酒店報(bào)銷費(fèi)用管理制度

酒店報(bào)銷費(fèi)用管理制度?總則1.目的為了加強(qiáng)酒店費(fèi)用報(bào)銷管理，規(guī)范報(bào)銷流程，合理控制費(fèi)用支出，提高資金使用效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工等。3.基本原則真實(shí)性原則：報(bào)銷費(fèi)用必須真實(shí)發(fā)生，所提供的票據(jù)必須合法、有效，能夠證明費(fèi)用支出的真實(shí)性和合理性。合理性原則：費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)符合酒店的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需要，遵循勤儉節(jié)約的原則，杜絕浪費(fèi)和不合理支出。合規(guī)性原則：報(bào)銷行為必須符合國家法律法規(guī)以及酒店的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷。及時(shí)性原則：?jiǎn)T工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)，不得拖延。對(duì)于跨年度的費(fèi)用，原則上應(yīng)在次年1月31日前報(bào)銷完畢，特殊情況經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)的除外。費(fèi)用報(bào)銷范圍及標(biāo)準(zhǔn)1.差旅費(fèi)定義：?jiǎn)T工因公務(wù)需要臨時(shí)到常駐地以外地區(qū)出差所發(fā)生的城市間交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)等。城市間交通費(fèi)：飛機(jī)票：?jiǎn)T工乘坐飛機(jī)應(yīng)選擇經(jīng)濟(jì)艙，因特殊原因需要乘坐公務(wù)艙或頭等艙的，須提前經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。機(jī)票報(bào)銷應(yīng)提供正規(guī)的電子客票行程單。火車票：?jiǎn)T工應(yīng)根據(jù)工作需要選擇合適的車次和座位類型，按實(shí)際發(fā)生金額報(bào)銷。購買火車票時(shí)應(yīng)優(yōu)先選擇網(wǎng)絡(luò)購票，通過12306網(wǎng)站或相關(guān)售票軟件購買，并保留購票記錄。長(zhǎng)途汽車票：乘坐長(zhǎng)途汽車應(yīng)選擇正規(guī)運(yùn)營(yíng)公司的車輛，按實(shí)際票價(jià)報(bào)銷。車票應(yīng)清晰顯示出發(fā)地、目的地、乘車日期、票價(jià)等信息，如車票信息不完整，應(yīng)提供其他輔助證明材料。其他交通工具：因特殊情況需乘坐其他交通工具的，如輪船、出租車等，應(yīng)提前向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)說明原因，并經(jīng)批準(zhǔn)后按實(shí)際發(fā)生金額報(bào)銷。乘坐出租車應(yīng)索取正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明日期、起訖地點(diǎn)、金額等信息。住宿費(fèi)：?jiǎn)T工出差應(yīng)根據(jù)職級(jí)和出差地區(qū)的實(shí)際情況選擇合適的住宿標(biāo)準(zhǔn)，具體標(biāo)準(zhǔn)如下：|職級(jí)|一線城市（元/晚）|二線城市（元/晚）|三線及以下城市（元/晚）|||||||部門經(jīng)理及以上|500|400|300||主管及以下|400|300|200|實(shí)際住宿費(fèi)低于標(biāo)準(zhǔn)的，按實(shí)際發(fā)生金額報(bào)銷；高于標(biāo)準(zhǔn)的，超出部分由員工自行承擔(dān)。如因特殊情況（如會(huì)議、培訓(xùn)安排等）導(dǎo)致住宿費(fèi)超出標(biāo)準(zhǔn)的，須提供相關(guān)證明材料，并經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可按實(shí)際發(fā)生金額報(bào)銷。伙食補(bǔ)助費(fèi)：出差期間的伙食補(bǔ)助費(fèi)按自然（日歷）天數(shù)計(jì)算，包干使用，不再報(bào)銷餐飲發(fā)票。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：|地區(qū)|標(biāo)準(zhǔn)（元/天）|||||一線城市|100||二線城市|80||三線及以下城市|60|員工出差期間由接待單位統(tǒng)一安排餐飲的，應(yīng)向接待單位交納相應(yīng)的伙食費(fèi)，在報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供接待單位開具的收據(jù)等證明材料，可按上述標(biāo)準(zhǔn)的80%領(lǐng)取伙食補(bǔ)助費(fèi)。市內(nèi)交通費(fèi)：?jiǎn)T工在出差地市內(nèi)因公乘坐公共交通工具（如地鐵、公交車、出租車等）所發(fā)生的費(fèi)用，憑有效票據(jù)實(shí)報(bào)實(shí)銷。