公司級材料管理制度

公司級材料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司材料管理，規(guī)范材料采購、驗收、存儲、使用、回收及報廢等環(huán)節(jié)的流程，確保材料的合理利用，降低公司運營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與材料管理相關(guān)的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門、研發(fā)部門以及各職能部門。（三）基本原則1.經(jīng)濟性原則：在滿足公司生產(chǎn)、運營和研發(fā)需求的前提下，通過合理規(guī)劃和控制，降低材料采購成本、存儲成本和使用成本。2.質(zhì)量第一原則：確保所采購和使用的材料符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和公司要求，以保障產(chǎn)品質(zhì)量和工作效果。3.規(guī)范流程原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的材料管理流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作規(guī)范，確保材料管理工作有序進(jìn)行。4.責(zé)任追究原則：對材料管理過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為和損失，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、材料采購管理（一）采購計劃1.需求預(yù)測各部門應(yīng)根據(jù)年度生產(chǎn)計劃、項目預(yù)算、研發(fā)進(jìn)度等，提前向采購部門提交材料需求預(yù)測。需求預(yù)測應(yīng)詳細(xì)說明所需材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息。采購部門應(yīng)結(jié)合各部門的需求預(yù)測，綜合考慮市場供應(yīng)情況、庫存水平等因素，制定年度采購計劃初稿，并提交給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。2.計劃調(diào)整在年度采購計劃執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)計劃變更、項目調(diào)整、技術(shù)改進(jìn)等原因?qū)е虏牧闲枨蟀l(fā)生變化，相關(guān)部門應(yīng)及時通知采購部門進(jìn)行采購計劃的調(diào)整。采購部門根據(jù)實際情況對采購計劃進(jìn)行調(diào)整后，應(yīng)重新提交審核，并確保調(diào)整后的采購計劃能夠滿足公司的實際需求。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估體系，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查、實地考察、樣品測試等，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格競爭力、交貨期保障能力、售后服務(wù)等方面的情況。根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)入公司供應(yīng)商名錄，并定期對供應(yīng)商名錄進(jìn)行更新。2.供應(yīng)商考核采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等進(jìn)行考核?？己朔绞娇刹捎迷u分制，設(shè)定各項考核指標(biāo)的權(quán)重，根據(jù)供應(yīng)商的實際表現(xiàn)進(jìn)行評分。對于考核結(jié)果不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)暫?；蚪K止與其合作。3.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期召開供應(yīng)商會議，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。對于長期合作且表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司可給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策，以增強供應(yīng)商的合作積極性和忠誠度。（三）采購合同管理1.合同簽訂采購部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司利益。審核通過后，由授權(quán)代表簽字蓋章生效。2.合同執(zhí)行采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。對于合同執(zhí)行過程中需要變更的事項，如材料規(guī)格、數(shù)量、交貨期等，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂補充協(xié)議。補充協(xié)議應(yīng)作為原采購合同的附件，具有同等法律效力。3.合同結(jié)算采購部門應(yīng)按照采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理材料采購的結(jié)算手續(xù)。結(jié)算時，應(yīng)提供發(fā)票、送貨單、驗收報告等相關(guān)憑證，經(jīng)財務(wù)部門審核無誤后付款。對于因質(zhì)量問題或其他原因需要扣款的情況，采購部門應(yīng)在結(jié)算時注明扣款原因和金額，并經(jīng)供應(yīng)商確認(rèn)。三、材料驗收管理（一）驗收標(biāo)準(zhǔn)1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)采購的材料應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確材料的外觀、尺寸、性能、化學(xué)成分等方面的要求。對于特殊材料或定制材料，應(yīng)在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收方法，并在驗收時嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。2.數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)材料驗收時，應(yīng)按照采購合同或送貨單上注明的數(shù)量進(jìn)行清點。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通核實，并做好記錄。