行政辦公管理制度總則

行政辦公管理制度總則?一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政辦公管理，提高工作效率，確保各項工作有序開展，特制定本制度。本制度適用于公司全體員工，旨在為員工提供明確的行為準(zhǔn)則和工作規(guī)范，營造良好的辦公環(huán)境和工作秩序，促進(jìn)公司整體運營的順暢和高效。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)的所有行政辦公相關(guān)活動，包括但不限于辦公區(qū)域管理、辦公用品管理、會議管理、文件管理、印章管理、車輛管理等方面。（三）基本原則1.合法性原則：各項制度的制定必須符合國家法律法規(guī)的要求，確保公司運營活動在法律框架內(nèi)進(jìn)行。2.規(guī)范性原則：明確規(guī)定各項行政辦公事務(wù)的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，使員工的行為有章可循，保證工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.效率原則：在確保工作質(zhì)量的前提下，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和手續(xù)，提高行政辦公效率，以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。4.服務(wù)原則：行政辦公部門要樹立服務(wù)意識，為公司各部門和全體員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，保障公司各項工作的順利開展。5.責(zé)任原則：明確各崗位和人員在行政辦公管理中的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任到人，對工作失誤和違規(guī)行為追究相應(yīng)責(zé)任。二、辦公區(qū)域管理（一）辦公場地分配1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和各部門職能，合理分配辦公場地。新員工入職或部門職能調(diào)整時，由行政部門根據(jù)實際情況進(jìn)行辦公場地的重新分配和調(diào)整。2.各部門應(yīng)按照分配的區(qū)域和工位使用辦公場地，不得擅自占用其他部門的辦公空間。如需臨時借用其他部門場地，需提前向行政部門申請，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意。（二）辦公環(huán)境維護1.保持辦公區(qū)域整潔衛(wèi)生，每日上班前各部門應(yīng)安排人員對本部門辦公區(qū)域進(jìn)行清掃，包括地面、桌面、門窗等。公共區(qū)域（如走廊、會議室、茶水間等）由行政部門統(tǒng)一安排保潔人員定期清潔。2.愛護辦公區(qū)域內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或拆卸。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備損壞，應(yīng)及時向行政部門報修，并說明損壞情況。因個人原因造成損壞的，由責(zé)任人照價賠償。3.辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等不文明行為。員工應(yīng)將垃圾放入指定的垃圾桶內(nèi)，保持環(huán)境整潔。4.保持辦公區(qū)域的安靜，不得在辦公時間大聲喧嘩、播放高分貝音樂或進(jìn)行其他影響他人工作的活動。如需討論工作，應(yīng)盡量降低音量，避免干擾其他人員。（三）安全管理1.加強辦公區(qū)域的安全防范意識，員工應(yīng)妥善保管個人財物，離開辦公座位時應(yīng)將貴重物品鎖入抽屜或柜子內(nèi)。2.不得在辦公區(qū)域私拉亂接電線、違規(guī)使用大功率電器，嚴(yán)禁存放易燃易爆等危險物品。3.下班時，各部門應(yīng)關(guān)閉電器設(shè)備、門窗等，確保辦公區(qū)域安全。行政部門負(fù)責(zé)下班后對辦公區(qū)域進(jìn)行巡查，檢查各部門安全措施落實情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并報告。4.如遇火災(zāi)、地震等緊急情況，全體員工應(yīng)按照公司制定的應(yīng)急預(yù)案有序疏散，不得驚慌失措。行政部門應(yīng)定期組織消防演練，提高員工的應(yīng)急處理能力。三、辦公用品管理（一）采購1.行政部門負(fù)責(zé)制定辦公用品年度采購計劃，根據(jù)公司各部門的需求預(yù)測和上一年度辦公用品使用情況，合理確定采購種類、數(shù)量和預(yù)算。2.辦公用品采購應(yīng)選擇具有良好信譽和質(zhì)量保證的供應(yīng)商，通過招標(biāo)、詢價、比價等方式確定供應(yīng)商，并簽訂采購合同。3.采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同進(jìn)行采購，確保所采購的辦公用品符合質(zhì)量要求和公司標(biāo)準(zhǔn)。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。（二）入庫1.