如因特殊情況需要租用車輛的，須提前向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按實(shí)際發(fā)生金額報(bào)銷租車費(fèi)用。租車費(fèi)用應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明租車日期、起訖地點(diǎn)、租車公司名稱、車牌號(hào)、金額等信息。2.業(yè)務(wù)招待費(fèi)定義：酒店因經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)需要而發(fā)生的宴請(qǐng)、娛樂、禮品等費(fèi)用支出。報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：業(yè)務(wù)招待費(fèi)應(yīng)嚴(yán)格控制，遵循必要性、合理性和合規(guī)性原則。單次業(yè)務(wù)招待費(fèi)用在1000元以下的，由部門負(fù)責(zé)人審批；單次業(yè)務(wù)招待費(fèi)用在1000元（含）以上至5000元以下的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；單次業(yè)務(wù)招待費(fèi)用在5000元（含）以上的，由總經(jīng)理審批。全年業(yè)務(wù)招待費(fèi)支出應(yīng)控制在酒店年度預(yù)算范圍內(nèi)，不得超支。如因特殊情況需要超出預(yù)算的，須經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)研究決定，并報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)。報(bào)銷要求：業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷應(yīng)提供詳細(xì)的招待事由、招待對(duì)象、招待時(shí)間、招待地點(diǎn)等信息，并附上相應(yīng)的發(fā)票、菜單、消費(fèi)清單等證明材料。發(fā)票上應(yīng)注明日期、消費(fèi)項(xiàng)目、金額等信息，菜單應(yīng)加蓋酒店公章或發(fā)票專用章。招待禮品應(yīng)提供購買發(fā)票及禮品清單，禮品清單應(yīng)注明禮品名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息。嚴(yán)禁以業(yè)務(wù)招待費(fèi)名義進(jìn)行任何形式的個(gè)人消費(fèi)或變相福利支出。3.辦公用品及低值易耗品定義：辦公用品是指用于辦公的日常消耗品，如文具、紙張、文件夾、計(jì)算器等；低值易耗品是指單位價(jià)值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以下、使用年限較短、不能作為固定資產(chǎn)核算的各種用具物品，如辦公桌椅、文件柜、電話機(jī)、飲水機(jī)等。采購及報(bào)銷流程：各部門根據(jù)工作需要，每月末提交次月辦公用品及低值易耗品采購計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門匯總。行政部門根據(jù)各部門采購計(jì)劃，統(tǒng)一進(jìn)行采購。采購應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保所購物品質(zhì)量合格、價(jià)格合理。辦公用品及低值易耗品到貨后，行政部門應(yīng)組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后填寫入庫單，并將入庫單及發(fā)票交財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票、入庫單、采購清單等證明材料，發(fā)票上應(yīng)注明貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息。采購清單應(yīng)加蓋供應(yīng)商公章或發(fā)票專用章。報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：辦公用品及低值易耗品應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)行采購，不得超支。對(duì)于單價(jià)在500元以下的辦公用品及低值易耗品，可在購買時(shí)直接報(bào)銷；對(duì)于單價(jià)在500元（含）以上的低值易耗品，應(yīng)作為固定資產(chǎn)進(jìn)行管理，按固定資產(chǎn)采購及報(bào)銷流程辦理。4.通訊費(fèi)定義：?jiǎn)T工因工作需要發(fā)生的手機(jī)通訊費(fèi)用支出。報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)員工職級(jí)和工作崗位性質(zhì)，制定不同的通訊費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，具體如下：|職級(jí)|標(biāo)準(zhǔn)（元/月）|||||部門經(jīng)理及以上|300||主管|200||員工|100|員工應(yīng)選擇適合自己工作需求的通訊套餐，并按照實(shí)際發(fā)生的通訊費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供正規(guī)的通訊費(fèi)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明手機(jī)號(hào)碼、通訊費(fèi)用所屬期間、金額等信息。