連鎖藥店收貨管理制度

連鎖藥店收貨管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范連鎖藥店收貨流程，確保所采購藥品及相關(guān)商品的質(zhì)量、數(shù)量準確無誤，保障門店正常運營，維護消費者權(quán)益。2.適用范圍本制度適用于連鎖藥店總部及各門店的收貨管理工作。3.職責分工采購部門：負責與供應商溝通協(xié)調(diào)采購商品的交付事宜，確保按時、按質(zhì)、按量供應，并提供相關(guān)采購憑證。收貨部門：負責對到貨商品進行接收、驗收、入庫等操作，確保商品符合要求。質(zhì)量部門：負責對到貨商品進行質(zhì)量檢驗，審核相關(guān)質(zhì)量證明文件，確保商品質(zhì)量合格。倉庫管理部門：負責提供收貨場地，對驗收合格的商品進行存儲管理，并協(xié)助收貨部門進行收貨工作。二、收貨準備1.人員培訓收貨人員應經(jīng)過專業(yè)培訓，熟悉藥品及相關(guān)商品的驗收標準、流程和方法，掌握收貨設(shè)備的操作技能。定期組織收貨人員進行業(yè)務培訓和考核，確保其具備良好的業(yè)務素質(zhì)和責任心。2.場地準備確保收貨場地清潔、通風良好、光線充足，具備必要的防護設(shè)施，如防蟲、防鼠、防塵等設(shè)備。根據(jù)商品的特性和數(shù)量，合理安排收貨區(qū)域，劃分待驗區(qū)、合格區(qū)、不合格區(qū)等，并設(shè)置明顯標識。3.設(shè)備與工具準備配備必要的收貨設(shè)備，如電子秤、卡尺、溫度計、驗收專用章、放大鏡等，確保設(shè)備準確、靈敏、可靠，并定期進行校準和維護。準備好收貨所需的工具，如開箱刀、剪刀、手套等，保證工具完好、清潔。4.文件準備收貨人員應提前獲取采購訂單、隨貨同行單、發(fā)票等相關(guān)文件，仔細核對訂單信息與隨貨同行單內(nèi)容是否一致，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、批號、有效期等。準備好收貨記錄表格，如《收貨驗收記錄單》等，確保記錄準確、完整、清晰。三、收貨流程1.到貨通知采購部門在商品預計到貨前，應及時通知收貨部門和倉庫管理部門，告知到貨時間、商品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。收貨部門根據(jù)到貨通知，合理安排收貨人員和收貨場地，做好收貨準備工作。2.核對憑證收貨人員在收到商品時，首先要與送貨人員核對隨貨同行單、發(fā)票等憑證，檢查憑證上的信息是否與采購訂單一致，包括供應商名稱、商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等。仔細核對隨貨同行單上的收貨單位名稱、地址、聯(lián)系電話等信息，確保與本連鎖藥店一致。檢查隨貨同行單上是否加蓋供應商公章或業(yè)務專用章，發(fā)票是否真實有效，發(fā)票上的商品信息與隨貨同行單是否相符。3.外觀檢查在核對憑證無誤后，對到貨商品進行外觀檢查。檢查商品的包裝是否完好，有無破損、變形、污染、受潮等情況。查看商品標簽內(nèi)容是否清晰、完整，包括商品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、批準文號、生產(chǎn)日期、有效期、適應癥或功能主治、用法用量、禁忌、注意事項等。檢查藥品的劑型、顏色、氣味等是否正常，對于特殊管理的藥品，如麻醉藥品、精神藥品、醫(yī)療用毒性藥品等，要特別注意其包裝、標簽、說明書等是否符合相關(guān)規(guī)定。4.數(shù)量清點按照隨貨同行單上的數(shù)量，對到貨商品進行逐件清點。對于整件商品，要檢查外包裝上的標識數(shù)量與隨貨同行單是否一致；對于零散商品，要逐一清點數(shù)量。在清點過程中，要注意商品的排列順序和擺放方式，避免遺漏或重復清點。對于數(shù)量較多的商品，可以采用抽樣清點的方法，但抽樣比例應符合相關(guān)規(guī)定，并確保抽樣的代表性。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應及時與送貨人員溝通，查明原因，并做好記錄。對于短缺的商品，要要求送貨人員在隨貨同行單上注明情況，并簽字確認。5.質(zhì)量驗收質(zhì)量部門根據(jù)商品的質(zhì)量標準和驗收要求，對到貨商品進行質(zhì)量檢驗。對于藥品，要按照《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范》及相關(guān)附錄的要求進行驗收，包括藥品的外觀、性狀、劑型、規(guī)格、批號、有效期、包裝、標簽、說明書等方面的檢查，以及藥品的內(nèi)在質(zhì)量檢驗（如藥品的鑒別、含量測定等）。