辦公用品采購到貨后，采購人員應(yīng)及時通知行政部門倉庫管理人員進(jìn)行驗收。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)采購合同和送貨清單，對辦公用品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對。2.驗收合格的辦公用品應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并由倉庫管理人員和采購人員簽字確認(rèn)。入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬，一聯(lián)交采購人員備查。3.對于驗收不合格的辦公用品，倉庫管理人員應(yīng)及時與采購人員聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或處理。如因特殊情況無法退換，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。（三）領(lǐng)用1.員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.倉庫管理人員根據(jù)批準(zhǔn)后的領(lǐng)用申請表發(fā)放辦公用品，并在領(lǐng)用申請表上簽字確認(rèn)。領(lǐng)用人員應(yīng)在領(lǐng)用申請表上簽字領(lǐng)取。3.辦公用品的領(lǐng)用應(yīng)遵循節(jié)約原則，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。對于非一次性消耗的辦公用品，如計算器、文件夾等，應(yīng)實行以舊換新制度。員工離職時，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品交回倉庫。（四）庫存管理1.倉庫管理人員應(yīng)定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，盤點結(jié)束后應(yīng)編制庫存盤點表，詳細(xì)記錄辦公用品的實際庫存數(shù)量、金額等信息。2.如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或溢余，應(yīng)及時查明原因，并編制庫存差異報告。庫存差異金額較小的，由倉庫管理人員負(fù)責(zé)調(diào)整庫存賬目；庫存差異金額較大的，應(yīng)及時報告行政部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門，共同進(jìn)行調(diào)查處理。3.倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，做好防火、防潮、防蟲等工作，確保辦公用品的質(zhì)量不受影響。對于易損、易過期的辦公用品，應(yīng)定期檢查，及時清理和更換。四、會議管理（一）會議分類1.公司例會：包括周例會、月例會、季度例會等，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，主要傳達(dá)公司重要決策、通報工作進(jìn)展、協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題等。2.專題會議：根據(jù)工作需要召開的針對特定主題的會議，如項目研討會、業(yè)務(wù)培訓(xùn)會、營銷策劃會等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)主管主持，相關(guān)人員參加，主要討論和解決特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的問題。3.部門會議：由各部門自行組織召開的部門內(nèi)部會議，主要傳達(dá)部門工作安排、部署具體工作任務(wù)、溝通部門內(nèi)部工作情況等。（二）會議組織1.會議組織者應(yīng)提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并提前通知參會人員。會議通知應(yīng)明確會議的目的、議程、要求等內(nèi)容，確保參會人員做好充分準(zhǔn)備。2.對于重要會議，會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備會議資料，如會議議程、匯報材料、相關(guān)文件等，并在會議前發(fā)放給參會人員，以便參會人員提前熟悉會議內(nèi)容。3.會議場地應(yīng)根據(jù)會議規(guī)模和要求進(jìn)行合理安排，確保會議設(shè)施齊全、環(huán)境舒適。對于大型會議，應(yīng)提前做好音響、投影儀、麥克風(fēng)等設(shè)備的調(diào)試工作，確保會議順利進(jìn)行。（三）會議紀(jì)律1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議組織者請假，并安排其他人員代為參會。2.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽講，做好會議記錄，不得在會議期間交頭接耳、玩手機、打瞌睡等與會議無關(guān)的行為。3.會議期間應(yīng)保持良好的秩序，尊重會議主持人和其他參會人員的發(fā)言，不得隨意打斷他人講話。如有意見或建議，應(yīng)在合適的時機提出。（四）會議紀(jì)要1.