集團(tuán)企業(yè)印章管理制度

集團(tuán)企業(yè)印章管理制度?總則目的為加強(qiáng)集團(tuán)企業(yè)印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及各下屬子公司、分公司的各類印章管理，包括但不限于行政公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。印章種類及定義1.行政公章：代表集團(tuán)企業(yè)行使職權(quán)，用于各類對外正式文件、信函、報表等的簽署。2.合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。3.財務(wù)專用章：用于財務(wù)核算、資金收付、票據(jù)開具等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法人章：代表企業(yè)法定代表人，用于特定財務(wù)業(yè)務(wù)及其他需要法定代表人簽章確認(rèn)的事項。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要自行刻制的印章，僅用于本部門內(nèi)部文件、資料等的處理，不得對外使用。印章管理原則1.集中管理原則：集團(tuán)企業(yè)印章實行統(tǒng)一集中管理，明確專人負(fù)責(zé)，確保印章的安全與規(guī)范使用。2.分級授權(quán)原則：根據(jù)印章的重要性和使用范圍，設(shè)定不同的審批級別，嚴(yán)格控制印章的使用權(quán)限。3.合規(guī)使用原則：印章的使用必須符合國家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，確保用印行為的合法性、真實性和有效性。4.安全保密原則：加強(qiáng)印章的保管和存儲安全，防止印章被盜用、冒用或遺失，嚴(yán)格保密印章使用信息。印章的刻制與啟用印章刻制申請1.各部門因工作需要刻制印章時，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至集團(tuán)辦公室。2.涉及財務(wù)、合同等重要業(yè)務(wù)的印章刻制申請，還需經(jīng)財務(wù)部門、法務(wù)部門審核，確保符合相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)要求。印章刻制審批1.集團(tuán)辦公室收到《印章刻制申請表》后，進(jìn)行初步審核，檢查申請材料是否齊全、規(guī)范。2.將審核通過的申請?zhí)峤恢良瘓F(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，對于重要印章的刻制，需經(jīng)集團(tuán)法定代表人批準(zhǔn)。印章刻制1.經(jīng)審批同意后，由集團(tuán)辦公室統(tǒng)一安排印章刻制工作，選擇具有資質(zhì)、信譽(yù)良好的印章制作單位進(jìn)行刻制。2.印章刻制完成后，制作單位應(yīng)提供印章印模，并在印章邊緣預(yù)留防偽標(biāo)識或編碼。印章啟用1.印章刻制完成后，集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對印章進(jìn)行驗收，檢查印章的規(guī)格、材質(zhì)、文字、圖案等是否與申請要求一致，確認(rèn)無誤后填寫《印章啟用登記表》。2.在《印章啟用登記表》上注明印章名稱、啟用日期、保管人等信息，并加蓋行政公章。3.新印章啟用前，應(yīng)及時通知各相關(guān)部門和人員，同時收回舊印章（如有），并按規(guī)定進(jìn)行封存或銷毀。印章的保管保管人員職責(zé)1.專人專管：各類印章均應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員必須具備高度的責(zé)任心和保密意識，確保印章安全。2.日常維護(hù)：保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損，如有損壞或遺失，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。3.安全存放：印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、專用印章箱等，并設(shè)置必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。4.嚴(yán)格登記：建立印章使用登記臺賬，詳細(xì)記錄印章使用日期、使用部門、使用人、事由、批準(zhǔn)人等信息，確保印章使用情況可追溯。保管地點及安全措施1.行政公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章：由集團(tuán)辦公室指定專人保管，存放于集團(tuán)總部辦公室的保險柜內(nèi)。2.部門章：由各部門指定專人保管，存放于部門內(nèi)部的安全場所，并采取必要的防盜措施。3.如因工作需要，需將印章帶出辦公區(qū)域的，必須經(jīng)印章保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《印章外出使用申請表》，注明帶出時間、地點、用途等信息，確保印章全程處于保管人員的視線范圍內(nèi)。印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。2.交接雙方應(yīng)填寫《印章交接清單》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、交接日期、交接雙方簽字等信息，并經(jīng)監(jiān)交人簽字確認(rèn)。3.交接完成后，原保管人員應(yīng)將印章使用登記臺賬、相關(guān)文件資料等一并移交給新保管人員，確保印章管理工作的連續(xù)性和完整性。印章的使用使用范圍1.行政公章：用于集團(tuán)企業(yè)對外正式文件、信函、報表、證明、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照副本等的簽署；與政府部門、企事業(yè)單位等的往來文件、信函的蓋章；其他需要代表集團(tuán)企業(yè)行使職權(quán)的文件簽署。2.合同專用章：用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議、合作意向書等具有法律效力的文件。3.財務(wù)專用章：用于財務(wù)核算、資金收付、票據(jù)開具、財務(wù)報表蓋章、稅務(wù)申報等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法人章：用于特定財務(wù)業(yè)務(wù)（如支票背書、銀行賬戶預(yù)留印鑒等）及其他需要法定代表人簽章確認(rèn)的事項。