銀行公章使用管理制度

銀行公章使用管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行公章的使用管理，規(guī)范公章使用行為，保障銀行的合法權(quán)益，維護(hù)正常的經(jīng)營(yíng)秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行總部及各分支機(jī)構(gòu)，涵蓋總行各部門(mén)、分行、支行及其他營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：公章使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和銀行內(nèi)部規(guī)章制度。2.審批規(guī)范原則：使用公章需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保使用事由合法、合規(guī)、合理。3.專(zhuān)人保管原則：公章由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，確保安全。4.登記備案原則：對(duì)公章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以備查詢和追溯。二、公章的種類(lèi)及用途（一）種類(lèi)1.銀行公章：包括總行公章、分行公章、支行公章等，具有最高的法律效力。2.合同專(zhuān)用章：用于簽訂各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于銀行財(cái)務(wù)核算、資金收付等相關(guān)業(yè)務(wù)。4.業(yè)務(wù)專(zhuān)用章：如儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)章、信貸業(yè)務(wù)章等，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域。5.電子公章：隨著信息化發(fā)展，在符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求的前提下，用于電子文檔的簽署等。（二）用途1.銀行公章以銀行名義出具的各類(lèi)文件、函件、證明等。對(duì)外簽訂的重大合同、協(xié)議等。向上級(jí)主管部門(mén)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)報(bào)送的重要報(bào)告、報(bào)表等。2.合同專(zhuān)用章簽訂各類(lèi)借款合同、貸款合同、擔(dān)保合同、租賃合同、業(yè)務(wù)合作協(xié)議等經(jīng)濟(jì)合同。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章辦理銀行存款收付、資金結(jié)算、票據(jù)背書(shū)等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。在財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿等財(cái)務(wù)資料上加蓋，確認(rèn)財(cái)務(wù)事項(xiàng)。4.業(yè)務(wù)專(zhuān)用章儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)章用于辦理儲(chǔ)蓄開(kāi)戶、銷(xiāo)戶、存取款等業(yè)務(wù)憑證的簽章。信貸業(yè)務(wù)章用于貸款審批文件、借款借據(jù)等信貸業(yè)務(wù)相關(guān)資料的簽章。5.電子公章在符合電子簽名法等法律法規(guī)規(guī)定的電子文檔上進(jìn)行簽署，與實(shí)體公章具有同等法律效力，用于電子渠道的業(yè)務(wù)辦理、文件傳輸?shù)取Ｈ?、公章的保管（一）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章存放安全，防止丟失、被盜、損壞。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程使用公章，對(duì)每一次公章使用進(jìn)行詳細(xì)登記。3.定期檢查公章的使用情況，如有異常及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。4.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將公章交予他人使用或帶出辦公場(chǎng)所。（二）保管場(chǎng)所及設(shè)施1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的公章保管保險(xiǎn)柜，配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼分別由不同人員保管，確保雙人分管。（三）公章的交接1.公章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接時(shí)，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。2.交接雙方應(yīng)在監(jiān)交人的監(jiān)督下，對(duì)公章的數(shù)量、完好情況、使用記錄等進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，并填寫(xiě)公章交接清單。3.交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。四、公章的使用審批流程（一）申請(qǐng)1.使用部門(mén)或個(gè)人填寫(xiě)《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用公章的事由、文件名稱(chēng)、文號(hào)、使用時(shí)間、使用份數(shù)等信息。2.申請(qǐng)表需由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，涉及重大事項(xiàng)的還需相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。（二）審核1.