對于重要會議，會議組織者應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、全面地記錄會議討論的主要內(nèi)容、決議事項、責(zé)任人和完成時間等信息。2.會議紀(jì)要初稿形成后，應(yīng)及時提交會議主持人審核，經(jīng)審核無誤后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。參會人員如有異議，應(yīng)及時與會議組織者溝通修改。3.會議紀(jì)要作為公司重要的文件資料，應(yīng)妥善保存，以備查閱。各部門應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，認(rèn)真落實相關(guān)工作任務(wù)，并及時向會議組織者反饋工作進(jìn)展情況。五、文件管理（一）文件分類1.公司文件：包括公司章程、公司制度、會議紀(jì)要、工作報告、通知、通報等，由公司行政部門負(fù)責(zé)起草、審核、印發(fā)和歸檔管理。2.部門文件：由各部門自行起草、印發(fā)和管理的文件，如部門工作計劃、工作總結(jié)、業(yè)務(wù)文件等。部門文件應(yīng)定期向行政部門報備，以便統(tǒng)一管理。3.外來文件：公司收到的上級主管部門文件、政府部門文件、合作單位文件等，由行政部門負(fù)責(zé)登記、編號、分發(fā)和歸檔管理。（二）文件起草與審核1.文件起草應(yīng)符合公司的政策方針和相關(guān)制度要求，內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡潔。起草部門應(yīng)對文件的真實性、準(zhǔn)確性和可行性負(fù)責(zé)。2.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出修改意見，并在文件審核表上簽字確認(rèn)。3.涉及多個部門或重要事項的文件，應(yīng)由行政部門組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，共同研究文件內(nèi)容，確保文件的科學(xué)性和合理性。會審?fù)ㄟ^后的文件，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）文件印發(fā)1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的文件，由行政部門負(fù)責(zé)印發(fā)。行政部門應(yīng)按照文件審批意見進(jìn)行排版、校對，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.文件印發(fā)應(yīng)嚴(yán)格控制份數(shù)，根據(jù)文件的發(fā)放范圍進(jìn)行打印和分發(fā)。文件發(fā)放應(yīng)做好登記記錄，注明文件名稱、文號、發(fā)放時間、發(fā)放對象等信息。3.對于重要文件或涉及保密內(nèi)容的文件，應(yīng)采用加密、專人送達(dá)等方式進(jìn)行發(fā)放，確保文件安全。（四）文件歸檔1.文件印發(fā)后，行政部門應(yīng)及時將文件原件、文件審批表、文件印發(fā)記錄等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。歸檔文件應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。2.各部門應(yīng)定期將本部門形成的文件資料整理后移交行政部門歸檔。行政部門應(yīng)建立健全文件檔案管理制度，對歸檔文件進(jìn)行編號、編目、上架等管理工作，確保文件檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.文件檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況確定，分為永久保管、定期保管（如3年、5年、10年等）。對于超過保管期限的文件，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度進(jìn)行銷毀處理。六、印章管理（一）印章種類公司印章主要包括公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。各印章具有不同的用途和使用范圍，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定使用。（二）印章保管1.公章由行政部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，合同專用章由法務(wù)部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管，財務(wù)專用章和法人章由財務(wù)部門指定專人保管。印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理制度。2.印章保管人員應(yīng)將印章存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并妥善保管好鑰匙。印章使用完畢后，應(yīng)及時放回原處，確保印章安全。3.印章保管人員不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要必須轉(zhuǎn)借的，應(yīng)經(jīng)印章保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。