造價資料歸檔管理制度

造價資料歸檔管理制度?一、總則（一）目的為加強公司造價資料的規(guī)范化管理，確保造價資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高造價工作質(zhì)量和效率，為公司的成本控制、工程結(jié)算、項目審計等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有造價項目相關(guān)資料的歸檔管理，包括但不限于項目前期預(yù)算、工程過程中的造價變更資料、竣工結(jié)算資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：造價資料由公司指定的部門或?qū)Ｈ诉M行集中統(tǒng)一歸檔管理，確保資料的完整性和可追溯性。2.分類歸檔原則：按照造價資料的類別、項目階段等進行分類整理，便于查找和使用。3.真實準(zhǔn)確原則：歸檔資料應(yīng)如實反映項目造價情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，不得偽造、篡改。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保造價資料的安全，防止資料泄露。二、造價資料的分類與范圍（一）項目前期造價資料1.項目立項文件，包括項目建議書、可行性研究報告等。2.項目投資估算書及相關(guān)編制依據(jù)。3.設(shè)計概算書及審批文件。（二）工程過程造價資料1.工程預(yù)算書及編制說明，包括工程量計算書、單價分析表等。2.造價變更資料，如變更通知、變更圖紙、變更費用計算書等。3.工程進度款支付申請及審批資料。4.現(xiàn)場簽證資料，包括簽證單、附圖、費用計算等。（三）工程竣工造價資料1.工程竣工結(jié)算書及編制說明，包括結(jié)算匯總表、分部分項工程結(jié)算表、措施項目結(jié)算表等。2.竣工圖紙及相關(guān)資料。3.工程竣工驗收報告。4.工程結(jié)算審核報告及相關(guān)資料。（四）其他造價資料1.與造價相關(guān)的合同文件，如工程承包合同、材料采購合同等。2.市場價格信息資料，包括材料價格指數(shù)、設(shè)備價格行情等。3.造價咨詢報告、審計報告等。三、造價資料的收集（一）收集責(zé)任主體1.造價項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本項目造價資料的收集工作，并確保資料的及時、完整。2.各相關(guān)部門和人員應(yīng)積極配合造價項目負(fù)責(zé)人，提供與造價有關(guān)的資料。（二）收集時間要求1.項目前期造價資料應(yīng)在項目立項、設(shè)計階段及時收集整理。2.工程過程中的造價資料應(yīng)隨工程進度同步收集，每月定期整理歸檔。3.工程竣工后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成竣工造價資料的收集工作，一般不得超過[X]個工作日。（三）收集內(nèi)容要求1.收集的資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，具備有效的簽字、蓋章等手續(xù)。2.對于復(fù)印件資料，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。3.電子資料應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。四、造價資料的整理（一）整理原則1.按照分類要求進行整理，同類資料應(yīng)集中存放。2.資料應(yīng)排列有序，便于查閱。3.對于破損、褪色的資料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。（二）整理步驟1.對收集到的造價資料進行分類，確定其所屬類別和項目階段。2.按照資料的形成時間順序進行排列，對于同一項目階段的資料，應(yīng)按照重要程度或相關(guān)性進行排序。3.對每份資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查找。4.編制資料目錄，目錄應(yīng)包含資料名稱、編號、日期、編制單位等信息。5.對資料進行裝訂或裝盒，確保資料的整齊、牢固。（三）整理要求1.紙質(zhì)資料應(yīng)使用A4紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得缺頁、掉頁。2.電子資料應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名，并建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，便于管理和查找。3.對于重要資料，應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管。五、造價資料的歸檔（一）歸檔流程1.造價項目負(fù)責(zé)人將整理好的造價資料提交給公司指定的檔案管理部門或?qū)Ｈ恕?.檔案管理部門或?qū)Ｈ藢μ峤坏馁Y料進行審核，審核內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、整理規(guī)范性等。3.審核通過后，檔案管理部門或?qū)Ｈ藢①Y料進行歸檔存儲，并更新檔案目錄。（二）歸檔存儲方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和項目進行分類存放，并建立相應(yīng)的索引目錄。2.電子資料應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)進行分類存儲，并定期進行備份。3.對于長期保存的重要造價資料，應(yīng)考慮采用多種存儲介質(zhì)進行備份，如光盤、磁帶等。（三）歸檔期限1.項目前期造價資料應(yīng)在項目完成立項或設(shè)計階段后[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.工程過程中的造價資料應(yīng)每月末[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.工程竣工造價資料應(yīng)在工程竣工驗收合格后[X]個工作日內(nèi)歸檔。六、造價資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱造價資料的，應(yīng)填寫《造價資料查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、目的、時間等信息。2.《造價資料查閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交給檔案管理部門或?qū)Ｈ恕?.檔案管理部門或?qū)Ｈ烁鶕?jù)申請表提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄，記錄內(nèi)容包括查閱人、查閱時間、查閱內(nèi)容等。4.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門或?qū)Ｈ送?，并按照?guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱造價資料的，應(yīng)填寫《造價資料借閱申請表》，注明借閱內(nèi)容、目的、時間、歸還日期等信息。2.《造價資料借閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交給檔案管理部門或?qū)Ｈ恕?.檔案管理部門或?qū)Ｈ烁鶕?jù)申請表辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、損壞。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還資料。如發(fā)現(xiàn)資料丟失或損壞，應(yīng)及時報告檔案管理部門或?qū)Ｈ耍⒊袚?dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、造價資料的保管與維護（一）保管責(zé)任1.檔案管理部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)造價資料的保管工作，確保資料的安全、完整。2.定期對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。（二）保管環(huán)境要求1.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案柜應(yīng)擺放整齊，便于查找和管理。3.檔案室應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施，確保檔案安全。（三）資料維護1.定期對紙質(zhì)資料進行清點、核對，確保資料的數(shù)量和內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.對電子資料進行定期備份和維護，檢查存儲介質(zhì)的狀態(tài)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對過期或失效的造價資料，應(yīng)按照規(guī)定進行清理和銷毀。八、造價資料的保密（一）保密責(zé)任1.所有接觸造價資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對資料內(nèi)容予以保密。2.檔案管理部門或?qū)Ｈ藨?yīng)加強對造價資料的保密管理，防止資料泄露。（二）保密措施1.檔案室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.查閱和借閱造價資料時，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)，確保資料的流向可追溯。3.對涉及公司商業(yè)秘密的造價資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止資料被非法獲取。4.員工離職時，應(yīng)將所借閱的造價資料全部歸還，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。九、造價資料的銷毀（一）銷毀條件1.已超過保管期限且無保存價值的造價資料。2.因項目結(jié)束、合同終止等原因不再需要的造價資料。（二）銷毀流程1.檔案管理部門或?qū)Ｈ硕ㄆ趯υ靸r資料進行清理，確定需要銷毀的資料清單。2.《造價資料銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門或?qū)Ｈ私M織銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、資料名稱、數(shù)量等。4.參與銷毀的人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。（三）銷毀方式1.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