如員工使用公司提供的通訊設(shè)備，則不再報(bào)銷通訊費(fèi)。5.車輛費(fèi)用定義：酒店自有車輛或租賃車輛因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)、車輛保養(yǎng)費(fèi)、車輛保險(xiǎn)費(fèi)等費(fèi)用支出。報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)等按照實(shí)際發(fā)生金額憑有效票據(jù)報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明日期、車輛牌號(hào)、費(fèi)用項(xiàng)目、金額等信息。車輛保養(yǎng)費(fèi)應(yīng)按照車輛保養(yǎng)手冊(cè)及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，每次保養(yǎng)費(fèi)用報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供保養(yǎng)清單、發(fā)票等證明材料。車輛保險(xiǎn)費(fèi)應(yīng)在保險(xiǎn)到期前及時(shí)辦理續(xù)保手續(xù)，憑有效保險(xiǎn)發(fā)票報(bào)銷。如因特殊情況需要租用車輛的，須提前向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按實(shí)際發(fā)生金額報(bào)銷租車費(fèi)用。租車費(fèi)用應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明租車日期、起訖地點(diǎn)、租車公司名稱、車牌號(hào)、金額等信息。費(fèi)用報(bào)銷流程1.填寫報(bào)銷單員工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后及時(shí)填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，詳細(xì)填寫報(bào)銷日期、報(bào)銷部門、報(bào)銷人姓名、費(fèi)用明細(xì)（包括費(fèi)用項(xiàng)目、金額、事由等）、附件張數(shù)等信息。報(bào)銷單應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得涂改。2.粘貼票據(jù)將與報(bào)銷費(fèi)用相關(guān)的原始票據(jù)按照費(fèi)用類別、時(shí)間順序進(jìn)行整理，并粘貼在《費(fèi)用報(bào)銷粘貼單》上。票據(jù)應(yīng)粘貼整齊、牢固，不得超出粘貼單邊緣。對(duì)于較大的票據(jù)（如發(fā)票聯(lián)、報(bào)銷單等），可采用魚鱗式粘貼法進(jìn)行粘貼，以便于審核和查閱。3.部門負(fù)責(zé)人審批報(bào)銷人所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性、必要性進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后在報(bào)銷單上簽署審批意見并簽字。如部門負(fù)責(zé)人認(rèn)為報(bào)銷費(fèi)用不符合規(guī)定或不合理，應(yīng)拒絕審批，并說明理由。4.財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核票據(jù)的真實(shí)性、合法性、完整性，報(bào)銷金額是否符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)銷流程是否合規(guī)等。如發(fā)現(xiàn)問題，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與報(bào)銷人溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。審核無誤后，財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷單上簽署審核意見并簽字。5.分管領(lǐng)導(dǎo)審批根據(jù)費(fèi)用金額大小，按照酒店審批權(quán)限規(guī)定，由分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審核報(bào)銷內(nèi)容，確保費(fèi)用支出符合酒店經(jīng)營(yíng)管理需要和相關(guān)規(guī)定。審批通過后，在報(bào)銷單上簽署審批意見并簽字。6.總經(jīng)理審批對(duì)于重大費(fèi)用支出或超出分管領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限的報(bào)銷事項(xiàng)，需報(bào)總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理應(yīng)從酒店整體利益出發(fā)，對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)行全面審查，做出最終審批決定。審批通過后，在報(bào)銷單上簽署審批意見并簽字。7.