費用支付核銷管理制度

費用支付核銷管理制度?一、總則（一）目的為加強公司費用支付與核銷的管理，規(guī)范費用報銷流程，確保公司資金安全、合理、高效使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.真實性原則：費用支出必須真實發(fā)生，所提供的發(fā)票及相關(guān)憑證應(yīng)真實、合法、有效。2.合理性原則：費用支出應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)實際需要，遵循合理性和必要性原則，杜絕不合理開支。3.審批合規(guī)原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進行費用支付審批，各級審批人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，確保審批合規(guī)。4.及時核銷原則：費用發(fā)生后應(yīng)及時辦理報銷手續(xù)，按照規(guī)定進行支付核銷，不得拖延。二、費用支付管理（一）費用預(yù)算管理1.各部門應(yīng)根據(jù)年度工作計劃和業(yè)務(wù)需求，編制本部門年度費用預(yù)算，經(jīng)公司財務(wù)部門審核、總經(jīng)理審批后執(zhí)行。2.費用預(yù)算應(yīng)明確各項費用的明細項目、預(yù)算金額及執(zhí)行時間，并嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)。如遇特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進行申請和審批。（二）費用申請與審批1.費用發(fā)生前，經(jīng)辦人應(yīng)填寫費用申請表，詳細注明費用的用途、金額、支付方式等信息，并附上相關(guān)的合同、協(xié)議、發(fā)票等原始憑證（如有）。2.費用申請表應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程依次提交部門負責(zé)人、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。各級審批人員應(yīng)認(rèn)真審核費用的合理性、真實性及合規(guī)性，簽署審批意見。3.對于預(yù)算內(nèi)的費用申請，審批流程應(yīng)簡化、快捷；對于預(yù)算外的費用申請，應(yīng)重點審查必要性和合理性，并報經(jīng)總經(jīng)理特批。（三）費用支付方式1.公司費用支付方式主要包括現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬支付、支票支付等。具體支付方式應(yīng)根據(jù)實際情況選擇，并遵循相關(guān)法律法規(guī)和公司財務(wù)規(guī)定。2.對于金額較大的費用支付，原則上應(yīng)采用銀行轉(zhuǎn)賬方式進行支付，以確保資金安全和支付記錄的可追溯性。3.現(xiàn)金支付應(yīng)嚴(yán)格按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定執(zhí)行，控制現(xiàn)金使用范圍和額度，確保現(xiàn)金支付的安全性和合規(guī)性。（四）支付時間規(guī)定1.對于已審批通過的費用申請，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司資金狀況和支付計劃及時安排支付。一般情況下，應(yīng)在審批通過后的[x]個工作日內(nèi)完成支付。2.對于有明確支付期限要求的費用，如合同約定的付款期限等，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定時間進行支付，避免逾期支付產(chǎn)生的不利影響。三、費用核銷管理（一）費用報銷憑證要求1.費用報銷必須提供合法、有效的發(fā)票及相關(guān)憑證。發(fā)票應(yīng)具備稅務(wù)監(jiān)制章、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等要素，且內(nèi)容真實、完整，不得涂改、偽造。2.除發(fā)票外，還應(yīng)根據(jù)費用性質(zhì)提供相應(yīng)的附件，如合同協(xié)議、出差審批單、業(yè)務(wù)招待申請單、驗收報告等，以證明費用支出的真實性和合理性。3.報銷憑證應(yīng)按照公司財務(wù)規(guī)定進行粘貼和整理，確保整齊、規(guī)范，便于審核和存檔。（二）費用報銷流程1.經(jīng)辦人在費用發(fā)生后，應(yīng)及時整理報銷憑證，并填寫費用報銷單。費用報銷單應(yīng)詳細注明費用所屬部門、日期、用途、金額、附件張數(shù)等信息，并簽字確認(rèn)。2.將填寫好的費用報銷單及相關(guān)憑證提交給部門負責(zé)人進行初審。部門負責(zé)人應(yīng)審核費用的真實性、合理性及是否符合本部門費用預(yù)算，簽署審核意見并簽字。3.初審?fù)ㄟ^后，費用報銷單及憑證流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門應(yīng)重點審核報銷憑證的合法性、合規(guī)性、完整性以及費用的計算準(zhǔn)確性等，對不符合要求的報銷憑證予以退回，并注明原因。4.財務(wù)部門審核通過后，費用報銷單依次提交分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理進行審批。各級審批人員應(yīng)根據(jù)職責(zé)權(quán)限進行審批，簽署審批意見并簽字。