借用期間，借用人員應(yīng)妥善保管印章，不得丟失或損壞。（三）印章使用1.印章使用應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，填寫印章使用申請表，注明使用印章的名稱、事由、使用部門、使用人等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.對于涉及重大事項或金額較大的合同、協(xié)議等文件，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核后，方可加蓋印章。3.印章保管人員應(yīng)按照批準(zhǔn)后的印章使用申請表進(jìn)行蓋章操作，蓋章時應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。蓋章后，應(yīng)在印章使用申請表上簽字確認(rèn)，并留存蓋章文件復(fù)印件。（四）印章登記與備案1.印章保管人員應(yīng)建立印章使用登記臺賬，詳細(xì)記錄印章使用的日期、事由、使用部門、使用人、批準(zhǔn)人等信息，以便查詢和追溯。2.公司新刻制印章后，應(yīng)及時到公安機關(guān)辦理備案手續(xù)，并將印章備案回執(zhí)復(fù)印件存檔保管。印章如有遺失、被盜等情況，應(yīng)立即向公安機關(guān)報案，并登報聲明作廢，同時采取相應(yīng)的防范措施，防止造成損失。七、車輛管理（一）車輛配置與調(diào)度1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，合理配置公務(wù)車輛。行政部門負(fù)責(zé)車輛的統(tǒng)一調(diào)度和管理，確保車輛使用的合理性和高效性。2.各部門因工作需要使用車輛時，應(yīng)提前填寫車輛使用申請表，注明用車時間、地點、事由、乘車人數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。3.行政部門根據(jù)車輛使用申請表和車輛實際情況進(jìn)行車輛調(diào)度安排，優(yōu)先保障重要公務(wù)活動和緊急工作的用車需求。對于多個部門同時申請用車的情況，行政部門應(yīng)根據(jù)工作的輕重緩急進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。（二）車輛使用1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，確保行車安全。出車前應(yīng)檢查車輛的各項性能指標(biāo)，如剎車、輪胎、機油、燈光等，發(fā)現(xiàn)問題及時維修。2.駕駛員應(yīng)按照車輛使用申請表上的時間、地點和任務(wù)出車，不得擅自改變行車路線或延長用車時間。如因特殊情況需要變更，應(yīng)提前向行政部門報告，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可變更。3.乘車人員應(yīng)遵守乘車規(guī)定，愛護車內(nèi)設(shè)施，保持車內(nèi)整潔衛(wèi)生。不得在車內(nèi)吸煙、亂扔垃圾，不得干擾駕駛員正常駕駛。（三）車輛維護與保養(yǎng)1.行政部門負(fù)責(zé)制定車輛年度維護保養(yǎng)計劃，定期安排車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修。車輛保養(yǎng)和維修應(yīng)選擇正規(guī)的汽車維修廠，確保維修質(zhì)量和配件質(zhì)量。2.駕駛員應(yīng)定期對車輛進(jìn)行日常檢查和維護，如清潔車輛、檢查輪胎氣壓、添加燃油和冷卻液等。發(fā)現(xiàn)車輛故障或異常情況時，應(yīng)及時報告行政部門，并送指定維修廠進(jìn)行維修。3.車輛維修費用應(yīng)嚴(yán)格按照公司財務(wù)制度進(jìn)行報銷，維修費用報銷時應(yīng)附維修清單、發(fā)票等相關(guān)憑證。行政部門應(yīng)定期對車輛維修費用進(jìn)行統(tǒng)計分析，控制車輛維修成本。（四）車輛費用管理1.車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、保險費、維修保養(yǎng)費等。行政部門應(yīng)建立車輛費用臺賬，對車輛費用進(jìn)行詳細(xì)記錄和核算。2.燃油費實行定額管理，根據(jù)車輛型號和使用情況確定每月燃油定額標(biāo)準(zhǔn)。駕駛員應(yīng)憑加油發(fā)票和行車?yán)锍逃涗泩箐N燃油費，實際燃油消耗不得超過定額標(biāo)準(zhǔn)。3.過路費、停車費等其他車輛費用應(yīng)憑有效票據(jù)報銷，報銷時應(yīng)注明用車事由和時間。車輛保險費由行政部門統(tǒng)一辦理，按照公司規(guī)定進(jìn)行支付。八、附則（一）制度解釋與修訂1.本制度由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇有未盡事宜或?qū)χ贫葪l款理解不一致的情況，由行政部門負(fù)責(zé)進(jìn)行解釋和說明。2.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，本制度將適時進(jìn)行修訂。制