5.部門章：僅用于本部門內(nèi)部文件、資料、報表、通知、便函等的蓋章，不得對外使用。使用流程1.申請：使用印章時，申請人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事由、文件名稱、份數(shù)、使用部門、使用人等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批：根據(jù)用印事項的性質(zhì)和重要程度，按照以下審批流程進(jìn)行審批：一般事項：由部門負(fù)責(zé)人審批后即可用印。重要事項：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，還需報集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大事項：涉及重大決策、合同簽訂、資金支付等事項的用印，需經(jīng)集團(tuán)法定代表人批準(zhǔn)。3.用?。簩徟ㄟ^后，申請人持《印章使用申請表》到印章保管部門，由保管人員核對申請表內(nèi)容與相關(guān)文件資料一致后，在用印位置加蓋印章，并在印章使用登記臺賬上記錄相關(guān)信息。4.留存文件：用印完成后，申請人應(yīng)將《印章使用申請表》及相關(guān)文件資料原件或復(fù)印件留存一份，作為用印憑證和檔案資料保存。特殊情況用印1.緊急情況：如遇緊急情況需要立即用印，但無法按照正常審批流程辦理的，申請人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用印：因業(yè)務(wù)需要在異地使用印章的，可通過傳真、掃描等方式將《印章使用申請表》及相關(guān)文件資料發(fā)送至集團(tuán)總部或當(dāng)?shù)胤种C(jī)構(gòu)，經(jīng)審批同意后，由當(dāng)?shù)赜≌卤９苋藛T按照規(guī)定用印，并將用印情況及時反饋至集團(tuán)總部。印章的停用與銷毀停用條件1.因企業(yè)機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，印章不再使用的。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜用，無法繼續(xù)使用的。3.其他需要停用印章的情況。停用申請與審批1.印章保管部門或使用部門發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應(yīng)填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至集團(tuán)辦公室。2.集團(tuán)辦公室收到《印章停用申請表》后，進(jìn)行審核，并報集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。停用處理1.經(jīng)審批同意停用的印章，由集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)收回，并及時通知各相關(guān)部門和人員。2.收回的印章應(yīng)妥善保管，防止遺失或誤用。銷毀程序1.對于需要銷毀的印章，由集團(tuán)辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行清點核對，確認(rèn)無誤后填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.選擇具有資質(zhì)的銷毀單位，采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，并要求銷毀單位提供銷毀證明文件。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保印章徹底銷毀。銷毀完成后，在《印章銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式、銷毀人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。印章管理監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門集團(tuán)審計部門負(fù)責(zé)對集團(tuán)企業(yè)印章管理情況進(jìn)行定期審計和監(jiān)督檢查，確保印章管理工作符合本制度要求。檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章的刻制、啟用、保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。2.印章使用登記臺賬的記錄是否完整、準(zhǔn)確，與實際用印情況是否相符。3.印章保管人員的職責(zé)履行情況，是否存在印章保管不善、違規(guī)使用等問題。4.印章使用審批流程的執(zhí)行情況，是否存在越權(quán)用印、未經(jīng)審批用印等現(xiàn)象。檢查方式1.定期檢查：審計部門每年至少組織一次全面的印章管理專項檢查，對各部門印章管理情況進(jìn)行實地查看和資料查閱。2.不定期抽查：審計部門不定期對部分部門的印章使用情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。問題整改1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達(dá)《印章管理問題整改通知書》，明確整改要求和期限。2.相關(guān)部門應(yīng)按照整改通知書要求，認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，并在規(guī)定期限內(nèi)完成整改。3.整改完成后，相關(guān)部門應(yīng)向?qū)徲嫴块T提交整改報告，審計部門對整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。法律責(zé)任違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用印章的。2.超越審批權(quán)限使用印章的。3.在空白文件、紙張上加蓋印章的。4.印章保管不善，導(dǎo)致印章被盜用、冒用或遺失的。5.違反印章使用流程，擅自更改用印內(nèi)容或文件資料的。6.其他違反本制度規(guī)定的印章使用行為。責(zé)任追究1.對于違反印章管理制度的行為，集團(tuán)將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、警告