5.經(jīng)總經(jīng)理審批通過的費用報銷單，由財務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果進行支付核銷，并登記入賬。（三）特殊費用核銷規(guī)定1.差旅費核銷員工出差應(yīng)提前填寫出差審批單，經(jīng)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。出差審批單應(yīng)明確出差時間、地點、事由、預(yù)計費用等信息。差旅費報銷應(yīng)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，包括住宿費、交通費、伙食補助費等。住宿費應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票，并注明住宿日期、人數(shù)等信息；交通費應(yīng)根據(jù)實際發(fā)生情況提供相應(yīng)的車票、機票等憑證；伙食補助費按照出差天數(shù)和規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)計算。出差期間因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待費、禮品費等，應(yīng)單獨填寫費用報銷單，并按照業(yè)務(wù)招待費的審批流程進行審批和核銷。2.業(yè)務(wù)招待費核銷業(yè)務(wù)招待應(yīng)提前填寫業(yè)務(wù)招待申請單，詳細說明招待對象、事由、預(yù)計金額等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。業(yè)務(wù)招待費報銷應(yīng)提供合法有效的發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)注明招待時間、地點、人數(shù)、招待事項等信息。報銷金額應(yīng)與申請單金額一致，如有超出部分，需詳細說明原因并經(jīng)總經(jīng)理特批。嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)招待費支出，嚴(yán)禁以業(yè)務(wù)招待為名進行公款吃喝、娛樂等活動。3.辦公用品及低值易耗品采購核銷辦公用品及低值易耗品采購應(yīng)按照公司采購流程進行，由采購部門統(tǒng)一采購或經(jīng)授權(quán)由各部門自行采購。采購?fù)瓿珊螅瑧?yīng)取得正規(guī)發(fā)票，并填寫入庫單。領(lǐng)用辦公用品及低值易耗品時，應(yīng)填寫領(lǐng)用登記表，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。財務(wù)部門根據(jù)入庫單、領(lǐng)用登記表及發(fā)票進行費用核銷。定期對辦公用品及低值易耗品進行盤點，確保賬實相符。如有盤盈、盤虧情況，應(yīng)查明原因并進行相應(yīng)的賬務(wù)處理。（四）核銷期限1.費用報銷應(yīng)在費用發(fā)生后的[x]個工作日內(nèi)提交報銷申請，逾期未提交的，財務(wù)部門有權(quán)拒絕受理，但因特殊原因經(jīng)批準(zhǔn)的除外。2.財務(wù)部門應(yīng)在收到報銷申請后的[x]個工作日內(nèi)完成審核，對于審核通過的報銷申請，應(yīng)在[x]個工作日內(nèi)完成支付核銷；對于審核不通過的報銷申請，應(yīng)及時通知經(jīng)辦人并說明原因。四、費用監(jiān)督與審計（一）財務(wù)監(jiān)督1.財務(wù)部門應(yīng)定期對公司費用支出情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正費用管理中存在的問題，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。2.加強對費用報銷憑證的審核，對不符合規(guī)定的報銷憑證予以退回，要求經(jīng)辦人重新提供合法有效的憑證。（二）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對公司費用支付與核銷情況進行審計，檢查費用支出是否符合公司制度規(guī)定、審批流程是否合規(guī)、報銷憑證是否真實有效等。2.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反公司制度規(guī)定的行為，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行嚴(yán)肅處理。五、罰則（一）對違規(guī)報銷行為的處罰1.對于提供虛假發(fā)票或其他虛假報銷憑證的員工，一經(jīng)查實，除追回已報銷的費用外，并處以報銷金額[x]倍的罰款，同時視情節(jié)輕重給予警告、記過、降職、辭退等處分。2.對于未經(jīng)審批擅自報銷費用或超標(biāo)準(zhǔn)報銷費用的員工，責(zé)令其退回違規(guī)報銷的費用，并給予警告處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予記過、降職等處分。（二）對審批人員的責(zé)任追究1.審批人員在費用審批過程中，如未認(rèn)真履行職責(zé)，對不符合規(guī)定的費用申請予以批準(zhǔn)，導(dǎo)致公司遭受損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予警告、記過、降職等處分。2.審批人員與經(jīng)辦人串通舞弊，違規(guī)審批費用的，除追回已報銷的費用外，雙方均處以報銷金額[x]倍的罰款，并給予記過、