申請(qǐng)表提交至公章管理部門(mén)后，公章管理人員對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核使用事由是否合法合規(guī)、手續(xù)是否齊全。2.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、金額較大或風(fēng)險(xiǎn)較高的申請(qǐng)，需提交銀行內(nèi)部相關(guān)審批部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合審核。（三）審批1.根據(jù)審核情況，由相應(yīng)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)由部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大事項(xiàng)需經(jīng)分管行領(lǐng)導(dǎo)、行長(zhǎng)等按權(quán)限依次審批。2.審批通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署審批意見(jiàn)并簽字。（四）用印1.公章保管人員憑審批通過(guò)的《公章使用申請(qǐng)表》，在指定地點(diǎn)、按照規(guī)定的用途使用公章。2.使用過(guò)程中，公章保管人員應(yīng)監(jiān)督用印情況，確保用印內(nèi)容與申請(qǐng)表一致，不得擅自更改。3.用印完成后，在申請(qǐng)表上加蓋公章的印模，并注明用印日期。五、特殊情況的公章使用規(guī)定（一）緊急情況1.在緊急情況下，如不立即使用公章可能導(dǎo)致重大損失或嚴(yán)重后果時(shí)，可由申請(qǐng)部門(mén)通過(guò)電話、郵件等方式向有權(quán)審批領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)要說(shuō)明情況，經(jīng)口頭同意后先使用公章，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦書(shū)面審批手續(xù)。2.補(bǔ)辦手續(xù)應(yīng)在緊急情況處理后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成，詳細(xì)說(shuō)明緊急情況的事由、處理過(guò)程及用印情況。（二）異地用印1.因業(yè)務(wù)需要在異地使用公章時(shí)，原則上應(yīng)將相關(guān)文件郵寄回銀行總部或當(dāng)?shù)胤种C(jī)構(gòu)，按照正常審批流程辦理用印手續(xù)。2.如確有特殊原因無(wú)法郵寄，可通過(guò)遠(yuǎn)程視頻見(jiàn)證等方式進(jìn)行用印，但需提前與公章管理部門(mén)溝通，并經(jīng)有權(quán)審批領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.遠(yuǎn)程視頻見(jiàn)證過(guò)程應(yīng)進(jìn)行錄像留存，作為用印記錄的一部分。（三）電子公章使用1.使用電子公章時(shí)，應(yīng)確保電子文檔符合法律法規(guī)和銀行內(nèi)部規(guī)定的格式要求，并具備可靠的電子簽名技術(shù)。2.電子公章的使用流程與實(shí)體公章一致，需經(jīng)過(guò)申請(qǐng)、審核、審批等環(huán)節(jié)，審批通過(guò)后通過(guò)電子印章系統(tǒng)進(jìn)行蓋章操作。3.銀行應(yīng)建立電子公章使用的審計(jì)機(jī)制，定期對(duì)電子公章的使用記錄進(jìn)行檢查和分析，確保電子公章使用的合法性和安全性。六、公章使用的登記與備案（一）登記1.公章管理人員對(duì)每一次公章使用進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括：使用日期、申請(qǐng)部門(mén)或個(gè)人、事由、文件名稱(chēng)、文號(hào)、使用份數(shù)、審批領(lǐng)導(dǎo)、用印人等信息。2.登記可采用紙質(zhì)登記簿或電子登記系統(tǒng)進(jìn)行，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、可追溯。（二）備案1.對(duì)于涉及重大合同、重要文件等使用公章的情況，應(yīng)按照銀行檔案管理規(guī)定進(jìn)行備案。2.備案內(nèi)容包括《公章使用申請(qǐng)表》、相關(guān)文件的復(fù)印件等，以備日后查閱和審計(jì)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.銀行內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)公章使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查公章使用的審批流程是否合規(guī)、登記備案是否完整、保管是否安全等。2.審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）日常監(jiān)督1.公章管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公章使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查登記簿記錄與實(shí)際用印情況是否一致。2.如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即停止公章使用，并及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用公章。2.超越審批范圍使用公章。3.在空白紙張、空白合同等上加蓋公章。4.公章保管不善導(dǎo)致丟失、被盜、損壞。5.偽造、變?cè)旃率褂糜涗洝?.其他違反本制度規(guī)定的公章使用行為。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)使用公章的行為，一經(jīng)查實(shí)，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過(guò)、記大過(guò)、降級(jí)、撤職、開(kāi)除等。2.給銀行造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)責(zé)