報(bào)銷付款經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批通過的報(bào)銷單據(jù)，由財(cái)務(wù)部門根據(jù)酒店資金狀況和報(bào)銷流程安排，及時(shí)辦理報(bào)銷付款手續(xù)。報(bào)銷款項(xiàng)原則上通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付到報(bào)銷人個(gè)人銀行賬戶，特殊情況需要現(xiàn)金支付的，須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。費(fèi)用報(bào)銷的其他規(guī)定1.票據(jù)要求報(bào)銷費(fèi)用必須提供合法有效的票據(jù)，票據(jù)應(yīng)符合國家稅務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定。發(fā)票應(yīng)具備發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、金額、稅率、稅額等要素，且發(fā)票上應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章。對(duì)于定額發(fā)票，應(yīng)注意發(fā)票的真?zhèn)魏陀行谙?，如發(fā)現(xiàn)假發(fā)票或過期發(fā)票，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。除發(fā)票外，其他票據(jù)（如火車票、飛機(jī)票、汽車票、收據(jù)等）也應(yīng)符合相應(yīng)的規(guī)定要求，能夠證明費(fèi)用支出的真實(shí)性和合理性。2.報(bào)銷期限員工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)，原則上應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生之日起一個(gè)月內(nèi)報(bào)銷完畢。對(duì)于特殊情況需要延期報(bào)銷的，須提前向財(cái)務(wù)部門說明原因，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門同意后方可延期報(bào)銷。3.借款管理因工作需要預(yù)借差旅費(fèi)或其他款項(xiàng)的，員工應(yīng)填寫《借款單》，注明借款金額、借款用途、預(yù)計(jì)還款日期等信息，并按照借款審批流程進(jìn)行審批。借款審批通過后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果辦理借款手續(xù)，將借款金額支付到借款人指定的銀行賬戶或現(xiàn)金支付。借款人應(yīng)在規(guī)定的還款期限內(nèi)歸還借款，如有特殊情況需要延期還款的，須提前向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。如借款人未能按時(shí)歸還借款，財(cái)務(wù)部門將從其工資中扣除相應(yīng)款項(xiàng)，直至借款還清為止。4.費(fèi)用報(bào)銷的變更與撤銷已提交審批的費(fèi)用報(bào)銷單，如因特殊原因需要變更報(bào)銷金額、報(bào)銷內(nèi)容或撤銷報(bào)銷申請(qǐng)的，報(bào)銷人應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門說明情況，并按照原審批流程重新辦理相關(guān)手續(xù)。對(duì)于已經(jīng)完成報(bào)銷付款手續(xù)的費(fèi)用報(bào)銷，如發(fā)現(xiàn)報(bào)銷錯(cuò)誤或不符合規(guī)定的情況，報(bào)銷人應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，配合財(cái)務(wù)部門進(jìn)行處理。如涉及退款的，報(bào)銷人應(yīng)按照財(cái)務(wù)部門要求及時(shí)退還相應(yīng)款項(xiàng)。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)酒店內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性，報(bào)銷流程是否執(zhí)行到位，審批手續(xù)是否齊全等。對(duì)于審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)監(jiān)督財(cái)務(wù)部門作為費(fèi)用報(bào)銷管理的職能部門，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的日常審核和監(jiān)督，嚴(yán)格把關(guān)報(bào)銷單據(jù)的真實(shí)性、合法性和完整性。對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷單據(jù)，應(yīng)及時(shí)予以糾正或拒絕報(bào)銷，并向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定的費(fèi)用報(bào)銷行為，酒店將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理：對(duì)于報(bào)銷虛假費(fèi)用、提供虛假票據(jù)等行為，一經(jīng)查實(shí)，