培訓(xùn)，提高員工對(duì)印章管理重要性的認(rèn)識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括印章的種類(lèi)、用途、使用流程、保管要求、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等方面的知識(shí)，確保員工熟悉印章管理的各項(xiàng)規(guī)定和操作要求。3.通過(guò)培訓(xùn)，使員工了解印章使用不當(dāng)可能帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失，增強(qiáng)員工的責(zé)任意識(shí)和合規(guī)意識(shí)，自覺(jué)遵守印章管理規(guī)定。（四）完善應(yīng)急預(yù)案1.制定印鑒變更應(yīng)急預(yù)案，明確在印章?lián)p壞、丟失、被盜搶等緊急情況下的應(yīng)對(duì)措施和處理流程。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急處置的組織架構(gòu)、職責(zé)分工、報(bào)告程序、處置措施等內(nèi)容，確保在緊急情況下能夠迅速、有效地采取措施，降低風(fēng)險(xiǎn)損失。3.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行修訂和完善，確保應(yīng)急預(yù)案的有效性和可操作性。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)預(yù)留印鑒變更管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查印鑒變更流程是否合規(guī)、相關(guān)責(zé)任是否落實(shí)、風(fēng)險(xiǎn)防范措施是否有效等。審計(jì)結(jié)果應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并提出改進(jìn)建議。（二）日常檢查監(jiān)督印章管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)預(yù)留印鑒變更的日常檢查監(jiān)督，定期對(duì)印鑒的保管、使用情況進(jìn)行檢查，確保印鑒管理規(guī)范、安全。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況記錄在案。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的印鑒變更行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任部門(mén)和人員給予批評(píng)教育、警告