餐飲公司退貨管理制度

餐飲公司退貨管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范餐飲公司的退貨管理流程，保障公司利益，維護(hù)正常的采購與銷售秩序，確保食材及相關(guān)產(chǎn)品的質(zhì)量安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及食材、調(diào)料、餐具、設(shè)備等物品的退貨業(yè)務(wù)，包括向供應(yīng)商的退貨以及因客戶原因產(chǎn)生的退貨。（三）基本原則1.合法性原則：退貨行為必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)規(guī)定。2.質(zhì)量保障原則：確保退貨的物品質(zhì)量不符合公司要求或存在質(zhì)量問題。3.流程規(guī)范原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行退貨操作，確保各環(huán)節(jié)清晰、準(zhǔn)確、可追溯。4.責(zé)任明確原則：明確退貨過程中各部門及人員的責(zé)任，避免推諉現(xiàn)象。二、退貨原因分類（一）質(zhì)量問題1.食材變質(zhì)、腐爛、有異味、受污染等。2.調(diào)料過期、包裝破損、質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)。3.餐具存在破損、裂縫、變形等影響使用的情況。4.設(shè)備故障、損壞，無法正常使用且經(jīng)維修后仍不能滿足要求。（二）規(guī)格不符1.收到的物品規(guī)格與采購訂單不一致，如食材的品種、大小、重量等。2.調(diào)料的品牌、型號(hào)與要求不符。3.餐具的款式、尺寸不符合公司使用標(biāo)準(zhǔn)。（三）數(shù)量差錯(cuò)1.實(shí)際收到的物品數(shù)量多于或少于采購訂單數(shù)量。2.送貨單與實(shí)際貨物數(shù)量不一致。（四）供應(yīng)商原因1.供應(yīng)商未按約定時(shí)間送貨，影響公司正常經(jīng)營。2.供應(yīng)商提供的物品存在假冒偽劣、以次充好等欺詐行為。（五）客戶原因1.客戶取消訂單，導(dǎo)致已采購的物品無需使用。2.客戶對(duì)餐飲服務(wù)不滿意，退回部分未使用的食材或物品。三、退貨流程（一）質(zhì)量問題退貨流程1.驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)問題：倉庫或使用部門在驗(yàn)收食材、調(diào)料、餐具、設(shè)備等物品時(shí)，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)立即停止驗(yàn)收，并填寫《質(zhì)量問題反饋單》，詳細(xì)記錄問題描述、發(fā)現(xiàn)時(shí)間、物品名稱、規(guī)格、批次等信息。2.初步判定：采購部門收到《質(zhì)量問題反饋單》后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商取得聯(lián)系，初步判定問題是否屬實(shí)及責(zé)任歸屬。如供應(yīng)商對(duì)問題有異議，采購部門應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)人員進(jìn)行復(fù)查或請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行鑒定。3.提出退貨申請(qǐng)：經(jīng)確認(rèn)屬于質(zhì)量問題后，采購部門填寫《退貨申請(qǐng)表》，注明退貨原因、物品明細(xì)、數(shù)量、金額等，并附上《質(zhì)量問題反饋單》，提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，如批準(zhǔn)退貨，應(yīng)在《退貨申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表轉(zhuǎn)回采購部門。5.通知供應(yīng)商：采購部門及時(shí)通知供應(yīng)商前來辦理退貨手續(xù)，并告知退貨的原因、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。6.退貨交接：供應(yīng)商在約定時(shí)間到達(dá)公司后，倉庫管理人員與供應(yīng)商共同對(duì)退貨物品進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保退貨物品與《退貨申請(qǐng)表》一致。雙方在《退貨交接單》上簽字確認(rèn)，一式多份，分別由倉庫、采購、財(cái)務(wù)等部門留存。7.財(cái)務(wù)處理：財(cái)務(wù)部門根據(jù)《退貨交接單》及相關(guān)發(fā)票等憑證，辦理退貨款項(xiàng)的沖減或支付手續(xù)。