造價(jià)資料歸檔管理制度

造價(jià)資料歸檔管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司造價(jià)資料的規(guī)范化管理，確保造價(jià)資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高造價(jià)工作質(zhì)量和效率，為公司的成本控制、工程結(jié)算、項(xiàng)目審計(jì)等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有造價(jià)項(xiàng)目相關(guān)資料的歸檔管理，包括但不限于項(xiàng)目前期預(yù)算、工程過(guò)程中的造價(jià)變更資料、竣工結(jié)算資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：造價(jià)資料由公司指定的部門或?qū)Ｈ诉M(jìn)行集中統(tǒng)一歸檔管理，確保資料的完整性和可追溯性。2.分類歸檔原則：按照造價(jià)資料的類別、項(xiàng)目階段等進(jìn)行分類整理，便于查找和使用。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：歸檔資料應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目造價(jià)情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，不得偽造、篡改。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保造價(jià)資料的安全，防止資料泄露。二、造價(jià)資料的分類與范圍（一）項(xiàng)目前期造價(jià)資料1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告等。2.項(xiàng)目投資估算書及相關(guān)編制依據(jù)。3.設(shè)計(jì)概算書及審批文件。（二）工程過(guò)程造價(jià)資料1.工程預(yù)算書及編制說(shuō)明，包括工程量計(jì)算書、單價(jià)分析表等。2.造價(jià)變更資料，如變更通知、變更圖紙、變更費(fèi)用計(jì)算書等。3.工程進(jìn)度款支付申請(qǐng)及審批資料。4.現(xiàn)場(chǎng)簽證資料，包括簽證單、附圖、費(fèi)用計(jì)算等。（三）工程竣工造價(jià)資料1.工程竣工結(jié)算書及編制說(shuō)明，包括結(jié)算匯總表、分部分項(xiàng)工程結(jié)算表、措施項(xiàng)目結(jié)算表等。2.竣工圖紙及相關(guān)資料。3.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。4.工程結(jié)算審核報(bào)告及相關(guān)資料。（四）其他造價(jià)資料1.與造價(jià)相關(guān)的合同文件，如工程承包合同、材料采購(gòu)合同等。2.市場(chǎng)價(jià)格信息資料，包括材料價(jià)格指數(shù)、設(shè)備價(jià)格行情等。3.造價(jià)咨詢報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。三、造價(jià)資料的收集（一）收集責(zé)任主體1.造價(jià)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目造價(jià)資料的收集工作，并確保資料的及時(shí)、完整。2.各相關(guān)部門和人員應(yīng)積極配合造價(jià)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，提供與造價(jià)有關(guān)的資料。（二）收集時(shí)間要求1.項(xiàng)目前期造價(jià)資料應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)階段及時(shí)收集整理。2.工程過(guò)程中的造價(jià)資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集，每月定期整理歸檔。3.工程竣工后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成竣工造價(jià)資料的收集工作，一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（三）收集內(nèi)容要求1.收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，具備有效的簽字、蓋章等手續(xù)。2.對(duì)于復(fù)印件資料，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。3.電子資料應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。四、造價(jià)資料的整理（一）整理原則1.按照分類要求進(jìn)行整理，同類資料應(yīng)集中存放。2.資料應(yīng)排列有序，便于查閱。3.對(duì)于破損、褪色的資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）整理步驟1.對(duì)收集到的造價(jià)資料進(jìn)行分類，確定其所屬類別和項(xiàng)目階段。2.按照資料的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，對(duì)于同一項(xiàng)目階段的資料，應(yīng)按照重要程度或相關(guān)性進(jìn)行排序。3.對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和查找。4.編制資料目錄，目錄應(yīng)包含資料名稱、編號(hào)、日期、編制單位等信息。5.對(duì)資料進(jìn)行裝訂或裝盒，確保資料的整齊、牢固。（三）整理要求1.紙質(zhì)資料應(yīng)使用A4紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得缺頁(yè)、掉頁(yè)。2.電子資料應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，便于管理和查找。3.對(duì)于重要資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管。五、造價(jià)資料的歸檔（一）歸檔流程1.造價(jià)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將整理好的造價(jià)資料提交給公司指定的檔案管理部門或?qū)Ｈ恕?.檔案管理部門或?qū)Ｈ藢?duì)提交的資料進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、整理規(guī)范性等。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門或?qū)Ｈ藢①Y料進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，并更新檔案目錄。（二）歸檔存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和項(xiàng)目進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的索引目錄。2.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。3.對(duì)于長(zhǎng)期保存的重要造價(jià)資料，應(yīng)考慮采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，如光盤、磁帶等。（三）歸檔期限1.項(xiàng)目前期造價(jià)資料應(yīng)在項(xiàng)目完成立項(xiàng)或設(shè)計(jì)階段后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.工程過(guò)程中的造價(jià)資料應(yīng)每月末[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.工程竣工造價(jià)資料應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。六、造價(jià)資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱造價(jià)資料的，應(yīng)填寫《造價(jià)資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱內(nèi)容、目的、時(shí)間等信息。2.《造價(jià)資料查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交給檔案管理部門或?qū)Ｈ恕?.檔案管理部門或?qū)Ｈ烁鶕?jù)申請(qǐng)表提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄，記錄內(nèi)容包括查閱人、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門或?qū)Ｈ送猓凑找?guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱造價(jià)資料的，應(yīng)填寫《造價(jià)資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱內(nèi)容、目的、時(shí)間、歸還日期等信息。2.《造價(jià)資料借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交給檔案管理部門或?qū)Ｈ恕?.檔案管理部門或?qū)Ｈ烁鶕?jù)申請(qǐng)表辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、損壞。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還資料。如發(fā)現(xiàn)資料丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門或?qū)Ｈ?，并承?dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、造價(jià)資料的保管與維護(hù)（一）保管責(zé)任1.檔案管理部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)造價(jià)資料的保管工作，確保資料的安全、完整。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。（二）保管環(huán)境要求1.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案柜應(yīng)擺放整齊，便于查找和管理。3.檔案室應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲(chóng)、防潮等設(shè)施，確保檔案安全。（三）資料維護(hù)1.定期對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保資料的數(shù)量和內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)電子資料進(jìn)行定期備份和維護(hù)，檢查存儲(chǔ)介質(zhì)的狀態(tài)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)過(guò)期或失效的造價(jià)資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行清理和銷毀。八、造價(jià)資料的保密（一）保密責(zé)任1.所有接觸造價(jià)資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)資料內(nèi)容予以保密。2.檔案管理部門或?qū)Ｈ藨?yīng)加強(qiáng)對(duì)造價(jià)資料的保密管理，防止資料泄露。（二）保密措施1.檔案室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.查閱和借閱造價(jià)資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)，確保資料的流向可追溯。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密的造價(jià)資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止資料被非法獲取。4.員工離職時(shí)，應(yīng)將所借閱的造價(jià)資料全部歸還，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。九、造價(jià)資料的銷毀（一）銷毀條件1.已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的造價(jià)資料。2.因項(xiàng)目結(jié)束、合同終止等原因不再需要的造價(jià)資料。（二）銷毀流程1.檔案管理部門或?qū)Ｈ硕ㄆ趯?duì)造價(jià)資料進(jìn)行清理，確定需要銷毀的資料清單。2.《造價(jià)資料銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門或?qū)Ｈ私M織銷毀。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、資料名稱、數(shù)量等。4.參與銷毀的人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。（三）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