對于以重量、長度、面積等計量的材料，應(yīng)采用合適的計量工具進(jìn)行測量，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。（二）驗收流程1.到貨通知采購部門在材料到貨前，應(yīng)提前通知倉庫管理部門做好驗收準(zhǔn)備工作。倉庫管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗收，并準(zhǔn)備好驗收所需的工具和場地。2.初步檢查材料到貨后，驗收人員首先對材料的外包裝進(jìn)行檢查，查看是否有破損、變形、受潮等情況。如發(fā)現(xiàn)外包裝有問題，應(yīng)及時記錄并拍照留存。3.數(shù)量清點驗收人員按照送貨單或采購合同上注明的數(shù)量，對材料進(jìn)行逐件清點。清點過程中，應(yīng)注意材料的規(guī)格、型號是否與送貨單一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)立即通知采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系解決。4.質(zhì)量檢驗根據(jù)材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，驗收人員采用相應(yīng)的檢驗方法對材料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗。檢驗內(nèi)容包括外觀檢查、尺寸測量、性能測試、化學(xué)成分分析等。對于需要進(jìn)行破壞性試驗或?qū)I(yè)檢測的材料，應(yīng)委托有資質(zhì)的第三方檢測機構(gòu)進(jìn)行檢測。檢測合格后，方可辦理入庫手續(xù)。5.驗收記錄驗收人員應(yīng)如實填寫驗收記錄，記錄內(nèi)容包括材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商、到貨日期、驗收情況等信息。驗收記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。6.驗收結(jié)果處理如驗收合格，驗收人員應(yīng)在驗收記錄上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格，驗收人員應(yīng)填寫不合格報告，詳細(xì)說明不合格原因，并及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。對于不合格材料，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行退換貨或補貨處理。如供應(yīng)商拒絕處理，采購部門可根據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任。四、材料存儲管理（一）倉庫規(guī)劃1.倉庫布局根據(jù)材料的類別、特性、用途等因素，對倉庫進(jìn)行合理布局。倉庫應(yīng)劃分為不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、易燃易爆區(qū)、貴重物品區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。各存儲區(qū)域應(yīng)根據(jù)材料的存儲要求，配備相應(yīng)的貨架、貨柜、托盤等存儲設(shè)備，確保材料存儲安全、有序。2.倉庫設(shè)施倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜、防蟲等設(shè)施，以保障材料的質(zhì)量和安全。如安裝通風(fēng)設(shè)備、除濕機、消防器材、監(jiān)控系統(tǒng)等。倉庫應(yīng)配備必要的搬運工具和計量設(shè)備，如叉車、手推車、電子秤等，方便材料的搬運和出入庫計量。（二）庫存管理1.入庫管理材料驗收合格后，倉庫管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。入庫時，應(yīng)根據(jù)材料的類別、規(guī)格、型號等信息，將材料存放到相應(yīng)的存儲區(qū)域，并按照規(guī)定的標(biāo)識方法進(jìn)行標(biāo)識。倉庫管理人員應(yīng)建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄材料的入庫日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。庫存臺賬應(yīng)定期與采購部門的采購記錄和財務(wù)部門的賬目進(jìn)行核對，確保賬賬相符、賬實相符。2.存儲管理倉庫管理人員應(yīng)按照材料的存儲要求，對材料進(jìn)行妥善存儲。對于易受潮、易變質(zhì)的材料，應(yīng)采取防潮、防蟲、防腐等措施；對于易燃易爆材料，應(yīng)存放在專門的危險化學(xué)品倉庫，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。倉庫應(yīng)定期進(jìn)行盤點，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確無誤。盤點方式可采用定期盤點和不定期盤點相結(jié)合的方式。盤點結(jié)束后，應(yīng)編制盤點報告，對盤點結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。3.出庫管理各部門因生產(chǎn)、運營、研發(fā)等需要領(lǐng)用材料時，應(yīng)填寫領(lǐng)料單，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后到倉庫領(lǐng)取。領(lǐng)料單應(yīng)注明材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)料單上的信息，對庫存材料進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后辦理出庫手續(xù)。出庫時，應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放材料，確保材料的質(zhì)量和有效期。倉庫管理人員應(yīng)在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)，并更新庫存臺賬。對于貴重材料或限量發(fā)放的材料，應(yīng)建立領(lǐng)用記錄，詳細(xì)記錄領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人員、用途等信息。五、材料使用管理（一）領(lǐng)用審批1.