（二）規(guī)格不符退貨流程1.發(fā)現(xiàn)規(guī)格不符：倉庫或使用部門在使用或驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)物品規(guī)格不符，應(yīng)填寫《規(guī)格不符反饋單》，說明不符情況及發(fā)現(xiàn)時(shí)間、物品名稱、規(guī)格、訂單編號(hào)等。2.確認(rèn)與溝通：采購部門接到反饋后，與供應(yīng)商核對(duì)采購訂單及送貨單，確認(rèn)規(guī)格不符情況。如供應(yīng)商認(rèn)可，雙方協(xié)商解決方案，如補(bǔ)貨、換貨或退貨等。3.提出退貨申請(qǐng)：若協(xié)商確定退貨，采購部門填寫《退貨申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后通知供應(yīng)商。4.后續(xù)流程：參照質(zhì)量問題退貨流程中的"通知供應(yīng)商""退貨交接""財(cái)務(wù)處理"等步驟進(jìn)行操作。（三）數(shù)量差錯(cuò)退貨流程1.清點(diǎn)發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)：倉庫管理人員在清點(diǎn)貨物時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)量差錯(cuò)，填寫《數(shù)量差錯(cuò)反饋單》，記錄實(shí)際數(shù)量、訂單數(shù)量、差異情況及發(fā)現(xiàn)時(shí)間、物品名稱等。2.核實(shí)與溝通：采購部門與供應(yīng)商核對(duì)送貨單、采購訂單等資料，核實(shí)數(shù)量差錯(cuò)原因。如屬于供應(yīng)商原因，雙方協(xié)商解決辦法。3.退貨申請(qǐng)與審批：確定退貨后，采購部門填寫《退貨申請(qǐng)表》，按審批流程辦理。4.執(zhí)行退貨：同質(zhì)量問題退貨流程中的"通知供應(yīng)商""退貨交接""財(cái)務(wù)處理"流程執(zhí)行。（四）供應(yīng)商原因退貨流程1.記錄供應(yīng)商問題：采購部門或相關(guān)部門發(fā)現(xiàn)因供應(yīng)商原因?qū)е滦枰素浀那闆r，如未按時(shí)送貨、提供假冒偽劣產(chǎn)品等，應(yīng)詳細(xì)記錄事件經(jīng)過、時(shí)間、涉及物品等信息，填寫《供應(yīng)商問題反饋單》。2.評(píng)估影響：分析供應(yīng)商問題對(duì)公司造成的影響，如延誤經(jīng)營、損失成本等。3.提出退貨及處理建議：采購部門根據(jù)問題情況，提出退貨申請(qǐng)，并建議對(duì)供應(yīng)商采取的處罰措施或后續(xù)合作建議，填寫《退貨申請(qǐng)表》及相關(guān)說明，提交審批。4.審批與執(zhí)行：領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購部門通知供應(yīng)商退貨，后續(xù)退貨交接及財(cái)務(wù)處理按照規(guī)定流程進(jìn)行。（五）客戶原因退貨流程1.客戶提出退貨：餐飲服務(wù)部門接到客戶退貨要求后，應(yīng)了解退貨原因，并填寫《客戶退貨申請(qǐng)單》，注明客戶名稱、退貨原因、物品明細(xì)、數(shù)量等。2.審核：餐飲服務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)《客戶退貨申請(qǐng)單》進(jìn)行審核，確認(rèn)退貨的合理性。如涉及退款等問題，應(yīng)與財(cái)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)。3.通知相關(guān)部門：審核通過后，餐飲服務(wù)部門通知倉庫準(zhǔn)備接收退貨物品，并將《客戶退貨申請(qǐng)單》副本發(fā)送給采購部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。4.退貨接收：倉庫按照要求接收客戶退回的物品，對(duì)物品進(jìn)行清點(diǎn)、檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與餐飲服務(wù)部門溝通。接收完畢后，填寫《客戶退貨接收單》，注明實(shí)際接收的物品明細(xì)、數(shù)量等信息。5.財(cái)務(wù)處理：財(cái)務(wù)部門根據(jù)《客戶退貨申請(qǐng)單》《客戶退貨接收單》及相關(guān)消費(fèi)記錄等，辦理退款或沖減應(yīng)收款項(xiàng)等財(cái)務(wù)手續(xù)。四、退貨物品管理（一）退貨物品存放1.倉庫應(yīng)設(shè)置專門的退貨區(qū)域，用于存放退貨物品。