對于醫(yī)療器械、保健食品、化妝品等商品，要按照相應的質(zhì)量標準和驗收規(guī)范進行驗收。如醫(yī)療器械要檢查其注冊證號、生產(chǎn)許可證號、產(chǎn)品標準號等是否齊全，產(chǎn)品的外觀、性能、包裝等是否符合要求；保健食品要檢查其批準文號、保健功能、適宜人群、食用方法及食用量等是否符合規(guī)定；化妝品要檢查其標簽、說明書、質(zhì)量合格證明等是否齊全，產(chǎn)品的外觀、氣味、質(zhì)地等是否正常。質(zhì)量驗收可采用感官檢查、儀器檢測等方法。對于驗收合格的商品，質(zhì)量驗收人員應在隨貨同行單或《收貨驗收記錄單》上簽字確認；對于驗收不合格的商品，應填寫《不合格商品報告》，注明不合格原因，并及時通知采購部門和供應商處理。6.特殊情況處理破損商品：對于在運輸過程中發(fā)生破損的商品，收貨人員要及時與送貨人員共同確認破損情況，并拍照留存證據(jù)。根據(jù)破損程度，決定是否拒收。如破損較輕，經(jīng)質(zhì)量部門確認不影響質(zhì)量的，可要求供應商補貨；如破損嚴重，影響質(zhì)量或無法銷售的，應拒收，并要求供應商負責更換或退款。近效期商品：在收貨過程中發(fā)現(xiàn)近效期商品（距有效期不足6個月的藥品），收貨人員應及時告知采購部門和質(zhì)量部門。質(zhì)量部門根據(jù)實際情況進行評估，如認為可以在效期內(nèi)銷售完的，可允許收貨，但要做好標識和催銷工作；如認為存在較大質(zhì)量風險的，應拒收或與供應商協(xié)商換貨等處理方式。無隨貨同行單商品：對于送貨時無隨貨同行單的商品，收貨人員不得接收。應及時與采購部門和供應商聯(lián)系，要求供應商盡快提供隨貨同行單，否則拒絕收貨。7.收貨記錄收貨人員在完成收貨操作后，應及時填寫《收貨驗收記錄單》，記錄商品的收貨日期、供應商名稱、商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、批號、有效期、質(zhì)量狀況、驗收人員簽名等信息?！妒肇涷炇沼涗泦巍窇舟E清晰、內(nèi)容完整、準確無誤，并妥善保存。收貨記錄應保存至超過藥品有效期1年，但不得少于3年；對于無有效期的商品，收貨記錄應保存不少于5年。8.入庫或上架驗收合格的商品，收貨人員應及時通知倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員根據(jù)商品的類別、規(guī)格、批次等信息，將商品存放到相應的貨位上，并做好庫存記錄。對于需要冷藏、冷凍的藥品，收貨人員應確保在規(guī)定的時間內(nèi)將其存放到符合溫度要求的冷庫或冰箱中，并做好溫度監(jiān)測記錄。商品入庫后，倉庫管理人員要對庫存商品進行定期盤點，確保賬實相符。四、收貨人員行為規(guī)范1.工作紀律收貨人員應遵守公司的各項規(guī)章制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。在工作時間內(nèi)，不得擅自離崗、串崗，不得從事與收貨工作無關(guān)的事情。2.廉潔自律收貨人員應廉潔奉公，不得接受供應商的賄賂、回扣、禮品等不正當利益。嚴格遵守職業(yè)道德，不得泄露公司的商業(yè)機密和采購信息。3.服務態(tài)度收貨人員應熱情、禮貌地接待送貨人員，耐心解答他們的問題，不得與送貨人員發(fā)生爭吵或沖突。樹立良好的服務意識，積極配合采購部門和其他相關(guān)部門的工作，確保收貨工作順利進行。五、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督質(zhì)量部門應定期對收貨工作進行監(jiān)督檢查，包括收貨流程的執(zhí)行情況、商品驗收標準的落實情況、收貨記錄的填寫情況等。倉庫管理部門應對入庫商品的數(shù)量、質(zhì)量、存放情況等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給收貨部門和相關(guān)管理部門。公司內(nèi)部審計部門應不定期對收貨管理工作進行審計，檢查收貨管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時進行糾正和處理。2.考核機制建立收貨人員考核機制，對收貨人員的工作表現(xiàn)進行定期考核。考核內(nèi)容包括收貨準確性、工作效率、服務質(zhì)量、遵守紀律情況等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的收貨人員進行表彰和獎勵；對存在問題的收貨人員進行批評教育、