常規(guī)材料領(lǐng)用各部門領(lǐng)用常規(guī)材料時，應(yīng)填寫領(lǐng)料單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到倉庫領(lǐng)取。領(lǐng)料單應(yīng)注明材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)料單上的信息，對庫存材料進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后辦理出庫手續(xù)。2.特殊材料領(lǐng)用對于特殊材料或貴重材料的領(lǐng)用，除填寫領(lǐng)料單外，還需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可到倉庫領(lǐng)取。領(lǐng)用特殊材料或貴重材料時，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。如有剩余，應(yīng)及時退回倉庫。（二）使用監(jiān)督1.生產(chǎn)部門生產(chǎn)部門在使用材料時，應(yīng)嚴(yán)格按照生產(chǎn)工藝要求和操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保材料的合理使用和產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定。生產(chǎn)部門應(yīng)建立材料使用記錄，詳細(xì)記錄材料的領(lǐng)用時間、使用數(shù)量、產(chǎn)品批次等信息。材料使用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和追溯。2.研發(fā)部門研發(fā)部門在使用材料進(jìn)行實驗和研發(fā)時，應(yīng)合理安排材料使用，盡量減少浪費。對于貴重材料或稀缺材料，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的記錄和核算。研發(fā)部門應(yīng)及時將研發(fā)過程中產(chǎn)生的材料余料、廢料等退回倉庫，以便進(jìn)行統(tǒng)一管理和處理。（三）余料與廢料管理1.余料管理各部門在生產(chǎn)或研發(fā)過程中產(chǎn)生的余料，應(yīng)及時退回倉庫。倉庫管理人員應(yīng)將余料進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識。對于可再利用的余料，倉庫應(yīng)定期進(jìn)行盤點和清理，及時通知相關(guān)部門領(lǐng)用。對于長期積壓且無法再利用的余料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.廢料管理各部門在生產(chǎn)或研發(fā)過程中產(chǎn)生的廢料，應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類收集。廢料收集后，應(yīng)及時通知倉庫管理人員進(jìn)行回收處理。倉庫管理人員應(yīng)建立廢料回收臺賬，詳細(xì)記錄廢料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、來源、回收時間等信息。廢料回收臺賬應(yīng)定期與財務(wù)部門進(jìn)行核對，確保廢料回收工作的規(guī)范和準(zhǔn)確。對于有價值的廢料，公司可委托專業(yè)的回收公司進(jìn)行回收處理，回收所得款項應(yīng)及時入賬。對于無價值的廢料，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，如掩埋、焚燒等。六、材料回收與報廢管理（一）回收管理1.可回收材料公司鼓勵對可回收材料進(jìn)行回收利用，如紙張、塑料、金屬等。各部門應(yīng)將可回收材料分類收集，并定期交至指定的回收地點。倉庫管理部門負(fù)責(zé)對可回收材料進(jìn)行統(tǒng)一管理和存放，定期聯(lián)系專業(yè)的回收公司進(jìn)行回收處理。回收所得款項應(yīng)及時入賬，沖減公司運營成本。2.固定資產(chǎn)類材料回收對于已報廢或不再使用的固定資產(chǎn)類材料，如設(shè)備、儀器、工具等，使用部門應(yīng)及時通知資產(chǎn)管理部門進(jìn)行回收。資產(chǎn)管理部門對回收的固定資產(chǎn)類材料進(jìn)行評估和鑒定，對于可修復(fù)或再利用的材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或調(diào)配使用；對于無法修復(fù)或無再利用價值的材料，應(yīng)按照報廢管理規(guī)定進(jìn)行處理。（二）報廢管理1.報廢申請當(dāng)材料出現(xiàn)損壞、過期、變質(zhì)、淘汰等情況，無法繼續(xù)使用時，使用部門應(yīng)填寫材料報廢申請表，詳細(xì)說明報廢原因、材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并提交相關(guān)證明材料。材料報廢申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報資產(chǎn)管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.報廢鑒定資產(chǎn)管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)接到材料報廢申請后，應(yīng)組織相關(guān)人員對報廢材料進(jìn)行鑒定。鑒定人員應(yīng)根據(jù)材料的實際情況，判斷其是否符合報廢條件，并出具鑒定意見。3.報廢處理經(jīng)鑒定同意報廢的材料，應(yīng)按照規(guī)定的處理方式進(jìn)行處理。對于有價值的報廢材料，可進(jìn)行拍賣、變賣等處理，所得款項應(yīng)及時入賬；對于無價值的報廢材料，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，如掩埋、焚燒等。倉庫管理部門應(yīng)及時更新庫存臺賬，將報廢材料的信息進(jìn)行注銷。同時，應(yīng)建立報廢材料處理記錄，詳細(xì)記錄報廢材料的處理時間、處理方式、處理金額等信息。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對材料管理情況進(jìn)行審計，檢查材料采購、驗收、存儲、使用、回收及報廢等環(huán)節(jié)的流程執(zhí)行情況是否符合本制度要求。2.審計過程中，如發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)行為或管理漏洞，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。整改完成后，應(yīng)對整改效果