退貨區(qū)域應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，避免退貨物品受到二次污染或損壞。2.退貨物品應(yīng)按照類別、品種、規(guī)格等進(jìn)行分類存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。（二）退貨物品盤點(diǎn)1.倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)退貨物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《退貨物品盤盈盤虧報(bào)告表》，說明差異情況、產(chǎn)生原因及處理建議，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。（三）退貨物品處理1.對(duì)于因質(zhì)量問題退貨的食材、調(diào)料等，如仍有使用價(jià)值且不影響食品安全的，可經(jīng)清洗、加工等處理后重新用于生產(chǎn)經(jīng)營，但必須經(jīng)過嚴(yán)格的檢驗(yàn)和審批程序。2.對(duì)于無法使用或已無價(jià)值的退貨物品，如過期變質(zhì)的食材、損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)的設(shè)備等，應(yīng)按照公司規(guī)定的報(bào)廢流程進(jìn)行處理，確保環(huán)保、合規(guī)。3.對(duì)于因規(guī)格不符、數(shù)量差錯(cuò)等原因退貨的物品，如供應(yīng)商同意換貨，應(yīng)及時(shí)辦理換貨手續(xù)；如供應(yīng)商不同意換貨或換貨后仍不符合要求，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行降價(jià)處理、報(bào)廢處理或?qū)ふ移渌幚硗緩?。五、?zé)任追究（一）供應(yīng)商責(zé)任1.若因供應(yīng)商提供的物品存在質(zhì)量問題、規(guī)格不符、數(shù)量差錯(cuò)、未按時(shí)送貨等原因?qū)е鹿井a(chǎn)生退貨情況，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，包括但不限于退貨損失、運(yùn)輸費(fèi)用、延誤經(jīng)營造成的損失等。2.公司有權(quán)根據(jù)合同約定及實(shí)際損失情況，扣除供應(yīng)商的貨款、收取違約金或采取其他處罰措施。如供應(yīng)商的行為給公司造成嚴(yán)重?fù)p失或影響惡劣的，公司有權(quán)終止合作，并依法追究其法律責(zé)任。（二）內(nèi)部人員責(zé)任1.采購人員在采購過程中，如因疏忽、失誤等原因?qū)е虏少彽奈锲烦霈F(xiàn)質(zhì)量問題、規(guī)格不符、數(shù)量差錯(cuò)等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，公司可根據(jù)情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、績效扣分、經(jīng)濟(jì)處罰等處理。2.驗(yàn)收人員在驗(yàn)收過程中未嚴(yán)格履行職責(zé)，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題、規(guī)格不符等情況，導(dǎo)致退貨發(fā)生的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，公司將視情況進(jìn)行相應(yīng)的處罰。3.倉庫管理人員在退貨物品接收、存放、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)中，如因管理不善導(dǎo)致退貨物品損壞、丟失、賬實(shí)不符等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，公司將根據(jù)損失情況進(jìn)行賠償或處罰。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)退貨管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查退貨流程的規(guī)范性、退貨物品的管理情況、責(zé)任追究的落實(shí)情況等。2.采購部門、倉庫管理部門、財(cái)務(wù)部門等應(yīng)定期對(duì)退貨業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）供應(yīng)商監(jiān)督1.建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，將供應(yīng)商的退貨情況納入評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，對(duì)